公关管理制度.docx

公关管理制度公关事务管理制度 第一章 总则 第一条 为加强公司公共关系工作的管理，促进对外公关工作规范化，做到热情礼貌、服务周到、厉行节约、对口接待、严格标准、统一管理，特制定本制度。 第二条 公司行政部为进行公司公关活动的主要部门，负责公司接待费用的审核与控制，做好用餐、住宿记录及车辆的使用管理。月末将各单位费用情况汇总上报总经理。如遇重大接待工作和活动，可由总经办协调若干部门共同完成工作，有关部门应积极主动配合。 第三条 公司其他职能部门的参观介绍及公务接待活动，由所在部门自行承办，行政部予以必要的协助。 第二章 公关工作的要求 第四条 公关人员应具备广泛的学科知识、较合理的能力结构、良好的心理素质等。 第五条 在公司的公关工作中应遵循一定的原则，使宾客高兴而来、满意而去。 平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等对待、言行得体、不卑不亢。 对口原则。一般情况下，级别与权限对等，同级别接待，特殊情况可高规格接待。 节约原则。招待来宾应尽量节约，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数尽量少于宾客人数。 周到原则。接待程序应衔接紧密，招待方式完善有序、热情周到。 保密原则。向不定期来宾介绍公司情况时，应注意保守公司秘密，回避不宜回答的问题。 第六条 行政部应根据来访单位的要求，分情况及时处理。 有关单位检查指导工作时，要按照事先安排的接待计划，做好接待前的相关准备工作，确保接待工作的有序进行。 单位联系考察参观、学习时，接待人员要问清时间、内容，带队领导的姓名、职务，来客总人数，是否用餐等情况，报告公司领导并按领导指示意见妥善安排。不能安排的，要向客人解释清楚。 有关单位要求公司解决某些业务方面的问题时，经公司领导同意后，介绍到相关部门接待。 凡要求会见公司领导的客人，要首先问清客人姓名、工作单位和来访意图等情况，向公司领导请示后再安排。 如果来访客人商洽的事项比较简单，所涉及的问题都在行政部职权范围内，由行政部直接处理。 第三章 公关工作的内容 第七条 迎客引入： 由行政部对来访人员进行登记，包括来访单位名称、人数、车牌号码、需要拜访部门等。 按照登记资料通知被访部门，确定被访部门可以接待时方可迎客引入。 被访部门确定引导人员进行接待，引导人员应严格遵守公司相关规定，不准有任何越格行为发生。 引导过程中如有来客提出办理限制事宜，须婉言解释。 第八条 入座洽谈：被访单位根据来客的级别和人数确定洽谈地点并确定陪同人员。为使洽谈顺利进行，应做好如下准备工作： 通用备品：烟及配套用品、水及水具、杂志、便笺及铅笔等。 特殊备品：速溶咖啡、夏季冷饮、茶品及专用茶具、水果等。 环境标准：物品摆放整齐，且表面无灰尘；地面干净无脏物，空气流通清新；室温适度，灯光合适。 其他资料或设备的准备。 第九条 参观介绍：由被访部门或相关被授权人员带领客人参观公司，原则上在公司会客室以烟茶招待，无特殊情况不安排宴请，如有宴请需要，应填写公关接待申请表等相关表格，交由行政部主管审核同意后，由接待人员全力做好配合工作。 团体或个人来访参观，须请示总经办批准。 参观介绍以不涉及公司经营机密为主导思想，极力推销公司经营与技术优势。 非经总经理批准不准入室参观和拍照生产场所。 参观进行时，原则上拜访人员和介绍者在先、陪同人员在后。 参观所到之处，作业人员须集中精力工作，不与参观人员交谈，如有必要可礼貌示意。 第十条 公关接待：公司公关接待坚持分级限标的原则，由行政部统一安排在指定饭店、宾馆就餐或住宿，根据来访客人的级别和事务的轻重缓急，安排相应接待标准。宴请应严格控制，确需用餐招待的，需经公司领导批准后方可安排。 接待规格的分级 1贵宾接待：市县领导，兄弟单位、协力单位、业务单位的副总以上领导，公司领导的重要客人或外宾的接待，由公司领导参加，陪同人员由公司领导指定，招待地点在公司签约的高档酒店或公司领导另行安排的酒店。 2高级接待：市县相关职能部门的主要负责人，兄弟单位、协力单位、业务单位的部门负责人及普通客户的接待，由公司领导指派专人陪同，原则上不超过三人，招待地点在公司指定的普通酒店。 3普通接待：其他供应外协单位、中间商及客户派到公司学习的一般人员接待标准为普通接待。 贵宾接待由行政部拟定接待方案，并全程做好事务性工作，其他部门予以全力配合。接待人员要准确掌握领导或来宾乘坐的交通工具、抵离时间、来访目的、规格、规模、意愿等，选择安排参观项目、确定活动内容，拟定接待方案，报请领导批准，并且提前通知有关领导、有关部门和人员做好接待准备。 1每次接待前，由司机和接待人员组成的接待小组要及时召开接待前任务分派会，做到分工明确，对整个接待考虑周全仔细，尤其做好收尾工作。 2接待人员以及接待司机必须携带通讯工具，确保沟通及时、畅通，做到宾客的随时出行，司机和车辆要提前在门口等候。 3接待人员应对领导的膳食喜好有所了解，并且做好记录。 4接待人员按已批准接待方案所制定的接待标准提前申请接待费用， 并保留好所有相关票据，做到帐目清晰，无遗漏。接待工作完成后，接待人员要及时到财务部办理报销手续，结清借款。 接待营销客户和一般的宾客，由对口职能部门主管与相关人员陪同，确因工作需要招待重要客人，各相关部门可请分管领导出席。陪餐人数一般控制在2-3人。 凡普通接待，中午一律不准饮酒；其他招待外来人员的用餐场合，陪餐人员必须饮酒的，必须适量，不得因酒误事或损害公司形象。 第四章 公关工作的管理 第十一条 各类公关工作由行政部首先了解来访者目的和要求，拟定接待日程及内容，报请公司领导批准后，通知对口部门承办。 第十二条 对直接来访的人员，各部门应先报行政部做出安排后接洽，一般不准擅自接待。特殊情况应在接待后及时将来访情况、接待内容报行政部备案。 第十三条 行政部对各类接待工作登记造册，包括来访者单位、姓名、人数、时间、内容、接待部门等。 第十四条 来宾在公司内的各种活动均须接待部门派员陪同，不得使其擅自活动。重要的场所未经总经理批准不得参观。 第十五条 记录好来访者的姓名、职务、通讯地址及一些基本情况，以便加强联系。 第十六条 未经许可，来宾不得在公司内摄影、摄像等。来宾如需索取有关资料，须经公司有关领导同意，不得私自赠送。 第十七条 接待过程中如遇有非权限内的事务，要及时向主管领导请示，来不及逐级请示时可直接请示总经理。 第十八条 用于公关接待的茶叶、水果、饮料、烟酒、礼品等由行政部每月按照库存和使用评估后适量实时采购，接待部门需填写领料单经部门经理批准后领取使用。 第十九条 除贵宾接待和高级接待，其他接待原则上不安排礼品配送。如有特殊需要，由接待部门提前向行政人事部提交申请，总经理审核同意后方可领取。 第二十条 用餐或住宿的接待审批： 公司用餐或住宿的接待费用实行提前申请、定额审批的原则。接待部门填写公关接待申请表，注明接待对象、接待事由和就餐、住宿的人数，经部门负责人签字后交公司领导批准。 公关接待费用的审批权限： 1公关接待费用金额200元以下的由行政部主管批准。 2公关接待费用金额200-500元由副总经理批准。 3公关接待费用金额500元以上的由总经理批准。 行政部依据申请表的信息核定接待标准，统一安排就餐或住宿地点。 接待部门凭总经理签字后的申请表，按行政部核定的接待标准，可在财务部申请贵宾接待800元、高级接待500元、普通接待200元的预支费用。 就餐或住宿结束后，接待负责人需凭宾馆酒店的发票、账单和公关接待申请表到财务部报销，缺一不可。 如遇紧急情况需先安排宾客就餐的，可直接电话请示公司副总及以上级别的负责人，餐后按以上审批程序补办公关接待申请表，经电话同意的领导签字后交行政部登记，否则一律不得办理费用报销手续。 第五章 公关费用的使用 第二十一条 住宿费用标准： 安排宾客住宿时，原则上应在与公司签有合作协议的宾馆或酒店订房。特殊情况可在其他宾馆订房，但不应超过规定的费用标准。 贵宾接待：300元/天以上套房住宿；高级接待：200-300元/天标间或单间住宿；普通接待：200元/天以下标间或单间住宿。 第二十二条 用餐费用标准： 贵宾接待，每人每餐80-120元；高级接待每人每餐50-80元；普通接待每人每餐20-50元；接待经常性业务往来的一般工作人员，以工作餐为准。宴请贵宾等级的人员时，酒水费用可另计，其他宴请标准含酒水消费。 以上标准只针对午餐和晚餐，早餐应按以上标准的四分之一范围内控制。 由公司高层领导出面宴请的费用标准不受以上限制，原则上由行政部统一办理。 用餐结束后的其它招待项目，经报批后的总开支应按以上招待级别，分别控制在500元、200元、100元之内。 第二十三条 公关接待费用若超出其接待等级限额的20%以内，则报请总经理后，才可报销；超出其接待等级限额20%以上的，由接待负责人自行承担。 第二十四条 公司内部一般工作人员因公在外用餐每人每次不超过20元，出差在外需接待用户或其他业务用餐及住宿，需致电向总经理提出申请，按接待等级的相关限额执行，并在回到公司的一周内补办相关手续，办理费用报销。 第六章 公关费用的监督 第二十五条 公关接待费用的使用遵循勤俭节约，效能优先的原则，能免则免，能省则省。所有员工一律不准使用公款大吃大喝。 第二十六条 公关接待费用的使用严禁超支，超出部分不能报批的由接待负责人自行承担。 第二十七条 公关接待费用的使用只限于招待来宾用餐、住宿、娱乐、购买礼品，不得挪作他用。 第二十八条 公关接待的规格由行政部负责核定，应根据宾客的身份和人数严格按标准确定招待规格，控制好费用额度。 第二十九条 公关接待费用由财务室在年度预算中按照公司实际情况计算出年度总额，将其分解到各部门使用，财务部按照报销程序认真把关，严格接待费用定额管理制度。 第三十条 各部门在公关招待中不许弄虚作假，瞒报多报，按照相关限额使用招待费用，若发现在申请或报销过程中有造假行为，发现一次则扣罚部门负责人或接待负责人200元，发现两次则扣罚500元，发现三次者公司将直接开除。 第七章 公关车辆的使用 第三十一条 公关车辆属公司的固定资产，由行政部统一管理。 第三十二条 各部门因公关接待需要用车的，应提前填写车辆使用派出单，将出车的时间、地点、人数、事由及注意事项写清楚，由部门负责人签字后，交行政部。 第三十三条 行政部在确定其不与其他用车事项冲突后，方可予以安排。 第三十四条 若发生紧急情况需要用车，可直接联系行政部主管，公司车辆有闲余时方可派车。 第三十五条 车辆司机在公关接待出车时，必须保持与公司的联系通畅，保证随身通讯设备的正常使用。 第三十六条 车辆司机应文明开车，遵守交通规则，严禁危险驾车、疲劳驾车、酒后驾车，第三十八条 本制度由行政部门负责解释。 由此发生事故或损坏车辆的，由司机负责赔偿损失。 第三十七条 公关接待出车前，司机应检查车辆情况，确保水、电、油及其他性能处在正常状态，保证油量充足。 第三十八条 贵宾接待时，应按照宾客的抵离时间予以接送，并在其随时需要出行时安排等候；高级接待时，在车辆闲余时根据实际情况可接送宾客；普通接待时，原则上不派出车辆进行公关接待。 第八章 附则 第三十九条 本制度由行政部门负责解释。 第四十条 本制度中未尽事宜，可根据实际情况进行弹性操作。 第四十一条 本制度经董事长审核批准签字后执行。