中软酒店管理系统CSHIS操作手册宾客历史档案.docx

中软酒店管理系统CSHIS操作手册宾客历史档案1. 目 录 应收操作手册 2 第一章 概述 1.1.功能启动··················· 3 第二章 宾客历史档案业务处理 2.1. 创建宾客历史档案···············5 2.2. 修改宾客历史档案···············6 2.3. 删除宾客历史档案···············6 2.4. 显示宾客历史档案···············8 2.5. 来访信息录入·················10 2.6. 复制宾客历史档案···············14 2.7. 删除/合并宾客历史档案············ 14 2.8. 条件删除···················16 2.9. 按条件查询··················16 2.10.全部查询···················17 2.11.按顺序查询··················18 2.12.前台问询···················18 2.13.帮助·····················18 第三章 意外处理·················18 第一章 概述 2 应收操作手册 3 宾客历史档案系统是对酒店的客人给以建立宾客历史档案用的系统,当客人以后再来店时,可以根据客人的宾客历史档案对客人打折或追查客人是否有跑帐记录. 本节通过对宾客历史档案部各个功能描述,以及操作方法的介绍，您将会很快掌握宾客历史档案系统的所有功能. 1.1.功能启动 宾客历史档案部系统主要完成的功能主要有以下几点: .宾客历史档案的管理. .宾客历史档案的查询. .宾客历史档案的帮助信息. 1.1.1.进入功能: 当您在主界面中双击的灰色按钮时,您将会进入宾客历史档案部管理系统. 当您进入系统后,您将看到如下图1-1-1所示屏幕: 1.1.2.屏幕说明: 主菜单:“宾客历史档案部”的所有业务都包括在主菜单中，操作员可以通过鼠标或 键盘激活主菜单的相关项进入相应的功能. 3 应收操作手册 4 功能区:“宾客历史档案部”的常用功能都做成按钮列在功能区内,操作员可以单击按 钮以进入相应的功能。如屏幕所示,每一按钮的功能将在后面部分加以介绍. 宾客历史档案显示域: 状态:包括两种:删除和空白. 档案号:建立档案时手工分配的档案号.当在前台开房完毕后,需要建立宾客档案时, 此时的档案号是由系统自动分配的. 姓名:有宾客档案的宾客的姓名. 参考号:在为宾客建立宾客历史档案时,可为宾客输入一个序列号,作为参考号. 房号:该宾客的所住房间的房号. 单位:该宾客的单位. 国籍:该宾客的国籍. 首次来店日期:该宾客的第一次来店的日期. 次数:该宾客的总共的来店次数. 总消费:该宾客在酒店的总的消费. 1.1.3.包括功能: 宾客历史档案的管理: .创建宾客历史档案. .修改宾客历史档案. .删除宾客历史档案. .显示宾客历史档案. .宾客来访信息录入. .复制宾客历史档案. .删除/合并宾客历史档案. .条件删除. 宾客历史档案的查询: .按条件查询. .全部查询. .按顺序查询. .前台问询. 宾客历史档案的帮助信息. 第二章 宾客历史档案业务处理 2.1.创建宾客历史档案 2.1.1.功能说明:此功能可用来创建一个新的宾客的历史档案. 2.1.2.进入功能: .通过菜单<档案管理>中的<创建档案>选项可进入此功能. .在功能区,用鼠标单击按钮 也可进入此功能. 2.1.3.操作屏幕: 进入此功能后,屏幕上将会如下图2-1-1所示: 4 应收操作手册 5 2.1.4.屏幕说明: .输入域说明: 档案号:在创建档案时是由操作员手工建立.当在前台建立档案时,此域是由系统自 动分配的. 房号:宾客所住的房间的号码.可用鼠标单击按钮 房类:宾客所住的房间的类型.可用鼠标单击按钮 姓名:宾客的姓名.为必输域. 性别:宾客的性别.可用鼠标单击 称谓:对宾客的称谓.可用鼠标鼠标单击按钮 生日:宾客的生日. 单位:宾客所在单位. 地址:宾客的联系地址. 邮编:宾客的邮编. 电话:宾客的联系电话. 国籍:宾客的国籍,可用鼠标单击 地区:宾客所在的地区,可用鼠标单击 VIP:宾客是否是贵宾,可用鼠标单击来选择适当的房号.为必输域. 来选择适当的房类.为必输域. 按钮来选择适当的性别.为必输域. 来选择适当的称谓.为必输域. 按钮来选择适当的国籍. 按钮来选择适当的地区. 按钮来选择适当的代码. 证件:宾客的证件,可用鼠标单击按钮来选择适当的证件.为必输域. 证件号码:宾客的证件的号码.为必输域. 签证:宾客的签证,可用鼠标单击按钮来选择适当的签证. 5 应收操作手册 6 签证号码:宾客的签证的号码. 签证有效期:宾客的签证的有效期限,可用鼠标单击按钮 :宾客的注释信息. 来选择适当的签证. 来选择适当的签证. 来选择相应的日期. 付款方式:宾客的付款方式,可用鼠标单击按钮 信用卡号:宾客所使用的信用卡的号码. 应收帐户:宾客所对应的应收帐户,可用鼠标单击按钮 参考号:宾客的参考号. 旅行社1:宾客所对应的第一个旅行社. 旅行社2:宾客所对应的第二个旅行社. 特别要求:宾客的特别要求, 可用鼠标单击按钮 备注:宾客的备注信息. 来选择适当的签证. 首次来访日期:宾客的第一次来店日期,可用鼠标单击按钮来选择相应的日期. 来访次数:宾客的来店次数,建档时由操作员录入,以后由系统自动累计. 来访房夜数:宾客的来店天数. 总消费:宾客在酒店的总消费数目. 2.1.5.处理过程:输入必要的信息后,用鼠标单击按钮 案. ,就创建了一个宾客历史档 若在输入过程中,单击按钮2.2.修改宾客历史档案 即可返回上层菜单. 2.2.1.功能说明:此功能可用来修改已建立的宾客历史档案的信息. 2.2.2.进入功能: .通过菜单<档案管理>中的<修改档案>选项可进入此功能. .在功能区,用鼠标单击按钮 也可进入此功能. 2.2.3.操作屏幕: 进入此功能后,屏幕上将会如图2-1-1所示. 2.2.4.屏幕说明: 参见2.1.4节. 2.2.5.处理过程:输入必要的信息后,用鼠标单击按钮 击按钮就可返回上层菜单. 即可. 若在输入过程中,单 2.3.删除宾客历史档案 2.3.1.功能说明:此功能可用来删除错建的或没有用的宾客历史档案. 2.3.2.进入功能: .通过菜单<档案管理>中的<删除档案>选项可进入此功能. 6 应收操作手册 7 .在功能区,用鼠标单击按钮 也可进入此功能. 2.3.3.操作屏幕: 进入此功能后,屏幕上将会如下图2-3-1所示: 2.3.4.屏幕说明: .浏览域说明: 档案号:在创建档案时是由操作员手工建立.当在前台建立档案时,此域是由系统自 动分配的. 房号:宾客所住的房间的号码. 房类:宾客所住的房间的类型. 姓名:宾客的姓名. 性别:宾客的性别. 称谓:对宾客的称谓. 生日:宾客的生日. 单位:宾客所在单位. 地址:宾客的联系地址. 邮编:宾客的邮编. 电话:宾客的联系电话. 国籍:宾客的国籍. 地区:宾客所在的地区. 7 应收操作手册 8 VIP:宾客是否是贵宾. 证件:宾客的证件. 证件号码:宾客的证件的号码. 签证:宾客的签证. 签证号码:宾客的签证的号码. 签证有效期:宾客的签证的有效期限. 注释按钮:宾客的注释信息. :宾客的付款方式. 信用卡号:宾客所使用的信用卡的号码. 应收帐户:宾客所对应的应收帐户. 参考号:宾客的参考号. 旅行社1:宾客所对应的第一个旅行社. 旅行社2:宾客所对应的第二个旅行社. 特别要求:宾客的特别要求. 备注:宾客的备注信息. 首次来访日期:宾客的第一次来店日期. 来访次数:宾客的来店次数,建档时由操作员录入,以后由系统自动累计. 来访房夜数:宾客的来店天数. 总消费:宾客在酒店的总消费数目. 2.4.5.处理过程:当确定要将此档案删除时,用鼠标单击按钮 若在输入过程中,单击按钮即可. 即可返回上层菜单. 2.4.显示宾客历史档案 2.4.1.功能说明:此功能可显示宾客的历史档案的具体信息. 2.4.2.进入功能: .通过菜单<档案管理>中的<显示档案>选项可进入此功能. .在功能区,用鼠标单击按钮 也可进入此功能. 2.4.3.操作屏幕: 进入此功能后,屏幕上将会如下图2-4-1所示: 8 应收操作手册 9 2.4.4.屏幕说明: .浏览域1说明: 档案号:在创建档案时是由操作员手工建立.当在前台建立档案时,此域是由系统自 动分配的. 房号:宾客所住的房间的号码. 房类:宾客所住的房间的类型. 姓名:宾客的姓名. 性别:宾客的性别. 称谓:对宾客的称谓. 生日:宾客的生日. 单位:宾客所在单位. 地址:宾客的联系地址. 邮编:宾客的邮编. 电话:宾客的联系电话. 国籍:宾客的国籍. 地区:宾客所在的地区. VIP:宾客是否是贵宾. 首次来访日期:宾客的第一次来店日期. 来访次数:宾客的来店次数,建档时由操作员录入,以后由系统自动累计. 来访房夜数:宾客的来店天数. 总消费:宾客在酒店的总消费数目. 9 应收操作手册 10 浏览域2说明: 浏览域2时对宾客的来店信息的记载.该域所显示的信息条数与宾客的来店次数相一 致. 档案号:宾客的档案号. 来期:宾客的来店日期. 离期:宾客的离店日期. 房号:宾客所住的房间号码. 房价:宾客所住的房间的价格. 房价代码:宾客所住房间的房价代码. 消费:宾客在酒店的消费数目. 特别要求:宾客在酒店的特别要求. 删除:此处是删除标记.若该信息已被删除,则有删除标记.否则没有. 2.4.5.处理过程:浏览完毕可用鼠标单击按钮或按钮返回上层界面. 2.5.来访信息录入 2.5.1.功能说明:此功能可将宾客的来访信息等自动录入,也可在酒店重营业后,由操作员 手工录入有档案的宾客的来访信息. 2.5.2.进入功能: .通过菜单<档案管理>中的<来访信息录入>选项可进入此功能. .在功能区,用鼠标单击按钮 也可进入此功能. 2.5.3.操作屏幕: 进入此功能后,屏幕上将会如下图2-5-1所示: 10 应收操作手册 11 2.5.4.屏幕说明: .输入域说明: 档案号:在创建档案时是由操作员手工建立.当在前台建立档案时,此域是由系统自 动分配的. 房号:宾客所住的房间的号码.可用鼠标单击按钮 房类:宾客所住的房间的类型.可用鼠标单击按钮 姓名:宾客的姓名.为必输域. 性别:宾客的性别.可用鼠标单击 称谓:对宾客的称谓.可用鼠标鼠标单击按钮 生日:宾客的生日. 单位:宾客所在单位. 地址:宾客的联系地址. 邮编:宾客的邮编. 电话:宾客的联系电话. 国籍:宾客的国籍,可用鼠标单击 地区:宾客所在的地区,可用鼠标单击来选择适当的房号.为必输域. 来选择适当的房类.为必输域. 按钮来选择适当的性别.为必输域. 来选择适当的称谓.为必输域. 按钮来选择适当的国籍. 按钮来选择适当的地区. VIP:宾客是否是贵宾,可用鼠标单击按钮来选择适当的代码. 首次来访日期:宾客的第一次来店日期,可用鼠标单击按钮来选择相应的日期. 来访次数:宾客的来店次数,建档时由操作员录入,以后由系统自动累计. 11 应收操作手册 12 来访房夜数:宾客的来店天数. 总消费:宾客在酒店的总消费数目. :对该宾客的注释信息. .显示域说明: 该显示域显示的是宾客的来店信息.宾客的来店次数同显示域的信息条目数相一致. 档案号:宾客的档案号. 来期:宾客的来店日期. 离期:宾客的离店日期. 房号:宾客所住的房间号码. 房价:宾客所住的房间的价格. 房价代码:宾客所住房间的房价代码. 消费:宾客在酒店的消费数目. 特别要求:宾客在酒店的特别要求. 删除:此处是删除标记.若该信息已被删除,则有删除标记.否则没有. 2.5.5.处理过程: 功能按钮说明: :单击此按钮可以增加一条宾客来访信息.屏幕上将会弹出下图-5-2: 输入域说明: 来店日期:宾客的来店日期.可用鼠标单击按钮 离店日期:宾客的离店日期.可用鼠标单击按钮 房号:宾客所住的房间的号码.可用鼠标单击按钮12 来选择适当的日期.为必输域. 来选择适当的日期.为必输域. 来选择适当的房号.为必输域. 来选择适当的房价代码. 房价代码:宾客所住房间的房价代码,可用鼠标单击按钮 应收操作手册 13 为必输域. 房价金额:宾客所住房间的房价金额.为必输域. 特别要求:宾客在酒店的特别要求,可用鼠标单击按钮 总消费:宾客在酒店的总消费数目.为必输域. 输入以上各域后，用鼠标单击按钮 在输入时,可随时单击按钮 来选择适当的房号. 即可增加一条宾客来访信息. ,以返回上层界面. :单击此按钮可对宾客的来访信息进行修改.屏幕如图2-5-2,可对其中任意 即可修改一条宾客来 域进行修改,修改完毕后,用鼠标单击按钮 访信息. 在修改时,可随时单击按钮,以返回上层界面. :单击此按钮可以删除当前光标所停留的宾客来访信息.在屏幕上将会弹出 图2-5-3: 即可删除相应的宾客来访信息.如想退出,则可用鼠标 以返回上层屏幕. 用鼠标单击按钮 单击按钮 :单击此按钮可以对宾客的来访信息加上注释.屏幕上将会如下图2-5-4: 13 应收操作手册 14 即可,也可单击按钮 在注释域输入相应的信息后,用鼠标单击按钮 返回上层界面. 即可,也可单击按钮 所有的操作都作完后,用鼠标单击按钮 返回上层界面. 2.6.复制宾客历史档案: 2.6.1.功能说明:此功能可用来将原有的宾客档案复制一份,只要在需要修改的地方修改 以下即可成为一份新的宾客历史档案. 2.6.2.进入功能: .通过菜单<档案管理>中的<复制档案>选项进入此功能. .在功能区,用鼠标单击按钮 也可进入此功能. 2.6.3.操作屏幕: 进入此功能后,屏幕上将会如图2-1-1所示. 2.6.4.屏幕说明: 屏幕说明参见2.1.4节. 2.6.5.处理过程:用鼠标单击按钮<确定>即可完成此功能.也可随时单击按钮<取消>返回 上层界面. 2.7.删除/合并宾客历史档案 2.7.1.功能说明:此功能可将两个宾客历史档案合并成为一个,并删除其中一个宾客历史 档案. 2.7.2.进入功能: .通过菜单<档案管理>中的<删除/合并档案>选项可进入此功能. 14 应收操作手册 15 .在功能区,用鼠标单击按钮 也可进入此功能. 2.7.3.操作屏幕: 进入此功能后,屏幕上将会如下图2-7-1所示: 2.7.4.屏幕说明: .输入域说明: 证件:宾客的证件,可用鼠标单击按钮来选择适当的证件.为必输域. 证件号码:宾客的证件的号码.为必输域. 签证:宾客的签证,可用鼠标单击按钮来选择适当的签证. 签证号码:宾客的签证的号码. 签证有效期:宾客的签证的有效期限,可用鼠标单击按钮来选择相应的日期. 注释按钮:宾客的注释信息. 付款方式:宾客的付款方式,可用鼠标单击按钮 信用卡号:宾客所使用的信用卡的号码. 来选择适当的签证. 来选择适当的签证. 应收帐户:宾客所对应的应收帐户,可用鼠标单击按钮 参考号:宾客的参考号. 旅行社1:宾客所对应的第一个旅行社. 旅行社2:宾客所对应的第二个旅行社. 特别要求:宾客的特别要求, 可用鼠标单击按钮来选择适当的签证. 备注:宾客的备注信息. 首次来访日期:宾客的第一次来店日期,可用鼠标单击按钮来选择相应的日期. 15 应收操作手册 16 来访次数:宾客的来店次数,建档时由操作员录入,以后由系统自动累计. 来访房夜数:宾客的来店天数. 总消费:宾客在酒店的总消费数目. 输入接收该档案来访信息的宾客档案姓名:在此域输入接收此档案来访信息的宾客 档案姓名, 可用鼠标单击按钮来选择 适当的宾客姓名.为必输域. 2.7.5.处理过程:输入完相应的信息后，用鼠标单击按钮<确定>即可将两个不同的宾客 档案合并成为一个宾客档案，同时删除被选中的宾客的档案.在输入时 也可随时用鼠标单击按钮<取消>返回上层界面. 2.8.条件删除 2.8.1.功能说明:此功能可用来按照一定条件删除某些没有用的宾客历史档案. 2.8.2.进入功能: .通过菜单<档案管理>中的<条件删除>选项可进入此功能. 2.8.3.操作屏幕: 进入此功能后,屏幕上将会如下图2-8-1所示: 2.8.4.屏幕说明: .输入域说明: 条件范围:输入日期段,其格式为年-月-日. 来店次数低于:输入来店次数,系统默认为零,可单击按钮以增加或减少其天数. 在店房夜数少于:输入住店天数系统默认为零,可单击按钮以增加或减少其天数. 累计消费低于:输入消费数. 2.8.4.处理过程:以上四个条件可任意组合,之后单击按钮 条件的宾客.若是想退出,单击按钮,就可查询出所有符合 即可. 2.9.按条件查询 2.9.1.功能说明:此功能可按条件查询到操作员想查询的宾客的历史档案. 16 应收操作手册 17 2.9.2.进入功能: .通过菜单<查询>中的<条件>选项进入. .可在功能区用鼠标单击按钮以进入此功能. 2.9.3.操作屏幕: 进入此功能后,屏幕上将会如下图2-9-1所示: 2.9.4.屏幕说明: .显示域说明： 档案号:宾客的档案号. 参考号:宾客的参考号. 宾客姓名:宾客的姓名. 性别:宾客的性别. 国籍:宾客的国籍代码. .输入域说明: 输入内容有三种:宾客姓名,档案号和参考号. 2.9.5.处理过程:选中以上三种中的任一种条件,输入相应的条件,单击按钮 即可选中需要的帐户.也可随时单击 还可单击按钮,以选择需要的宾客. , 按钮退出此屏幕. 2.10.全部查询 2.10.1.功能说明:此功能可将所有建立宾客历史档案的宾客显示在屏幕上. 17 应收操作手册 18 2.10.2.进入功能: .通过菜单<查询>中的<全部>选项可进入此功能. 2.10.3.操作屏幕:操作屏幕便是当前屏幕1-1. 2.10.4.屏幕说明: 参见1.1节. 2.10.5.处理过程:在此屏幕上浏览一下所由宾客,并可对其做档案管理和查询的所有操作. 2.11.按顺序查询 2.11.1.功能说明:此功能可将所有建立了宾客历史档案的宾客按档案号顺序列再图1-1中, 以供查询浏览. 2.11.2.进入功能: .通过菜单<查询>中的<顺序>选项可进入此功能. 2.11.3.操作屏幕: 进入此功能后,屏幕上将会如下图2-11-1所示: 2.11.4.屏幕说明: 屏幕上有四个选项:宾客姓名,档案号,参考号和来访日期. 2.11.5.处理过程:分别选择以上四个条件,在图1-1中就将分别按照相应的顺序显示所有 的宾客信息.也可将四个条件组合起来进行查询. 2.12.前台问询 2.12.2.功能说明:此功能可用来查询酒店宾客和房间状态等信息. 2.12.2.进入功能: .通过菜单<查询>中的<前台问询>选项可进入此功能. 具体操作请参看系统说明书<问询>部分. 2.13.帮助 请参看帮助文档. 第三章 意外处理 意外情况主要包括：错误信息提示、警告信息提示、确认信息提示等。 出现“错误信息窗口”：说明操作有错误，必须返回修改后，才能继续操作； 出现“警告信息窗口”：该窗口仅对操作员起提示作用； 出现“对话信息窗口”或“确认信息窗口”：操作员可以根据情况选择是否确认该操作。 一错误信息窗口： 1.组成部分如下图所示: 18 应收操作手册 19 提示信息: 提示信息提示错误的原因,此原因必须改正才能完成操作. 或该信息提示某种不合法的操作,表示此操作不能操作. 功能按钮: 退出错误信息窗口的唯一出口.一般为<确认>按钮. 2.原 因:由于操作中有非法操作,或没有按规定进行操作. 3.解决办法: 单击功能按钮,退出此窗口,按提示信息的提示内容改正错误或不做此操作. 4.本说明书用例: 例一:当创建宾客历史档案时,由于必输域<姓名>在没有输入的情况下,欲完成 操作时,系统将弹出如下窗口: 解决方法:单击<确认>关闭此窗口,返回原窗口,输入设置原因. 例二:当进行条件删除时,有时会弹出如下窗口: 原因:是由于输入查询条件<日期范围>时,输入日期与系统规范不符. 解决办法:单击<确认>后,返回原窗口,重新输入符合条件的日期. 二、警告信息窗口: 1、组成部分如下图所示: 19 应收操作手册 20 提示信息: 提示信息提示警告信息,对操作员仅起提示作用. 功能按钮: 退出警告信息窗口的唯一出口.一般为<确认>按钮. 3.原 因:此操作为合法操作,但是有可能会导致某些问题. 4.解决办法:.对警告信息采取操作,通过其他方法避免警告信息的出现 .忽略有警告信息,继续处理功能. 5.本说明书用例:(无) 三、对话信息窗口或确认信息窗口 1.组成部分如下图所示: 提示信息: 提示信息提示系统将会发生问题的原因,此原因可改正也可不改正. 功能按钮: :单击此键,继续操作,并不因为提示信息而中断 :单击此键,取消操作,系统将返回弹出此窗口原状态 :获取本对话窗口的帮助信息. 3.原因: 对话信息窗口: ·本操作为合法操作,但可能会导致某种逻辑错误,弹出窗口,引 起操作员注意,在没有发生错误时,提示操作员. 20 应收操作手册 21 确认信息窗口: ·本操作不一定必须处理,可执行也可不执行. 4.解决方法: 对话信息窗口: ·当认为本操作并不会导致系统错误时,单击<确认>继续执行. 当认为本操作确实会发生错误,单击<取消>,返回. 确认信息窗口: ·当认为需要执行本操作,则单击<确认> 当认为不需要执行本操作,则单击<取消>,跳过本操作. 5.本说明书用例:(无) 注：若有其他意外发生，导致系统无法正常工作，请通知系统管理员,与中软 好泰公司联系。 21