中小企业采购管理制度新.docx

中小企业采购管理制度新XXXXX采购管理制度 一、目的： 为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。 二、适用范围 本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购。 三、职责权限 1、总经理负责采购管理制度的审批； 2、分管副总、财务总监负责采购管理制度的审核； 3、人力资源行政部负责采购管理制度的制定。 4、经营性固定资产、材料、配件等物品的采购由企管部负责；非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购由人力资源行政部负责。 四、采购原则 1、询价比价原则 物品采购必须有三家以上供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。 2、一致性原则： 采购人员定购的物品必须与请购单所列要求、规格、型号、数量一致。在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员须及时反馈信息供申请部门更改请购单或作参与。如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，经审核后，差值不得超过请购量的510%。 3、低价搜索原则： 采购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化采购。 4、廉洁原则： 自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本。 廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。 严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。 加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。 工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。 5、招标采购原则： 凡大宗或经常使用的物品，都应通过询议价或招标的形式，由企管、财务等相关部门共同参与，定出一段时间内的供应商、价格，签订供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品，除缩短招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。 6、审计监督原则： 采购人员要自觉接受财务部或公司领导对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程中发生的违犯廉洁制度的行为，公司有权对相关人员依照公司员工奖惩制度等进行处罚直至追究其法律责任。 五、采购流程 1、采购申请： 物品需求部门根据生产或经营的实际需要，由企管部负责采购物品每月25日前、由人力资源行政部负责采购物品每季度最后一个月25日前提出采购申请，填写请购单，请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。按采购申请流程，由各相关部门审批，经总经理批准后交采购部门采购。各审核环节对采购申请提出议异者，应于2个工作日内将意见反馈给采购申请部门。 2、询价比价议价： 每一种物品原则上需两家以上的供应商进行报价。 采购员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写询价记录表，按低价原则进行采购。 属下列情况者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品，但仍需留下报价记录。 3、样品提供和确认： 若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。 对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。 4、供应商选择： 具有合法经营主体者。 品质、交货期、价格、服务等条件良好者。 信誉良好者。 客户认可的供应商。 采购人员须建立供应商信息台帐。 5、合同签定： 供应商经送样审查合格后，由采购部门与选定的供应商签订合同。 交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。 6、进度跟催 为确保准时交货，采购人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催，以确保物品能适时供应。 若采购物品无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会需求部门。 7、验收入库： 采购物品到公司后，属经营性固定资产、材料、配件等物品、非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收，办公用品等常用品经库管验收合格后，库管开具入库单，按流程办理入库手续。如验收不合格的，由验收部门通知采购部门，2日内办理换货手续。 8、对帐付款： 采购物品办理入库后，由采购员凭入库单按合同或约定的付款方式办理付款手续。 9、采购流程图： 六、考核： 凡违反本制度的人员，依照公司相关管理制度进行处罚。 七、本制度解释权归人力资源行政部，自公布之日起执行。 八、本制度附件： 1、XXXXX请购单 2、XXXXX询价记录表 XXXXXXXX集团有限公司 XXXX年XX月XX日 采购流程图 流程 接收请购单 采购申请 作业要求 1、物资需求部门根据生产或经营实际需要填写请购单 1、接收已核准的请购单 记录表单 责任单位/人 请购单 需求部门 请购单 采购员 1、采购人员依需求缓急，参考采购历史记询价比价议价 询价记录表 采购员 录或供应商所提供的资料，至少精选两家以上供应商进行比价和议价 样品提供确认 1、以满足需求部门所提出的性能、指标、品质为原则 申请单 采购员 供应商选择 1、依优质低价原则进行选择 询价记录表 需求部门/企管部/采购员 采购员 签订采购合同 1、依据供需双方确定的条件签订合同 采购合同 进度跟催 1、依据合同或约定的交货期进行跟踪确认，发生异常及时处理 采购合同 采购员 验收入库 1、按采购需求进行验收，办理入库手续 1、库管员按已办妥的请购单、送货单整理入库单 送货单 发票 支付凭证 库管员 /需求部门 库管员 采购员 对帐/整理付款资 料 汇总 2、采购员根据库管员提供的相关资料进行对帐，到财务部办理付款 XXXXX请购单 申请单位： 申请日期： 年 月 日 编号： 序号 企管部审核： 审核部门分管领导： 财务总监： 总经理： 物品名称 厂家/品牌 缓急程度 规格型号 单位 需求数量 用途 需用日期 库存 库管： 请购数量 备注 经办人： 部门负责人： 申请部门分管领导： XXXXX询价记录表 编号： 拟定 序号 物料名称 规格/质量标准 付款及开票方式 单位 数量 单价 合计 报价单位 报价人 联系方式 供应商 采购员： 采购部门负责人： 分管领导： 财务总监： 总经理： 采购物品验收单 编号： 序号 品名 规格型号 单位 数量 验收意见 请购单号 验收部门负责人： 验收经办