《秘书理论与实务》论文.docx

秘书理论与实务论文秘书理论与实务论文 内容摘要：秘书与秘书学科专业是一个年轻的学科。秘书学科专业的建设和发展，离不开秘书学科专业的理论研究、人才培养和实践应用。秘书学科专业的理论研究、人才培养和实践应用三者之间又有着非常密切的内在联系。其中，理论研究是秘书学科专业建设和发展的重要基石，它既是人才培养的知识准备，又是实践应用的技能指导；人才培养室秘书学科专业建设和发展的重要保障，它既是理论研究的队伍建设，又是实践应用的人才准备；实践应用是秘书学科专业建设和发展的最终目标，它既是理论研究的根本导向，又是人才培养的重要目的。 关键词：秘书理论与实务、学习、感触 一、秘书实务的定义 秘书室为领导创造最佳决策环境的人，是领导的助手、参谋。秘书部门是党政机关、企事业单位和社会团体的办事机构，是联系内外、上下功能沟通的信息枢纽。秘书人员和秘书部门的地位和作用，决定了秘书实务是为领导决策提供最佳服务的辅助管理工作。秘书实务就是秘书在为领导提供最佳决策环境过程中的工作方法、程序和技能。秘书实务主要解决的问题是秘书哪些事情应该做，应该怎么做，做到什么程度。 二、秘书实务的特点 1、综合性与专业性相统一 秘书实务工作具有突出的综合性。首先，秘书实务工作涉及的范围和内容十分广泛。从秘书实务的工作内同上看，不仅要起草文件、搜集综合信息、进行综合调研和处理综合实务，而且还要办理接待实务、会务安排一级办理不属于秘书业务部门职责范围内的实务。其次，由于领导工作的全局化，也决定了秘书实务工作具有高度的综合性。因为任何一级领导都处于不同层次的管理系统的位置上，都必须纵览全局、预测发展、统筹规划、综合协调，各级秘书部门和秘书人员作为各级领导的参谋和助手，要求他们必须具有全局观念，立足领导工作角度，站在领导者的角度观察、分析和处理问题，提出参谋建议，做到不在其位，当谋其政。必须具有较宽的知识面，成为本机关、本系统的“通才”和“杂家”，以适应领导者驾驭全局的需要。同时必须具有较强的综合概括能力和综合协调能力，才能做好秘书事务工作。另外，秘书事务工作又有很强的专业性。当今社会，现代管理的科学化对秘书实务的工作专业化要求越来越高，秘书必须具有较高的政策水平、文学水平和理论水平，有较强的参谋能力、调研能力、信息处理能力和办文办事能力，熟悉文书、档案、保密、信访、会务、通信、礼仪等方面的知识，会操作现代化办公设施等。秘书实务工作作为一种特殊的社会工作，不是什么人都可以从事的工作，必须进行正规的专业培训，进行严格的考试。国家劳动和社会保障部在全国实行了秘书职业资格证书制度。这些措施，都是为了保证秘书专业人才的培养质量。秘书工作的专业性，还体现在不同行业的秘书必须熟悉所在行业的专门知识。 要做好秘书事务工作，必须把握好综合性与专业性的辩证关系。综合性时秘书实务工作的主要方面，专业性则是他的次要方面，二者相互渗透，相辅相成。秘书人员的专业知识越丰富、越全面，总览全局的综合能力也就越强；秘书人员的综合能力越强，对全局了解越透彻，也更有利于他对专业知识的掌握，二者相互结合，相互促进。这一特征要求秘书人员一定要处理好“博与专”的关系，纪要偶有较为广博的知识面，力求成为“专业通才”，又要精通秘书业务，力求成为“秘书专家”。只有这样，才能适应秘书工作的需要。 2、被动性与主动性相统一 由于秘书实务工作具有辅助性的特征，因此，实务工作不可避免的带有被动型。毛泽东同志几次对他的秘书说过：“在工作上我是主动的，你们是被动的。”这种被动型主要表现在：首先，作为领导的参谋和助手，秘书部门和秘书人员必须按照领导的意图版式，不能自行其是。尽管秘书可以向领导提出不同意见和参谋建议，但在行动上必须坚决服从领导，奉命行使，不得我行我素。其次，秘书部门是各级机关的枢纽和门户，随机性的工作较多，实现难以预计。虽然秘书部门也有自己的计划和安排，但往往变动性较大，随机性强，临时应付多，从这个意义上说也是被动的。 由于现代社会是科学技术突飞猛进、知识经济迅速突起的社会，领导的决策也由原来的经验决策转变为科学化决策，这是科技和管理发展的必然趋势。秘书工作者，作为辅助领导决策的一直特殊力量，在食物工作中，必须捕捉最重要的信息和掌握最新的知识来协助领导的工作。尽管秘书人员在工作重要受到领导意图的制约，但他们仍然有发挥主观能动性的广阔天地。例如，秘书人员要善于领会领导的意图，紧紧围绕中心工作，寻找主动出击的方向；要有超前意识，增强工作的预见性和计划性；要勤动脑，多思善想，积极主动地向领导提出工作建议；秘书人员要能在纷繁的信息中筛选出重要信息，提供给领导，使之成为领导决策的重要依据；秘书要能及时收集、分析反馈信息，帮助领导纠正工作偏差。所以，在新形势下，秘书人员你不要被秘书工作被动论这种传统观念所束缚，要树立秘书工作积极、主动的观念，做好本职工作。秘书实务工作要处理好被动型和主动性的关系，正确的做法是：秘书人员在实务工作中，既要不折不扣的贯彻领导意图，执行领导知识，又要充分发挥主观能动性，创造性的贯彻领导意图，力求从被动中争取主动，不断开创秘书工作的新局面。 3、机要性与群众性相统一 秘书实务工作是机要性很强的一项工作，这是因为秘书部门是各级领导中暑的综合办事机关。秘书人员在领导身边工作，必然要接触各种机密，特别是党政机关证书，掌握的重要情况多，机要性更强，所以在任用前有的要进行整治审查，在任用后要进行保密教育。在当前激烈的市场竞争情况下，各公司的企业秘书通要要注意对本公司的营销计划、手段、客户名单以及没有正式公布的股东会、懂事会议等商业秘密都富有保密的义务，否则将给公司带来不可弥补的损失。 但是，秘书部门又是各级领导汇集信息的中心，是联系各方面的桥梁和纽带，其工作特点又具有广泛的群众性。许多文件的拟制、决策的实施，都涉及群众的切身利益，所以广泛听取群众的一件，倾听群众的呼声，才能纠正可能出现的偏差，防止矛盾的计划。同样，公司秘书在与投资者、客户、消费者打交道时，也要广泛了解、听取他们的一件和建议，为领导决策提供依据。 秘书实务工作的机要性与群众性是对立统一的辩证关系，如果秘书在实务工作中，只看机要性，而忽视群众性，把自己完全封闭起来，就会割断领导与群众的联系，脱离群众，造成信息不灵，情况不明、滋生官僚主义。反之，如果秘书在实务工作中只看到群众性，忽略机要性，就会在公务接待、来访接待是丧尸警惕性，泄露机密，给单位造成被动和损失，其后果不堪设想。因此，秘书在实务工作中必须妥善处理好机要性与群众性的关系。既要坚持密切联系群众，又要时刻主义保守机密。当报保守机密与联系群众发生冲突时，应把保密放在首位。 4、经常性与冲突性相统一 秘书实务工作既有经常的常规工作，又有临时的突击性工作，形成可经常性与冲突性的对立统一。秘书实务工作的常规性主要表现在经常出现的办文、办会、办事等工作上。秘书部门内部分工较明确，秘书只要各司其职，按章办事，就能保证机关工作的正常运转。秘书做好常规性的工作，有利于提高领导机关的整体工作效能。当实务工作中遇到事先未预计到的突发性事情，而且要求秘书必须刻不容缓的解决，所有这些事情秘书必须按照领导的要求突击完成，不得延误。这时候就要求秘书人员要有过硬的素质，善于应变，既要迅速敏捷，又要沉着冷静。完成途经性人物还要求秘书人员要有过硬的素质，吃苦耐劳的精神和快速的时效。总是，做好突击性的工作是对秘书人员素质与能力的全面检验。 在秘书实务工作中，秘书既要完成好经常性工作，又要能够应付突如其来的复杂情况，这是很不容易的。但实际上两者是有你内在联系的。如果秘书人员您对各项常规工作的处理富有经验，对各类问题的背景材料了如指掌，办事渠道早已沟通，一旦遇到突发事件，就能从容应对。同时，完成突击性工作，能够有效锻炼和提高秘书人员的工作能力，更有助于做好经常性的工作。这就是秘书工作中经常性和突击性的统一关系。 三、对秘书理论与实务的学习 秘书理论与实务是公事专业的必修课程，是研究秘书工作方法与应用的课程，通过本课程的教学，是我们能够掌握秘书工作的性质特点、功能作用、基本要求、工作方法、工作规律、秘书基本素质等基本知识为原理，为今后从事秘书工作奠定良好的理论基础，也通过该课程获得了一定的时间经验。 通过了一个学期的学习，我学会了会议的活动与管理，事务管理，如日常来访接待、办公室环境管理、办公室日常事务管理等，文书拟写与处理，文书档案与信息管理等等，中间还穿插了课程训练，是我在理论和实践方面都有了许多了解和长进。 四、学习后的感触 首先，要有过硬的文字功底，因为秘书需要和各种文件打交道，所以不仅要对各种文体了如指掌，还要熟悉格式排版，这也是最基本的要求，所以这就需要我们在低下多多联系。 其次，不要忽略人际关系处理的重要性。来访的客人有很多，只有掌握与人相处的技巧，才能为领导工作创造良好的人际氛围。 最后，要熟悉秘书工作中的各种着装礼仪，不仅要从思想上重视，还要身体力行才可以收到预想的效果。在这门课程中，我深深的意识到秘书工作的重要性。从新定位了秘书这个行业，知道这个行业的重要性，这是一个值得人们去尊敬的行业。我也掌握了许多技巧和素质，知道秘书该做的工作和需要掌握的技巧有哪些。秘书是一个不可缺少的行业，没个行业都需要秘书，不管我们将来是否从事秘书工作，我们都应该掌握秘书工作中该有的技能，这样会给我们将来的工作生活带来很多益处。 参考文献： 1.应用文写作孟庆荣 2秘书职业技能实训教程孟庆荣 3办公室工作实务张强