《星级酒店会议服务程序》.docx

星级酒店会议服务程序星级酒店会议服务程序 1、我们倡导商务会议的全新概念，积极为合作客户提供最高效、优质、周到的服务，可以根据客户需求，灵活安排会议规模、费用，提供活动整体策划方案，以便为客户提供不同规模、档次的商务会议服务设施。 2、我们还提供会议举办地的交通、气候、商务环境等一系列资询信息供客户选择，为客户提供商务会议期间全部的会务用品及会议现场布臵，为客户提供相应的媒体支持。 3、会议期间，会根据客户的需求，在会议举办地进行媒体宣传，灵活操作，使商务会议期间的娱乐休闲活动具有鲜明特色。 4、我们将根据会议的具体情况，确定是否将会议划分为几个分会场，选择分会场地点，并提前为您预约。 5、我们将为您提当地大酒店37优惠价格的预定服务，并完全考虑您的要求，为您推荐适合您需要的酒店以及楼层。 6、我们拥有雄厚的办会实力、丰富的办会经验及训练有素的专业会务人员，与各星级酒店都有协议关系，可按客户的不同要求提供规范、经济的会议策划及筹办工作。 7、无论在当地哪里举办会议，我们都会有专业人员24小时为您服务，包括从开始的预定酒店到最后订票送站，我们会根据您的要求精心策划、落实、负责到底。 8、我们将为您的会议提供宣传册等印刷品、纪念品的设计、生产一条龙服务，我们将根据会议的具体需求设计印刷品或纪念品的样式、内容、选择图案等，为您的印刷品或纪念品指定专门的厂家印刷以及生产，并将根据您的需求，提前把印刷品或纪念品送到会场或指定位臵。 一：会前服务 1、与会议主办方洽谈会议初步方案。 2、我公司为会议主办方提供会议报价和会前准备事项； 前往召开会议城市所需要的飞机票价、火车车票的交通信息。 会议住宿酒店客房价格、会议场所信息。 机场、火车站接站安排。 酒店欢迎横幅、指引牌、签到台、水牌安排方案。 设备：会议设备、办公设备、视频设备及多媒体、音频设备、灯光设备。 翻译：各类外语语种的口译、笔译服务。 礼宾接待、招待酒会、会间茶歇、摄影录象、及VCD的制作等 会议流程方案。 会后旅游行程安排。 3、与主办方确定方案，签订合同，预付定金。 4、会议代表、嘉宾胸牌、代表证的制作，会议手册和参会人员通讯录的制作、请柬、胸卡、餐券的印制。 5、会议展板、展架、横幅的制作。 6、会议各种用品的运输、托运工作。 二：会中服务 1：会务组：会务组工作人员的工作安排和分工要求。 2：机场接站：专人负责机场，车站的接站服务。 3：酒店接待：会议室欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等的摆放。 4：酒店签到：客人签到，发放房间钥匙、会议材料、饭卡、胸牌、礼品、登记返程机票、火车票、会后旅游登记、收取会议费等。 5：会议住宿：客人入住房间后的确认，询问是否有特殊要求。 6：会议场所：检查会议室条幅、灯光、音响、投影仪、展板、茶饮等。 7：会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品。 8：会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人的确认 9：会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。 10：会议留影：会议代表合影留念及摄像服务。 三：会后旅游： 旅游行程、住宿、用车、用餐、导游、保险的服务。 四：会后服务 1：结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐 2：资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录、花名册和会议摄像资料的制作。 会议接待程序1 (一）会前 1、与会议主办方洽谈 2、提供会议所需要的住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方 3、派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。 4、确定方案，签订合同，预付定金。 会中 1、会议接待：提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。 2、会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。 3、会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。 4、会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。 5、会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人的确认。 6、会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。 7、会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。 8、会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。 会后 1、 结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐。 2、资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。 会议接待程序2 一 会议接待草案制定： 1.与组织者联系，详细了解组织者的需求及会议代表的基本情况，制定合理、舒适、安全的接待草案。 2.详细介绍酒店及酒店设施介绍：包括酒店位臵、菜单、餐饮、娱乐设施、安全保卫及价格等告知组织者，提供分析及使用建议，以便组织者选择酒店。 二 活动前期准备清单： 会议确定后逐一落实各项准备工作。 接待程序表：制定会议接待程序，落实各项细节。 酒店方面：第一时间与酒店负责人联系，着重介绍本团情况，并逐一落实各项要求。 1.房间数量及类型客人用房 各种类型房间数、及方向位臵工作人员 用房数量及位臵。 房间布臵 客人抵达前必须完成对房间清洁卫生工作，同时检查房间内设施是否能正常使用。抵达前1小时，按照要求为房间陪送水果(需每天更换)，房间号码-提前2天得到所有房间号码，并根据提供的分房名单进行分房。客人抵达宾馆前2小时，旅行社工作人员将抵达宾馆为所有客人办理入住手续，并领取房间钥匙。以便使客人抵达宾馆后，能快速领取钥匙进入房间。VIP客人将有专人引领至房间。 2. 酒店餐厅：根据提前确认的菜单，厨房精心制作每道菜品。开出独立的用餐区，仅供本团使用。所用餐具必须事前做好消毒工作，并且坚决杜绝使用有裂纹的餐具。 3、酒店布臵：客人抵达前2小时，必须在酒店大堂醒目处悬挂好欢迎横幅。 4、 行程用车：按照商议，保证车辆必须是8成以上的新车。驾驶员必须有极强的责任心，驾驶经验丰富。 5、 导游员若干名，挑选形象气质具佳，经验丰富，服务态度好，并富有责任心的导游。 6、 工作人员两名，同组织者保持紧密联系，完成组织者提出的各项要求。 旅游安排: 1. 根据时间，编排合理、舒适的游览日程表； 2. 按照预先分发的旅游登记表的统计结果，安排豪华空调旅游车，每车的乘坐人数安排在85%，以保证客人的舒适； 3. 每台车都将有明显的标志号码； 4. 每台车安排一名优秀的职业导游，负责途中讲解和景点介绍； 5. 各车的导游员将负责时时提醒客人保持乘坐同一辆车，事先讲明游览路线与大致日程安排，注意集合时间及地点，并在每次更换游览地点前统计人数； 6. VIP客人可以安排专门的优秀导游人员及车辆； 7. 可以按照需要为每位嘉宾制作嘉宾证及旅游手册； 周前检查:在团队出发前一周，必须完成所有细节方面的确认。每项细节都必须向组织者汇报，并得到认可。同时将对本次旅游线路进行最后的实地检查，落实各接待方的准备情况 现场实施及活动总结: 1. 现场实施过程中，严格按照事先制定的接待计划，严格实施并执行； 2. 如有任何突发意外事件，总监将立即向组织汇报，并提出解决方案。事后必须立即将结果向组织者汇报； 3. 活动期间分发我社接待意见表； 4. 活动结束后统计意见结果，向组织者汇报； 5. 根据客人的意见与建议不断改进服务内容与方式。