2指定货操作流程.docx

2指定货操作流程 操作流程 1-1 流程图 接单 审单 1-2具体操作流程 订舱 代拖代报 放舱 拖车 查柜号 输单 报 关 交单 1. 审 单 1.1目的：避免因业务部误填业务单而造成损失。 1.2审核内容： 内 容 业 务 单 装运港 目的港 货物的名称 体积 重量 柜型，柜量 截关日期 运费预付或到付 船公司 市场部审核 提单类型 托 运 单 装运港 目的港 货物的名称 体积 重量 柜型，柜量 截关日期 运费预付或到付 船公司 要 求 一致 一致 一致 是否与柜型相符 不超过船公司限重 一致 一致 一致 一致 审核并签字 1.3特殊要求 1. 对于船公司有特别要求的，如：目的港限重，不接受运费到付，不接受货代单或做电放的目的港等等，应提前通知客服，以避免因个别环节出现误差而带来的损失。 2. 如要求在提单上显示特别内容或出船证等，须在订舱前与船公司确认是否接收客户要求出具的各种条款，得到船公司认可方可订舱。 2订舱 2.1注意事项 1. 一般来说，直接向船公司订舱的，不需要写价格，而对于有些不经常联系的船公司不但要写价格还需要注明此价格是由谁确认的。 2. 所有的订舱单必须注明对方公司联络人员及我司操作人员的电话、传真、 3. 用代理约价订的单，BOOKING 上的SHIPPER/CNEE/NOTIFY PARTY 一定要准确，要注明提单类型，出单地点，付款地点，订舱日期及公司签章。 4. 对于一些客户急着做柜或舱位特别紧张的时候，订舱单传过去之后一定要第一时间与船公司确认是否收到并随时跟踪，如因价格问题或爆舱无法拿到舱位时，需及时通知相关人员。 5. 对某些特殊商品，如食品，订舱前应提醒客户是否需要做集装箱适载检验、检疫。同时还要确认是否需要船公司安排做检验，根据不同的情况在订舱单上与船公司注明。 6. 冻货是一定要做CWI的，订舱时必须书面与客户确认装货时间、是否开通风口、温度、是否预冷，还要书面提醒客户：如果收到船公司S/O后再取消，即使未提柜，船公司都会收取预冷费用，甚至有些船公司还会收CWI的费用，如阳明。待与客户确认无误后方可订舱，同时在订舱单上写明具体内容给船公司。 7. 如货品名是危险品，订舱时需向船公司特别申请。 8. 对于其他特殊柜种的，订舱前一定要了解清楚其所有注意事项，与客户确认好之后方可订舱。 3.放舱 3.1收到S/O后，首先看SHIPPER是不是PATENT，(和同行订舱的除外)。 3.2核对此S/O NO.是否有重复，以免放重而使客户打不到单。 3.3确认S/O上的内容与客户的托运单及我司业务单是否一致，主要内容：柜型、柜量、装运港、目的港、船名、截关日期等。 3.4如S/O上的截关日期与客户要求的船期不一致，放舱时一定要用“”号标出截关时间，并电话确认收到，同时再次提醒客户。 3.5如未开舱需注明开舱时间，以免客户因提前做柜/还柜而产生舱租等额外费用。 3.6如为新客户或比较急的单，在S/O上应该特别注明截重柜时间，截编号时间和截放行条时间。 3.7如果是美线必须注明截补料时间。 3.8 S/O传出之前，一定要把船公司或货代的电话/传真，海运费及有关公司机密的相关内容涂掉。 3.9 S/O传出之前，必需注明客户联络人员及我司操作人员姓名、电话、传真、日期等。 3.10 S/O传出之后，与客户电话确认是否收到，并再次提醒客户需注意的相关事宜。 3.11.如放舱后客户要求改船/改港/改柜型及更改船期的单需在更改当天交回市场部重新确认价格并将相关额外费用与客户书面确认. 4.拖车 4.1派车前的准备工作： 1. 与客户核实货物是否备齐、装货的时间、地点、联系人、电话、货物重量等。 2. 确认报关类型为清关(包括:一般贸易和手册报关)还是转关 A.如为清关，需确认报关资料(参照第六节)是否备齐，是随车带报关资料还是寄我司或直接寄报关行。 B.如为转关，需确认是在当地哪个海关申报，是否要司机本备案或三对照等 3. 如货柜为20GP，需确认是否要20尺拖架或摆尾。 4.2安排拖车： 1. 注意截关日期及开舱日期，开舱前及截关当日做柜的单一般不予接单派车。 1.如有客户书面保函，在明确保证承担可能产生的后果及费用的情况下，可以派车。 2.如为开舱前一天拖柜，需在派车委托书上收面注明“请务必于晚上12：00后还柜”并电话确认收到。 2. 根据报关类型及出口口岸的不同要求把不同的派车委托书与S/O一起传真给车行并电话确认是否收到。 1.深圳地区装货:要求车行的到厂时间应比客户实际要求的装货时间提前半小时； 外地装货: 要求车行的到厂时间应比客户实际要求的装货时间提前一个小时，以免因塞车等原因耽误时间。 2. 若客户有特别要求，如提新柜、小柜要摆尾、子子拖、要做适载检验或20拖架等，要在派车委托书上注明，并与车行电话确认是否收到。 3. 如果是转关车,要先确定当地海关最晚封关时间，并提醒车行带齐司机本和司机纸、个别封关地要求司机带齐司机本等相关所有资料(三对照及二证),并要求司机本在当地海关有备案。 4. 经营单位为深圳的客户, 如委托我司代办熏蒸、植检或商检，必须提前通知车行及报关行，与报关行确认后方可还重，而外地企业需先在当地的检验检疫局做好商/植检的换证凭单或电子换证凭条,再到深圳来换通关单，即通常所说的换证。 5. 如果派车后有修改或取消派车，必须书面通知车行，并电话确认。 6. 如有异地提柜、压车或返空等特殊情况要及时与业务员或市场部确认应收客户的费用，然后书面通知客户并要求其确认回传。 7. 业务员或操作不可随意指派与我司无协议的车行，如因运费价格太低或因旺季找不到车，需经操作部经理同意后方可派其它车行。 8. 在派车的同时，还需传真一份货物出运安排通知给客户，并要电话确认是否收到。如转关，必须填写清关口岸所对应的海关，从蛇口出运的应填写“蛇口海关”，从盐田出运的应填写“大鹏海关”。 4.3 跟踪派车 1.每日下班前与车行、客户确认第二日派车、装货情况。 2.每日上班时及时跟踪派车情况，将车牌、柜号、司机的联系电话等相关资料通知客户。 3.随时跟踪装货情况并督促车行安排重柜尽早还场，并将重柜纸或报关资料送到指定的报关行。 4.所有返空的单，务必在返空次日下班前确认到空柜的具体还场时间及所有相关费用是否已结清。 4.4 注意事项 1.在安排中港拖车时，应注意以下事项： 2.首先要了解清楚陆路通关口岸 3.在填写报关单时要清楚知道香港收货人的全称、香港报关地点的全称、尾纸正本送交给谁 4.特殊货品如纺织品、某些化工原料等，需要先做出口许可证 4.5.其它 1. 孖拖 一般贸易：提还柜必需为同一个码头方可做孖拖。 转 关： 1） 需配同一个船公司且提还柜必须为同一个码头； 2） 报关船名必须一样 3） 如报关船名不一样，需特别提醒工厂报关员在当地报关时必需出具两张报关单，这样也可安排孖拖。 2. 各地特殊情况： 福田保税区装货的车要在福田保税区关备案 中山的要在中山市石岐海关备案 珠海的要在珠海市斗门备案 在东莞地区报关的，司机需办理IC卡，刷完IC卡之后才可进关场报关 3. 三对照：司机、司机本、车； 二 证：合格证及广东省交通厅签发的上岗证。 4. 操作应随时了解各海关及交通部门的新规定、新动向，如遇国家法定假期，应于正常上班期间确保派车各个环节已落实无误，并告知客户海关休假时间以免耽误报关。 5. 操作人员必须将自己的联系电话通知车行、仓库、报关行及客户，以便随时解决问题。 5. 报关 5.1 报 关 资 料： 1、 一般贸易所需单证： 1）报关委托书一式三联正本； 2）报关单一份； 3）出口外销合同正本； 4）装箱单. 5）发票； 7）如是散货入仓，还需填写一份存仓委托书； 8）外地企业的货物如需做商检、植检，须提醒客户在当地检验检疫局做好，并要求及时交商检换证凭单正本或换证凭条等资料给我司。 2、 手册报关所需单证： 1）手册、及除合同以外一般贸易所需其他单证； 2）如报关单价与手册一致，可不需要发票。 5.2报 关 过 程 1、清关 1.1凡需报关的单，在有了柜号后应第一时间填写准确、详细的报关委托书给报关行，字迹要求清晰规范，并电话确认是否收到； 1.2遇周末、节假日做柜，或赶船期的单，必须提前填写报关委托书给报关行，并书面注明做柜时间及做柜车行，追踪做柜情况并电话提醒报关行及时报关； 1.3需换证的单，一定要及时将换证凭单正本或电子换证凭条给报关行，如赶船期，务必提醒报关行提前换证以免耽误时间； 1.4在报关前应先客户问清境内货源地、有无品牌、是否退税、商品八位数编码、商品规格、成分等并准确提供给报关行； 2、转关 2.1问清客户在当地哪个海关报关； 2.2柜子还场后，一定要跟报关行确认是否收到司机本； 2.3提醒客户填写正确的转关口岸，司机纸不能涂改，否则海关会要求退单重新申报； 2.4如果客户报错清关口岸，应迅速通知客户将转关资料退回修改，司机纸修改后要加盖修正章，重新换条形码，将原单作废重新发送； 2.5如是还同一码头、而报关船名又不一样的子子拖单，一定要在货物出运安排通知上提前书面告知客户外地封关时务必出两张报关单。 3、报关船名确认 1.1蛇口清关的单，如配驳船必须书面通知报关行配哪天的驳船及具体的驳船名，否则会耽误大船； 1.2盐田清关的单，报关行会自行凭重柜纸去船公司码头或外代/外运确认船名,如客户特别要求配某天的驳船,需书面提醒报关行。 1.3客户已做柜但暂未还重，如确定赶船，可通知报关行先编号。 5.3其他注意事项 1） 要主动询问报关进程，特别是赶船期的急单，如果有问题及时通知客户或业务员，配合报关工作；如遇海关查货应第一时间通知业务员和客户； 2） 报关过程中产生的额外费用一定要书面与客户确认。 3） 正常情况下，我司不给客户代垫诸如税金、关税等费用，如需代垫，必须经部门经理签字方可接受。 4） 由于报关原因需要更改船名的，要及时通知船公司改船名，同时通知市场部或业务员，以便重新确认运费及所产生的额外费用。 5） 对于一些特殊的单，如MAERSK的重柜可以收到当天晚上九点，放行条可收到第二天中午，而外代输单是输到当天晚上八点的，所以务必提醒报关行和客户提前作柜，提前输单，以免误了船期。 6） 原则上不允许车行代为安排报关事宜，如有特殊情况，需操作部经理审批。 7） 如之前已安排报关行报关后又返空的单，请一定要重新书面通知的报关行此柜返空不用报关。 8） 如报关已放行的柜，因特殊原因客户要求不上船的，需客户提供正式保函，然后要书面向船公司申请并与其确认可能产生的费用。 6.输单 6.1原则上一有柜号就可以输单，但不得晚于截关当天上午交单 6.2输入电脑的内容要与业务单上的内容完全一致： 1） 输入电脑的船名必须用大船名，对于客户有特别要求的或船公司不提供大船名的，可将驳船名输入电脑。 2） 如走驳船，起运港处入HK, 在收货地一栏入驳船起运港；如走直航，只用入起运港即可。 3） FMS系统中卸货港一栏需入实际卸货港。 4） 如为到付单，应相应更改FMS系统中运费条款及付款条款。 5） 如出现系统设定的币种以外的币种，可先按USD输入，但必须在备注栏注明实际币种；改船/港、舱/柜租等，需先将可能会产生的费用项目入FMS, “金额”栏暂输零，待费用确认后再补入FMS。 6） 涉及拖车报关的费用，必须入相应的拖车行及报关行名称；港口建设费必须单独成一项入FMS系统，不可和报关费加总入。 7） 货柜不能如期还重或报关时，必须确认是改船后还重还是还重后改船，同时确认由此可能产生的相关费用，如船公司暂时无法确认而客户又急于付款拿单/放货的，务必先向客户列出可能产生的全部费用，以避免放单/放货后无法收回额外费用的事情发生。- 6.3注意事项： 1） 若发现价格有疑问，要及时与市场部或业务员确认。 2） 对车行及客户提供的柜号有疑问，要与客户再次确认或向船公司查询；如暂时确认不到的，需在业务单上标注并提醒文件同事与客户、船公司再次核对。 3） 如有特殊事项，务必在业务单上注明，以提醒文件部同事，并随时与文件同事联系跟踪此单。 4） 为不影响财务对帐及及时放货，必须输入正确的到港日期。 5） 对于我司安排拖车报关的单，必须及时与车行、报关行确认实际费用做到单单清。 6） 除广州办外，其他分公司的单在输入时委托人项一律输实际客户名。 7） 广州办的单利润必须为零。 7.交单 1） 所有单需在截关前一天交单，最迟不得晚于截关当天上午。 2） 美加航线单及其它需要提前截补料的单，必须在截补料时间前一天交单。 3） 如无柜号而客户又确定做柜了的单，可先将业务单白联留下，将其它资料先交文件同事，待有柜号后补入FMS后再把业务白联交还文件同事。 4） 如已先交单但客户实际未做柜，需将单从文件拿回并将所入资料从FMS系统中删掉。 5） 我司安排拖车报关的单，可先将业务单白联留下，将其它资料先交文件同事，待报关放行、费用确认后补入FMS再把业务白联交还文件同事。 6） 如有费用不确认的单，交单的同时需先将白联留下，等费用确认后补入FMS再交还白联。