1城乡居民社会养老保险档案管理制度档案达验收.docx

1城乡居民社会养老保险档案管理制度 档案达验收目 录 一、业务档案管理制度3 二、业务档案保管制度4 三、业务档案工作保密制度5 四、业务档案统计制度6 五、业务档案鉴定销毁制度7 六、业务档案工作分管领导职责8 七、专职业务档案人员岗位职责9 八、业务档案管理人员工作守则10 九、业务档案接收制度11 十、业务档案整理制度12 十一、业务档案利用制度13 十二、业务档案安全保卫制度15 十三、业务档案管理巡视检查制度16 十四、兼职业务档案员工作职责17 十五、档案设施设备使用管理制度18 十六、业务档案管理部门工作职责19 十七、业务档案借阅制度20 十八、业务档案库房管理制度21 十九、业务档案内部控制管理制度22 二十、档案管理流程图23 1 业务档案管理制度 1、及时将档案工作纳入本局工作计划，纳入业务档案管理部门和有关人员的职责范围。 2、立卷工作由各业务部门独立完成，业务档案管理部门负责对业务经办部门实行业务指导、检查和监督，努力实现各类业务档案的标准化和规范化。 3、业务档案管理部门对接收的业务档案进行科学的分类、编目、登记、统计和必要的加工整理，并根据上级规定及时确定利用与交流的范围。 4、建立健全档案验收制度，在接收城乡居民养老保险业务档案时进行验收，对不合格的应退回。 5、不断研究和改进业务档案的保护技术，延长档案的寿命，对已经破损和字迹褪色的以及圆珠笔书写的重要档案应及时修复或复制。 6、审慎鉴定剔除的业务档案。对到期剔除的档案必须造具清册，经业务档案管理部门鉴定并报局分管领导批准，销毁时要指定监督人，防止失密。 7、凡是单位或部门撤消或变动以及建筑物、构筑物、设备、仪器等，转移利用关系时，其档案要妥善整理，并经领导批准后 2 办理相关手续。 业务档案保管制度 1、业务档案保管应贯彻“以防为主、防治结合”的原则，按照业务档案保管“九防”的要求，健全业务档案管理工作的必要措施。 2、业务档案人员调阅、搬运业务档案资料要轻拿轻放，严防人为损坏。 3、业务档案人员应定期检查业务档案保管情况，对破损档案及时采取相应补救措施。 4、严格做好业务档案的收进、移出、利用等日常的登记、统计工作，做到账物相符，有据可查。 5、不断完善业务档案管理方法和保护技术，充分利用计算机技术实施管理，提高保管、服务质量和效率。 5、严格遵守档案法、保密法，做好业务档案的保卫、保密工作，杜绝泄密和散失事件发生。 3 业务档案工作保密制度 1、严格贯彻执行中华人民共和国保密法及有关保密工作规定，维护业务档案资料的真实、安全、完整。 2、加强业务档案日常管理，定期进行检查，防止因工作疏忽或管理不善而造成丢失、泄密现象发生。 3、严禁擅自带无关人员进入业务档案库房，不得与他人谈论业务档案内容，不准将业务档案携带至公共场所，不得擅自复印、转借业务档案资料。 4、外来人员借阅涉密级的业务档案，须经业务档案管理部门同意并报经分管领导批准后，方可办理调阅手续，并严格进行登记。 5、因玩忽职守造成业务档案损失、泄密的，将根据社会保险业务档案管理规定以及有关保密工作规定处理。 4 业务档案统计制度 1、业务档案统计包括业务档案管理基本情况、业务档案数量、利用、利用效果等。 2、建立业务档案统计台账，包括业务档案数量统计台账、借阅统计台账、保管状况统计台账、鉴定销毁情况统计台账等。 3、认真做好业务档案原始记录，如业务档案业务活动记录、利用效果记录、库房温湿度记录、档案交接记录、鉴定销毁记录等。 4、各类业务档案的进出、销毁必须统计清楚，如实反映。 5、平时注意填报积累，年终进行汇总，认真填报年报统计表。 5 业务档案鉴定销毁制度 1、应成立业务档案鉴定工作领导小组，负责对已到保管期限的业务档案逐卷进行鉴定、审核、销毁工作。 2、具有保存价值的业务档案材料要重新组卷保存，确已失去保存价值的业务档案材料，要编造清册，提出销毁报告，经业务档案鉴定工作领导小组审核批准后，方可进行销毁。 3、销毁业务档案应造具销毁清册，并在销毁清册上注明“已销毁”字样和销毁日期，监督人要签字盖章，以示负责。 4、非经业务档案鉴定工作领导小组审核批准，严禁销毁任何档案资料。 6 业务档案工作分管领导职责 1、加强对业务档案工作领导，把业务档案管理工作纳入本单位整体工作发展规划，列入议事日程，对本单位业务档案管理工作负领导责任。 2、认真学习中华人民共和国档案法、社会保险业务档案管理规定以及上级业务档案管理部门各项规定，并组织执行。 3、积极宣传档案法律法规和业务档案工作的重要性，确保业务档案管理工作在各项管理中的重要地位和作用得以发挥。 4、定期检查各项业务档案管理制度的落实情况，听取有关人员的汇报，及时解决业务档案管理工作中存在的问题。 5、监督本单位各业务部门业务资料的收集、整理、立卷和归档工作。 6、加强业务档案工作人员思想政治学习和业务培训，提高业务档案工作人员素质，增强业务档案工作人员管理意识，切实抓好业务档案管理工作。 7、对在业务档案管理工作中做出显著成绩的人员给予奖励，对违反业务档案管理法律、法规和制度的人员给予处罚。 7 专职业务档案人员岗位职责 1、认真贯彻执行中华人民共和国档案法、社会保险业务档案管理规定及上级有关业务档案管理工作的规章制度。 2、热爱本职工作，责任感和事业心强，努力学习业务档案管理的基础理论和业务知识，积极参加有关培训、交流活动，不断提高管理水平。 3、负责业务材料的收集、整理、接收、保管、复制、借阅等工作，对业务档案资料进行分类、编目、登记。 4、熟悉和掌握本部门业务档案种类、内容、重要程序和完整准确程度，对库存业务档案定期检查，清理、调整和统计，做到账物相符。 5、根据需要编制各种检索工具及参考资料，积极提供利用，及时填写利用效果登记簿，满足各方面利用的需要。 6、协助兼职档案人员和专业技术人员做好应归档文件材料积累、立卷、归档、修改和补充工作。 7、对到期的业务档案提请进行鉴定，对已超出保管期限的档案，提出具体销毁处理意见。 8、严格执行保密规定，非经领导批准，不得扩大业务档案的利用范围，不得擅自销毁业务档案材料，认真做好业务档案库区、办公区、查阅区的安全保卫工作。 9、加强对业务档案库房的管理，严格执行“九防”措施，发现问题及时向领导汇报，并妥善解决，确保业务档案的完整与安全。 业务档案管理人员工作守则 8 1、严守党和国家机密，严禁在业务档案管理工作中失密、泄密。 2、热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研，不断提高业务和工作能力。 3、按归档范围要求认真开展业务档案资料的收集、整理、分类、立卷、保管、利用工作。 4、严格执行归档制度，履行移交手续，对归档和保管的案卷做好目录、索引的编写、编排工作。 5认真做好业务档案的鉴定、销毁工作，严格履行鉴定制度和销毁手续。 业务档案移交制度 9 1、档案收集应贯彻“谁经办、经收集”和“以业务终结岗位为归档责任人”的原则，由各业务部门兼职档案人员按照各类社会保险档案规定的归档范围，随时将分散在本业务部门各岗位人员手中已办结的文件或业务材料、财务报表、凭证等各种形式和载体的社会保险文件资料收集齐全，并分类存放，及时立卷归档。 2、在业务档案收集过程中，要保持文件资料相互联系、衔接有序、内容完整、真实有效。必须核对数量是否正确，报表、凭证不得缺少，字迹、印章清晰。文件资料的正文、附件、正本、副本应齐全。 3、符合质量要求的文件资料予以接收，并严格履行签字手续，确保账物相符。不符合质量要求的，退回文件资料形成业务经办部门，限期整改。 业务档案整理制度 10 1、业务档案管理部门工作人员按月接收各业务部门移交的业务档案并进行整理分类，逐卷编写案卷号，填写案卷目录。 2、在业务档案整理过程中必须坚持“分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”的原则，使每卷业务档案达到完全、真实、整洁、实用的要求。 3、文件资料破损时应予以修复、复制，确保纸型规格一致；用褪变材料书写的应予以复制；按顺序打印三位数文件页码，不得出现重码、空码、过码。 3、整理完毕的案卷要及时分类装入案卷盒，填写案卷盒的目录号、业务档案形成年度、起止卷号。 4、建立计算机目录索引，按照格式标准打印各类业务档案的封皮、卷内目录、备考表等；根据实际需要，通过扫描、数码拍摄和音视频转换等技术对档案进行处理，形成的电子文件应进行实时逻辑归档和每年度的物理归档。 5、整理后的业务档案，应认真核查案卷质量，项目齐全、准确无误的案卷按年度和类别排序后，严格执行业务档案入库步骤及程序，严禁错误发生，造成查询不便，影响正常查档工作。 业务档案利用制度 11 1、本单位工作人员因工作需要利用其业务范围的档案，可直接到业务档案管理部门查阅。 2、本单位工作人员因工作需要查阅非隶属业务范围内的档案，需经业务档案管理部门同意并报经局分管领导批准后，方可查阅。 3、本单位工作人员因公查阅本单位业务档案，必须持有本单位介绍信，注明查阅档案性质、目的、范围、时间，经业务档案管理部门同意并报经局分管领导批准后，方可查阅。 4、利用业务档案的人员，只准在业务档案阅览室阅览，查阅业务档案只限于所查范围，不得翻阅无关内容，不得随意带出。如因特殊需要，需借出非保密业务档案，须经业务档案管理部门同意并报经分管领导批准，办理借出手续后，方可借出。借出期限最长为三天，必须按期归还。 5、需借出利用的业务档案必须有专人保管，不得丢失、涂改、抽页、折拆、划线、圈注、翻印和转借他人，违者按档案法第二十四条规定处理。期间停止借阅业务档案。 6、任何个人不得查阅或借用本人及亲属的档案。 7、利用业务档案的人员，需要摘抄、照相、复制档案的，必须经业务档案管理部门同意并报经局分管领导批准。摘抄件、复制件经工作人员审核无误，加盖“经核实与原件相符”的业务档案证明专用印章，可与原业务档案同效。 12 8、利用档案人员如离开本单位时间较长、调离或退休时，应将所借业务档案全部归还，经业务档案管理部门领导签字后，人事部门方可办理相关手续。 9、凡遇节假日特殊情况，业务档案管理部门收回借出业务档案，以利安全保密。 10、利用业务档案人员必须认真填写档案查借阅申请单，办理借阅登记手续，借阅归还时应当面点收，办理注销手续，并填写档案利用效果登记表，任何人不得例外。 本制度也适合各种资料借阅。 业务档案安全保卫制度 13 1、非本部门工作人员，未经批准，一律不得进入业务档案库房。 2、业务档案库房内禁止吸烟，各种易燃、易爆物品和食品严禁进入。 3、零散文件材料和杂物一律不得存放，杜绝昆虫危害业务档案。 4、进库的业务档案、资料必须认真检查，不符合保管要求的一律不得入库。 5、工作人员离开办公室应随手熄灯、关门，下班时必须关闭门窗，切断各种电源。 6、业务档案库房钥匙由管理人员专人保管，钥匙严禁借给他人使用。 7、工作人员必须学会使用消防器材，管理人员对消防器材每年检查两次，并按要求及时调换更新。 8、对安全保卫工作进行定期检查，发现问题及时汇报并采取果断措施。 业务档案管理巡视检查制度 14 1、对办公室、库房等场所要指定专人进行定期巡查，巡查内容要建档登记，发现隐患立即采取措施。 2、巡查工作要做到有计划、有步骤地进行，重点要害部位的检查每周不少于两次，其他部位的检查每月一次，季度、半年和年终进行全面检查。 3、建立巡查记录登记簿，巡查完毕后，安全检查人员要认真填写检查记录，并签名。 4、对检查中发现的安全隐患，要及时处理，一时难以处理的，应书面报告本部门和有关部门，并落实防范措施，防止事故的发生。 5、安全巡查的内容包括： 各种安全防范措施、制度的落实情况，安全隐患的整改情况。 安全设施、器材是否完好、有效； 业务档案库房是否符合“九防”的要求； 其他需要检查的内容。 兼职业务档案员工作职责 15 1、认真学习中华人民共和国档案法、社会保险业务档案管理规定，了解、掌握有关贯彻业务档案工作的专业知识，增强贯彻执行相关法律、法规的自觉性。 2、负责收集本业务部门列入归档范围的文件材料，保管暂存的上级来文，对文件材料按时整理、立卷并移交业务档案管理部门归档，做好本部门的资料管理工作，在业务上接受业务档案管理部门的指导。 3、保证各种不同载体业务档案的完整齐全，对本业务部门在工作中形成的档案，及时移交业务档案管理部门统一保管。 4、遵守业务档案管理制度，严守党和国家机密，检查、监督本部门做好业务档案工作，确保业务档案资料万无一失。 档案设施设备使用管理制度 16 1、业务档案管理部门设备包括计算机、扫描仪、打印机、刻录机等办公自动化技术设备及其它配套设备等。 2、以上各类设施设备均属本单位固定资产，由本单位办公室登记入账，由业务档案管理部门建立设备档案，由专人负责，统一登记管理使用。 3、业务档案管理部门各类设备的使用应遵循“科学使用、正常运行、安全保密、专人管理、责任到人”的原则。 4、专管人员要严格责任制，对涉及业务档案“九防”的技术设备，必须按照技术使用说明书要求，熟练操作，严禁违规操作，避免误操作。 5、建立设备运行、管理登记，定期记录重要设备运行情况，及时调整处理设备运行故障，及时报告设备运行重大安全隐患，不得带故障运行。 6、业务档案管理部门设备的维修由本部门提出意见，报本单位办公室批准，并负责维护维修联系及现场跟踪服务，报告维修处理情况。 7、未经授权批准，不得私拆、安装设备部件，不得改变设备用途。未经批准，不得私自外借设备。 8、为严防各种“病毒”对计算机的侵入和破坏，要严格U盘、移动存储设备的使用管理，严禁运行未经“病毒”处理的U盘和移动存储设备，更不得运行游戏软件。 9、需淘汰、报废的技术设备及配件，由管理人员提出申请，业务档案管理部门统一收回处理。 业务档案管理部门工作职责 17 1、认真学习国家和省市区有关业务档案管理的法律、法规和相关政策，并组织实施。 2、制定业务档案管理规范、标准和办法，并负责组织实施，同时负责对本单位各部门兼职档案人员的考评工作。 3、制定业务档案的收集、整理、统计、保管、利用等基础管理制度。 4、组织开展业务档案监督检查、培训和查询服务工作。 5、负责业务档案管理部门的日常管理工作，严格按照“九防”的要求，保证业务档案库房的安全和卫生。 6、负责对业务档案管理工作实行监督指导。 7、完成领导交办的其他各项工作任务。 业务档案借阅制度 18 1、本单位各业务部门借阅业务档案，须办理借阅手续。借阅不属于本部门业务范围的，但确因工作需要的，须经业务档案管理部门同意后方可借阅。 2、借阅业务档案机密卷须经业务部门领导同意和业务档案管理部门批准后，并限在业务档案阅览室阅看。 3、非本单位人员借阅业务档案，须持本单位写明借阅业务档案内容的正式介绍信，经业务档案管理部门批准后方可查阅。 4、业务档案不得转借，不得携带业务档案出入公共场所和探亲访友。节假日前，借出的业务档案一律归还业务档案管理部门。 5、借阅业务档案，原则上不得带出档案阅览室，如确因工作需要的，须经业务档案管理部门同意并报分管领导批准后，方可借出，归还时间不得超过3日。 6、查档人员不得随意涂改、圈点、勾画、加注，更不得撕毁、抽页。 7、未经业务档案管理部门同意，查档者不得私自摘抄、复制。 业务档案库房管理制度 19 1、业务档案库房是保管本单位业务档案的机要重地，非档案工作人员和其他人员未经同意，严禁入内。 2、严禁在业务档案库房内吸烟、吐痰、存放易燃、易爆物品和堆放杂物。 3、要做好业务档案库房温、湿度控制工作，保持库区清洁，避免业务档案干燥、脆变。 4、业务档案柜应科学利用，不同门类、不同保管期限的业务档案应分别排列，并编制档案存放示意图，钥匙要妥善保管。 5、定期检查库内外的技术保护措施，做到防盗、防火、防高温、防虫、防鼠、防潮、防尘、防紫外线、防阳光直照。 6、做好库房温湿度记录，温度控制在1424之间，相对湿度控制在45-60%之间。 7、定期进行清库查卷工作，保证案卷质量。遇有重大可疑情况，及时向领导报告。 业务档案内部控制管理制度 20 为加强社会保险业务档案的内部控制管理，结合实际，制定本制度。 1、业务档案管理人员要根据相关的制度和手续，认真核对业务档案接收的数量和种类，确保移交的原始资料安全、完整。 2、对业务部门案卷资料不定期进行审核抽查，保证原始资料与数据库的数据资料的一致性，并对业务部门社会保险业务档案内部控制工作小结书面报告进行汇总。 3、充分发挥业务档案的监督作用，对业务部门业务档案工作进行监督指导，发现问题，及时填写档案监督业务限期整改通知书，限期进行整改。 4、业务档案工作人员要认真做好每月业务部门移交的业务案卷资料情况的记录。 5、及时查看清理确定属于销毁的案卷，填写档案销毁申请审批表，交业务部门核实，经业务档案管理部门审核并报本单位领导领导批准后，予以销毁。 档案管理流程图 需存档的资料 21 交档案管理员 送达 N 档案员检查，清点资退回原部门修改 料是否完整？ Y 档案员填写资料归档登记表， 归档部门人员签字确认。 形成档案 档案资料 借阅档案 借阅 交已审核档案资料借阅申请表至档案员 是否同意借阅？ 同意 不同意 退还档案资料 档案员进行档案编码 办理借阅手续 档案员填写档案借阅登记表 借阅人签字 归还、档案员清点查收 借阅人重新办理借阅手续借阅人在档案借阅登记表上签字确认归还 档案员归档 22