08第五章采购管理制度范本.docx

08第五章 采购管理制度范本第 五 章 采 购 管 理 制 度 范 本 1 CGGL-ZD-01采购管理制度 公司标准文件 版本 1.目的 加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益。 2.适用范围 适用于公司所有物品或劳务的采购。 3.权责部门 3.1市场部：根据销售订单编制销售计划并下发相关部门。 3.2生产技术部：根据市场部销售计划，编制原辅材料需求清单。负责制版、模具、量板等外包产品、技术服务以及其他外协业务采购申请及计划的编制。 3.3采购部：根据生产部门报送的材料需求清单，核实仓库存量，结合材料库存安全定额，编制采购计划，报经总经理批准后组织采购。 3.4办公室：负责编制公司劳保、办公用品的采购和办公用品日常维修申请计划。 3.5设备工程部：依据公司固定资产投资计划、设备运行状况以及生产经营需要编制设备的采购、固定资产维修以及零星维修制造所用备品备件采购计划。 3.6各物品、劳务需求部门：根据需求物品或劳务的性质和权属向办公室、生产技术部、采购部、设备部提交申请，并经初审后交各分管副总或总经理批准。 3.7分管副总：负责权限内的采购审批和超出权限的采购初审，总经理负责生产经营采购、固定资产购置、维修等计划的审批。 3.8财务部：负责日常采购的价格审查，负责对价值10万元以上的采购组织或上报集团公司进行招标。 3.9质量部：负责原材料、辅料的验收，设备部会同生产技术部负责备品备件、设备、监视和测量工具及维修等劳务的验收。 3.10各采购经办人：负责索要发票、办理结算，并对发票的真实性和合法性负责。 A/O XX有限公司 文件编号 采购管理制度 页次 2 4.采购作业操作规程 4.1物资采购的计划、申请与审批 4.1.1授权的请购部门根据生产计划、实际需要以及库存情况每月28日前报次月的采购计划，报分管经理审核。 4.1.2经分管副总初审后的月度采购计划报财务副总审批后执行。 4.1.3未列入月份采购计划或超出计划的临时采购申请需根据需求物品或劳务的性质和权属向办公室、生产技术部、采购部、设备部提交申请，并经初审后交各分管副总或总经理批准。 4.1.4对价值超过200元以上的办公用品及500元以上的配件、设备、仪器、劳务等需要由申请部门写出申请报告经分管副总签署意见报总经理审批后实施。 4.1.5采购计划或申请应列明采购物品或劳务的名称、规格型号、数量、质量技术要求、估计价值、交货日期、用途等。 4.2采购比价 4.2.1采购部门在采购前须将采购计划或申请，交财务部进行比价；在提交采购计划或申请的同时，采购部门应对新采购物品提供至少3家以上的供应商报价和联系资料，有财务部队提供的供应商进行询价或实地调查。 4.2.2价值在2万元以上的维修、服务等劳务、5万元以上的单台设备的采购需召集三家以上的供应商报价，进行比价；10万元以上的必须采取招标方式采购。 4.2.3对常用大宗原辅材料实行招标比价采购，公司根据市场行情每年至少举行2次招标，确定采购价格和供应商，一经通过招标确定价格，只能在定标价格基础上根据市场行情下调，不能上浮；如属国家政策调整等客观原因所致采购价格上涨，并且采购物资属供不应求的卖方市场，价格可以上调，但必须经过总经理办公会研究同意后才能执行。 4.2.4国家明码标价垄断经营的特殊商品采购以及*有收费标准的行政事业性服务收费不实行比价程序，物价审计只对采购物品或劳务的价格、收费标准、数量、质量的真实性进行审查。 4.2.5所有采购业务应景物价审查后方可报总经理签批报销。 4.3采购实施及物资验收 4.3.1公司的采购业务统一由采购部门负责办理，其他部门或人员不得自行采购。 4.3.2采购部门应根据生产技术部下达的原辅材料需用计划结合库存物资的数量编制采购计划，报分管副总批准后执行。 3 4.3.3采购部门根据批准的采购计划组织采购，除零星采购外，批量采购业务必须先与供货方签订采购合同，并与财务部、质量部、生产技术部等相关部门进行会审，采购合同应包括品种、规格、数量、质量、价格、交货日期、运费承担、结算方式及经济处罚等项条款。在采购合同有效期内，若因市场行情发生较大变化时，经过总经理批准可以与供货商签订调价协议，并报请财务部门备案。 4.3.4采购物资运到本公司时，先由采购部门对照核对采购计划，经确认无误后开具请验单交质量部或设备部进行质量检验，质量部、设备部在验收条件允许的范围内组织物资检验，并出具检验报告单，检验合格的物资由保管点数入库并办理入库手续，检验不合格的物资不得办理入库。 4.4结算 4.4.1采购发票按规定能够取得增值税发票的，且在我方能够抵扣增值税的采购项目必须索取增值税发票，不能取得的，价格按扣除增值税以后执行。 4.4.2无论是现款采购还是赊购，在结算付款时均需由采购部门填开采购付款申请单，连同有关凭证报经财务部门审核，并经总经理批准后，出纳人员方可付款。 4.4.3财务部在对采购物品结算付款时，应当认真审核请购单、采购合同、采购计划单、采购付款申请单、入库单、发票或收款收据等有关单证，账目结算不清或未按合同规定期限付款以及不符合税务制度规定的结算凭证财务部门不得办理相关手续。 4.4.4出纳员须在接到经总经理批准的付款凭证后办理付款手续，付款时必须认真审核是否具备签章齐全的条件，对签章不全的付款凭证不得办理付款手续。 5.责任 5.1不按规定程序未经审批采购的，由经办部门和人员自行负责处理，已经与供方签订购销合同，导致公司因不能履约而发生的损失由经办人员全额承担。 5.2经审批的采购计划和申请，负责采购的部门和人员应在规定采购期限内采购到位，由于人为原因不能按时采购而影响正常经营的，每发现查实一次罚款100元，给公司造成损失的按确定损失额的40%。 5.3未经比价即进行采购的，采购价格明显高于比价结果的，价格高出部分由采购人员自行承担。提交供应商报价时，与供应商串通抬高价格，从中谋取私利；或未认真进行比价而导致采购价格明显过高；经查实后采购人员承担相应损失，损失额在5000元以上的责令其下岗。 5.4物品使用部门必须依据生产计划、生产管理实际需要，认真按照4.1.5条之规 4 定填制购物申请单。填写不规范，导致无法确认请购物资须知信息的，采购部门有权拒绝采购。采购计划及申请必须由请购部门主管签字，无请购部门主管签字，审批人不得予以审批。对贪图省事、乱报采购计划，造成本公司流动资金使用浪费的，依照银行贷款利率的两倍标准对有关责任人处以罚款。 5.5采购部门在确保品质的前提下，必须充分考虑市场变化和库存成本等因素，制定大宗物品的采购方案，落实供货单位。并对采购物品的品质、货款结算安全负责。若因玩忽职守，造成公司经济损失的，应负相应的经济赔偿责任。特别是结算过程中产生的应收款项，有关采购人员负有无条件的清收责任。 5.6财务部必须认真履行审核监督责任，对审核把关工作不严、不及时向总经理汇报有关事情真相，并造成公司经济损失的，给予相应的经济和行政处分。 5.7验收部门必须对所有运抵本公司的采购物品，依照采购合同规定的质量要求进行质量检验。若发现品质不符时，必须及时报告采购部门处理。严禁品质不符的外购物品入库。因验收人员玩忽职守造成经济损失的，给予相应的经济和行政处分。 5.8仓库对验收部门验收合格的外购物品办理入库手续，并对入库采购物品的数量负责。若发现数量不符时，应当及时向有关部门报告，同时妥善保管该批采购物品等待处理。对仓库保管员工作马虎，未按本办法规定操作，造成入库数量短缺、超计划采购或不合格物资入库的应负经济赔偿责任。 拟定 审核 审批 5 CGGL-ZD-02采购作业实施细则 公司标准文件 版本 1.目的 为使采购作业有章可循，规范采购作业事务，提高采购成效，特制订本细则。 2.适用范围 适用于各项材料的采购。 3.总要求 3.1采购对象：采购前对厂方材料质量、性能、供应商报价水平、交货期限、售后服务等作出评价，以供选择时参考。 3.2价格质量：以合理价格购取较高品质材料。 3.3时限：配合使用部门需要日及需要量，联络厂方即时供应。 3.4采购方式 采购部门应视材料使用状况、用量、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素，选择最有利的采购作业方式办理采购作业。 3.4.1定期合同采购：对于经常使用且生产过程中不可或缺的或经常使用且市场价稳定的材料，可选用本方式办理。 3.4.2特约厂商采购：对于用量、费用不太高的单项材料，可简化采购作业，由采购部门择定特约厂商，介绍使用部门径向该厂洽购。但在付款前应送采购部门审核，不高于市价时予以付款。 3.4.3一般采购：不适用于前述采购方式者可按本方式采购，程序如下：采购部门按请购部门提出的请购单，逐笔询价、议价，并了解交易条件后订购。 3.5采购期限 3.5.1采购部门应按照请购部门提出的“需要日”办理采购。为达到这一要求，掌握适当采购时机，采购部门应召集有关部门按材料特性、采购地区及市场供需状况等拟订各项材料采购作业处理期限，呈总经理核准后公布实施。原则上应以供货合约拟明的交货期限为准，加计请购呈批及验收所需时间。 3.5.2原订采购作业处理期限变更时，采购部门应专函报告具体原因，呈总经理核准后，6 XX有限公司 文件编号 采购作业实施细则 页次 A/O 通知各有关单位，以利于存量管制及适时提出请购。 3.6核批权限 特约厂家采购项目由总经理核批，涉及资金超过××元呈总经理核批。 4.供应厂商 4.1各项材料的供应商至少应有3家，各家背景及交易资料应记载于“供应厂商资料卡”存档备用。对于未达本公司标准的材料，采购部门应开发新供应商，或报送主管部门拟订开发计划。 4.2新供应商的开发，由生产管理部门会同采购人员实地考察生产设备、工艺流程、生产能力、产品质量等以后，填制供应厂商资料卡呈总经理核准后，列为备选厂商。 4.3对于交货质量不良、无法按期交货或停止营业的供应商应予撤销设定。届时由采购部门以签呈方式说明原因，送生产管理部门复查，并呈总经理核准后，通知对方。 5.采购作业 5.1询价作业 5.1.1采购部门收件人员收到“请购单”或“外购单”时，即加盖收件章，转采购经办人员办理询价作业。 5.1.2各采购经办人员收到“请购单”或“外购单”，应先判断请购材料品名、规格、需求日期、数量等是否填写明确，有无供应厂商报价。对于资料填写不全或规格不详者，注明“填单异常，说明欠详”等字样后退请购部门修订。 5.1.3询价程序 (1)由采购经办人员参考过去采购记录或供应厂商资料拟定至少三家询价对象，独家代理、原厂牌零配件无法替代等并报经主管核准者除外，并填记在“请购单”上。 (2)对于加工合同采购项目，采购部门应要求厂商填具“成本分析表”连同报价单一并送来，作为议价参考。 (3)采购经办人员询价时，应将询价截止日期填注于“请购单”内以便通知供应厂商。 (4)采购经办人员于通知厂商报价后，应紧跟催进度。 5.1.4询价完成后，采购助理人员应将询价、报价的全部资料整理报送采购经办人员，据以议价。 5.1.5若报价材料规格较复杂或与请购规格不尽相同，采购助理人员可将全部资料填制“采购事务征询单”，连同有关报价资料送请购部门签注意见。签注完成后送交采购经办人员按请 7 购部门意见处理，必要时重新询价。 5.2议价作业 5.2.1采购经办人员收到不需会签或已会签完成的询、报价资料时，应结合会签结果、各厂商报价，查阅前购记录及供应商资料卡、市场行情，经成本分析后，拟订议价对象、议价策略及拟购底价(并报告有关主管)，以供议价之用。 5.2.2议价 (1)议价时除注意质量、价格外，还应注意交货期有无保证，能否向厂商争取分期付款等。 (2)议价可采用多种形式进行。议价完成后，由采购经办人员拟定合作对象，呈请有关领导核批。 5.3订购作业 5.3.1由采购经办人员于“请购单”上填记订购日及约定日，再交由采购助理人员填制采购联络函，寄送厂商。将“请购单”第二联送材料库以待收料。 5.3.2预付定金或采购金额较大，或有附带条件的采购项目，采购经办人员应先与厂商订定供销合同书。合同书正本两份，一份存采购部门，一份存供应厂商；副本若干，分存请购部门、收料部门、会计部门及供应厂商。 6.采购异常处理 6.1请购项目的撤销 各采购经办人员收到原请购部门送来“撤销请购单”后按下列方式办理： 6.1.1若原请购项目尚未办理，由采购经办人员在原请购单据上加盖“撤销”章，再交由采购助理人员将原请购单与“撤销请购单”第二联退原请购部门，第一联自存，按一般请购单据存档方式处理。 6.1.2若原请购项目已向厂商订购，由采购经办人员与供应厂商接洽撤销订购，经供应厂商同意撤销后，向供应厂商取回采购联络函，依第1项方式处理。若供应厂商坚持不能撤销，采购经办人员应于撤销请购单上注明原因，呈总经理核签后，由采购助理人员将撤销请购单寄回原请购部门。 6.2紧急请购：采购经办人员接到紧急请购通知，应即查明请购材料名称、规格、数量、请购单号及交货地点等资料，并以电话询议价格，待收到正式请购单时，补入询议价结果，按急件方式处理。 6.3交货质量异常：各采购经办人员收到采购部门验收不合格的“材料检验报告表”时， 8 应尽速与供应厂商交涉扣款、退货、换货等事宜，并将交涉结果记录于“材料检验报告表”的“采购处理结果”栏内，并呈总经理核签后，送回材料库。 6.3.1对于需退料、换料或补交者，采购经办人员应于“材料检验报告表”的“采购处理结果”栏内注明厂商电话及预定的处理日期。 6.3.2因质量不合格而退货换料，可按逾期交货处理。而逾期日数应从采购经办人员通知厂商换料之次日起计算。 6.3.3采购经办人员如未能按请购部门意见处理时，应将与厂商交涉结果记入采购处理结果栏，送原请购部门签注意见，或会同原请购部门共同处理。 6.4交期延误罚扣处理：采购助理人员收到交货延误或统一发票逾7天未送资料科的拟整理付款事务时，应按下列方式处理： 计算逾期罚扣金额并通知厂商罚扣原因与金额。 在厂方同意扣款或补足发票时，由采购助理人员在收料单及发票上填记实付金额或发票号码，呈总经理核签后，连同原“请购单”第二联、收料单、材料检验报告表等资料，送会计部门整理付款。 6.5属销售惯例或配合最小包装量厂商需超交的，采购经办人员应于“请购单”采购记录栏内注明，以作为材料库收料依据。 6.6以暂借款采购，采购经办人员应在“请购单”采购记录栏内加盖“采购部门整理付款章”，以免会计部门重复付款。 6.7价格变动处理 6.7.1外销产品原材料价格变动时，采购部门应即通知外销部门重新审理产品报价水平，避免不当损失。 6.7.2采购部门应于奇数月5日前，核算各种材料价格变动情形，填具“主要原材料价格波动月报表”，呈总经理核批处理。 7.采购作业进度控制 7.1采购经办人员对于每一采购项目均应根据需要确定作业进度管制点，预定作业进度。 7.2预定作业进度应能配合请购项目缓急，且各作业进度须在预定日期前完成。 7.3对于未能在预定日期前完成的采购项目，采购经办人员会同请购部门研究处理对策。 拟定 9 审核 审批 CGGL-ZD-03境外采购作业 (含进口事务、关务)办法 公司标准文件 版本 A/O XX有限公司 境外采购作业 (含进口事务、关务)办法 文件编号 页次 1.目的 为了规范境外采购作业，使作业顺畅，特制定本办法。 2.适用范围 适用于境外采购业务。 3.境外采购业务流程与要求 3.1询价、比价、议价 3.1.1外购部门依“请购单(外购)”的需求日及急缓件加以整理，并依据供应厂商资料，并参考市场行情及过去询价记录，以电话或传真方式进行询价作业，但因特殊情况(独家制造或代理等原因)应于“请购单(外购)”注明外，原则上应向三家以上供应厂商询价、比价或经分析后议价。 3.1.2请购的材料规范较复杂时，外购部门应附上各厂商所报材料的重要规范并签注意见后，会请购部门确认。 3.2呈核及核决 3.2.1比价、议价完成后，外购部门应填制“请购单(外购)”，拟订“订购厂商”“预定装船日期”等，连同厂商报价资料，送请购部门依采购核决权限核决。 3.2.2核决权限 采购金额以CIF美元总价折合在×××元(含)以下者由经理核决。 采购金额以CIF美元总价折合超过×××元以上者由总经理核决。 3.2.3采购案件经核决后，如发生采购数量、金额的变更时，请购部门应依更改后的采购金额所需的核决权限重新呈核；但若更改后的核决权限低于原核决权限时仍应由原核决主管核决。 3.3订购与合同 3.3.1“请购单(外购)”经核决送回外购部门后，即向厂商订购并办理各项手续。 3.3.2需与供应厂商签订长期合同者，外购部门应以签呈及拟妥的长期合同书，依采购核 10 决权限呈核后办理。 3.4进度控制及异常处理 3.4.1外购部门应以“请购单(外购)”及“采购控制表”控制外购作业进度。 3.4.2外购部门于每一作业进度延迟时，应主动开立“进度异常及反应单”记明异常原因及处理对策，据此修订进度并通知请购部门。 3.4.3外购部门于外购案件“装船日期”有延误时，应主动与供应厂商联系催交，并开立“进度异常反应单”记明异常原因及处理对策，通知请购部门，并依请购部门意见处理。 3.5进口签证前(“请购单(外购)”核准后)的专案申请 3.5.1专案进口机器设备的申请。专案进口机器设备时，外购部门应准备全部文件申请核发“进口许可证”，申请函中并应请求“外经贸部”在“进口许可证”加盖“国内尚无产制”的戳记及核准章，以便进口单位凭以向海关申请专案进口及分期缴税。 3.5.2进口度量衡器及管理物品时，外购部门应于申请“进口许可证”之前准备“报价单”及其他有关资料送进口单位向*机关申请核准进口。 3.6进口签证 外购材料订购后，外购部门应即检具“请购单(外购)”及有关申请文件，以“申请 *处理单”(需在一星期内办妥结汇时，加填“紧急外购案件联络单”)送进口单位办理签证。进口单位应依预定日期向“外经贸部”办理签证，并于“进口许可证”核准时通知外购部门。 3.7进口保险 3.7.1FOB、FAS、CF条件的进口案件，进口单位应依“请购单(外购)”外购部门指示的保险范围办理进口保险。 3.7.2进口单位应将承保公司指定的公证行在“请购单(外购)”上标示，以便货品进口必须公证时，进口单位凭以联络该指定的公证行办理公证。 3.8进口船务 3.8.1FOB、FAS的进口案件，进口单位(船务经办人员)于接获“请购单(外购)”时，应视其“装运口岸”及“装船期限”并参照航运资料，原则上选定三家以上船公司或承揽商，以便进口货品可机动选择船只装运。 3.8.2进口单位(船务经办人员)应将所选定的船公司或承揽商品名称，提供进口结汇经办人员，于“信用证开发申请书”列明，作为信用证条款，向发货人指示装船。 3.8.3如因输出口岸偏僻或因使用部门急需，为避免到货延误，外购部门应于“请购单(外 11 购)”上注明，避免在信用证指定船公司而委由发货人代为安排装船。 3.9进口结汇 进口单位应依“请购单(外购)”标示的“信用证日期”办理结汇，并于信用证(LC)开出后通知外购部门联络供应厂商。 3.10税务 3.10.1免货物税及“工业用证明”的申请 进口的货品可申请免货物税者，外购部门应于“进口许可证”核准后，检具必需文件，向地税局申请，经取得核准函后向海关申请免货物税。 3.10.2专案进口税则预估及分期缴税的申请及办理外购部门应于进口前，检具有关文件，凭以向海关申请税则预估，等核准后并办理分期缴税及保证手续。 3.11进口许可证、信用证的修改 供应商或本公司要求修改“进口许可证”或“信用证”时，外购部门应开立“信用证、进口许可证修改申请书”经呈核后，检具修改申请文件送进口事务科办理。 3.12装船通知及提货文件的提供 3.12.1外购部门接到供应商通知有关船名及装船日期时，应立即填制“装船通知单”分别通知请购部门、物料管理部门及有关部门。 3.12.2外购部门收到供应商的装船及提货文件时，应检具“进口许可证”及有关文件，以“装运文件处理单”先送进口单位办理提货背书。 3.12.3提货背书办妥后，外购部门应检具“进口许可证”及提货等有关文件，以“装运文件处理单”办理报关提货。 3.12管理进口物品放行证的申请 进口管理物品时，外购部门应于收到装运文件后，检具必需文件送*主管机关申请“进口放行证”或“进口护照”，以便据此报关提货。 3.13进口报关 3.13.1关务部门收到“请购单(外购)”及报关文件时，应视买卖、保险及税率等条件填制“进口报关处理单”连同报关文件，委托报关行办理报关手续，同时开立“外购到货通知单”(含外购收料单)送材料库办理收料。 3.13.2不结汇进口物品，进口单位(邮寄包裹则为总务部门)应于接获到货通知时，查明品名、数量等资料，并会外购部门确认需要提货者再行办理报关提货。如系无价进口的材料、补 12 运赔偿及退货换料等，报关时关务部门应开立“外购到货通知单(含外购收料单)”通知收货部门办理收料，而属其他材料及物品则由收件部门于联络单签收后，送处理部门处理。 3.13.3关税缴纳前进口单位应确实核对税则、税率后申请暂借款缴纳。 3.13.4海关估税的税率如与进口单位估列者不符时，进口单位应立即通知外购部门提供有关资料，于海关核税后14天内以书面向海关提出异议，申请复查，并申请暂借款办理押款提货。押款提货的案件，进口单位应于“进口报关追踪表”记录，以便督促销案。 3.13.5税捐记账的进口案件，进口单位应依“请购单(外购)”，于报关时检具必需文件办理具结记账，并将记账情况记入“税捐记账额度记录表”及“税捐记账额度控制表”。 3.13.6船边提货的进口材料，进口单位应于货物抵港前办妥缴税或记账手续，以便船只抵港时，即时办理提货。 3.14报关进度控制 关务部门应分报关、验关、估税、缴税、放行五阶段，以“进口报关追踪表”控制通关进度。 3.15公证 3.15.1各公司事业部应依材料进口索赔记录及材料特性等因素，研判材料项目(如外购散装材料)，通知进口单位于材料进港时，会同公证行前往公证。 3.15.2外购材料于验关或到厂后发现短损而合于索赔条件者，进口单位应于接获报关行或材料库通知时，联络公证行办理公证。 3.15.3进口货品办理公证时，进口单位应于公证后配合索赔经办时效，索取公证报告分送有关部门。 3.16退汇 3.16.1外购部门依进口材料的装运情况，判断信用证剩余金额已无装船的可能时，应于提供报关文件时提示进口单位，并于进口材料放行及“进口许可证”收回后，开立“信用证退汇通知单”连同“进口许可证”送进口事务科办理退汇。 3.16.2退汇金额较大，但信用证未逾有效期限者，外购部门应向供应厂商索回信用证正本，送进口单位办理退汇。 3.17索赔 3.17.1外购部门接到收货异常报告(“材料检验报告表”或“公证报告”等)时，应立即填制“索赔记录单”连同索赔资料交索赔经办部门办理。 13 3.17.2以船公司或保险公司为索赔对象者，由进口单位办理索赔；以供应厂商为索赔对象时，由外购部门办理索赔。 3.17.3索赔案件办妥后，“索赔记录单”应依原采购核决权限呈核后归档。 3.18退货或退换 3.18.1外购材料须予退货或退换时，外购部门应适时通知进口单位依*规定期限向海关申请。 3.18.2复运出口、进口的有关事务，外购部门应负责办理，其出口进口签证、船务、保险报关等事务则委托出口单位及进口单位配合办理。 3.18.3退换的材料进口时依本办法有关规则办理。 拟定 审核 审批 14