装修管理方案.docx

装修管理方案装修管理方案 目 录 1.0 目的 2.0 装修管理组织与分工 3.0装修管理计划与要求 4.0装修管理流程 5.0装修支持性文件 1.0目的 明确装修管理要求，防范违章装修，并按要求及时处理违规行为，规范振业天峦项目装修管理，降低物业管理风险，保障全体业主的权益。 2.0装修管理组织与分工 2.1项目组架构 项目负责人 装修管理总负责人 装修主管 组建团队、装修审批等 装修巡查小组 负责装修巡查并记录 客户服务组 装修咨询及申请受理 第 1 页 共 1 页 秩序维护组 人车物控制及装修监管 2.2装修管理小组与职责分工 职位 项目经理 装修主管 客户助理 门岗 秩序维护员 巡逻岗 秩序维护员 姓 名 联系电话 职责 负责区域 装修方案的确定、重大装修问题的处理，整个项目 组织编制应急预案 负责装修团队组建、培训、考核、管理；整个项目 装修审批、违规处理、纠纷处理、验收 装修咨询、装修申请受理、办理进场手整个项目 续 对装修人员、装修车辆、装修工具与材料进出管控 对成品保护、噪音、作业时间的监管；夜间清场 出入口 巡逻区域 1#2#3#4#栋 装修管理员 负责所负责区域装修巡查、违规处理、垃圾处理、验收。对装修现场的异常、突发情况及时反馈至业主；将相关记录录入CRM 第 2 页 共 2 页 30装修管理计划与要求 项目 工作内容 组建装修管理小组 管理要求 1、装修管理小组应包含客户服务组、秩序维护组、装修巡查组；2、超过500入住户可设装修主管1名；无专职装修主管则由客服主管兼任，每50装修户设装修管理员1名；3、人员需于入住前1周到位并培训； 1、编制方案及支持性文件；需建设单位确认的报建设单位确认，需报*主管部门确认的报主管部门确认；2、印刷所需资料； 与建设单位确定建筑垃圾堆放点；垃圾堆放点需考虑合理覆盖半径且不得处于主出入口或主干道，堆放点需实行封闭或半封闭；选聘装修垃圾清运单位并确定备选方确定的垃圾清运公司需缴纳垃圾清理保证金 需对所有涉及装修管理人员开展专项培训，培训内容应涉及到装修从申报-审批-手续办理-现场管理-验收-退场的装修各阶段的装修管理知识培训； 在入住时或业主申报装修前让业主告知装修注意事项并装修注意事项确认书签字确认 1、外观改动需报城乡规划处；2、消防改造需报区消防局；3、燃气管道改造需报燃气供应部门，4、为顾客提供申报部门及地址电话。 1、业主需填写装修申报登记表并提供相关资料；2、如非业主装修，需出示委托书及相关身份证件；装修公司提供资质证明、营业执照复印件及税务登记复印件；3、如需提交*主管部门审核需提供核准资料； 1、按照装修审批要点对装修的项目进行审核，如有违规改动须加注审批意见并在三个工作日内及时通知业主及装修负责第 3 页 共 3 页 负责人 起止时间 入住前1个月 支持性文件 项目经理 资料准备与确认 准备阶段 装修垃圾堆放点 项目经理 入住前15天 入住装修阶段资料印刷清单 装修主管 入住前1天 装修垃圾房式样 人员培训 告知装修注意事项 *主管部门申报 装修主管 入住前1天 装修主管 入住前1天 项目经理 装修管理方案培训课件 装修注意事项确认书 申报 管理处申报 项目经理 装修主管 装修主管 装修申报登记表 装修审批要点装修申报反馈审批 装修审核 重大装修审核 协议与责任书签订 进场手续办理 证件办理 费用缴交 人进行修改重新提交图纸审批，直至图纸审批合格；审批后客户助理应打印装修申报反馈表一式2分将业主签收。对于改变外观项目，在审批意见上需填写：依据住宅装饰装修管理办法，改变住宅外立面应当经城市规划行政主管部门批准后方可施工。如审核发现有搭建隔层,需填写：搭建隔层需经原设计单位或者具有相应资质等级的设计单位提出设计方案并加盖公章方可施工，且施工过程需严格按照施工工艺要求施工，避免后期出现垮塌事件。 2、考虑业主装修封闭阳台需求，可请业主提交装修图纸，从中选取一种能统一外立面的方案，与该户型业主沟通让多数业主签字确认，由业主按该方案施工，但需明确告知业主(口头或书面)：此方案需报*主管部门审批同意后方可实施；否则属违规装修行为，管理处会采取必要的制止措施，如*执法部门查出为违规装修或后期业主大会决定仍需拆除的，业主需无条件恢复原状；一切损失由业主承担。 如涉及到较为复杂的装修，需成立技术小组进行协作审核； 同装修业主签订装修管理服务协议书装修注意事项 装修施工治安消防责任书；属于业主自装的需签订业主自装承诺书； 施工单位填写施工人员登记表并提身份证复印件，客户助理办理施工人员出入证 根据装修管理服务协议书约定费用标准收取装修管理费用，包括装修管理费、装修保证金，出入证工本费等，费用收完后发放施工人员出入证 第 4 页 共 4 页 表 项目经理 装修管理服务协议书业主自装承诺书 施工人员登记表 施工人员出入证 客服主管 客服助理 客服助理 装贴提示 成品保护 物品搬入 人员进场 现场管理车辆进场 垃圾处理 违规处理 动火作业 延时作业 1、客户助理打印装修施工登记表装修巡查记录表物业装修温馨提示并移交管理处装修管理员；2、管理处装修管理员需在公告栏张贴物业装修温馨提示，并应将装修施工登记表装修巡查记录表粘贴在门背后，便于巡查； 需装修施工人员对公共部位和排水管口做好成品保护；施工前需对防水区域做闭水实验，将结果登记闭水实验记录表并将业主、施工方、管理处确认 对于装修工具及装修材料带入小区，以下物品需严格防范，不锈钢防盗网、成批的红砖、罐装液化气严禁进入小区；电焊机、大力锤、厚重石材、无框玻璃、墙体打孔机等工具需装修主管批准方可键入小区； 1、应确定施工人员进出专用通道及洗手间；2、施工人员需凭施工人员出入证进场；3、夜间不得留宿，秩序组应在在修时间结束是组织清场； 1、应确定装修车辆进出路线及装卸点；2、运载装修材料的车辆需要检测，控制装修违禁品的同时，需要控制易燃易爆品进入小区 装修的垃圾必须由垃圾袋包装，堆放必须是管理处指定的位置，并及时清理；如业主未及时清运，管理处负责清理，委托备选清运公司统一清运； 巡查过程发现违规情况以后应现场予以制止，并记录在装修巡查记录表，开出装修整改通知单并及时汇报装修主管；如未按要求实施整改应按装修巡查作业指引要求采取相应措施给予制止； 进行电、气焊作业前应提前半天申请，经装修主管批准后方可进行；作业时，应配备相应的灭火器材及采取有效的防火措施，装修管理员凭动火作业登记表对动火作业进行监管； 需提前半天提出延时申请并交纳相应费用后安排专人配合 消防放水、进水、加压，消防报警装置报停、开通，接地擦测试，电源提供、水源提供、灭火器租借 业主报相关主管部门检测验收，并获取验收合格证明 业主提出验收申请，管理处装修管理员需三个工作日内预约验收，按照装修房屋验收要点验收，并登记内容在装修验收记录表 验收中发现不合符要求，需进行整改装修整改通知书给业主签收，如业主拒绝签收，则通过拍照取证、EMS邮寄保留存根联等方式告知，限期整改，直至验收完全合格 物品搬出秩序维护员也应严格监管，一些大件的装修工具、贵重物品及小区配置的各种设施设备，带出小区须经管理处同意并开具放行条登记核对后方可运出小区 装修验收合格后，将费用结算清楚，三个工作日内退还业主； 将装修申报资料及回收的相关装修资料统一整理归档； 表 装修主管 主管部门 装修主管 装修房屋验收要点装修验收记录表 装修整改通知书 装修主管 秩序主管 财务助理 客服助理 第 6 页 共 6 页 4.0装修管理流程 装修管理流程分为提前装修流程和正常装修流程，正常装修流程又可分为三个阶段性的流程：装修申报登记流程、装修巡查管理流程、装修验收流程及装修动火作业管理流程。 提前进场装修是指在物业项目集中入住与装修阶段前的装修工作，提前进场装修通常分为如下二种情形： 一种是在管理处承接查验前进场装修。由于该阶段管理处未正式接管物业项目，故管理处原则上不受理此类装修申报。此类装修需要到建设单位办理相关手续，并得到建设单位书面许可后方可进场施工。此时管理处应注意与建设单位明确装修申报和监管方法，并界定管理处与建设单位的责任。同时，在承接查验时，应特别评估业主装修所带来公共利益的影响，评估结果应得到建设单位的书面确认。 另一种是在管理处承接查验之后集中入住与装修之前进场装修。此时，虽然管理处已接管物业项目，但物业项目仍未正式交付给业主。此时，管理处应在建设单位书面许可业主提前办理入住手续的前提下，为业主提前办理入住手续和装修申报登记手续。由于是提前办理入住和装修手续，管理处应提示业主物业服务可能会不周到，以及可能所带来的影响。提前进场装修申报登记流程只需在正常装修流程2之后增加建设单位审批流程，其它按正常流程执行 第 7 页 共 7 页 4.1正常装修申报登记流程 装修申报登记流程管理处客服助理0 开始客服/装修主管管理处经理城市公司运营内审经理备注0、流程开始 (业主申请装修执行此流程）；1、顾客申报前应将装修注意事项确认书提交给顾客确认并将承诺书存档2、顾客填写装修申报登记表并提供相应的图纸资料；非业主的物业使用人装修申请，应提供业主书面确认；如果业主为自装，业主需签订业主自装承诺书；3、管理处客服助理将顾客装修申报信息录入CRM系统并将申报资料存档；如果是简易装修，则转到“7”；4、管理处客服主管/装修主管负责按装修审批要点对装修申报登记表及相关资料进行初审；详见顾客服务手册5、管理处经理负责对装修申报登记表及相关资料进行审批；如果不是重大装修，则转到“7”；6、重大装修内容管理处经理进行审核，上报城市公司运营内审经理审核；7、管理处客服助理打印装修申报反馈表交由申请人签字确认；如需业主调整装修方案则走流程2，否则走流程88、审批通过后，管理处客服助理在系统内打印或使用印刷版装修管理服务协议并与顾客签订，同时与施工方签订装修施工治安消防责任书；9、客户助理让施工方填写施工人员登记表并将施工人员身份证复印粘贴留存，办理施工人员出入证。10、管理处客服助理/财务助理收取装修管理服务费及其他相关费用；11、管理处客服助理将施工人员出入证交顾客，打印装修施工登记表物业装修温馨提示并与装修申报反馈表一并移交客服主管/装修主管，装修管理员与施工前将装修施工登记表物业装修温馨提示张贴现场；E 流程结束，客服助理将顾客装修申报资料存档。1 告知装修注意事项并确认2 顾客填表及提交相关图纸资料3 将业主装修信息录入CRM并将申报资料存档是否简易装修是7 打印装修申报反馈表并送达申请人是否调整装修方案否8 签订装修管理服务协议和治安消防责任书9 填写施工人员登记表并办理相关证件否是否重大装修是6 审批是否4 初审5 审核10 收取装修费用11 打印装修施工登记表物业装修温馨提示给装修管理员张贴E 结束第 8 页 共 8 页 第 9 页 共 9 页 4.2装修巡查流程 装修巡查管理流程管理处装修管理员0 开始1 张贴装修施工登记表物业装修温馨提示装修巡查表并与施工单位进行交底管理处客服主管/装修主管0 流程开始；备注1、装修管理员在装修现场张贴装修施工登记表装修巡查表装修温馨提示；与施工单位现场负责人进行交底，沟通装修控制要点等注意事项并要求做好该施工楼层的成品保护；2、在施工前对防水区做闭水试验并将结果记录在闭水试验记录表上，经业主、施工方、装修管理员三方确认后存档；3、管理处装修管理员/装修主管按装修巡查要点进行现场定期巡查；4、如发现违规，管理处装修管理员/装修主管将装修违规信息录入CRM系统；5、生成并打印整改通知书；6、管理处装修管理员/装修主管将整改通知书递交顾客，并要求顾客签收；7、如果不签收，装修主管采取取证措施，并保留送达的证据；8、管理处装修管理员/装修主管对装修整改情况进行验证；如不合格，则重走流程“4”；对于严重违规的，则走流程“9”；9、通知后不整改的严重违规事项，将证据整理报告*相关主管部门，同时报业委会/建设单位备案；10、整改合格的或已提交*主管部门的，装修管理员在CRM中录入顾客装修整改的情况或报告情况；2 做闭水试验并经三方确认3 按装修巡查要点对装修现场进行定期巡查装修是否违规是4 在CRM录入违规信息5 打印整改通知书6 整改通知书递交顾客签收否否顾客是否签收整改通知书是否7 采取取证措施，并保留证据8 整改验证整改是否合格9 通知后不整改的严重违规事项报告*相关主管部门是10 录入整改情况E 流程结束。E 结束第 10 页 共 10 页 4.3装修验收流程 装修验收流程管理处客服助理/呼叫中心0 开始管理处客服主管/装修主管管理处经理备注0、流程开始 (顾客申报装修验收时执行此流程）；1.受理顾客装修验收申报装修巡查流程41、管理处客服助理或呼叫中心受理业主装修验收申报；如为非业主办理装修验收申报，应提交业主书面确认2、管理处客服助理或呼叫中心将装修验收申报录入CRM系统，并流转至工程主管/装修主管；否2 录入验收申报信息到CRM3 预约装修验收4 现场验收3、客服主管/装修主管与顾客约定装修验收时间；如为重大装修，则与装修审批的相关上级沟通预约装修验收时间；4、管理处客服主管/装修主管会同装修管理员按装修申报反馈表装修验收要点内容执行核验，非简易装修房屋管理处经理应到现场查验承重结构是否受损，验收不合格或在施工过程中存在的整改事项未处理的，按装修巡查管理流程“4”处理；5、验收合格的，管理处客服主管/装修主管将结果录入CRM系统并提交至管理处经理； 6、管理处经理在CRM系统签署审批意见； 7、管理处客服助理向客服主管/装修主管收回装修申报反馈表、装修巡查表，向装修施工单位收回施工人员出入证；8、在规定时间内，财务助理与顾客结清费用，退还装修保证金；E 流程结束，客服助理将顾客装修资料存档。验收是否合格是5 录入验收结果信息到CRM7 收回相关表格及证件6 录入审批意见到CRM8 结算费用退还保证金E 结束第 11 页 共 11 页 4.4装修动火作业流程 装修动火作业流程管理处客服助理0 开始装修管理员/装修主管备注0、流程开始 (业主申请装修动火作业时执行此流程）；1、管理处客服助理受理顾客装修动火作业申报；如果为非业主办理动火申报，应提交书面确认；2、管理处客服助理将动火作业信息录入CRM系统；3、管理处客服助理生成并打印动火作业登记表；1 受理顾客动火作业申报2 将动火作业信息录入CRM3 打印动火作业登记表4、顾客签字确认后，一份交给顾客保留；5、管理处客服助理将另一份移交装修管理员/装修主管；4 让申报人签收6、装修管理员/装修主管负责对动火作业进行监管，现场必须配置灭火器2个，作业点无隔离3米半径不得有易燃物；5 将动火作业登记表移交装修管理员/装修主管6 作业现场监护7、业主动火作业完工后由装修管理员/装修主管进行确认签字，8、管理处装修管理员/装修主管将动火作业登记表交回客服助理；9、管理处客服助理将完工情况录入CRM系统；E 流程结束，客户助理将动火作业资料存档。7 确认完工并在动火作业登记表签字9 将动火作业完工情况录入CRM8 移交客服助理E 结束5.0支持性文件 装修审批要点及审批要求装修巡查要点及巡查要求装修验收要点及验收要求违规装修处理指引装修申报登记表装修申报反馈表装修管理服务协议业主自装承诺书治安消防安全责任书施工人员出入证装修施工登记表证装修人员登记表物业装修温馨提示闭水实验记录表装修巡查记录表动火作业登记表装第 12 页 共 12 页 修整改通知书装修验收记录表 第 13 页 共 13 页