物资出门管理规定.doc

关于进一步规范物资出门管理的通知各公司、项目部、职能部门：为更好的做好物资出门管理工作，适应企业生产经营发展形势的需要，根据目前实际情况，集团公司就原先的物资出门管理规定作了补充和完善，现予以印发。要求各单位、部门以此为契机，进一步加强物资出厂管理，严格按照修订后的物资出门管理规定执行，促进企业整体管理更加规范。附：物资出门管理规定（2009年4月修订版）青岛环球集团股份有限公司二00九年四月八日物资出门管理规定（2009年4月修订版） 为了加强公司物资管理工作，防止物资流失损害公司利益,保障生产运营正常进行,根据企业经营实际，制定以下管理规定。一、物资出门程序：1、公司销售的产品、配件属现款结算的，购货人须持销货清单到财务处交款，交款后凭盖有财务专章的发票（出门联）出门，属于发往办事处或无法开发票以及赛特环球机械公司赠送的配件，提货人持销售处开具的发出商品通知单到财务处盖章出门。2、因产品发出缺件时，由各公司质检部门开具物资出门证明（出门证明须注明缺件字样），经主要负责人签字后办理出门手续，如主要负责人不在公司可由销售负责人签字后出门，但经办人须于次日补齐手续，如拖延不办，每次罚款20元，赛特环球机械公司须到综合办登记盖章。3、各公司的废钢、铁屑、铝屑、废纸等废旧物资及原材料、辅助材料等积压物资出售时，由管理部开具废旧物资销售通知单经保卫处跟车过磅后，凭管理部开具的物资出门证明须由经办人、管理部经理、集团领导签字或财务处开具的发票出门。4、维修人员外出维修携带配件出门时，由各公司质检部门开具外出维修设备配件借条，经生产经理签字后方能出门。因其他原因不能返回的旧件需由分管领导批准后出门；月底汇总转管理部备案。保卫处每月底汇总未返回物资情况后转物管处，由物管处负责每月对借条出门物资检查考核一次。发出产品缺件、外出维修配件，各公司必须建立登记台帐，以备集团物资管理领导小组检查。5、不合格品退货的出门：（1）未入库的外购及外协物资如有不合格品需退回时，由质检部门填写采购不合格品评审处置单，在填写处置单时需注明未入库,出门时，须经质检员、主要负责人或生产经理、采购部负责人签字后方能出门。（赛特环球的由生产经理签字）(2)属于已入库的物资，出现不合格品退货或返修的，由采购部门用发票或出厂物资担保单出门。出门时，须经质检员、主要负责人或生产经理、采购部负责人签字后方能出门。当物资返回公司后必须经保卫人员确认后才予撤销担保单手续，不及时办理的每次对经办人罚款20元。6、电机需外出维修时各分厂、部门必须填写出厂物资担保单，经部门负责人签字后才予出门，当返回时必须经保卫人员确认后才予撤销单据。不及时办理的每次扣罚经办人20元。7、模具的出门：当外协单位需领用公司生产模具出门时，须由经办人填写模具（模型）领用申请单并在申请单上注明返回公司时间,后到管理部登记签字后领取模具，持由主要负责人和管理部负责人签字的申请单的第三联门卫联出门。主要负责人不在公司时，由管理部经理签字后出门。经办人须于次日补齐手续，如拖延不办，每次罚款20元。门卫将第三联出门联做为模具返回公司后的凭证，经办人应及时到门卫处撤销出门联，如有木制模具在使用中损坏的必须写明书面证明经部门负责人签字确认。不及时办理的每次扣罚经办人20元。8、钢构外包工程用料由钢构公司开具出库单，供应联经工程业务部经理、单位主要负责人签字后予以出门；主要负责人临时不在公司，由工程业务部经理签字后出门，由经办人于次日补齐手续，如拖延不办，每次罚款20元。9、鞋机公司销售产品及配件出门，销货金额在三万元以下的，由销售会计临时收款，开具担保单经销售经理、主要负责人审核签字后出门。销售会计须在7日内及时到财务处办理交款等相关手续，用发票或发出商品通知单换回担保单。如超期不办理的，每次扣罚销售会计20元。10、纸制品公司废旧纸边的出门：每车过皮重，客户车辆先到纸制品公司，由保卫人员跟车到集团公司过完皮重后，返回纸制品公司装货；装货后，纸制品公司开出入门证明，由保卫人员跟车到集团过磅；过磅结束后，客户每次先付款给物管处，由物管处开出门证经管理部经理、分管领导签字后出门（出门证上须表明款已付）；每车拉货均按上述手续办理过磅及出门手续；由物管处每天汇总后，将款项交给纸制品公司财务，每批货物清仓后一次性开发票。11、纸制品公司的送货单必须由主要负责人签字后才予出门，如主要负责人不在可由销售负责人签字出门，若两负责人都不在公司，由办公室签字后，门卫可先放行，但经办人须于次日补齐手续，若有拖延，每次扣罚经办人20元。12、汽配公司的有关物品出门必须经主要负责人签字才予出门，属于发出商品出门的必须由财务加盖财务章，若主要负责人不在公司可由生产经理签字出门，但必须于次日补齐手续，若有拖延，每次扣罚经办人20元。13、木工房有关物品的出门：木工房虽属个人承包，但在有关物品需出门时必须填写物资出门证，由经办人签字后经管理部分管领导签字后出门。管理部领导不在由集团办公室主任签字。14、钢结构、鞋机、汽配采购来的钢材、铝材等材料到集团过磅时须由保卫处、采购业务人员共同监督过磅并押车卸货。15、在对外协作中，必须分清规格装车。外协单位持发票出门，若需使用本公司的毛坯、工件的，保管员、采购员必须在发货清单上签字，再由采购部门开单到财务处交款出门（赛特环球机械公司发票须经仓库保管员或生产经理签字）。门卫必须严格检查出门毛坯、零件件数，若手续不全门卫不得放行。若需担保出门的工件必须填写担保单，经分管领导签字后方能出厂。16、外来单位或个人借用公司的工具及有关物品或本公司人员外出维修、施工所带的工具出门时，必须持有经部门负责人签字的出厂物资担保单方可出门。担保部门要对所担保的物资按期归还；每月底保卫处将出厂物资担保单汇总后报物管处，由物管处每月对担保物资检查考核一次。17、各公司之间物资周转一律凭物资出入门证明进出，物资出入门证明一式三联，第一联部门留存，第二联是出门联，交门卫检查出门，第三联是进门联，进门时交门卫，由门卫按单核点进门物资，无误后由门卫值班人员在单上签名。若需加工完后再出门时，需持由加工方负责人签字的出入门证明出门。18、钢结构公司、纸制品公司等单位到集团领用物资出门时，由管理部开具物资出入门证明方能出门。19、属于物资直接出门的必须使用物资出门证明，由分公司主要负责人签字后报总经理批准后方可出门；若分公司负责人不在，物资又急需出门时，可以找生产经理和管理部经理共同签字认可；若总经理出差，由保卫处汇总后审批。20、在填写出门证、担保单或其他出门凭证时，需详细注明外出物资的单位、数量、金额、用途、日期等内容。在标注外出物资数量时，不得使用“一批、”“一宗”等模糊词语。凡发现出门凭证上应填写的项目有空格或写有上述词语的，门卫不得放行。待添加的隐藏文字内容3二、考核规定：1、门卫人员对进出门物资要认真检查，按物资出入门凭证上的数量进行核点，若发现有下列行为之一者，每次扣罚门卫责任人50元；情节严重的，按物资价值的50%-200%进行处罚：（1）进出物资不核点的；（2）对分公司之间物资周转进门凭证不签字的；（3）手续不全或无手续放行的，造成公司利益损失的。2、分公司之间物资周转进门时，如不交物资出入门证明进门联的，视同途中物资丢失，每次对责任单位分管负责人扣罚30元，对拉货责任人扣罚50元；情节严重的，按物资价值的50%-200%进行处罚。3、物资担保过程中，对所担保的物资不建帐登记的扣责任人10元，对所担保的物资未能按期退库，归还时间超过30天的每月扣责任单位分管负责人50元，直至退库为止。4、对担保期已到但未带回的物资，必须提前到保卫处重新办理担保手续。否则，每拖一天扣罚经办人10元，每拖一月加扣分管负责人50元，直到归还为止，由保卫处每月汇总后报管理部落实相关责任人。5、物资返回后必须经保卫人员确认后才予撤销担保单，不得保卫人员没确认直接入库后再开具证明，各单位必须将从保卫处撤回的担保单附在其存跟联下；否则每检查发现缺少一联扣罚经办人10元，扣罚部门负责人5元。6、规范担保单的领用手续，用完后到管理部办理以旧换新手续，每缺少一页扣罚部门负责人20元。7、出门或入门时若有证物不符现象，按差额物资价值的50-100%进行罚款。8、在物资出门凭证上，凡要求签字的须本人笔迹，他人不得冒仿。违者对责任人按物资价值的30%罚款。9、由管理部负责抽查各公司批准出门证执行情况，每月报总经理一份落实报告，不检查落实，每次扣罚部门负责人100元。本规定自印发之日起执行，以前的物资管理规定同时废止，未尽事宜再行修订。 XX集团股份有限公司 2009年4月8日