企业档案管理规范.ppt

企业档案工作规范解读DA/T 42-2009,企业档案工作是企业管理的基础工作，企业档案工作水平直接反映了企业的管理水平。2010年1月1日开始实施的规范是在企业档案工作出现了一系列新的重大变化、企业档案工作越来越受到重视的背景下制定的。规范首次对企业的档案工作提出了全面、系统的要求，不仅针对具体的档案业务工作，而且对档案工作的组织建设、规章制度，以及企业档案信息化建设，甚至包括文件形成过程中领导与员工的责任都提出了具体要求。规范将企业档案管理制度从技术标准的层面上升为管理标准的层面，实现了单项技术管理标准应用与系统管理标准实施的结合。,（一）规范的属性、内容、特点 1、属性：行业推荐性标准 我国标准分为国家标准、行业标准、地方标准和企业标准四级。国家标准和行业标准分为强制性标准和推荐性标准。保障人体健康、人身财产安全的标准和法律、行政法规定强制执行的标准是强制性标准，其他标准是推荐性标准。企业档案工作规范（DA/T 42）属于信息管理类的行业推荐性标准。由国务院有关行政主管部门负责制定和审批，并报国务院标准化行政主管部门备案。,第1章、范围 第2章、规范性引用文件 第3章、术语和定义 第4章、档案工作总则 第5章、档案工作组织 第6章、档案工作制度 第7章、档案业务工作 第8章、档案信息化建设 第9章、档案工作设施设备,2、内容：总计9章2个附录(37条 118项 28款),附录A：企业文件归档基本范围与保管期限参考表（列出了产品生产型企业通常应归档的文件材料基本范围和保管期限参照）主要有10大类，即：（1）经营管理类（2）生产管理类（3）行政管理类（4）党群管理类（5）产品生产类（6）科研开发类（7）项目建设类（8）设备仪器类（9）会计业务类（10）职工管理类,附录B：表格样式（是规范所引用标准、文件中没有涉及到的档案管理业务应用表格）主要有5种，即：（1）档案交接登记表（2）温湿度登记表（3）销毁清册（4）借阅档案登记表（5）档案利用效果登记表,3、特点：创新、继承、时代感（1）管理创新，填补空白。将“企业档案工作”作为一个整体加以规范，填补了我国档案工作整体建设规范化方面的空白；（2）观念创新，认识升华。首次将企业档案界定为“企业知识资产和信息资源的重要组成部分”，对企业档案的价值定位进行了升华；（3）经验基础，继承兼容。过去几十年来我国企业档案工作经验和标准起草人个人的经验，直接引用了17个目前正在施行的国内、国际有关档案工作的标准；（4）信息化方向，时代感鲜明。将信息化建设作为一章，充分说明企业档案信息化在当前企业档案工作中的重要地位和作用。,（二）规范制定的目的意义、设计理念和定位 1、目的意义（1）适应企业改革与管理创新的要求 经济体制：计划经济有计划商品经济市场经济 企业所有制：公私合营、全民所有的国营企业、集 体所有企业国有、私营、合资、股份制有限责任公司和股份有限公司 改革方向：完善激励约束机制、产权多元化、完善公司治理结构、重组优化资源配置、人事用工分配制度与市场接轨 企业管理：“五个更注重”系统思考、全面变革、整体提升；定位中高端化；科技创新与管理变革并行；信息技术与管理结合；“软实力”建设。,（2）引导企业档案工作持续发展的要求 我国企业档案工作发展经历了由单一向综合、由行政要求向标准引导的过程 起初（1950-60年代）只提技术档案 1980年提科技档案管理 1987年企业档案管理达标升级 1996年企业档案工作目标管理 2000年企业档案工作目标管理活动在国家档案局停止 2002年国家出台企业档案管理规定 2009年企业档案工作规范颁布,（3）促进企业档案工作规范化的要求 实践证明，通过一定的外力来推动企业规范档案管理是一条成功经验。企业档案工作规范总结了新中国成立以来我国企业档案工作基本经验、规律和要求，借鉴企业质量管理体系理念和国际上相关最新国际标准和国内档案管理标准，能较好地满足企业档案工作规范化管理的要求。,2、设计理念 企业档案工作规范的设计理念与基础是系统管理思想和档案资产的价值观念，符合并体现现代企业管理原则和管理创新发展要求：（1）档案资源资产观。档案是企业各项活动的记录，更是企业重要的生产要素、信息资源和知识资产，是人们在社会实践中对档案，特别是档案的认识深化。（2）组织制度领导先。任何一项系统性工作，其最终成果的优劣、水平和效果往往取决于领导的意识、重视和决策。（3）全员责任全覆盖。同时，任何一项有全员参与的活动或工作，其结果的优劣也是由全员整体的水平和参与程度决定。,（4）过程方法重前端。档案工作的“产品”是服务。在为企业服务的系统和过程中，企业各项活动中形成、收到的文件、数据信息，是档案工作的输入，其质量决定着输出的质量。因此在整个档案工作系统中，前端至关重要。（5）战略方向信息化。大力推进国民经济和社会信息化，是覆盖现代化建设全局的战略举措。在企业档案信息化建设中，信息化建设作为企业档案工作的发展的战略方向，已经成为国内、际企业界的共识。（6）系统管理全程兼。系统是企业档案工作规范的根本指导思想。无论是从单项标准转向系统管理规范，还是从档案本身涉及方面广，都需要用系统的思想和观念来组织企业档案工作规范的实施。这些原则及其所代表的观念，集中反应和体现了多年来企业档案工作实践经验和现代管理的理念与原则。,3、定位 规范涉及企业档案工作体系建设，是在档案法律法规总体要求之下组织建立企业档案工作的基本要求，是统领企业应用各种档案标准、遵守相关法规的框架。如果说科技档案案卷构成一般要求、归档文件整理规则等标准和文件是企业档案工作的砖、瓦、木料，那么规范就是企业档案工作的建筑物。显然要建好企业档案工作这一大厦仅知道使用砖、瓦、木料还不行，还需要有水泥、砂浆、钢筋将其连接起来。水泥、砂浆、钢筋就是标准中的使砖、瓦、木料连接成体系的相关条文，如档案工作原则、组织建设、制度建设等及要求。,（三）规范主要内容的解读1、范围：确立了企业档案工作原则、组织和制度要法语，给出了企业档案业务工作、档案信息化建设、档案工作设施设备配置等方面的方法和技术指南。适用于大中型工业企业,其他类型企业及事业单位可参照使用。”。2、规范性引用文件是本标准中参照并引用或要求按照其相应章节去规范某一环节工作的文件。规范性引用文件主要有两类：一类是标准，另一类是规范性文件。本标准的规范性引用文件有以下22项，其中17项标准，5项为规范性文件列在本章。,引用的 17项国家、行业、国际相关标准：（1）GB/T 9705 文书档案案卷格式（2）GB/T 11821 照片档案管理规范（3）GB/T 11822 科学技术档案案卷构成的一般要求（4）GB/T 17678.1 CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求（5）GB/T 18894 电子文件归档与管理规范（6）DA/T1 档案工作基本术语（7）DA/T12 全宗卷规范（8）DA/T13 档号编制规则（9）DA/T15 磁性载体档案管理与保护规范（10）DA/T22 归档文件整理规则（11）DA/T28 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（12）DA/T31 纸质档案数字化技术规范（13）DA/T32 公务电子邮件归档与管理规则（14）DA/T43 缩微胶片档案数字化技术规范（15）JGJ25 档案馆建筑设计规范（16）ISO15489.1 信息与文献-文件管理：通则（17）ISO15489.2 信息与文献-文件管理：指南,参照和引用的5项规范性文件：（1）企业职工档案管理工作规定（劳力字199233号）（2）国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法（档发字 19986号）（3）会计档案管理办法（财会字199832号）（4）企业档案管理规定（档发字20025号）（5）国有企业文件材料归档办法（档发20044号）(国家档案局令第10号企业文件材料归档范围和档案保管期限规定已经国家档案局局务会议审议通过，自2013年2月1日已经施行),国家标准（规范）和规范性引用文件其内容都要体现国家法律、法规的基本要求，企业贯彻执行企业档案工作规范就意味着企业依法规范企业档案工作，依法履行企业档案管理职能。企业档案工作规范中所引用的标准和规范性文件，凡是标注日期的引用文件，其随后所有的修改或修订版均不适用于本规范；凡是不标注日期的引用文件，其最新版本适用于本规范。3术语和定义(本章列举并解释了本标准中使用到的，而档案工作基本术语没有提到的术语）3.1 企业档案 企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。,“企业档案”概念的首次提出是在1987年国家档案局、国家经委、国家计委联合颁布的国营企业档案管理暂行规定第二条当中，“企业档案是企业在各项活动中形成的全部档案的总和。其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团等方面的档案。”当年的这一解释明确了企业中科技档案是主体，经营和各种管理活动中形成的各类档案要实施综合管理。2002年，国家档案局、国家经贸委、国家计委联合颁布企业档案管理规定，对“企业档案“又有新的表述，即“企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。”,这个标准对“企业档案”界定为“企业在研发、生产、经营和管理活动中形成的有保存价值的各种形式的文件。”其变化主要是：增加了“研发”。在计划体制下，科研设计类的科技事业单位单位从事科研、设计、开发等活动。近年来，随着体制改革后，经营型科技事业单位转为企业，因此增加“研发”主要针对科研、设计类企业或企业中的研究开发活动。去掉了“对国家、社会和企业”的限定词。主要是因为企业范围广泛、形式多样，投资主体多。我国不但有国有企业、集体企业，还有大量私人独资企业、合伙企业，现在的公司法甚至容许注册一人投资设立的有限责任公司。去掉这些限定词不代表企业档案对国家、社会就没有责任，而是包容性更大。无论何种类型、所有制企业，都必须依照我国的法律法规来经营管理，其档案的形成保管也必须符合档案法的要求。,将“文件材料”简化为“文件”。从理解上，各种形式也包括载体形式，因此，没有再提及载体。（2）企业档案工作：是指企业依法履行档案管理职责的行为和活动。企业要保证产品质量、赢得市场竞争、获得经济效益、符合法规要求，不仅仅是质量管理人员的事，也是企业全体职工，特别是领导的责任。由于企业档案来源的广泛性、形成文件的前端性、档案作用的持久性以及法规要求其真实性，因而“企业档案工作”不仅仅是指档案人员的具体业务环节的工作，而且从广义上必须包括文件形成者和领导的责任。,所以，企业档案工作规范中“企业档案工作”说明和强调的是企业依照档案法及国家有关档案工作的一系列法规、规章应履行的职责和活动，即：包括企业领导应负责档案工作的组织建设、制度建设，以及企业各项活动中的对文件形成、积累、整理和归档责任，以及满足归档文件的完整、准确、系统要求的全员责任。如果没有企业各项活动中全员形成的真实记录，企业档案和档案工作就会成为无源之水、无本之木。（3）电子档案：是指具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。随着信息技术的广泛应用，电子文件的大量形成，电子文件的归档、电子档案的管理越来越普遍。这里所称的“电子档案”，是指由企业档案部门作为档案管理的具有保存价值的归档电子文件及相应元数据、背景信息和支持软件。,（4）档案信息化：是指运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。中共中央办公厅、国务院办公厅在印发2006-2020年国家信息化发展战略指出：信息化是充分利用信息技术，开发利用信息资源，促进信息交流和知识共享，提高经济增长质量，推动经济社会发展转型的历史进程。从国家对信息化的定义中大家可以看出，信息化是一个持续发展、进步、转变和提升的过程。,信息化是技术革命和产业革命的产物，也是一个渐进的过程，是从工业经济向信息经济、从工业社会向信息社会逐渐演进的动态过程。因此，企业信息化在整个信息化建设中具有重要地位和作用，企业档案信息化作为企业信息化建设不可或缺的组成，已越来越被大家接受。认识和理解“档案信息化”管理过程的持续性和管理模式的创新性，是贯彻企业档案工作规范关于档案信息化建设的重要方面，也是当前和今后相当长一个时期企业档案工作战略发展的一个重点和难点。根据企业档案工作的特点和任务，将档案信息化解释为“运用信息技术对归档文件、数据信息资源及档案进行采集、整合、维护、处置和提供利用服务的档案管理提升过程和工作方式。”第8章专门对企业档案信息化建设的提出基本要求，它是企业档案工作的一个战略性、持续性的探索方向。,4、企业档案工作总则（基本要求）4.1 企业档案是企业知识资产和信息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作。这一条明确了企业档案及企业档案工作的性质和作用，体现对档案与档案工作的价值与作用的认识的提升。国际标准ISO 15489 档案管理通则第4章“档案管理的收益”明确指出：档案中包含的信息是有价值的资源和重要的企业资产。对于机构和社会来说，为了保护并保存活动的证据，采用系统的方法对档案进行管理是必要的。档案管理系统是业务活动的信息源，这些信息可以为业务决策及其后续活动提供支持，也可以确保对当前和未来的受益人的责任承诺。国际上对档案信息的性质、价值及作用的认识，也是殊途同归。,关于档案的性质和作用，几十年来，我国对企业档案的认识经历过若干阶段。20世纪50年代除文书档案外，企业形成的其它各类文件材料都被认为是资料。1956年社会主义建设初期，国家档案局提出“技术档案”概念后，得到党和国家高度重视，从1956年4月16日国务院做出关于加强档案工作的决定，到1963年11月21日国务院批转国家档案局关于切实改善图纸质量和图纸复制技术的报告的8年时间，由中共中央、国务院发出有关档案工作的21件文件中，专门关于企业技术档案工作的就有10件，这足以说明企业档案工作是在党中央、国务院的直接领导和指导下建立和发展的。,对企业档案性质的认识也是处于不断深化的过程中。1959年6月3日，国家档案局局长曾三在全国档案资料工作先进经验交流会上指出，“科学技术档案是国家全部档案的一个重要组成部分，是进行生产建设和科学研究的必要条件之一”；1962年6月25日，国务院在批转“国家档案局关于工业企业技术档案工作的报告”时指出：“技术档案管理是当前工业企业管理的重要组成部分之一，它在国家的生产、建设和科学实验的工作中是不可缺少的”。1964年4月14日，国家科委、文化部、国家档案局在下达一九六三年至一九七二年科学技术发展规划中指出：“技术档案是关于生产、建设和科学技术研究工作的历史记录和实际反映，又是继续生产、建设和科学技术研究工作的依据与必要条件之一”。,关于企业档案工作性质和作用，企业档案工作规范将其定位为“企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作”。企业活动最终结果是通过为社会提供产品和服务而创造价值和利润。企业在开展研发、生产、经营和管理等活动过程中无论是企业自身还是社会都因某种需要而要追溯产品和服务的过程，如法律责任、产品质量、事故调查、效益分析、改进提高、维护保养、业绩考核等等。虽然企业档案工作不能直接对社会提供产品和服务，但企业所有产品、服务及其形成过程都需要档案工作做支撑，没有档案工作的支撑，所有追溯、查证、确认责任都将无法实现。因此，将企业档案工作界定为“企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作”非常准确。,4.2企业档案工作应以企业资产关系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准。这一条确定了企业档案工作的管理体制。以企业资产关系为纽带：表明企业的资产管理范围就是企业档案的管理范围。经过十年多的探索，按照市场经济体制中企业自主合法经营的主体地位，实际上形成了以企业资产所属为纽带，企业资产管理到哪里，档案管理就延伸到哪里的自然关系，因为档案就是企业资产的凭证。以企业资产关系为纽带：表明企业的资产管理范围就是企业档案的管理范围。企业（集团公司）的子公司、分公司、控股公司及所属单位的档案工作，都应是企业（集团公司）档案工作的组成部分。,在现代企业制度和现代产权制度下，股份公司的资产所有权归属，是典型的“集体所有制”。它不像业主制和合伙制企业那样，具有单一或少数持有者的私人性。现代企业公司的产权结构，是企业所有权和控制权相分离，就是通常说的所有权和经营管理权相分离。股份公司的控股企业，通常也是股份公司的经营管理者，它有责任和义务依法对企业档案监督、管理和控制。依照档案法、公司法和企业档案管理规定。企业（集团公司）对其子公司、分公司、控股公司及所属单位的档案的收集、管理利用和处置，都有领导和管理（监督和指导）责任。,实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标准的“四统一”与“资产纽带”表明企业是一家，需要统一；而“四统一”是辅助企业真正实现企业“资产为纽带”的整体效应和企业法人责权的一致。4.3企业档案工作应以满足企业各项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。这一条提出了企业档案工作任务与目标和方法、技术手段。,企业档案工作任务：是为企业研发、生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。企业档案工作的具体业务和任务在企业档案管理规定关于企业档案工作部门应依法履行的职责中已有表述，在后面章节提出规范性做法和要求，应看作是具体任务。企业档案工作目标:是满足企业在证据、法律责任和信息等的需求。这一目标也是衡量且以档案工作成效的尺度和企业档案工作发展的导向。在市场经济条件下，企业档案工作能做到这种境界应当是很高的要求，需要企业下大力气才能够实现。,例如:-当企业出现各种纠纷（经济的、合同的、产品质量的、环境的、安全的、卫生的），如果档案工作能提供及时、有效、合法的证据，为企业赢得效益、避免损失；-当企业面临各种法律事务，如果档案工作能提供合法文件，为企业免责；-当企业在研发、生产、经营和管理中需要过去形成的文件、数据信息作为参考，或者回顾初创时期历程、解决职工的待遇时，能够及时提供相关档案信息，满足企业证据、法律责任和信息的需求,才能表明企业档案工作目标的实现。,4.4 企业应维护档案的完整、准确、系统与安全。这一条明确了企业依法管理档案的责任，反映企业档案工作遵循市场经济法制经济的法规要求。市场经济是法制经济，企业与企业之间竞争与合作，企业为顾客提供的产品与服务，都要符合法律法规的要求，即依法经营。在市场经济条件下，企业与企业、企业与顾客之间的关系，特别是纠纷关系，必须以事实为依据、以法律为准绳来解决。而事实依据与法律证据的重要组成部分，就是企业在生产、经营和管理活动中产生的档案记录。5.档案工作组织一是建立企业档案工作组织体系;二是明确档案工作职责;三是企业部门档案工作职责;四是企业档案部门管理职责;五是企业档案工作人员要求。5.1组织系统建设 包括四个方面：领导、机构、人员、工作网络,5.1.1档案工作领导 应在三个层次确定档案工作负责人：企业分管领导各职能或承办部门、项目工作部门负责人档案部门的负责人 5.1.2 档案机构设置企业应设置独立的档案机构：档案室（处、科）或档案资料信息中心；规模较小的企业或有些专业需要的企业，可指定相应机构承担档案管理的职能；有条件的特大型企业集团应建立企业档案馆。5.1.3 档案人员配备企业应配备专职档案人员；企业各部门、各项目应配备专职或兼职档案人员；企业应保持档案人员相对稳定。,5-1-4、档案工作体系 企业应建立以档案部门为核心，各职能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案工作体系。企业档案工作体系是与企业档案机构、档案人员的分布紧密结合的，它是企业档案的管理结构、工作结构。企业档案工作是一项系统工程，企业应结合自身企业管理模式，建立企业档案管理网络，形成层层负责的管理机制。企业档案管理网络的组成一般包括：分管档案工作的企业领导，主管企业档案工作的部门负责人，企业档案管理机构或专职档案工作岗位，企业内部各职能部门负责人及兼（专）职档案人员、重要业务（技术）人员，所属企业（公司及境外机构）的分管领导及档案部门。,.2 企业管理职责 文件（档案）管理国际标准ISO15489第6章方针与职责：“机构应该制订并记录其文件管理方针，文件管理方针的目标是形成并保存真实、可靠和可用的文件，以便在整个文件保存时间内能对业务职能和活动提供支持”。同时，要确保文件管理方针在机构内的所有层次上都得到贯彻和执行”。“文件管理方针应该得到最高决策层的采纳和批准并在机构上下进行公布。相关责任应有明确分工和承诺”。“机构应该对文件管理职责和权力进行明确划分，并在整个机构内公布”。,.2.1、企业应贯彻国家有关档案工作法律、法规和方针政策，建立健全档案工作规章制度，将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，为档案工作持续发展提供保障。档案法第5条第2款规定：机关、团体、企业事业单位和其它组织应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展。企业要切实落实档案法规明确的职责，加强对档案工作的领导，落实“三纳入”制度，即：将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，纳入企业领导议事日程，纳入相关人员岗位责任制和相应工作流程；5.2,2、企业应将文件形成、积累和归档要求纳入各部门、项目及专项工作职责和有关人员岗位职责，并对分管领导、部门和项目负责人及有关人员职责履行情况进行考核。,5-2-3、企业应采取必要措施，维护和确保档案的完整、准确、系统和安全。企业档案工作“三纳入”和“四同步”制度是多年来实践证明行之有效的重要措施之一。“三纳入”：是指将将档案工作纳入企业发展规划和工作计划，纳入企业领导议事日程，纳入相关人员岗位责任制和相应工作流程；“四同步”：是指企业下达工作任务、项目计划与提出企业文件材料的归档要求同步，检查工作、项目计划进度与检查企业文件材料积累情况同步，验收、鉴定工作、项目成果与验收、鉴定企业文件材料归档情况同步，工作、项目总结与企业文件材料完成归档同步。,5.2.4、企业资产与产权变动时应做好档案的处置工作；国有企业应依照档发字19986号文件的要求进行，其他企业可参照。档发字19986号即国家档案局、国家经济体制改革委员会、国家经济贸易委员会和国家国有资产管理局关于印发国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法的通知 5.2.5、企业应对档案工作中做出成绩的集体或个人给予表彰和奖励；对违反有关规定造成档案损失的相关人员给予处分,5.3企业部门档案工作职责 企业各部门是企业文件的形成部门，是企业档案信息资源的源头，企业各部门文件归档是否齐全、完整，整理是否科学，直接决定着企业档案工作的质量和利用服务水平。5-3-1、企业各职能或承办部门及项目负责人，应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责。企业文件是企业生产管理、科学研究、建设项目等活动形成的各种形式和各种载体的原始记录。只有加强企业文件形成过程的管理，才能维护和确保企业档案的完整、准确、系统和安全。因此，企业文件形成部门应对文件的真实性、可靠性、完整性、系统性、可用性负责。,5-3-2、企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对归档文件的齐全、准确和形成质量负责。5-3-3、专兼职档案人员，应负责收集、整理应归档的文件，对归档文件的整理质量负责。专兼职档案人员在收集、接收归档文件时，对不符合文件质量要求的，应督促文件形成者提交符合质量要求的文件。,5-3-4、企业各职能或承办部门及项目对文件管理的责任，见ISO 15489.1第七章、ISO15489.2和档发字20025号文件要求。(其核心是负责归档文件的收集和整理,并定期交本企业档案部门集中管理)ISO15489.1 信息与文献-文件管理ISO15489.2 信息与文献-文件管理企业档案管理规定（档发字20025号）企业文件管理，首先应建立能够适应企业管理需要的文件管理制度，一是按业务需要和业务流程形成文件，充分记录其参与的业务活动；二是确保支持业务活动的信息系统和处理系统形成适宜的文件，作为业务活动支持的有机组成；三是建立平时立卷制度，确保文件妥善保管和充分利用；四是确保文件得到有效维护、存储和保管；五是确保文件只有经过既定的批准程序才可进行处置。,其次，应明确参与文件形成与管理的各类员工的权利和责任。一是企业职能部门及负责人制订文件管理程序和标准要求；二是专业人员在工作过程中应按照已经确定的程序和标准形成并保管文件，确保各种记录的原始性、真实性、系统性。第三，应加强文件形成过程和归档前的管理，确保文件的安全，包括实体安全与信息安全。,5.4、企业档案部门管理职责(5款)5-4-1、统筹规划企业档案工作，制定企业文件归档和档案鉴定、整理、保管、统计、利用、移交等有关规章制度。从理论上说，档案工作就是运用科学的原则和方法管理档案。从狭义上说，档案工作就是档案业务工作。档案业务工作主要包括6个方面，即档案收集工作、档案整理工作、档案鉴定工作、档案保管工作、档案统计工作、档案利用工作。,5-4-2、负责企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作。5-4-3、指导企业各部门、项目及专项工作文件的形成、积累、整理及归档工作。5-4-4、监督、指导、检查企业所属单位（包括派出机构和投资的全资、控股企业）的档案工作。5-4-5、依照有关规定向国家档案馆或有关单位移交档案。,5.5、企业档案工作人员要求(4款)5-5-1、档案人员应遵纪守法、忠于职守、具有专业知识。5-5-2、档案部门负责人应具有中级以上专业技术职称或大学本科以上学历。5-5-3、档案人员应具备大学专科以上学历或同等学识水平。5-5-4、档案人员应定期接受档案业务培训。企业保持档案人员相对稳定，有利于档案工作的稳定、持续发展。,6、档案工作制度工作规章管理制度 业务规范三个不同层次、不同重点内容的制度，构成企业档案工作的制度体系。6.1企业档案工作规章的制订 6-1-1、明确文件形成、归档责任。制定企业档案工作规定。建立责任追究制度。制定档案管理应急预案。本条明确提出了建立文件与档案管理岗位责任制和文件形成归档责任。,企业档案工作岗位责任制，是明确企业领导、高中级管理人员、技术人员、管理人员等岗位涉及档案工作的内容、数量和质量，以及应承担的责任的一项制度，它是企业考核各岗位完成档案工作的依据。主要包括分管企业档案工作的领导、档案工作主管部门负责人、档案部门负责人、档案人员、各职能和业务部门负责人及兼职档案人员的工作标准、工作职责，奖励和处罚等内容要求。建立岗位责任制的目的是加强文件形成、管理、归档、保管、利用全过程的管理。6-1-2、制定企业档案工作规定。企业档案工作规定是企业档案工作的基本要求，其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等。,其它各项档案管理制度都应在该制度的原则指导下，细化档案管理工作内容及操作程序。6-1-3、建立档案工作责任追究制度。对相关岗位人员违反文件收集、归档及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，企业应提出责任追究和处罚措施，并将有关要求纳入企业相关管理制度。6-1-4、制定档案管理应急预案。对可能发生的突发事件和自然灾害，企业应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的维护、防灾和恢复，应制定应急预案。,6.2、企业档案管理制度建设(8款)企业档案工作是企业管理基础工作的重要组成部分，建立健全企业档案管理制度是做好企业档案工作的保证。制定企业档案管理制度应根据国家有关法律法规，结合企业实际，履行制定规章制度程序，经企业领导审定批准，纳入企业管理制度或企业标准之中，严格管理并贯彻执行。企业档案管理制度主要有8种：文件归档制度、档案保管制度、档案鉴定销毁制度、档案统计制度、档案利用制度、档案保密制度、电子档案管理制度和档案管理系统操作制度。,6-2-1、文件归档制度。应明确文件归档范围及保管期限、归档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。6-2-2、档案保管制度。应明确各门类档案保管条件、特殊载体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置办法、档案进（出）库要求、库房管理要求和库房管理员职责。6-2-3、档案鉴定销毁制度。应明确鉴定、销毁工作的组织、职责、原则、方法和时间等要求。6-2-4、档案统计制度。应明确统计内容、统计要求和统计数据分析要求。,6-2-5、档案利用制度。应明确档案提供利用的方式、方法，规定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）阅档案的要求。6-2-6、档案保密制度。应明确档案形成者、档案管理者、档案利用者应承担的保密责任。企业档案保密制度应从确保企业档案实体和信息安全提出具体要求。6-2-7、电子档案管理制度。应对企业各信息系统中形成的电子文件提出归档、管理和利用要求。电子文件归档应遵循2个原则：一是电子文件的归档实行“双套制”，即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件，同时归档；二是同时做好网络归档和脱机载体电子文件归档两方面的工作。6-2-8、档案管理系统操作制度。应明确档案管理系统操作人员的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。,6.3、企业档案业务规范的制定(4款)主要有4种：文件、档案整理规范、档案分类方案、文件归档范围和保管期限表、特殊载体档案管理规范。6-3-1、文件、档案整理规范。应明确文件立卷与档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求等。文件、档案的整理原则是遵循文件、档案形成规律，保持文件、档案有机联系，便于保管和利用的规范。,整理方法：（1）文书档案应按归档文件整理规则（DA/T 22-2000）进行整理；（2）科技档案应按科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T 11822-2008）和国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T 28-2002）进行整理；（3）会计档案应按会计档案管理办法（财会字199832号）和会计档案案卷格式（DA/T 39-2008）进行整理；（4）照片档案应按照片档案管理规范（GB/T 11821-2002）进行整理；(5)印章档案应按印章档案整理规则（DA/T 40-2008）进行整理；(6)档号编制应按档号编制规则（DA/T 13-1994），选择适合企业档案分类的标示方法，与企业档案分类方案配套使用。(7)档案装具应符合档案装具（DA/T 6-1992）标准要求。,6-3-2、档案分类方案。应明确分类依据、类别标识、类目范围。制定企业档案分类方案的原则是：同位类之间互不相容；各子项之和必须穷尽母项；同位分类必须按同一标准进行；分类必须按层次进行不能跳跃。工业企业档案分类一级类目的设置可按照工业企业档案分类试行规则设置。,6-3-3、文件归档范围和保管期限表。应明确各类文件归档的范围及其相对应的保管期限。6-3-4、特殊载体档案管理规范。应明确不同载体档案收集、整理的要求和保管的条件。特殊载体档案包括：磁性材料、感光材料和其它合成材料等为介质的档案记录载体。存在形式一般有照片、缩微胶片、录音磁带、录像带、磁盘、光盘、实物等。收集范围应以企业文件归档范围和保管期限表为主，参考载体形式。管理上一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。考虑载体形式和保管要求不同，应分库保管。,7、档案业务工作7.1企业档案工作与业务活动 档案是各项业务文件处理完毕后的转化。文件在最初的形成阶段虽然处在动态变化的过程，但是否具有档案保存价值的内在属性已经确定。档案能否完整、准确、系统是取决于业务活动的文件管理状态。需要在业务活动中对文件进行“档案化”管理。“文件向档案的转化”和“档案与活动的信息交换”两方面的客观存在，都说明企业档案工作与企业的所有业务活动都有着不可分割的内在联系。,在企业档案管理中需要明确的概念：1）企业文件形成及管理是企业科技和生产等管理部门本职工作的组成部分。2）做好文件形成及其管理是企业各岗位人员的职责。3）检查、指导文件的管理是档案部门义不容辞的责任。企业档案在不同时段的管理职责分工：文件形成部门要按照档案管理的要求承担文件形成阶段的管理；档案人员主要承担档案室或档案馆保存阶段的管理；信息技术人员承担电子环境中档案的技术维护,企业各层级对档案工作的责任：在企业的领导层：将档案工作纳入企业领导的议事日程，做出整体规划，并采取措施确保档案管理制度在企业各层级、各环节、各岗位得以贯彻落实。在企业管理的中层：要将档案管理的具体要求纳入落实到所负责工作的流程和考核中，督促员工做好文件管理工作。在企业的基层：要纳入有关人员岗位责任制，做好文件管理的具体工作。,7.2 文件的形成、积累 从档案管理的角度对文件在形成阶段就提出“档案化”的管理要求。一是文件形成时记录载体和记录方式:耐久、可靠 二是文件形成后及时移交保管：及时 7.3 文件整理与归档 文件的整理、文件的归档范围、文件的归档时间、文件的归档要求。,7.3.1文件整理管理类文件：文书档案案卷格式GB/T9705和归档文件整理规则DA/T22；科技文件：科技档案案卷构成一般要求GB/T11822；基本建设项目文件：国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范DA/T28；会计文件：会计档案管理办法财会字199832号文件；职工文件：企业职工档案管理工作规定劳力字号文件；照片文件：照片档案管理规范GB/T11821；,录音、录像、软磁盘等磁性载体文件：磁性载体档案管理与保护规范DA/T15；电子文件：电子文件归档与管理规范GB/T18894和公务电子邮件归档与管理规则DA/T32；计算机辅助设计文件：CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求GB/T17678.1。7.3.2 文件归档范围 归档范围要包括从企业筹建、运营生产、产权发生变动、直至注销，各个阶段的文件都应在档案中有所记录和保存，要能够真实记录和准确反映企业的发展历程。归档文件的主要来源。归档范围要突出反映企业的特点和主要活动。,需要注意的问题：1、在确定归档范围时，对容易忽视或不易收全的文件材料应予以特别注意。2、企业应根据新变化的需求对文件材料归档的范围进行调整和完善。一是归档文件的内容更加广泛；二是归档材料的载体形式更加多样；三是归档材料的价值鉴定更加复杂。3、在确定档案的归档范围时，也应注意体现“以人为本”的原则。7.3.3 文件归档时间 文件材料的归档时间主要有两种：定期归档 随时归档 应该随时归档的其它文件：1、资产与产权相关文件是需要严加控制的核心文件；2、机密性强的、特殊的科技文件；3、产权变动及人员变动应清退的文件；4、非纸质载体文件；5、外来文件。,7-3-3-1、经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作形成的文件一般应在办理完毕后第二年一季度归档。7-3-3-2、科研开发、项目建设形成的文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档，(竣工验收后3个月内向相关单位档案机构移交)周期长的可分阶段、单项归档；产品生产及服务业务应定期或按阶段归档。7-3-3-3、产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档；外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档。7-3-3-4、会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。,7-3-3-5、电子文件逻辑归档宜定时进行，物理归档应与相应门类或内容的其它载体归档时间一致。逻辑归档：是指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。电子文件的逻辑归档可实时或定时进行，权限移交到档案部门后，档案部门要做如下几件工作：（1）对照文件归档范围对电子文件进行界定；（2）按照有关规定对查询归档电子文件进行授权；（3）对接收的电子文件及时进行著录标识；（4）对接收的电子档案进行备份安全保护。,物理归