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如何提高工作效率,炼钢厂百家讲坛,2010年7月16日,二、工作效率低下的八种通病,三、影响工作效率的有关因素,四、提高工作效率的十三种方法,五、十种良好的工作习惯,一、工作效率基本定义、？,炼钢厂百家讲坛,相关基本定义,炼钢厂百家讲坛,效率：单位时间内完成的工作量。（量）泛指日常工作中所消耗的劳动量与所获得的劳动效果的比率。（质）量和质的统一，速度和效果的统一。组织：指两个或两个以上的个体以一定的方式有意识地联系在一起，为达到共同的目标而按一定的规则从事活动的群体或社会单位1组织是一个群体，至少有两个人才谈的上组织；2组织有一定的结构方式，组织内的个体是有意识地联系在一起，组织不是乌合之众；3组织是有目的的，组织的存在是有具体意义的；4组织是以一定的规则进行活动的。,相关基本定义,炼钢厂百家讲坛,管理：美国管理学家H 孔茨：管理就是设计并保持一 种良好环境，使人在群体里高效率地完成既定目标的过程。管理的特征：面向集体的；要为一道工作的人们创造一种良好的环境；为了完成预定的使命和目标。管理者：在一个现代的组织里，如果一位工作者能够凭借其职位和知识，对该组织有贡献的责任，因而能实质地影响该组织的效能和成果，那么他就是一位管理者。,相关基本定义,炼钢厂百家讲坛,领导：领导工作是对工作人员施加影响，使他们对组织和集体的目标做出贡献。控制：控制工作是衡量和纠正下属人员的各种活动，从而保证事态的发展符合计划要求。,为什么要提高工作效率,炼钢厂百家讲坛,1、效率提高延长生命“剪时间尺”游戏80寸（80岁）-20寸（6180岁老年时期）=60寸（岁）60寸（60岁）-20寸（120岁）=40寸（岁）40寸-13寸（睡眠）=2727-4（就餐）=2323-2.5（交通）=20.520.5-1.5（闲谈）=1919-5（看电视）=14（年）提高效率能相对延长人生，提高人对社会和家庭的贡献价值。,为什么要提高工作效率,炼钢厂百家讲坛,2效率提高降低成本每小时工作的货币价值3效率提高赢得机会贝尔与格雷研制电话 4效率提高影响履职我们履职的效果和成绩如何，与我们的工作效率非常有关我们每一个人的工作效率高低，直接影响着我们所在组织的效率高低，影响着组织的成效。5效率提高转变作风6效率提高克服陋习,返回大纲,工作效率低下的八种通病,炼钢厂百家讲坛,1、过时的技术设备 过时的计算机、打印机、软件和其他技术、设备将会降低工作效率。一名用性能低下的个人电脑的图形设计人员每次打开或保存一幅图像时都要等待20-30 秒钟。怎样判断技术设备是否过时呢？一条通用的准则就是，如果你的计算机不能运行一套关键软件的最新版本，那么就需要进行升级了。你在新设备上的投资将很快会在 提高的工作效率中收回来。,工作效率低下的八种通病,炼钢厂百家讲坛,2、工作空间安排不合理 花上几天时间观察公司的工作方式，找出由于工作空间安排不合理造成的效率低下问题。例如，由于桌面不够大，每次要打开文件都要跑到别的房间去；由于电脑离 电话太远，每次电话会议结束后你都要重新输入会议记录。要解决这些问题，通常只需要重新安排一下工作空间，可能就是将乱堆的书本从桌面上移开或是多拉一根电话线这样简单。,工作效率低下的八种通病,炼钢厂百家讲坛,3、效率低下的文件管理制度 文件管理的杂乱无章会造成信息查找的困难，从而造成大量人力和时间浪费。要解决这一问题，就要保证你和你的员工有必要的将文件归档的条件。看看是否需要增加文件柜，使所有的员工都能够容易地将文件归类，以便于查找。最后，可以将不常用的文件搬到档案室去，以便更容易找到常用的文件。,工作效率低下的八种通病,炼钢厂百家讲坛,4、未加管制的信息流由于电子邮件和移动电话等通讯技术的广泛使用，使得工作环境中充斥着新闻、市场信息、垃圾邮件和私人联络。这些外来因素会分散员工的注意力，降低工作效 率。减少工作中分散注意力的信息数量。退订那些你不读的电子邮件杂志，使用电子邮件过滤工具，将私人电子邮件与工作电子邮件分开。工作时尽量不收发与工作无关的电子信息，如QQ、RTX、手机信息收发。,工作效率低下的八种通病,炼钢厂百家讲坛,5、组织拙劣的会议 召开不必要、没有重点的会议将会降低工作效率，打击员工的士气。经常会发生这样的情形：员工们被如集起来开会讨论某个主题，结果会期拖得过长，决定未能作出，或者是偏离了会议要解决的问题。开会之前要看看这一问题能否通过打电话或是其他方式解决。如果确实需要开会，要限制时间，用议事日程使会议不要跑题。不能解决问题或达到目的的会议要少开或不开。,工作效率低下的八种通病,炼钢厂百家讲坛,会议成本的粗略算法：会议成本=2A*B*TA:每小时单位薪金的3倍（劳动产值比工资高）B:参加会议的人数T:时间（以小时计）20人开一个会议，假设每人每小时工资是10元，则开一个2小时的会议成本=2*3*10*20*2=2400元。,工作效率低下的八种通病,炼钢厂百家讲坛,6、低于标准的研究资源 依靠不可靠或是过时的杂志、网站、白皮书或是其他资源将会使你付出更多的劳动。只订阅那些员工真正会去看的出版物，鼓励员工使用更有价值的搜索工具。也就是说不订那些没人看的报纸和杂志，向员工提供高质量的网上信息资料。另外，寻找从打印出来的信息向可搜索数据库的转变。,工作效率低下的八种通病,炼钢厂百家讲坛,7、干扰 许多小公司的办公室不够宽敞，同事的大声说话、电话铃声、键盘敲击声和开关门的声音都会降低整个办公室的工作效率。重视工作场所的噪声污染问题并采取措施。将电话铃声调小，关掉音箱，提醒大声喧哗者降低嗓门。用屏风、植物等在开放的办公地点中营造私人空间，减少视觉干扰。,工作效率低下的八种通病,炼钢厂百家讲坛,8、混乱 许多成功人士的桌面都有一个非常突出的特点没有杂物，非常整齐。混乱会造成干扰，降低工作效率。环视你的办公室，看看哪里是造成混乱的根源。它可能是一条乱拉的电话线，也可能是一个放在过道上的盒子，或是办公桌上一台已经损坏了的设备。将用不着的东 西移出视野之外，将不再使用的东西扔掉。,返回大纲,炼钢厂百家讲坛,个人因素,工作意愿动机,责任心,思维方式,工作方法,工作能力,时间利用,知识储备,团结精神,工作压力,个人性格,健康状况,家庭状况,工作情绪,影响工作效率的四大因素,炼钢厂百家讲坛,任务因素,任务的复杂性,明确性,连续稳定性,工作量和质的要求度,任务与能力的匹配性,管理体制,激励机制,管理制度,领导者行为,物理环境,办公设备,信息资源,组织文化,组织因素,环境因素,影响工作效率的四大因素,对有关效率因素的分析,炼钢厂百家讲坛,时间管理者的时间往往只属于别人，而不属于自己长时间工作也会影响工作效率。诺斯科特帕金森：帕金森定律日常事务思想观念知识人们在实践中获得的认识和经验的总结,对有关效率因素的分析,炼钢厂百家讲坛,能力我们从事各种活动，适应生存所必须而且影响活动效果的心理特征的总和心智能力（智力）和躯体能力性格人们对客观事物的相对稳定的态度体系和习惯化了的行为方式遗传和环境塑造的合成物，并且在具体的情景中生成各种变式分类从理性的成分看：理智型、情绪性从活动的倾向看：外向型、内向型从独立的程度看：独立型、依赖型,对有关效率因素的分析,炼钢厂百家讲坛,人际关系主要是指组织内外人与人之间的关系。这里面包括上下级关系，同级关系，与组织外部人员的关系组织内外人员关系协调、通畅与否，工作互相配合、支持与否，人与人之间心情顺畅与否，和谐气氛如何，对工作效率具有很大的影响,对有关效率因素的分析,炼钢厂百家讲坛,工作压力工作压力对工作动机的激发具有双面性。耶基斯 多德森法则的倒 U型曲线。,返回大纲,提高工作效率的十三种方法,炼钢厂百家讲坛,1有效管理时间彼德.德鲁克：“不能管理时间，便一切也不能管理。”有效管理时间两个步骤 要记录时间、管理时间。找出什么事情根本不必去做记录上的哪些事情可以由别人去做而又不会影响效果我们不要浪费别人的时间有效管理时间，还必须将我们能够利用的时间集中起来使用，集中处理若干件工作。,提高工作效率的十三种方法,炼钢厂百家讲坛,2、熟悉工作环境，沟通协调畅通。,“法约尔桥”原理：意指在层级划分严格的组织中，为提高办事效率，两个分属不同系统的部门遇到只有协作才能解决的问题时，可先自行商量、自行解决，只有协商不成时才报请上级 部门解决。,提高工作效率的十三种方法,炼钢厂百家讲坛,、制订你的工作计划 在完成一项任务或目标之前，员工必须先做好计划，计划是一门技术。制订计划的 五要素。（）确立目标。（）实现目标的条件：人力、财力、物力、时间、信息等。（）实现目标的方针、政策：广泛征求各方的意见、建议。（）方针政策的具体安排：方针和政策一经决定，就要确定方法。（）力求方针、政策的完善：制订计划时必须灵活掌握的原则。,提高工作效率的十三种方法,炼钢厂百家讲坛,、掌握任务完成的“2法则”（）hy（为什么-理由、目的）有必要吗?调查了吗？（）hat（什么-情况、材料、钱财、资讯）（）ho（谁-人）谁最适合？应答应谁？请谁合作好？（）hen（什么时间-时间、时期、期间）（）here（什么地方-场所）（）How（怎么样-实行的方法）（）How much（价值-多少价值）,提高工作效率的十三种方法,炼钢厂百家讲坛,P策划：这里可以理解为目标和计划两步。D实施：实施过程。（1）依据计划来正确、迅速地去执行。（2）严守完成日期。C检查：对过程进行监视和测量，并报告结果。A改进：采取措施，以持续改进过程绩效。,5、遵循工作流程PDCA,提高工作效率的十三种方法,炼钢厂百家讲坛,重要但不紧急,重要且紧急,重要,紧急,A,B,C,D,既不紧急也不重要,紧急但不重要,6、工作要分轻重缓急,提高工作效率的十三种方法,炼钢厂百家讲坛,6、工作要分轻重缓急 将工作按照重要程度和紧急程度，进行分类排序，重要的、紧急的工作优先处理.帕累托法则：生活中80%的结果几乎源于20%的活动.(十九世纪末期与二十世纪初期的意大利经济学家兼社会学家维弗利度帕累托提出：在任何特定群体中，重要的因子通常只占少数，而不重要的因子则占多数，因此只要能控制具有重要性的少数因子即能控制全局。),80%的非重要工作,20%的重要工作,20%的效果,80%的效果,提高工作效率的十三种方法,炼钢厂百家讲坛,6、工作要分轻重缓急A:麦肯锡30秒电梯理论。B:艾维.李六点优先工作法。C:帕金森定律。,凡事要归纳在3条以内。,排出六点需要优先处理的事情。,优先处理大事，要事，闲暇之余处理小事。,摆在你面前有4样东西：一个瓶子，石块，鹅卵石和沙子。怎么样才能让这个瓶子最大容量的装载东西呢？,提高工作效率的十三种方法,炼钢厂百家讲坛,7、按照正确的步骤做事（1）接受工作指令或命令。（2）搜集有关的资料、情报。（3）考虑工作的步骤与方法。“5W+2H”（4）决定工作的步骤与方法。“更早、更好、更轻松、更便宜”,来做筛选。（5）制定实施表。（6）实施。（7）检讨与评估。（8）做完后，向上司报告。,提高工作效率的十三种方法,炼钢厂百家讲坛,8、学会消除工作倦怠症 一般员工在进入公司两三年后，基本摸熟了每天要做的例行工作，空虚感就会趁机而入，整天提不起劲，对工作产生倦怠感，严重的甚至会变得神经质、懒散、精神萎靡不振。（1）每天多多少少流露出忧郁的神情。（2）每天觉得无聊、发闷。（3）对工作场所觉得索然无味。（4）觉得工作很不顺手。其发生空虚感的原因，与工作的重复呆板有很大的关系。“生活中并不缺少美，而是缺少发现美。”换个环境开展活动来调剂身心，或者调换工作、调单位，消除工作的 倦怠感。工作创新。,提高工作效率的十三种方法,炼钢厂百家讲坛,9、养成记“日常备忘录”的习惯（1）出席会议，记下交谈之事、所决定的事，指示安排等。（2）若有商谈、小型会议的话，也要将所谈的内容记录下来。（3）被上司呼叫的时候，把批示、联络的内容写下来。（4）访问老顾客之际，应将客户交待之事记下。（5）有人到公司拜访时，把与该人谈话的内容简单地写下。（6）看报纸时，随时记下与工作有关之事。使用“5W2H”的方法来记录备忘录：When、Where、Who、Why、What；How、How much。写日记/日志也有备忘的作用。,提高工作效率的十三种方法,炼钢厂百家讲坛,10、为第二天的工作做好准备 苏格拉底说：“没有经过考验的人生是一文不值的。同样，没有做 前期准备的工作是不会一帆风顺的。”有了第一天的短短几分钟的准备过程，你就能对第二天的工作有充分的认识，这样就知道第二天哪件事最重要，哪件事是应该 最先做的，就能知道做事的轻重缓急和先后次序。所以，不要对昨天的几分钟的准备不以为然。相反，如果你在工作中无视“准备”，事前准备不充分，事后就会麻烦多多。凡事做好准备，每一天都可以很轻松地达成你的目标。所有成功的人，都是凡事有准备的人。,提高工作效率的十三种方法,炼钢厂百家讲坛,11、将工作进行分类处理相关性主要指不要将某一件任务孤立地看待。工作属地性是指将工作地点相同的业务尽量归并到一块完成，这样可以减少因为工作地点变化造成时间浪费。,提高工作效率的十三种方法,炼钢厂百家讲坛,12、提高管理技能技术技能：我们从事所担负的工作必须具备的 专门知识和技能。人际技能：我们无论是独自一人还是在群体中 与人共事、理解别人、激励别人的能力。概念技能：管理者必须具备一定的心智能力去分析和判断复杂的情况。,提高工作效率的十三种方法,炼钢厂百家讲坛,13、思考出效率磨刀不误砍柴工勤于思考出效率,返回大纲,十种良好的工作习惯,炼钢厂百家讲坛,1、每天都以计划开始 在核对电子邮件或语音邮件之前，每个工作日的头15分钟用于写下任务清单。写出清单后，你就会清楚地知道，哪些工作是今天必须完成的，哪些工作是今后几天 内在完成的，哪些是长远的目标。这样你就会精确地找到需要优先处理的问题，从而避免被那些不重要的事情分散精力。这样，即使你决定在某个合适的时候停止工 作，工作进度也在你的掌握之中，不会受到影响。,十种良好的工作习惯,炼钢厂百家讲坛,2、分派任务 在写出了任务清单后，认真考虑一下，哪些任务是可以分派给团队中的别的成员的。每天早早就找出了这些任务，就会使团队成员能够尽早开展工作，从而加快完成 任务的速度。和你一样，同事也希望对每天的事情早做安排，如果你是在一天的最后几个小时才把任务分派给同事，同事会不高兴的，因为你有可能打乱了他们的计 划。,十种良好的工作习惯,炼钢厂百家讲坛,3、控制干扰 不要让料想不到的电子邮件、电话和会议打乱你的工作计划，从而使你不得不加班。为控制干扰，可以这样做：每隔几个小时而不是每隔10分钟查看一次电子邮 件；将电话转为语音邮件，只回复那些确有急事的电话；要求将会议安排在你方便的时候召开。,十种良好的工作习惯,炼钢厂百家讲坛,4、早工作早离开 加班加点工作到很晚可能会引发恶性循环工作到很晚通常会使你起得晚，然后又导致你要工作到很晚，如此循环。在一个星期内强迫自己早点开始工作，早一点 离开。开始这样做很困难，但你会很快发现，早点开始工作能够使你每天有做计划的时间，从而提高了你的工作效率。,十种良好的工作习惯,炼钢厂百家讲坛,5、不要在工作时间干私事 一些员工放任自己，在工作时间为私人事务分心。在工作时完全不考虑私人事务是不现实的，因此要对付帐单、写感谢卡和其他影响工作效率的事情进行统筹安排。这些小事情会影响你的工作，如果你将很多时间用于与工作无关的事情，那么晚上要加班就是不可避免的。,十种良好的工作习惯,炼钢厂百家讲坛,6、经常自我总结和自我批评 总结能不断使自己提高，充分认识自己的优点和缺点，认识自己所能和所不能。,十种良好的工作习惯,炼钢厂百家讲坛,7、依靠和信赖电子邮件 许多日常的交流通过电子邮件就可以完成，不一定非得打电话。使用电子邮件可以使你避免打电话聊天。当然，也有一些公司必须直接与人交谈才能有效运作。但 是，绝大多数员工能够利用电子邮件处理更多的沟通交流事务。,十种良好的工作习惯,炼钢厂百家讲坛,8、检查你的技术设备“磨刀不误砍柴工”，对电脑和办公设备进行升级可以使你更为有效地工作，使你可以按时回家。例如，一台性能强大的电脑可以使你更快地进行网页搜索或是同时 运行多个应用程序。,十种良好的工作习惯,炼钢厂百家讲坛,9、利用自动化手段 充分利用办公自动化设备和应用程来完成工作任务，这样会减少手工操作，使你获得更多的时间去进行管理和思考。,十种良好的工作习惯,炼钢厂百家讲坛,10、今日事，今日毕 许多员工由于白天完成不了任务，养成了熬夜的习惯。熬夜会使你工作效率降低，直至危害你的健康。因此，员工要想方设法提高工作效率，做到“今日事，今日 毕”。,返回大纲,谢谢大家！,