秘书参谋职能概论复习图示.doc

精选优质文档-倾情为你奉上第一章 第一节 秘书及秘书工作 事务辅助需要 领导的三需要 政务辅助需要 拾遗补阙的辅助需要（提醒规劝辅助需要）秘书概念 属于领导职能范畴 秘书辅助的三特征 围绕领导近身辅助 全方位的综合辅助秘书界定：秘书是近身从属领导者为之提供事务处理、政务参谋等综合辅助职能的人员。 事务类秘书 按照秘书人员实际承担的辅助职能这一标准： 秘书的群体和类分 政务类秘书 民务秘书 按照秘书辅助对象的社会性质这一标准 公务秘书秘书工作，是系统秘书部门及秘书人员在履行和发挥辅助领导者职能及其作用过程中，所从事的各项具体职能活动。 庶务办理，中介沟通 秘书工作内涵 文书工作，信息工作 参谋政务，协调督查秘书工作 政治性 辅助性 秘书工作属性 近身性 （本质属性近身、综合辅助性） 综合性 秘书工作的固有内涵 ： 对领导者近身、综合的参谋辅助，从来都构成秘书工 作的基本内涵组成，是秘书部门及相关秘书人员重要参谋辅助 的辅助职能任务。因为这种秘书参谋辅助，正是领导 者日益自觉的一种客观需要。（事务辅助、参谋辅助） 政务辅助的基本形态： 1、首先：通过自己的智力和能力，参谋领 （秘书工作固有职能内涵秘书参谋辅助） 导的决策管理。2、其次：通过自己的智力 和能力，参谋辅助领导者的其他政务。第二节 参谋与秘书参谋 参谋概念 参谋活动实质 （参谋，是为决策者在抉择过程中提供谋划、建议的一种智力辅助性的社会活动。） 1、参谋主体的智能活动参谋实质 2、密集信息的综合利用 3、相对独立的辅助思维 4、供作参考的智能辅助 一方面，决策管理作为领导者的基本职能， 对其实施有效管理日渐重要，决策正确 产生原由 与否的正面效应与负面后果，均会产生 至为关键和极其深刻的影响； 另一方面，社会系统领导者的决策活动变得日渐复杂，决策主体在决策中的地位 参谋组织类型 与作用相对减弱，仅由决策者个人靠自己的知识、秉赋、才智拍板决断的传统 方式早已不合时宜，远远不能满足进行成功决策的需要。 独立于参谋对象的参谋组织 现代参谋组织 专设参谋机构 隶属于参谋对象的参谋组织 秘书参谋部门 职能性质方面的比较 参谋内涵方面的比较 比较 同参谋对象的关系比较 参谋方式方面的比较 秘书参谋的涵义 涵义秘书参谋乃秘书人员近身围绕领导者为其进行有效决策管理而直接、综合、及时提供智能辅助的一种秘书职能活动。 秘书参谋 1、秘书参谋是秘书更深处的任务； 2、秘书参谋是领导者更需要的辅助； 秘书的深层职能 3、秘书参谋需要秘书有更高素养； 4、秘书参谋与事务辅助密切关联。 （秘书群体之中，一般只有部分中、高层次的秘书人员分工侧重履行 参谋职能。）第三节 秘书参谋与秘书学 领导事务与政务 决策管理的辅助需要 秘书与领导决策 （1、决策正确与否直接关 系管理全局的成败。 领导活动的实质辅助需要 2、决策是一个复杂而深 层的智能劳动过程。） 刘备与诸葛亮的启示 领导决策的显著变化 现代领导的现实追求 现代领导的现实需要 册府元龟·幕府部 秘书参谋研究的历史回溯 佐治药言续佐治药言1、 政治运作机制对秘书参谋作用认识的制约。2、 研究的借鉴不足给研究带来的制约。3、 进行正面深入研究的时机未臻成熟。 秘书学科的重大研究课题 导致淡化的因素 研究淡化的影响 秘书参谋研究的淡化和强化第一， 明显不适应现代领导活动对秘书工作的重点辅助需要。第二， 不利于克服秘书参谋政务的负面效应。第三， 不利于秘书学理论的拓展与深化。 对秘书参谋职能的具体研究（P41.）第二章秘书参谋源流 第一节 中外古代近代秘书性参谋原始社会，助理首领，为首领出谋献策，出使其他部落。这些都是后世秘书性人员在议政和办文中发挥参谋作用的源头。 外国远古秘书性参谋活动古代东方文明古国，有了官吏或巫史秘书性参谋活动。（古巴比伦：官吏汉穆拉比法典；古埃及：文书档案库。） 外国古代近代秘书性参谋活动 古希腊：文书，保管文书的神庙，祭司；古罗马：预言书。 英国：国家档案馆管理国家机关现有公文。法国：成立国民会议文件档案馆，供查阅文件档案。 西方封建社会秘书性参谋活动 西方近代政权机构秘书性参谋活动 远古：尧舜：五官之设；舜：纳言。 黄帝：仓颉、沮诵负责黄帝的言行记录，孙 甲为黄帝作法戒之辞。 中国古代近代秘书性参谋 巫祝：占卜在首领决策中起重要参谋作用。 夏：巫、史、遒人、秩宗，“解释天意”。1、 西周由商王朝的“重神事”转向“重人事”，秘书性参谋活动主要由地位上升的史官担任，巫的地位降低；2、 秘书性参谋进一步扩大；3、 专设“天府”收藏保管文书档案；4、 形成采风制度，派秘书性官吏观政察风。 商：辅助者更多，作用更突出。 西周：参谋作用加强，体现在 封建社会：春秋游士（背景、影响发挥 的因素、特点和影响） 开明期（变化、启示） 变革期（特点、启示） 没落期（秘书性活动的状况） 近代：晚清外交活动的变化； 晚清“幕僚”； 南京临时政府秘书处；1、 社会环境的差异；2、 参谋者与参谋对象关系的差异；3、 参谋者及参谋对象经营管理水平的差异。 国民党政府对待秘书的态度； 近代企业：区别于西方近代企业 远古秘书比较（P58） 奴隶制国家秘书性参谋活动比较中外古代近代秘书参谋比较 封建制国家秘书性参谋活动比较 城市秘书性参谋活动比较 近代秘书参谋、近代企业秘书参谋比较第二节 中外现代秘书参谋 1926年7月，中国共产党中央执行委员会设秘书处； 1951年4月，第一次全国秘书长会议，提出秘书部门负 我国对秘书参谋 责人“既要参与政务，又要掌管事务”。 作用的高度重视 1985年1月，全国秘书长、办公厅主任会议，提出“三 个服务”、“四个转变”、“四个作用”。 1990年1月，全国秘书长座谈会，江泽民同志指出“三 个作用”。（参谋助手作用，督促检查作业， 协调综合作用） 政策性参谋辅助活动 外国首脑机关秘书 咨询性参谋辅助活动 机构的参谋活动 管理型参谋辅助活动 铺垫性参谋辅助活动 1、参谋辅助环境的差异 2、参谋辅助功利目标的差异 一是就领导者的信任程度 3、参谋辅助能量的差异 二是就秘书的参谋智能 中外现代秘书参谋比较 三是在秘书参谋辅助的主动性上 高层秘书 4、参谋辅助层次区别的差异 中层秘书 低层秘书 1、对重大决策参谋辅助 的程序上 5、参谋辅助运作上的差异2、体现在参谋辅助的主动性上 3、体现在参谋辅助对群 众智能开发的程度上中外秘书参谋的相近相似之处，是人类秘书工作共同特征和基本规律决定的。如秘书参谋职能、机理、规律、范畴、效应、方法和艺术等方面，均有相同相似之处。差异之处是由各国秘书工作实践环境及客观需要决定的，反映了中外秘书参谋的个性特征。正确把握共性与个性，对充分发挥秘书参谋的职能，借鉴发达国家秘书参谋有益经验，是十分必要的。第三章 秘书参谋机理# 秘书参谋机理指的是秘书参谋活动的职能基础、实践需要、参谋特质、参谋功能等。第一节 参谋职能基础 从领导是一种社会实践过程来看 从领导活动的主体来看 从被领导者方面看 领导的本质需要 从领导活动的目标指向看 从领导活动环境看 秘书参谋职能的前提因素 从领导人所承担的权责压力来看 从科学决策的需要看 从秘书活动内容看 以组织综合利益为立场 系统的中介位置 既体现在组织结构，又体现在职能分工上 但：处于中介位置，不一定每个秘书都能有效发挥参谋作用。 引导和组织群众参与管理 民主管理要求政务公开、厂务公开 民主管理的环节 人民的根本利益 不等同“当群众的尾巴” 从观察事物的空间范围看 从认识事物的流程看 综合辅助的条件 从适应内外环境发展看 从参谋内容的广度看 从实践角度看 从管理信息网络的框架看 从正式组织沟通的运作看 沟通枢纽的条件 从非正式组织沟通的引导上看 从信息沟通的闭环回路上看 秘书与领导的沟通既有常规沟通又有 参谋主体的角色优势 人际沟通 必须具有实事求是、务实求真的态度 谋断契合的便利 直接沟通的便利 近身服务条件 相互理解信赖的基础 相互补偿的效果第二节 秘书参谋特质 1、担任参谋角色的自觉性 （秘书是领导近身的综合性参谋助手，参谋、事务辅助是基本工作内容） 2、参谋思考的自觉性 1、惟上观念。 职能的自觉性 秘书缺乏自觉性的原因： 2、守旧观念 体现在对全局综合管理的参谋辅助上 对领导各项职能的综合参谋 体现在为各项职能管理的参谋辅助上 内涵的综合性 体现在全局信息的综合管理上 （秘书工作和秘书参谋内涵的综合性，既由其服务对象职能的全局性所决定，也由其处于领导者近身综合服务的职能位置和信息综合的优势所决定。） 体现在跟踪活动全过程的综合参谋上 对领导各项活动的综合参谋 体现在对具体活动的运筹与领导工作整体需要的结合的综合性参谋上 体现在提供预案建议与细节的提醒补益相结合的综合性参谋上 对处理上下关系的综合性参谋 对领导处理各种关系的综合参谋 对内外关系的综合性参谋 协调各种利益的综合参谋 受制于领导权限和管理意向 受制于领导者素质 受制于领导 受制于领导者信任程度 受制于领导者的认知状况 活动的受制性 受制于领导心理情绪 受制于组织环境 思想观念 受制于秘书自身 认识水平 知识经验与态度 领导管理活动随时需要参谋辅助 承担参谋任务的随机性 作用的随机性 领导个人缺失随时需要监督参谋 进行参谋辅助的随机性第三节 秘书参谋功能 初始信息的本质挖掘 辅助领导者发现典型 特殊信息的典型研究 辅助分析典型特征 协助领导发挥典型的作用 综合的信息、职能支持 协助领导者进行创新 有利于纵向上正确把握未来 动态信息的发展预测 有利于横向比较上知己知彼 纵横比较，有效调整各种关系 秘书向领导者提供的预测信息，必须立足现实特定环境 对决策管理的跟踪参谋 跟踪的系统参谋辅助 对管理各环节的系统参谋 对各发展阶段的全场参谋 对领导者认知的拾遗补阙 贴近的拾遗补阙辅助 对领导者管理行为的拾遗补阙 对领导者个人缺失的监督辅助第四章 秘书参谋范畴#秘书参谋范畴指秘书发挥参谋职能作用的活动范围，是秘书部门和秘书立足其职能位置，利用职能条件，体现其参谋特质，充分发挥参谋功能的相对稳定的活动领域。第一节 辅助决策的形成与施行 权责与法规分析 准备阶段 决策事项分析领导决策意向是决策活动的出发点，秘书辅助决策必须对此充分理解：1、 充分理解领导决策要达到的目标。2、 了解领导者为达到决策目标而初步选择的途径。 决策时机分析 决策形成的参谋 信息资料分析 理解领导决策意向 提出参考建议 设计性参谋 形成阶段 分析性参谋 补充完善性参谋 选优参谋 论证阶段 排除参谋 否定质疑论证方法 论证参谋 假说论证方法 对例行事务疏漏的参谋 对施行偏差的参谋 对重大施行失误的参谋 对施行失调的参谋 对目标失误的参谋 决策施行的参谋 对决策疏漏的参谋 对决策方案失误的参谋 对决策局部失误的参谋 把握环境变化态势的参谋 对环境变化后的应变参谋 寻找环境机遇的参谋 应对环境风险的参谋第二节 辅助信息的获取与沟通#秘书信息辅助的重要性：秘书在领导者近身提供综合性辅助服务过程中，信息工作既渗透在各项事务辅助中，又体现在参谋辅助里。秘书辅助领导者获取有参考价值的信息，协助领导者进行有效沟通，是发挥参谋作用的重要体现。 方向上的参谋（方向上的偏差） 建议领导开短会 扩大信息量的参谋 协助领导转变作风信息获取的参谋 做好信息筛选、整理、综合分析工作 优化信息结构的参谋 选择沟通对象的参谋 与知情个人沟通的参谋信息沟通的参谋 沟通方式的参谋 对专家咨询沟通的参谋 私访沟通的参谋 排除思想障碍的参谋 协助领导者安排日程 排除沟通障碍的参谋 排除时间障碍的参谋 建议领导者合理授权 辅助领导者控制时间 排除感情障碍的参谋 发现和清除感情障碍的参谋 消除沟通误会的参谋 排除利害障碍的参谋 提醒领导者加强沟通，寻求解决矛盾的办法 建议领导者通过加强沟通，在政策范围内灵活处理，促进解决问题。第三节 辅助庶务的可行与有效 统筹计划有效控制的参谋 运用物财条件的参谋 满足需要提高效率的参谋 建议确保重点 坚持原则堵塞漏洞的参谋促进庶务可行的参谋 建议少花钱