定向安置房工程 项目资料管理方案.doc

定向安置房工程项目资料管理方案工程管理部二一三年八月说 明为加强项目管理、明确岗位职责、规范工作程序、提高工作效率，特制定高立庄定向安置房工程项目资料管理方案以下简称“项目资料管理方案”。本项目资料管理方案依据高立庄定向安置房工程项目管理制度、建筑资料管理规程DB11/T695-2009、建设工程文件归档整理规范GB/T 50328并在工程部内部充分讨论的基础上编制整理形成。 随工程项目的进展，本项目资料管理制度将不断完善。目 录一项目管理资料相关单位及职责分工11.项目管理资料相关单位12.资料员职责分工1二项目资料管理基本制度31工程管理部资料管理制度32项目文件流传制度43项目档案归档与移交制度5三项目资料流转流程71建设单位提出决议性文件流程72建设单位提出设计变更文件流程83施工单位提出工程洽商文件流程94支付工程款文件流程15档案移交档案馆流程86工作联系单收发流程11一 项目管理资料相关单位及职责分工1. 项目管理资料相关单位资料员A资料员B总承包单位监理单位前期部工程部（设计）成本部注：资料员A：王金梅、资料员B：刘金龙。l 北京广安融达置业有限公司：前期部、设计部、成本部、工程部l 北京银建工程建设监理有限公司： 监理单位l 北京中建八局：总承包单位 2. 资料员职责分工l 建设单位工程管理部资料员职责1) 管理施工现场的各种文件、资料、设计图纸等，建立项目施工图纸和设计变更的工程档案；负责与总包公司、监理方及公司有关部门的资料收发、借阅，并办理签收手续。2) 及时处理工程往来的报告、函件，并按工程项目与类别进行整理归档、列清目录,经工程部经理阅批后归档。3) 收集、建立与工程建设有关的标准、文件、建筑材料与设备等资料，做好各类档案的接收、分类、整理、建档等工作，便于保管和利用。4) 按建设主管部门和城建档案馆的有关规定， 收集、检查、核对建设工程竣工资料；会同公司其他部门将项目立项依据文件、现场声像等档案资料进行汇总整理。5) 负责对每日收到的管理文件、 技术文件进行分类、登录、归档。设计变更（包括图纸会审纪要）原件存档。做好信息收集、汇编工作，确保管理目标的全面实现。6) 参加有关工程会议并做好记录工作。7) 对部门电子文档进行重点备案，避免出现因计算机问题造成重要文档丢失。8) 工作中严格遵守公司保密制度。9) 对建设单位应准备的资料进行收集、整理、存档。 10) 对监理单位的资料随进度更新情况、资料完成质量进行监督、检查。 11) 对施工单位的资料随工程进度更新情况、资料完成质量进行督促、检查。 12) 督促监理单位对施工单位的工程资料完成情况、完成质量进行监督、检查。 13) 完成移交档案馆资料应由建设方准备的部分，并组织监理、施工单位一起向档案馆移交资料。14) 移交档馆时按： a. 前期准备阶段文件，包括用地规划用地许可证，国有土地使用证，规划施工许可证，工程施工许可证等文件（开工报建审批）组卷。 b. 监理文件，由监理单位组卷。c. 施工单位文件（各专业施工单位组卷，配合总包汇总移交甲方）。d. 竣工图（各专业施工单位组卷，配合总包汇总移交甲方）。e. 竣工验收文件，由甲方（建设方）组卷。f. 声相文件等分类归档，所有案卷资料由甲方（建设方）配合施工方移交城市建设档案馆原件保存。l 工程管理部资料员分工1) 往来工作：资料员A负责与前期部门、成本部门、上级公司的往来文件工作。资料员B负责与施工单位与监理单位的往来文件工作。2) 编制工作：资料员B负责编制会议纪要与项目管理月报。3) 整理工作：资料员A、B共同负责整理：往来文件、合同资料、支付审批资料、图纸资料、变更（洽商）、归档资料。4) 档案移交：由建设方资料员组织监理、施工单位一起向档案馆移交资料。二 项目资料管理基本制度1 工程管理部资料管理制度1) 工程资料应真实反映工程质量的实际情况，并与工程进度同步形成、收集和整理。2) 工程资料应字迹清晰并有相关人员及单位的签字盖章。3) 工程参建各单位应确保各自资料的真实有效、完整齐全,严禁伪造或故意撤换。4) 工程资料应为原件。当为复印件时，应加盖复印件提供单位的公章，注明复印日期，并有经手人签字。5) 工程参建各单位应及时对工程资料进行确认、签字。6) 工程参建各单位应在合同中对工程资料的编制、套数、费用和移交期限等提出明确要求。合同中对工程资料的技术要求不应低于本规程的规定。7) 工程竣工图应由建设单位组织编制，可委托施工、监理或设计单位编制。8) 列入城建档案管理部门接收范围的工程档案，建设单位应在工程竣工验收前，依法提请城建档案管理部门对工程档案进行预验收，取得建设工程竣工档案预验收意见，并在工程竣工验收后六个月内，将工程档案移交城建档案馆。9) 由建设单位采购供应的建筑材料、构配件和设备，建设单位应提供相应的质量证明文件。10) 工程参建各单位应对本单位形成的工程资料负责管理，并保证工程资料的可追溯性。由多方共同形成的工程资料，各自承担相应的管理责任。11) 由建设单位发包的专业承包施工工程，分包单位应按本规程的要求，将形成的施工资料直接交建设单位；由总包单位发包的专业承包施工工程，分包单位应按本规程的要求，将形成的施工资料交总包单位，总包单位汇总后交建设单位。2 项目文件流传制度1) 北京广安融达置业有限公司工程管理部负责将建设单位及项目决议性文件等下发至监理单位。2) 监理单位负责总包、独立分包等施工单位间的文件流转。 3) 施工单位至建设单位的上行文件均需经过监理单位至工程管理部。4) 各单位均应指定一名专职的资料员负责文件的接收与分发，各单位应制定文件内部流转制度，确保文件迅速高效的传递到需求部门。 3 项目档案归档与移交制度1) 归档应符合下列规定: 1归档文件必须完整、准确、系统、能够反映工程建设活动的全过程。文件材料归档范围详见附表A。文件材料的质量符合有关规范要求。2归档的文件必须经过分类整理，并应组成符合要求的案卷。2) 归档时间应符合下列规定:1 根据建设程序和工程特点 归档可以分阶段分期进行，也可以在单位或分部工程通过竣工验收后进行。2 勘察、设计单位应当在任务完成时，施工、监理单位应当在工程竣工验收前，将各自形成的有关工程档案向建设单位归档。3) 勘察、设计、施工单位在收齐工程文件并整理立卷后，建设单位、监理单位应根据城建档案管理机构的要求对档案文件完整、准确、系统情况和案卷质量进行审查。审查合格后向建设单位移交。4) 工程档案一般不少于两套，一套由建设单位保管，一套( 原件) 移交当地城建档案馆( 室)。5) 勘察、设计、施工、监理等单位向建设单位移交档案时， 应编制移交清单，双方签字、盖章后方可交接。 6) 凡设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件,应按国家有关规定和本规范附录A 的要求单独立卷归档。 7) 列入城建档案馆( 室) 档案接收范围的工程,建设单位在组织工程竣工验收前,应提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收。建设单位未取得城建档案管理机构出具的认可文件,不得组织工程竣工验收。8) 列入城建档案馆( 室) 接收范围的工程，建设单位在工程竣工验收后6 个月内，必须向城建档案馆( 室) 移交一套符合规定的工程档案。9) 停建、缓建建设工程的档案，暂由建设单位保管。10) 对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充和完善原工程档案。对改变的部位，应当重新编制工程档案，并在工程竣工验收后6 个月内向城建档案馆( 室) 移交。11) 建设单位向城建档案馆( 室) 移交工程档案时，应办理移交手续，填写移交目录， 双方签字、盖章后交接。三 项目资料流转流程1 建设单位提出决议性文件流程融达置业公司工程管理部监理公司建安总承包市政总承包2 建设单位提出设计变更文件流程融达置业公司内部审批流程工程管理部监理公司建安总承包提出工程变更、洽商及相关费用市政总承包提出工程变更、洽商及相关费用招标成本部3 施工单位提出工程洽商文件流程融达置业公司（相关需求部门）提出变更、洽商意向工程管理部监理公司建安总承包单位市政总承包单位招标成本部附件：1、工程洽商记录（表1） 2、工程变更费用报审表（表2） 3、工程文件评审意见表（表3） 4、变更、洽商动态管理表（表4）表1工程洽商记录表C2-4编 号工程名称专业名称提出单位名称日 期内容提要序号图号变更内容签字栏建设（监理）单位设计单位施工单位1 本表由建设单位、监理单位、施工单位、城建档案馆各保存一份。2 涉及图纸修改的，必须注明应修改图纸的图号。3 不可将不同专业的设计变更办在同一份变更上。“专业名称”栏应按专业填写，如建筑、结构、给排水、电气、通风空调等。 表2工程变更费用报审表表B2-11（A12监）编 号工程名称日 期致 （监理单位）：根据（ ）号工程变更，申请费用如下表，请审核。项目名称变更前变更后工程款增（+）减（-）工程量单价合价工程量单价合价施工单位名称： 工程管理部经理（签字）：监理工程师审核意见： 监理工程师（签字）： 日期：监理单位名称： 总监理工程师（签字）： 日期：注：本表由施工单位填报，建设单位、监理单位、施工单位各存一份。表3待评审文件名称 （如××工程变更）待评审文件编号评审单位名称待审文件签收日期评审单位本表编号本意见表签发日期评审意见（各参建单位依据与建设单位签定合同中的职责对待审文件相关内容提出评审意见，并陈述理由，必要时可列附件）评审单位专业负责人签字评审工程部经理签字评审工程部副总助理签字评审工程部副总签字表4洽商、变更相关文件台账 工程名称： 序号工程专业图纸会审记录设计变更通知单工程变更洽商记录归档日期备注1 2 3 4 5 6 7 8910111213141516171819204 支付工程款文件流程（1）工程款支付文件流程监理工程师审核月工程量和月工程进度款承包单位填写（）月工程进度款报审表工程管理部总监理工程师签发工程款支付证书建设单位向承包单位支付招标成本部附件：1、工程款支付申请表 （表5） 2、（）月工程进度款报审表 （表6） 3、工程款支付证书 （表7） 4、施工合同款项支付申请表（施工合同适用） （表8） 5、非施工据实结算成本合同款项支付申请表 （表9） 6、其他成本合同款项支付申请表 （表10）表5工程款支付申请表表B2-13（A14监）编 号工程名称日 期致 (监理单位)： 我方已完成了 工作，清按施工合同的规定，建设单位应在 年 月 日前支付工程款共计（大写） ，（小写） ，现报上 工程付款申请表，请予以审查并开具工程款支付证书。附件： 1、工程量清单； 2、计算方法。施工单位名称： 工程管理部经理（签字）： 注：本表由施工单位填报，监理单位、承包单位各存一份。表6（）月工程进度款报审表表B2-10（A11监）编 号工程名称日 期致 （监理单位）：兹申报 年 月份完成的工作量 ，请予以核定。附件：月完成工作量统计报表。经审核以下项目工作量有差异，应以核定工作量为准。本月度认定工程进度款为：施工单位申报数（ ）+ 监理单位核定差别数（ ）= 本月工程进度款数（ ）。统计表序 号项 目名 称单位申报数核定数数量单价（元）合计（元）数量单价（元）合计（元）合计 监理工程师（签字）： 日期：监理单位名称： 总监理工程师（签字）： 日期：注：本表由施工单位填报，由监理单位签认，建设单位、监理单位、施工单位各存一份。表7工程款支付证书表B2-22（B7监）编 号工程名称日 期致 (建设单位)： 根据施工合同规定，经审核承包单位的付款申请和报表，并扣除有关款项，同意本期支付工程款共计（大写） ，（小写） ，请按合同规定及时付款。其中： 1、承包单位申报款为： 2、经审核承包单位应得款为： 3、本期应扣款为： 4、本期应付款为： 附件： 1、承包单位的工程付款申请表及附件； 2、项目监理部审查记录。监理单位名称： 总监理工程师（签字）： 表8施工合同款项支付申请表（施工合同适用）编制单位名称:合同编号：合同名称：单位:元付款次数合同基本情况工程完成情况本期止累计应付合同价款(根据合同约定填写)本期应抵扣款项本期申请支付合同价款本期核定拨付合同价款本期止累计支付合同价款合同初始总价本期止补充协议价款本期止设计变更及洽商变更价款本期止调整后合同价款结算价款累计已完工作量（仅指工程产值，不含预付款）其中:累计工程变更、洽商（费用）预付款工程款预付款建设单位供给材料/设备价款上期止累计已付工程款1 2 3 4 5 填表说明1、本表为累计付款情况汇总表;2、每次付款均需填写历次付款情况;3、补充协议价款的填写方法：有四种情况分别为，调增（+）、调减（-）、调至、若无调整不填写对方单位(签章) 承办人(签章) 招标成本部经办人：财务部会计(签章) 负责人(签章) 承办部门经理(签章) 招标成本部经理：财务部出纳(签章) 表9非施工据实结算成本合同款项支付申请表（设计、监理、材料设备采购及其他据实结算合同适用）编制单位名称:合同编号：合同名称：单位:元付款次数合同基本情况合同完成情况本期止累计应付合同价款(根据合同约定填写，含预付款)本期应抵扣款项(上期止累计已付合同价款，含预付款)本期申请支付合同价款本期核定拨付合同价款本期止累计支付合同价款合同初始总价本期止补充协议价款本期止调整后合同价款结算价款累计已完工作量（仅指工程产值，不含预付款）其中:累计已到场材料设备价值12345合计填表说明1、本表为累计付款情况汇总表;2、每次付款均需填写历次付款情况;3、补充协议价款的填写方法：有四种情况分别为，调增（+）、调减（-）、调至、若无调整不填写对方单位(签章) 承办人(签章) 招标成本部经办人：财务部会计(签章) 负责人(签章) 承办部门经理(签章) 招标成本部经理：财务部出纳(签章) 表10其他成本合同款项支付申请表（非据实结算成本合同适用）编制单位名称:合同编号：合同名称：单位:元付款次数合同基本情况累计应付款项(根据合同约定填写)（含预付款）本期应抵扣款项本期申请支付款项（包括预付款)本期核定拨付款项本期止累计支付合同价款合同初始总价本期止补充协议价款调整后合同价款合同总价款截止上期累计已付款项其他应核定款项12 3 41234567合计填表说明1、本表为累计付款情况汇总表;2、每次付款均需填写历次付款情况;3、补充协议价款的填写方法：有四种情况分别为，调增（+）、调减（-）、调至，若无调整不填写对方单位(签章) 承办人(签章) 招标成本部经办人：财务部会计(签章) 负责人(签章) 承办部门经理(签章) 招标成本部经理：财务部出纳(签章) 5 档案移交档案馆流程（1） 工程档案移交流程图监理单位建设单位档案馆总承包单位（2） 需要建设单位准备的档案资料6 工作联系单收发流程（1） 工作联系单流程图融达置业公司内部审批流程工程部监理公司市政总承包提出工程变更、洽商及相关费用招标成本部前期部注：工作联系编号采用拼音缩写形式：发出方-接收方-年月日-流水号例：工程部发给融达公司：GCB -RDGS-20130101-001（2） 工作联系单格式表11文件编号：GCB-RDGS -日期-流水号 （收文单位） 致： 关于： （正文）顺颂商祺！ 北京广安融达置业有限公司年 月 日抄送：（适用于公司对外正式发出的文件，文件发出后由接收人在文件发放记录本上签收）（3） 收发文记录格式表12 收 文 记 录 表 签发部门：序号文件名称文件编号来源单位份数签发人签发时间备注123456789101112131415