办公室行政管理.ppt

人力资源部工作诊断报告,2012-07-06,总目录,一、行政管理者的核心职能二、行政管理者的素质要求三、目标管理与工作的计划性四、时间管理与工作统筹技巧五、沟通管理与人际关系协调六、高绩效团队的精神激励,1、管理企业管理规则的建立和执行企业资源管理供给、保管、维护、更新企业文化塑造办公室行为系统建设舆论导向团队建设、企业形象企业内部管理制度,一、行政管理者的核心职能,2、协调与控制物力协调资源调配与控制人力协调部门协作与危机处理成本控制经济学的基本原理,一、行政管理者的核心职能,毛利润,总收入,总成本,=,3、服务为“企业的前线”倾斜服务市场导向企业内部的服务管理就是服务4、公共关系处理政府事务中国传统文化与人际特色,一、行政管理者的核心职能,1、行政管理者职业化的素质特征 复合性知识经济时代的必然一专多能：“德、才、学、识、质、体”层次性不同层次人员综合性能力不同（高层、中层和基层）动态性在学习化生存的今天，能力是个变量,二、行政管理者的素质要求,2、新时期行政管理者素质模型,二、行政管理者的素质要求,2、新时期行政管理者素质模型,万事皆由心 心能：心灵智力 没有理由的理由 生命意志的表现 事业心强的人把事业当爱人 创造力永不枯竭的源泉 执行力持久不倦的燃料,二、行政管理者的素质要求,2、新时期行政管理者素质模型,性格天成，与生俱来 江山易改，本性难移 性格没有好坏之分四种应用型性格的划分 心为性之先 天将降大任于斯人也 意志力修炼,二、行政管理者的素质要求,2、新时期行政管理者素质模型,人生之初，品性如何？隐恶扬善 社会的进步与发展 现代人的品德修养 仁爱之心 忠诚敬业 职业道德,二、行政管理者的素质要求,2、新时期行政管理者素质模型,智慧的头脑 基础智力(IQ)敏锐的目光(观察力)逻辑思维能力 敏捷的反应力 潜能挖掘 勤能补拙 巧干是智慧的体现,二、行政管理者的素质要求,2、新时期行政管理者素质模型,知识素质知识结构、范围、层次、专业知识 表达：交际沟通能力文字、口语 技术素质 某一领域的专业技术 操作能力 动脑和动手的执行能力领导能力战略、决策、计划、组织、领导、控制,二、行政管理者的素质要求,3、素质模型中潜能与显能,？,？,？,表现出来的人的语言和思想,表现出来的人的行为和成果,？,？,二、行政管理者的素质要求,4、各层次人员必要技能分析,提问：从上表中你看出什么样的规律来？,二、行政管理者的素质要求,行政人员素养能力构成,二、行政管理者的素质要求,1、目标管理的内涵目标管理概念目标管理是使所有人员的努力都集中到目标 上来，用最适当的方法、最短的时间、最少 的费用，取得最佳成果的一种管理方法。目标管理功能可提高企业计划 管理控制与协调人力运用 决定公平待遇,三、目标管理与工作的计划性,2、目标管理的五要素内容,评价,什么目标？,是如何实现的？,完成的怎么样？,什么时间完成？,达到什么程度？,A,C,D,E,B,三、目标管理与工作的计划性,3、目标的设定与分解设定大目标什么是大目标？与文化理念、发展战略、长期愿景是 怎样的关系？大目标分解为多级目标通常的三种方法A、自上而下法 B、自下而上法C、自然形成法,三、目标管理与工作的计划性,3、目标的设定与分解大目标分解的最有效方法最高层目标,公司总目标制订小组,三、目标管理与工作的计划性,3、目标的设定与分解大目标分解的最有效方法下一级目标,三、目标管理与工作的计划性,3、目标的设定与分解大目标分解的最有效方法连锁目标,最低一级目标,甲组总经理,财务副总经理,生产副总经理,地区销售经理,地区销售经理,丁组事业部销售经理,地区销售经理,丙组地区销售经理,乙组销售副总经理,事业部销售经理,事业部销售经理,地区销售经理,地区销售经理,三、目标管理与工作的计划性,3、目标的设定与分解大目标分解的结果,公司总目标,高层管理人员目标,中层管理人员目标,第一线基层工作人员目标,三、目标管理与工作的计划性,课程导入：时间是怎样产生的日常的时间概念年、月、日、时、分、秒地球自转、公转与月球公转,四、时间管理与工作统筹技巧,1、时间的基本特性,5,4,3,2,1,四、时间管理与工作统筹技巧,2、什么是时间管理概念 由于时间所具备的基本特性，所以时间管 理的对象并不是时间本身，而是指面对时间而 进行的“自管理者的管理”。所探索的是如何减 少时间浪费，以便有效地完成既定目标。结论通过计划统筹而相对合理利用和节约时间。,四、时间管理与工作统筹技巧,3、应该记住的20条实用方法准备之一：长期准备（4）购买工具书/增加知识储备/提高能力训练你的快速阅读能力把常用的文件/文具放好养成存放思想档案和作记录的习惯,凡事预则立，不预则废。,四、时间管理与工作统筹技巧,3、应该记住的20条实用方法准备之二：临时准备（5）明天的工作前晚进行优先级排序将相关的工作列在一起把工作计划放到随时可见的地方每天早晨比规定时间起早十分钟做好正式工作前的准备工作,四、时间管理与工作统筹技巧,3、应该记住的20条实用方法要培养的好习惯（7）利用各种装备如电话/信件等节省时间把最困难的事放在效率最高的时候利用零碎时间处理例行性事务午餐或下班前开会效率最高/避免上午开会休息片刻/伸个懒腰/冲杯咖啡/茶/其他饮料报刊放在晚上看每晚沉思片刻/回顾与总结,四、时间管理与工作统筹技巧,3、应该记住的20条实用方法与外部产生联系时的应变能力（4）站着接待一向健谈的来访者从不主动闲聊/尽量回避来闲聊者管理电话：A、主动拨号 B、被动接听如遇琐事缠身能快速摆脱,四、时间管理与工作统筹技巧,、工作优先级综合分析分清工作的轻重缓急,重要度,紧迫性,A 重要而且紧迫,紧迫但不重要,D 不重要不紧迫,重要但不紧迫,四、时间管理与工作统筹技巧,1、组织协调与沟通沟通的定义沟通是人与人之间通过语言、文字、符号或 其它的表达形式，进行信息传递和交换的过程。组织与沟通组织是由社会中的人组成的群体，成员之间是 相互依赖的关系，组织中的沟通是信息在组织成 员中的传送者和接收者之间交换的过程。,五、沟通管理与人际关系协调,1、组织协调与沟通 沟通模型,五、沟通管理与人际关系协调,2、人际交往中的语言沟通沟通漏斗,五、沟通管理与人际关系协调,3、语言沟通的四大原则,五、沟通管理与人际关系协调,4、肢体语言的表达特征身体的非语言信息微笑开放的姿态接触眼神沟通点头身体语言的沟通理解别人的身体语言恰当使用自己的身体语言,五、沟通管理与人际关系协调,5、企业内平级关系的协调人际关系协调的五大原则,自制原则,信任原则,真诚原则,宽容原则,协调关系五大原则,尊重原则,五、沟通管理与人际关系协调,1、当前企业两大流行语以人为本学习型组织,尊重人,提高人,发展人,锻炼人,六、高绩效团队的精神激励,2、以人为本的特定内涵与时代意义企业的物质层面与精神层面,文化环境,工作环境,六、高绩效团队的精神激励,2、以人为本的特定内涵与时代意义员工心态与企业的关系,魂在,魂散,六、高绩效团队的精神激励,2、以人为本的特定内涵与时代意义怎样才能真正做到以人为本？,爱心,六、高绩效团队的精神激励,2、以人为本的特定内涵与时代意义形成怎样的效果？,文化氛围,问题思考：物质基础对员工激励的局限性,六、高绩效团队的精神激励,3、创造力蕴藏在员工心灵之中心灵智力：灵商发现（SQ：Spiritual Quotient）人类创造万物的原动力,灵商（SQ）,六、高绩效团队的精神激励,4、人力资源的精神资本什么是精神资本 它是人们在认识、顺应、运用自然，创造价值和财富过程中主观世界的能力，或者说是精神的力量。,马克思说：人的价值蕴藏在才能里。,六、高绩效团队的精神激励,4、人力资源的精神资本精神资本苏东坡的诗给人的启发物质资本与精神资本的关系,六、高绩效团队的精神激励,4、人力资源的精神资本精神资本心灵智力强烈的成功信念：无穷的精神力量,举例：,唐僧取经九九八十一难,香港一洲集团的庄永竞,金利来集团的曾宪梓,六、高绩效团队的精神激励,5、寻找打开心灵之门的金钥匙怎样调动员工的热情？从了解需求开始,马斯洛需求层次理论,？,？,？,？,？,基本物质生活,安全保障,情感需求,社会地位,自我实现,六、高绩效团队的精神激励,5、寻找打开心灵之门的金钥匙成功与员工的意志力意志：是人们自觉地调节行动去克服困难以实现预定目的的心理活动过程。良好意志的四个特征：,言行的自律性,坚定的目的性,决策的果断性,行为的坚持性,良好意志,六、高绩效团队的精神激励,5、寻找打开心灵之门的金钥匙成功与员工的情感情感（情绪）：人们对客观事物态度的反映。情感具有两极性：肯定与否定，积极与消极情绪的三种情况A、心境：较长时间的微弱情绪的状态B、激情：强烈的、短暂的，甚至是爆发式情绪C、应激：出乎意料的紧急情况下所引起的情绪状态,六、高绩效团队的精神激励,5、寻找打开心灵之门的金钥匙员工激励激励：就是激发、鼓励、维持动机、调动 人的积极性、主动性和创造性，使人有一股 内在的动力朝着所期望的目标奋勇前进的心 理过程。,六、高绩效团队的精神激励,5、寻找打开心灵之门的金钥匙激励员工常用的方法对知识型员工的激励对领导层人员的激励对集体人员的激励对先进者的激励对后进者的激励激励中间层的方法激励青年人的方法自我激励的方法,六、高绩效团队的精神激励,5、寻找打开心灵之门的金钥匙激发下属的献身精神研究企业经营过程品牌同质化以后，竞争主要在软S上进行企业价值的最核心力量存在于员工的心灵之中,企业家要找到打开员工心灵之门的金钥匙做好三件事：,A、关爱尊重员工，不断了解其需求并满足它 B、信任激励员工，并给予工作压力的挑战 C、合理分权，充分授权，有效控权,六、高绩效团队的精神激励,6、对理性的科学管理的挑战 领导服人的三种方式,六、高绩效团队的精神激励,6、对理性的科学管理的挑战人性管理的价值意蕴 扬弃以人为手段的传统管理理论 确立以人为中心的合理定位 A、尊重人性，讲究企业良心 B、员工第一，善待员工 C、以人为本，注重行为落实 指明以人为目的的管理哲学境界,六、高绩效团队的精神激励,真诚是最佳的公关模式用心是最好的工作方法,谢 谢 大 家！,