集团资料管理需求分析.ppt
集团资料管理,2023/2/13,金螳螂装饰,需求分析,目录,2023/2/13,金螳螂装饰,现状愿景工作目标业务模型系统模型系统功能说明系统流程图用户界面系统报表系统报表详细系统接口系统安全,现状,2023/2/13,金螳螂装饰,愿景,2023/2/13,金螳螂装饰,建立“一四二”管理体系一套制度规范及信息共享平台四个季度日常资料管理报告二个半年度资料管理审计报告,资料管理工作常态化、规范化,专人、专场、专用设备管理,强调且明确资料管理的重点,系统,工作目标,2023/2/13,金螳螂装饰,1.各公司资料管理水平不一样，有粗有细2.资料归档现用文档管理，但有漏记录的情况。3.资料管理的表单未统一。4.资料管理的软硬件不完善。,资料未及时归档的情况有很多。,标准界面化流程管理,因现资料管理的方式在效率上相对低下，在资料统计上比较繁琐，在资料状态的管理上不能实现有效跟踪。故对资料管理业务进行系统化管理，以解决现阶段面临的以下问题：,业务现状,系统主动提醒,系统化,资料现状没法实时关注和统计。,有专人管理和按条线管理，资料专员职责尚待明确,系统统计,权限分配,1.建立“一四二”管理体系2.专人、专场、专用设备管理3.强调且明确资料管理的重点4.资料管理工作常态化、规范化,愿景,工作目标,2023/2/13,金螳螂装饰,资料登记,制作移交清单,资料归档,资料借阅预约,资料借阅审批,资料借阅,资料销毁审批,资料销毁,资料遗失登记,资料编辑,资料分类查询,系统管理员,季度管理报表,该归档未归档,该归还未归还,该销毁未销毁,该补办未补办,集团资料管理员,部门资料管理员,普通系统用户,业务模型,2023/2/13,金螳螂装饰,部门,资料管理员,员工,资料管理室,资料登记,资料移交,资料确认归档,资料借阅登记,资料归还登记,填写资料移交清单,资料保管,资料借阅,登记编辑,登记编辑,资料销毁,领导,资料归还,审批,借阅,归还,审批,销毁,审批,审批,资料遗失登记,Excel,Excel,系统模型,2023/2/13,金螳螂装饰,部门,资料管理员,员工,资料管理室,资料登记,资料移交,资料确认归档,资料借阅登记,资料归还登记,填写资料移交清单,资料保管,资料借阅,登记编辑,资料销毁,领导,资料归还,借阅审批,借阅登记,资料归还,申请/销毁,审批,审批,资料遗失登记,系统,资料预约,销毁审批,归档执行,预约,资料编辑管理,借阅,资料归还登记,遗失登记,集团,资料管理标准制定（归档期限、销毁期限、保密级别）,系统功能说明,2023/2/13,金螳螂装饰,功能说明参照文档：2012-JTL-集团资料管理-SUC.doc 资料所属（区别于行政上的组织结构）定义：集团、总经办、核算中心、营销中心、集团财务、财务中心、法务、设计条线、施工条线、投标中心、人事部、投资管理部、企划部、材供部、行政办公室、资金结算部、木石管中心、集团战略投资部、重点项目协调部、基建办、信息中心、审计部 资料分类定义：合同、竣工资料、图纸、审计报告、发文会议纪要、基建资料、诉讼资料、标函档案、财务档案、人事资料、图书、其他 需要审批的业务定义：借阅、销毁。注：关于文档2012-JTL-集团资料管理-SUC.doc中提到的“4.3 资料管理Master”在该PPT中未提供实现的方式，可自行设计后台管理UI或者直接用Table管理。,系统流程图,2023/2/13,金螳螂装饰,资料遗失登记,用户界面,2023/2/13,金螳螂装饰,导航菜单,2023/2/13,金螳螂装饰,资料归档、资料归还、资料销毁、资料补办提醒,2023/2/13,金螳螂装饰,部门资料查询,状态改为资料份数,2023/2/13,金螳螂装饰,部门资料新增/编辑,增加项目：资料补办标志（若遗失损坏是否需要补办）、补办期限,2023/2/13,金螳螂装饰,资料移交清单,2023/2/13,金螳螂装饰,资料归档管理,状态改为资料份数,2023/2/13,金螳螂装饰,资料移交,2023/2/13,金螳螂装饰,资料归档编辑,增加项目：资料补办标志（若遗失损坏是否需要补办）、补办期限,2023/2/13,金螳螂装饰,资料借阅管理,状态改为资料份数,2023/2/13,金螳螂装饰,资料预约/借阅,2023/2/13,金螳螂装饰,资料预约登录,2023/2/13,金螳螂装饰,资料借阅登录,借阅需要加入审核流程,2023/2/13,金螳螂装饰,资料归还登录,2023/2/13,金螳螂装饰,资料销毁管理,状态改为资料份数,2023/2/13,金螳螂装饰,资料销毁登录,销毁需要加入审核流程,2023/2/13,金螳螂装饰,资料遗失管理,状态改为资料份数,2023/2/13,金螳螂装饰,资料遗失登记,增加列：补办标志，补办人、补办日期,2023/2/13,金螳螂装饰,资料概况,2023/2/13,金螳螂装饰,资料分类详细查询,系统报表,2023/2/13,金螳螂装饰,2023/2/13,金螳螂装饰,_公司资料管理第 季度报告,季报编号：ZLGL20120X号报告期间：2012年1月10日3月30日报 告 人：张三分管领导：李四一、季度资料归档表二、季度资料借阅表三、季度资料销毁表四、季度资料管理中的关注重点未按时归档资料表未按时归还资料表遗失资料及补办情况表五、其他需说明的情况：本季度在资料管理中遇到的需集团支持的工作其他需要说明的事项问题,2023/2/13,金螳螂装饰,（暂不需要）集团资料管理情况审计报告(半年度),审计报告编号：审计20120X号报告期间：2012年1月1日6月30日报 告 人：张三分管领导：李四一、基本情况：二、存在的问题三、提出改进意见或限期改正四、提醒领导层关注重点五、其他需说明的情况审计部2012.*.*,报表内容详细,2023/2/13,金螳螂装饰,2023/2/13,金螳螂装饰,_公司资料管理第 季度归档报告,季报编号：ZLGL20120X号报告期间：2012年1月10日3月30日报 告 人：张三分管领导：李四,2023/2/13,金螳螂装饰,_公司资料管理第 季度借阅报告,季报编号：ZLGL20120X号报告期间：2012年1月10日3月30日报 告 人：张三分管领导：李四,2023/2/13,金螳螂装饰,_公司资料管理第 季度销毁报告,季报编号：ZLGL20120X号报告期间：2012年1月10日3月30日报 告 人：张三分管领导：李四,2023/2/13,金螳螂装饰,_公司资料管理第 季度/年度未按时归档报告,季报编号：ZLGL20120X号报告期间：2012年1月10日3月30日报 告 人：张三分管领导：李四,2023/2/13,金螳螂装饰,_公司资料管理第 季度/年度未按时归还报告,季报编号：ZLGL20120X号报告期间：2012年1月10日3月30日报 告 人：张三分管领导：李四,2023/2/13,金螳螂装饰,_公司资料管理第 季度/年度遗失资料及补办情况报告,季报编号：ZLGL20120X号报告期间：2012年1月10日3月30日报 告 人：张三分管领导：李四,系统接口,2023/2/13,金螳螂装饰,与人力资源管理系统的接口：接口描述：集团组织架构交互方式：共通组件与工程项目管理系统的接口：接口描述：工程项目信息交互方式：共通组件,系统安全,2023/2/13,金螳螂装饰,系统管理员：管理资料所属、资料类别资料室管理员：集团资料管理、归档管理、借阅管理、归还管理、销毁管理部门资料管理员：部门资料管理、资料新增、资料移交普通系统用户：资料预约、资料借阅、资料归还,Thanks!,
