秘书理论与实务——信息工作.ppt

乌鲁木齐市水磨沟公园,根据常崇宜、董继超分别主编的教材制授,秘书理论与实务教程课件,第十四讲 信息工作,“谁掌握了信息，控制了网络，谁就掌握 了整个世界。”世界著名未来学家 阿尔温托夫勒,“一个具有信息素养的人，他能够认 识到精确的和完整的信息是做出合理决策 的基础，确定对信息的需求，形成基于信 息需求的问题，确定潜在的信息源，制定 成功的检索方案，从包括基于计算机和其 他信息源获取信息、评价信息、组织信息 于实际的应用，将新信息与原有的知识体 系进行融合以及在批判性思考和问题解决 的过程中使用信息。”信息素养全美论坛的终结报告 Doyle 1992,信息也是领导的“秘书”,当今时代，是信息时代；当今社会，是信息社会。信息对于领导者的工作至关重要。从此意义上说，信息也是领导秘书。秘书部门是向领导报送信息的主渠道。因此，信息工作越来越成为各级秘书机构辅助领导决策的一项重要业务（实务）。,本讲内容及要点,信息与信息工作的含义；信息工作的特点、意义和要求；秘书部门和秘书人员获取、加工、提供和存储信息的要领和方法；高层次信息的开发。,14-1 信息 工作概述,14-1-1 信息与信息工作,A.广义信息与狭义信息：狭义信息，是指通过一定的物质载体反映出来的新的有用知识。广义信息，是指对各种事物运动特征和变化的客观描述。课堂讨论：1，报纸、电台、电视台以及网络等所传播的新闻是不是信息？如果是，属广义还是狭义信息？2，气象信息属广义信息还是狭义信息？,信息的七种特性：1，客观性；2，无限性；3，时效性；4，共享性；5，可传输性；6，可加工性；7，可扩散性。,B.信 息 的 特 征,C.信 息 工 作,我们这里讲的信息工作，特指秘书获取、加工、传递、储存和利用信息的一系列活动。秘书部门既是各级领导机关的办公机构，又是承上启下、联系各方的信息中心。对领导来说，它又是参谋、助手和“耳目”。秘书部门的这些功能，哪一条都离不开信息。为领导工作提供全面、准确、对路的信息，是秘书义不容辞的重要职责。,14-1-2 信息工作的作用（上）,A.辅助领导者正确决策 信息是决策的基础和依据。领导决策过程实际上是一个对信息的处理过程。案 例“新疆金石集团”开发“改性沥青”生产并将产品逐步推向全国的决策过程中信息的作用。B.协助领导者科学管理 科学管理的实质：按一定的目标，对一个管理系统进行有效的控制。过 程 各方信息领导者信息处理发出指令控制管理系统达到既定目标,14-1-2 信息工作的作用（下）,C.开阔领导者与秘书的思路 信息社会 现代领导者的“信息饥饿”。秘书自身也极需通过信息工作来开阔视野和思路，提高信息捕捉能力、创新思维能力、分析判断能力、综合概括能力、参谋咨询能力和应用写作能力。D.提高秘书工作效率 秘书部门和秘书人员的绝大部分工作如撰写公文、办理公文、立卷归档、调研、办会等等，实质上都是在处理信息。,14-1-3 信息工作的特点,“四性特点”,A.服务性秘书部门信息服务的多向性。其中最直接最主要的是为领导决策服务,B.综合性秘书部门提供信息种类非常广泛；其内容具有综合性,C.针对性同一信息对于不同的对象，其有用性即价值各不相同,D.适时性秘书部门提供信息要选择最佳时机以取得最高的吸收率,14-1-4 信息工作的要求,信息工作6项要求：,A.敏锐,B.准确,C.及时,D.全面,E.适用,F.经济,案例 某企业抓住APEC(亚太经济合作组织)峰会在沪召开这一信息开发唐装生产大赚一把取得成功,14-2 信息的获取,信息获取秘书利用各种渠道和方法获得领导工作所需要的信息。这是信息工作的基础性环节。,领导者,秘书,上级信息,内部信息,社会信息,同业信息,历史信息,国际信息,14-2-1 信息获取的范围,14-2-2 信息获取八渠道,秘书,领导者,信息网络渠道,文书 渠道,书刊 渠道,调查 渠道,会议 渠道,信访 渠道,科研 渠道,档案 渠道,各 种 信 息,14-2-3 信息获取的方法,怎样捕捉信息？“八法”。,B.文字阅读法,A.网络查询法,C.收看收听法,D.会议记录法,E.相互交流法,F.专题调查法,G.观察体验法,H.索取求购法,14-3 信息的加工,14-3 信息的加工,信息从初始状态到具有可用性，必须经过加工处理。信息加工将获取的原始信息进行鉴别、筛选、综合、分析和编制，使之成为完整、有用的信息资料，以便提供使用。信息加工既是一种工作过程，更是一种创造性思维活动；加工的成果是科学方法与智力劳动的结晶，具有比原始信息更大的使用价值。,14-3-1 信息加工的方法（上）,A.归纳法：筛选合并同类项专题信息 此法便于领导深入了解研究某一方面问题。B.浓缩法。在保证信息量不变的前提下，将长信息压缩成简短信息。通常动态性信息宜短，调研、经验等信息材料可长些。C.纵深法。“打破沙锅问到底”。沿纵向，一层层、一步步、一环环深透揭示问题。D.扩充法。对残缺不全的原始信息加以补充，使之成为完整有用的信息资料。,E.对比法。纵向比较；横向比较；两种比较结合起来。此法反差鲜明、印象强烈。F.转换法。将较抽象的内容转换成人们容易理解的事例。此法一是转换对象之间要有可比性，二是转换对象要通俗易懂。G.图表法。一目了然，易传易用。H.剪接法。多用于动态性信息的加工。要求确定好信息主题，并正确选材、剪接。,13-3-1 信息加工的方法（下）,14-3-2 信息简报（信息内刊）,记载和传递、报送信息的文字材料。特点：“新、深、实、短”。秘书编写信息简报6点要领：标题醒目；主题集中；内容新鲜；结构简单；篇幅简短；语言简洁。,讨论信息的加工与信息简报的编写之间有着什么样的关系？,案例一,试改写一篇信息稿,将一篇字数为1600字的信息温家宝总理谈中国宏观经济形势与金融体制改革改写为同题目的字数在1000字以内的较短信息,第14讲附件 将一篇字数为1600字的信息温家宝总理谈中国宏观经济形势与金融体制改革改写为同题目的字数在1000字以内的较短信息（以下使用对比显示，左边为原文，右边为改写的信息稿）,（原文）据新华社电 国务院总理温家宝在访问欧洲五国和欧盟总部前夕，应约于4月27、28日在中南海分别接受了德国世界报发行人施托尔特、意大利晚邮报副社长维科、路透社总编辑利内班克、爱尔兰时报助理总编唐纳荷的采访。以下是部分采访内容：,（缩写后）国务院总理温家宝最近接受了国外几家媒体的采访。,路透社：中国经济正在以令人屏住呼吸的速度在发展。但有很多分析家和观察家都发表了自己的意见和看法，认为中国经济从多方来讲都有过热迹象。您对这些分析有何意见？准备采取什么措施抑制过热。温家宝：中国经济形势总体是好的，经济增长较快，工业企业利润提高，农业生产形势趋好，外贸进出口规模扩大，财政收入大幅提高，城乡居民收入不断增长。,在回答路透社关于中国经济是否有过热迹象的问题时，温家宝说：中国经济形势总体是好的，经济增长较快，工业企业利润提高，农业生产形势趋好，外贸进出口规模扩大，财政收入大幅提高，城乡居民收入不断增长。,但是经济运行当中确实存在突出的矛盾和问题，主要表现在固定资产投资增长过快，建设规模过大；煤、电、油、运供求关系趋紧；货币发行量和贷款规模增长过快；通货膨胀的压力增大，特别是生产资料价格上涨较快。,但是，经济运行当中确实存在突出的矛盾和问题，主要表现在固定资产投资增长过快；煤、电、油、运供求关系趋紧；通货膨胀的压力增大，特别是生产资料价格上涨较快。,对这些矛盾和问题，我们正在采取措施加以解决。第一，控制货币发行量和贷款规模；第二，严格土地管理，坚决制止乱占耕地；第三，认真清理和整顿在建和新建的项目，严肃处理乱占耕地和乱上项目的违法违规行为；第四，在全国范围内开展节约资源的活动。我们已经第二次提高银行的存款准备金率，还将发布加强土地管理的规定，提高部分行业投资项目的资本金比例。,温家宝说，对这些矛盾和问题，我们正在采取措施加以解决。第一，控制货币发行量和贷款规模；第二，严格土地管理；第三，认真清理和整顿在建和新建的项目，严肃处理违法违规行为；第四，在全国范围内开展节约资源的活动。,总的考虑是，宏观调控既要坚决果断，又要适时适度，区别对待。我们相信这些措施经过一段时间会见效的，经济能够保持平稳较快发展，避免大起大落。中国经济存在的问题从根本上讲还是结构问题和体制问题，因此要继续毫不动摇地推进改革，包括投资体制改革、金融改革。虽然宏观调控有难度，但是我们有信心。,总的考虑是，宏观调控既要坚决果断，又要适时适度，区别对待。我们相信这些措施经过一段时间会见效的。中国经济存在的问题从根本上讲还是结构问题和体制问题，因此要继续毫不动摇地推进改革。虽然宏观调控有难度，但是我们有信心。,路透社：我们知道中国需要进行资本市场的改革，特别是金融市场的改革。中国在这方面已经做出了很多努力，您认为还需要做出怎样的努力让中国资本市场更有竞争力？温家宝：推进银行改革是整个金融改革的当务之急。对此，中国政府下了很大的决心。我们已经确定了改革的方向，就是建立现代银行制度，方法是实行股权结构和公司治理结构的改革。,在回答路透社关于中国金融市场改革的问题时，温家宝说，推进银行改革是整个金融改革的当务之急。对此，中国政府下了很大的决心。改革的方向就是建立现代银行制度，方法是实行股权结构和公司治理结构的改革。,我们首先在中国银行和建设银行进行改革，中央做了必要的支持，动用了450亿美元的外汇储备，注资充实资本金。但是改革能否成功取决于改革管理体制和经营机制。要引入现代的管理方法，推行统一的、科学的、符合国际标准的会计制度和信息披露制度，这都是必不可少的基础工作。改革的难点在管理、在人才。,我们首先在中国银行和建设银行进行改革，中央动用了450亿美元的外汇储备，注资充实资本金。但是改革能否成功取决于改革管理体制和经营机制。要引入现代的管理方法，推行统一的、科学的、符合国际标准的会计制度和信息披露制度。改革的难点在管理、在人才。,在这两个银行改革积累经验后，再对其他国有商业银行和政策性银行进行改革。我们还要发展证券市场。也就是说，除了间接融资之外，还要发展直接融资。政府要为证券市场提供公平、公正和法制的环境。无论是银行改革，还是发展资本市场，都离不开企业改革。必须推进企业改革、改组和改造，提高企业发展的质量和效益。,我们还要发展证券市场。政府要为证券市场提供公平、公正和法制的环境。必须推进企业改革、改组和改造，提高企业发展的质量和效益。,路透社：很多人提到，中国的人民币汇率是比较僵硬的，一直有所低估，一定程度上加剧了中国经济过热。中国何时将人民币盯住一揽子货币，您个人是比较倾向于逐步放宽货币波动的幅度，还是将汇率调整一次软着陆到位？温家宝：人民币汇率不存在僵硬的问题。人民币汇率并轨和改革是在1994年，那时我们开始实行以市场供求为基础的、单一的、有管理的浮动汇率制度。,当路透社提到很多人认为中国的人民币汇率比较僵硬时，温家宝回答说，人民币汇率不存在僵硬的问题。人民币汇率并轨和改革是在1994年，那时我们开始实行以市场供求为基础的、单一的、有管理的浮动汇率制度。,从1994年到1997年，人民币对美元升值了38%。后来，遇到亚洲金融风波，中国承担了人民币币值稳定的责任。从那时起，人民币汇率的变动幅度收窄了。对人民币汇率改革和发展的方向，我们提出要在均衡、合理的水平上保持人民币汇率的基本稳定，同时研究和探索适应市场供求变化的人民币汇率形成机制。,从1994年到1997年，人民币对美元升值了38%。后来，遇到亚洲金融风波，人民币汇率的变动幅度收窄了。对人民币汇率改革和发展的方向，我们提出要在均衡、合理的水平上保持人民币汇率的基本稳定，同时研究和探索适应市场供求变化的人民币汇率形成机制。,我们一直没有放弃这项工作，但是采用什么方法，何时开始实行，确实需要慎重抉择。这要考虑两个方面因素，一是把握好宏观经济形势，二是健全银行体系，否则轻易变动会给国民经济带来一些难以预料的后果，同时也会影响地区以至世界经济的稳定。这个问题相当复杂，国际上的一些著名经济学家也有不同的看法。我们会广泛听取各方面意见，认真研究这个问题。,我们一直没有放弃这项工作。但这要考虑两个方面因素，一是把握好宏观经济形势，二是健全银行体系，否则轻易变动会给国民经济带来难以预料的后果，同时也会影响地区以至世界经济的稳定。这个问题相当复杂，国际上的一些著名经济学家也有不同的看法。我们会广泛听取各方面意见，认真研究这个问题。,案 例 二,案例二 信息一则：胡润版中国百富榜部分上榜富豪的反应,案例 信息一则：胡润版中国百富榜部分上榜富豪的反应,前福布斯中国富豪榜的制作者胡润（英国人）与欧洲货币机构投资合作，2003年底公布了当年中国百富榜。,英国人胡润,胡润：2003中国内地“百富榜”,请看关于“百富榜”发布后的一则信息!,信息一则：上榜富豪大吐酸水 胡润的富人榜历年来让富豪们避之惟恐不及。正因为如此，许多榜上有名的富豪在与人谈及“上榜”时均无丝毫喜悦之情，倒是大吐酸水。彩电巨头创维董事局主席黄宏生（排在第76位）刚刚从日本回来，当他了解到排名情况后惊呼：“别人的钱算在我头上了！”他说：百富榜列出我的财富有11亿元，其实内有属于汇丰银行的很大一部分股份，胡润不了解情况算到我头上，我个人哪里有他们所说的那么有钱。,而此前，黄宏生曾有一次私下对人讲过，该榜的排列涉及到企业的相关数字都缺乏权威性。很多企业的核心机密胡润根本不可能了解，又缺少官方的数字，这样的排行榜有何意义。而且入选富豪榜并不是一件好事。鹏润集团董事局主席黄光裕（第18位）的反应：自己一点都没有高兴的感觉，相反觉得很烦！,黄光裕表示，排行榜估的数字不准确，跟我们当初接受他（胡润）调查的意图不是很相符。其实我哪有那么多钱啊！我根本没想到自己能排上什么百富榜，我差得远了。现在上了百富榜，要应对来自媒体、各界的舆论，烦都烦死了！深圳太太药业朱保国（第43位）显然已经知道自己排上富豪榜的事。他说，在网上和报纸上已经看到了这个排行，“当新闻看了一眼”。,他说他自己每天的生活就是从看全国各地的报纸开始的。“每天的生活费不会超过50元。”就是这个“平民”被排为中国富豪的第43位。当被问及他15亿的财富是否准确时，朱宝国表示，“不好评论，这个话题太敏感”。年仅30岁的上海盛大网络发展有限公司董事长陈天桥以40亿元资产名列第10。陈天桥的财富，几乎全部来自于自己创办并控股的盛大公司。,成立于1999年11月的盛大公司以运营网络游戏为主业，截至2003年9月底，盛大成功运营的网络游戏产品的累计注册用户已经突破15亿人次，最多同时在线玩家人数102万人。由于盛大不是上市公司，外界无法准确了解盛大的具体利润和陈天桥的个人财产。然而据推算，国内整个网络游戏市场几年来的收入加在一起也达不到40个亿，陈天桥40亿资产有待考证。,就在百富榜公布前两天，媒体登出了盛大被韩国WEMADE公司等起诉侵犯知识产权的新闻。传奇世界刚刚上市，官司已经缠身，胜负仍难预料，这无疑为陈天桥的财富传奇又平添了一层迷雾。“作为一家非上市公司，我们并不愿意参加这样的评选。”天津顺驰房地产孙宏斌（第91位）表示，作为私营企业，顺驰入选这样的榜单是不情愿的。,据透露，胡润百富榜调查人员把排行榜依据的有关数据发给顺驰公司进行核实，如果顺驰公司没有修改就等于默认数据正确。顺驰公司把纳税额等重要数据根据实际情况进行了修改。前天，福布斯排行榜的工作人员又发来了类似的排行数据。孙宏斌特意嘱咐工作人员，顺驰公司不愿再参加类似的排行。,但是，对于自己的排名，孙宏斌表示，地产界的朱孟依（排名10）、许荣茂（排名3）都是非常有实力的。孙宏斌认为顺驰的实力仅次于以上提到的两家。同时孙宏斌认为，胡润这个榜还是相对接近于实际的，跟以前的排行相比，可以说是越来越相对准确。新疆此次有三家民企进入百富榜：广汇集团孙广信（第8位）、德隆集团唐万里、唐万新（第25位）、华凌集团米恩华（第38位）。,孙广信在发榜后对于众多的询问者避而不见，其发言人也不作任何表态。唐氏仲昆的发言人对胡润发榜前未与德隆作任何沟通和核实深表遗憾，并表示上榜一事“太敏感、不好说”。华凌的发言人则只向询问者谈了华凌今年已经和正在做的事以及集团下一步发展的一些打算。看来，在胡润的百富榜后面，真是“几家欢喜几家愁”！,您读完这则信息及其背景材料后有何感想和评价？,就百富榜这件事本身，您仅凭这则信息，得到何种印象？有何评论？这则信息的写法，按照“四新”特点以及6项要求来衡量，您认为有何优、缺点？读完后是否感到自己对此事已经有了一些兴趣？是否还想知道一些什么？发布百富榜的作法有何好处和弊端？,14-4 信息的提供与存储,A.为本级领导了解情况、正确决策、指导工作提供信息；B.为上级领导了解情况、正确决策、指导工作提供高层次信息；C.为下级机关和基层单位提供信息。,14-4-1 秘书信息提供的对象“三个提供”,14-4-2 信息提供的要求和方式A.秘书机构提供信息服务必须符合“四性”要求 a.有很强的针对性；b.在内容上要有多样性；c.在时间上要把握适时性；d.十分注意信息提供的保密性。B,信息提供方式,简报,传真,电 报,网 络,音像制品,电话,C.信息反馈（正反馈与负反馈）,秘书信息系统,信息传递,领导决策,决策实施,反馈信息系统,信息反馈之大忌：报喜不报忧！,14-4-3 信息的存储,A.存储的信息必须是已认真筛选、加工、整理过的信息，一般具有准确性、完整性、系统性，能对利用者起到参谋、咨询、顾问作用。B.信息存储5点要求:认真筛选、科学分类、系统完整、坚持不懈、便于检索。C.信息存储方式：计算机存储；信息简报存储；多媒体存储（a.用多媒体计算机存储 b.用多种媒体存储）；以纸为载体的信息资料存储。,14-5 高层次信息开发,14-5 高层次信息开发,案例 衡量经济增长的若干有趣指标 衡量经济增长状况,除了用GDP（国内生产总值）等指标外，还有没有一些非数字的乃至人性化的指标呢？请看：英国经济学家提出的6项“民间指标”：1，新车销售量大增；2，司机需求量大增；3，房地产热；4，赴海外度假者大增；5，纯种狗与纯种狗主人数量俱增；6，女性做隆胸手术者与女性胸围尺码俱增。（这些信息反映经济状况？）,案例（续）“美联储”主席格林斯潘：“GDP变轻了！”（用重量来衡量经济增长？）一些经济学家提出的“垃圾指标”（用垃圾量的变动来衡量经济状况？）“股市道琼斯、标准普尔指数女士裙子长短（上个世纪四五十年代）”（是否很离奇？）经济学家们从上述本来非常不起眼的和似乎毫无关联的信息中开发了什么？,14-5-1 高层次信息的特点和作用,A.初级层次信息（初级信息、基础信息）与高层次信息 前者是直接反映事物的现象和动态的原始信息以及对原始信息进行初加工所形成的信息。后者则是全面反映事物概貌、揭示事 物本质及其规律的深度信息，以及对原始信息进行综合处理后提出对策建议所形成的信息。,高 层 次 信 息 要 素,有分析,有情况,有建议,情况:明晰性典型性,分析:中肯性深刻性,建议:可行性创见性,B.高层次信息五特点 宏观性：反映的是事关大局的问题 完整性：完整地反映某一事物发生、发展、结束的全过程，并对其起因和结果、内因和外因、现状和趋势、经验和教训作出全面反映和分析 典型性：具有普遍性、代表性、倾向性 深刻性：反映事物的本质属性和基本特征，揭示事物发展规律，找出症结，提出解决问题的办法和措施 前瞻性：能预测事物发展趋势和前景,C.高层次信息的作用 案例 前些年，每到岁末年初,本市总有一批又一批建筑民工到市委、市政府机关集体上访，要求帮助他们向“包工头”讨要工资，甚至要求解决其吃饭钱和返乡路费。各级党委、政府对此非常重视。经过三年左右的努力，现已基本解决了这个一度非常突出也非常棘手的问题。在解决此问题的过程中，高层次信息对于党委、政府领导同志的正确决策起到了不可忽视的作用,高层次信息,秘书,秘书,领导决策,全 面,严 密,导 向,准 确,超 前,14-5-2 高层次信息的开发途径,初级信息,零散信息,积累信息,高层次信息,重点调研,综合归纳,升华突破,秘书机构秘书人员,14-5-3 高层次信息的开发方法,要领:根据领导决策的不同阶段开发不同内容的高层次信息方法：5种(与教材略有不同:将“超前预测法”与“拓展延伸法”合并;“热点扫描”改为“热点聚焦”),中心跟踪法,热点聚焦法,难点突破法,亮点放大法,拓展延伸法,本 讲 要 点 回 眸,信息的特征；信息工作的特点及要求；秘书部门和秘书人员获取信息的范围、渠道和方法；秘书部门和秘书人员加工信息的主要方法；信息简报的编写；高层次信息的开发。,