归档文件整理方法【稀缺资源路过别错过】 .ppt
2010.08.09,归档文件整理方法 档案室PS：此方法不适用于科技档案。,2010.08.09,归档文件归档文件，是指各单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。,2010.08.09,办理完毕,是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中是否还在发挥作用。,2010.08.09,办理完毕,比如请示与批复，在批复发出或收到以后，文书处理程序就算已办理完毕；一份通知收到后经相关人员传阅，也算是办理完毕；,2010.08.09,办理完毕,本机关的发文，文件印发后也就算办理完毕；有的文件，如计划、规划、指示、规定等，在贯彻执行中需要很长时间，但印发或收到传阅后，其文书处理程序已经完成，也算是办理完毕。,2010.08.09,归档文件整理,归档文件整理，就是将应归档的文件按照一定的原则和方法进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。,2010.08.09,归档文件整理方法,我国推行的归档文件整理方法有两种。即改革后的文件级整理方法和传统的案卷级整理方法。,2010.08.09,文件级整理,文件级整理方法，就是将归档文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。文件级整理程序，就是指归档文件按文件级整理的步骤。一般情况下，文件级整理大致需要十二道程序。,2010.08.09,十二道程序,2010.08.09,收集文件,收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作。,2010.08.09,收集工作的原则,齐全完整，是收集工作的基本原则。齐全是对整体而言,完整是对个体而言.1、全面收集2、重点收集3、帐外文件的收集,2010.08.09,“帐外文件(请参见附件1)”，指未经发文登记和打印、编号的文件。,2010.08.09,对有请示缺批复的处理,有批复但未归档一是有关申请添置固定资产、调拔经费的批复文件，一般习惯于由财务部门或业务部门直接用批复原件去办理划拔、添置手续；办理完后将批复原件和凭证一起归入会计档案，对此，应明确要求其在手续办理完毕后将批复原件交文书处理人员归档，并提供批复复印件与会计凭证一并归档。,2010.08.09,对有请示缺批复的处理,二是批复文件未经正式收文渠道传递，而由经办部门或经办人员直接取回后留存。对此应要回原件归档。,2010.08.09,对有请示缺批复的处理,电话批复、口头批复未形成文字，或未批复，但实际上已办理，即成事实。此类请示文件在归档之前，应由承办人员在请示文件上级注明办理的具体情况，并加盖公章后归档。,2010.08.09,对有请示缺批复的处理,直接在请示原件上批复的，将此份请示直接归档即可。一个问题或一件事情，经多次请示才予批复的，将批复文件所针对的最后一份请示随批复一并归档，前几次请示文件可不归档。,2010.08.09,对有请示缺批复的处理,未批复也未办理的请示文件，属于正在办理过程中的文件，可暂不归档，但必须妥善保管，以备查找。如此类请示文件较多，已没有批复的可能，可单独整理。,2010.08.09,区分归档范围,区分归档范围，就是将需要归档和不需要归档的文件材料区分开来。,2010.08.09,归档文件材料的范围,凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。,2010.08.09,归档文件材料的范围,1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；,2010.08.09,归档文件材料的范围,3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。,2010.08.09,上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；,不归档文件材料的范围,2010.08.09,本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿。,不归档文件材料的范围,2010.08.09,无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；,不归档文件材料的范围,2010.08.09,同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料,不归档文件材料的范围,2010.08.09,分年度,归档文件整理工作，是按年度分开进行的，不同年度的文件一般不得放在一起归档。（一）一般文件，归入文件制发年度（指文件最后的落款日期）,2010.08.09,分年度,（二）跨年度的文件（请参见附件2），归入文件内容所针对的年度,2010.08.09,分类别,分类别，就是根据本机关文件的来源、时间、内容和形式上的异同，按照一定的方法，分成若干类别的过程。,2010.08.09,分类方法,分类方法也称分类原则，就是具体划分本机关文件之间异同点的根据和准则。普通档案常用的分类方法：年度（时间）分类法、组织机构（来源）分类法、问题（内容）分类法。,2010.08.09,组织机构分类法,组织机构分类法，就是将归档文件材料按其形成或承办部门进行分类。也就是按照立档单位的内部机构，将整个全宗内的文件材料分成若干类别的方法。,2010.08.09,类别排列方法,类别排列方法一般为党委（党组）下设的组织机构在前，行政下设的组织机构在后，综合性机构在前，业务部门在后。,2010.08.09,问题分类法,问题分类法，就是按照全宗内文件材料所记述和反映的问题分类的方法，即将记述和反映同一问题的文件集中，记述和反映不同问题的文件分开。,2010.08.09,问题分类法,也就是说，不管是机关内哪个组织机构形成或办理的文件，只要是记述和反映同一问题的文件，都归入一个类别内，以集中反映某一个问题的来龙去脉及办理情况。,2010.08.09,问题分类法,类别排列的方法先党后政,综合性的类项在前，专题性的类项在后。,2010.08.09,复式分类法：“保管期限年度问题”分类方法适用于内设机构比较简单或职能交叉不便按机构分类的单位。,复式分类法的选择和 分类方案的编制,2010.08.09,“保管期限年度机构”分类方法适用于内设机构比较健全、职责分工比较明确的单位。,分类,2010.08.09,“保管期限年度”分类方法内部机构设置简单的基层单位或小机关，或者每年形成文件数量极少的机关，经同级档案行政管理部门同意可采用。,分类,2010.08.09,分类方案的编制,分类方案：常用的分类方案为：（1）保管期限年度机构(问题)（2）保管期限年度,2010.08.09,分类方案的编制,特别注意的是：保管期限、年度是必选项，任何复分式分类法都必须具备，也就是说任何单位整理归档文件都必须分年度、保管期限进行。机构（问题）作为选择项。,2010.08.09,分类方案的编制,示例：保管期限年度问题分类法即先将归档文件按保管期限分类，在保管期限下按年度分类，再在年度下面按问题分类。永久：2000年 党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理 2001年 党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理,2010.08.09,分级别,分级别（请参见附件3），就是在保持文件之间有机联系的基础上，将上级机关、本机关、同级机关与不相隶属机关和下级机关的文件材料分开整理。但对联系密切的文件，如请示与批复等，不能为了分级别而将其分割开。,2010.08.09,划分保管期限,根据文件材料自身所具有的使用价值，确定文件材料存留的年限。根据国家档案局关于机关档案保管期限的规定，文书档案的保管期限为永久（请参见附件4）和定期（请参见附件4）两种。永久，即在正常情况下，无限期地保存；定期，分为10年和30年两种。,2010.08.09,修整文件,1、修裱破损文件使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行修补或托裱。2、复制字迹模糊或易褪变的文件包括不耐久字迹材料制成的文件和传真文件。常用的复制方法是复印。,2010.08.09,修整文件,3、去除易锈蚀的金属物4、超大纸张折叠大于A4幅面的纸张要折叠成A4幅面。要注意尽量减少折叠次数，折痕处尽量位于文字、图表字迹之外。,2010.08.09,作为一件进行实体装订的文件或文本:正本与定稿作为一件；法律法规等重要文件的历次修改稿（包括定稿）可合为一件；,装订,2010.08.09,正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件为一件。具有保存价值的文件处理单（阅办单、承办单、公文拟稿纸等）应与正文作为一件；,装订,2010.08.09,原件与复印或手抄件，应作为一件；转发文件与被转发文件，应作为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件。,装订,2010.08.09,请示与批复、报告与批示、问函与复函等来往文件为一件。如果报请性文件归档整理后才收（发）回复性文件，也可各为一件，并在“归档文件目录”的备注栏中加以说明。,装订,2010.08.09,每件文件中各文种和稿本的排列顺序：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；,装订,2010.08.09,转发文在前，被转发文在后；回复性文件在前，报请性文件在后；结论性材料在前，依据性材料在后；,装订,2010.08.09,不同文字的文本，无特殊规定的，汉文本在前，少数 民族文本在后；中文本在前，外文本在后；文件处理单（阅办单、承办单、公文拟稿纸等）放在文件前面,装订,2010.08.09,归档文件装订方法：装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐。文件材料薄的，可采用缝纫机装订，要将左、下侧对齐。,装订,2010.08.09,文件材料较厚的，应采用左侧线绳三孔打眼装订，要将左、下侧对齐。不要随意裁切文件，尽量保持文件原貌。,装订,2010.08.09,归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。,排列,2010.08.09,“最低一级类目”是指分类时所确定的类目体系中设在最低的一级类目，例如按照“保管期限年度机构”分类，“机构”即为最低一级类目。,排列,2010.08.09,归档文件的排列方法上级来文集中排列在本级归档文件之前，下级集中排在其后。,排列,2010.08.09,同一事由的归档文件排列，可按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。,排列,2010.08.09,不同事由的归档文件排列，可按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要,排列,2010.08.09,对具有保存价值，但未及时归档的零散文件，应排列在相应类别归档文件的最后，或与相关的某件归档文件装订成一件，并在归档文件目录备注栏加以说明。,排列,2010.08.09,不同事由的归档文件排列，可按文件形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。,排列,2010.08.09,对具有保存价值，但未及时归档的零散文件，应排列在相应类别归档文件的最后，或与相关的某件归档文件装订成一件，并在归档文件目录备注栏加以说明。,排列,2010.08.09,归档文件编号是指用符号标识归档文件在全宗中的位置，并以归档章的形式在归档文件上注明。,编号,2010.08.09,要求归档文件要逐件编号，需加盖归档章并填写归档章项目。,编号,2010.08.09,归档章的位置归档章一般应加盖在归档文件首页上端居中的空白位置;如果领导批示或收文章等占用上述位置，可将归挡章盖在首页的其他空白位置，但以上端为宜。,编号,2010.08.09,如果机关发文有文件签发单的，或收文有文件处理单的，也可放在最前面作为首页，这样可在其上加盖归档章,以更好地保护文件正本的原始面貌。,编号,2010.08.09,文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的，也可在文件首页前另附纸页加盖归档章。归档章尽量不要压住文件字迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。,编号,2010.08.09,编号,归档章图示:16 8 315 单位：mm 比例：1:1,2010.08.09,必备项目：全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。年度：指归档文件的形成年度。应采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表示，如2010年。保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。,归档章说明,2010.08.09,归档章说明,件号：归档文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号。室编件号即归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号，在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。馆编件号按进馆要求标注。,2010.08.09,归档章说明,件号的编制必须在分类方案的最低一级类目内依序逐件编号，不能跨越不同的类目，也不能以盒为单位流水编制件号。（川档发200124号）,2010.08.09,归档章说明,如果来文与复文按件号顺序装入不同的档案盒，应在相应条目的备注栏注明参见号。（川档发200124号）,2010.08.09,归档章说明,选择项目：机构（问题）：填写作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。各单位根据实际情况，可设置其他的一些选择项目。如有的单位采用了“门类号”这一项目作为选择项，把文书档案与其他门类的档案区分开，有一定的实际意义。,2010.08.09,编目,编目是指编制归档文件目录。,2010.08.09,填写说明：件号：是指室编件号。档案移交时变动较大，则应另外编制馆编件号。,编目,2010.08.09,责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。责任者写通用的简称，不能使用“本部”、“本公司”、“本单位”等含义不明，难于判断的简称；,编目,2010.08.09,联合发文有三个以下责任者的，一般应同时标出，责任者过多时可适当省略，写三个责任者再加一个等字即可。但立档单位是责任者的必须抄录，以体现“以我为主”的精神。,编目,2010.08.09,编目,机关内部文件等“白头文件”，由于各种原因，常会出现未署责任者的情况，编目时应尽量根据文件内容、形式等特征加以考证并填写。,2010.08.09,对于领导人讲话或领导人名义发布的文件，责任者可填写领导人姓名，未署责任者的文件，编目时应考证清楚并填写。,编目,2010.08.09,文号：填写文件制发机关的发文字号。文号一般由机关代字、年度、顺序号三部分组成。填写文号要照实抄录，不能省略。文号栏内不得填写刊物名称、期次、文件材料的件次。,编目,2010.08.09,编目,没有文号的机关内部文件或者外来文件，文号栏空缺。文号栏内不应填写“会议文件之一”、“情况反映”等内容。,2010.08.09,题名：即文件标题，填写目录中的题名应将责任者、问题、文种三个部分照实抄录。,编目,2010.08.09,抄录题名时应注意如下问题：a、正题名能反映文件内容时，副题名一般无须抄录，当正题名不能反映文件内容时，则抄录副题名。,编目,2010.08.09,b、文件无标题或标题含义不全时的处理方法是：一是文件标题是“通知”或“便函”一类的，根据文件内容重新拟写标题；,编目,2010.08.09,二是批转性文件只反映字号的，根据文件内容补充题名。新拟或补充题名加“”号表示，标题字数不得超过规定字数。,编目,2010.08.09,c、正文有附件的，正文题名又不反映附件内容的，或附件是具体的条文规定、正文的重要补充和说明，附件题名也应抄录，外加“()”号，以防漏检。,编目,2010.08.09,附件内容过多时，每份附件视为一件，编件号填写附件题名。例如：“关于进一步加强乐山市精神文明建设的决定（附：市民公约）”,2010.08.09,d、机构设置、人员任免、表彰等文件注明本机关和本机关人名。e、每次会议记录作为一件，并将每次会议的期次、时间和主要内容填写在目录上。,编目,2010.08.09,f、上级制定的统一的统计报表、名册、审批单等，应根据具体范围、内容、对象填写题名。g、后一条题名与前一条题名相同时，不能用省略号表示。h、简报、信息等刊物要写清期数。PS：简报要把最重要的一篇题名用“”带出。,编目,2010.08.09,填写说明：日期：指文件的成文日期。单份文件作为一件时，文件的形成日期即发文时间（文件的落款时间）。,编目,2010.08.09,编目,具体填写时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日。例如，2001年8月28日，标注为：20010828。多份文件作为一件时，日期一般填写第一份文件的形成时间。,2010.08.09,对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证并填写。实在无法考证，则以“0”补齐。,编目,2010.08.09,如：00001021，表示年度无法考证；20100026，表示月份无法考证；20100700，表示日子无法考证；00000000，表示日期无法考证；,编目,2010.08.09,页数：填写一件文件的总页数。凡有图文的页面为一页，包括无页码的文件处理签和封面。PS：无需编页号，归档文件目录改设“页数”项。,编目,2010.08.09,文件处理单与所附文件页数相加计入总页数，两份以上文件组成一件时应将构成该件的各文件页数和文件处理单相加作为该件的总页数。,编目,2010.08.09,来往文书、正文与定稿件为一件时，应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。,编目,2010.08.09,备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等。,编目,2010.08.09,需要说明的内容较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加“*”号，将具体内容填入备考表。,编目,2010.08.09,其他应注意的问题：归档文件目录应一式两份，一份装订成册作为对外查阅的检索工具，一份装入所对应的盒内作为盒内目录备查。归档文件目录在区分保管期限后，可一年一本或几年一本。,编目,2010.08.09,归档文件目录应单独装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构(问题)等项目(如图所示)。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。,编目,2010.08.09,*全宗名称 _,*年 度 _,*保管期限 _,*机构（问题）_,归档文件目录,2010.08.09,归档文件目录要编制目录索引，置于目录前面，其内容包括年度、机构（问题）、起止件号、所在页数等项。,编目,2010.08.09,装盒,将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写盒脊及备考表项目。无需拟写案卷题名和填写案卷封面。只需填写档案盒盒脊。,2010.08.09,2010.08.09,装盒,归档文件的装盒，应按分类方案的最低一级类目的文件排列顺序进行。最低一级类目不同的归档文件不得装入同一盒内。,2010.08.09,装盒,比如：装盒时，应将不同年度、不同保管期限、不同类别的文件分别装入不同的盒内，不同类别的文件尽量不要混装在一个盒内。如单位文件数量少时，也可装入一个盒内。,2010.08.09,装盒,装盒时，应严格按照室编件号的顺序依次装盒。使之与归档文件上的相应条目相一致，既能保证检索到文件条目后能对应地找到文件实体，又能保证档案利用完毕后，能够将其按件号顺序归入相应盒内，否则，容易造成文件归位错误，造成混乱。,2010.08.09,装盒,装盒时，应使每盒内的文件数量适宜。既要装满，又不能超过盒内容量硬塞，避免损害文件和盒子。文件装盒完毕，即将档案盒按照文件的排列顺序依次排列入柜（上架）。档案盒一般采取侧立排放。,2010.08.09,装盒,档案盒排列入柜后，应按其排列顺序依次编制档案盒号。盒号编制方法如下：（1）按三个保管期限编制大流水号，即一个单位按永久、长期、短期三种保管期限编制三个大流水的盒号。,2010.08.09,装盒,（2）按三个保管期限分年度编制小流水号，即一个单位、一个年度的档案盒按永久、30年、10年三种保管期限编制三个小流水号，也就是一年三个流水号。,2010.08.09,排列上架,将档案盒按保管期限和盒号先后次序依次侧立放入档案柜内。排列顺序：自上而下，自左至右。,2010.08.09,2010.08.09,盒脊式样,2010.08.09,盒脊说明,（1）全宗号栏，按同级档案馆给定的全宗号填写（我公司全宗号为06）。（2）年度栏，以4位阿拉伯数字标注所属年度，如“2010”。（3）保管期限栏，填写盒内归档文件所属保管期限。如“永久、30年、10年”。,2010.08.09,盒脊说明,（4）机构（问题）栏，机构（问题）是可选择项。填写时应与分类方案中相应机构（问题）的类目名相同。如按机构分类的填写：“办公室、技术部、”等；按问题分类的填写：“党群类、行政类、业务类”等。,2010.08.09,盒脊说明,（5）起止件号栏。起止件号分类室编和馆编两栏，各单位只填写室编栏，填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“”号连接。如“168”、“69108”。,2010.08.09,盒脊说明,盒号：即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。盒号一般按照档案盒上架排列后的顺序编制，可以每年一断号，也可以4位数为限几年一断号。我省统一规定：以千位数为限混年编制，（即：“1999”号）若千年断号。（川档发200124号）,2010.08.09,整理人：检查人：年 月 日,2010.08.09,备考表说明,盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。以及归档文件目录备注栏中加“*”号的，可在备考表中详细说明。整理人：负责整理归档文件的人员姓名。检查人：负责检查归档文件整理质量的人。日期：归档文件整理完毕的日期。,
