2021 电子邮件礼仪培训课件.ppt

如果你是初用邮箱新人。,回复？全部回复？,抄送？密送？,请问有哪位同事知道被称为中国“史上最牛女秘书”的是谁？,答：原美国易安信公司(简称EMC)职员瑞贝卡(秘书的英文名)EMC公司是全球最大的网络信息存储商，总部在美国。,职场故事：女秘书PK老板事件,职场故事：女秘书PK老板事件,职场故事：女秘书PK老板事件,职场故事：女秘书PK老板事件,本来，这封咄咄逼人的回信已经够令人吃惊了，但是瑞贝卡选择了更加过火的做法。她回信的对象选择了“EMC(北京)、EMC(成都)、EMC(广州)、EMC(上海)”。这样一来，EMC中国公司的所有人都收到了这封邮件。瑞贝卡这种做法看上去十分过瘾，其实相当不职业。她今后找工作会很难。一封邮件抄送那么多人，这种方式必然造成不和睦。难道没有其他方式 可以沟通吗？这种方式对当事人没有任何好处，职场中也无人会接受。,召集公司舞蹈队开会要抄送给谁？,邮件主题,？这些标题恰当吗,1、无主题2、*关于您*年*月*日提出的*问题的回复3、王先生收4、关于*和*等相关问题的回复5、RE,？这些标题恰当吗,1、一定不要空白标题，这是最失礼的 2、标题要简短，不宜冗长，不要才能显示完你的标题 3、标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题 4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈多件事情，以便 于日后整理 5、可适当用使用大写字母或特殊字符(如“*!”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题 7、标题千万不要出现错别字,-简明、扼要,某某,？这样的邮件恰当吗,1、直呼收信人全名2、“前一封邮件有遗漏，请以此次发送邮件为准”3、邮件中文字拼写错误,？这样的邮件恰当吗,1、Email正文要简明扼要，行文通畅；2、要用论述的语气；3、Email正文多用（一、（一）、1、（1）、A、a）之类的列表；4、一次邮件交待完整信息；5、尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查这是对别人的尊重，也是自己态度的体现；6、合理提示重要信息；7、合理利用图片，表格等形式来辅助阐述；8、不要动不动使用:)之类的笑脸字符，在商务信件中会显得轻佻。,？这样处理客户邮件恰当吗,1、现在忙，抽时间集中回复 2、工作中交流的问题比较复杂，等等再说 3、出差或休假中，不能回复邮件 4、同一问题，反复回复邮件,？这样处理邮件恰当吗,回复邮件是我们与别人沟通交流的重要方式，及时准确是要实现的目标。,(1)收到重要邮件后，应即刻回复对方，因为这是对他人的尊重；(2)理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件；(3)对每一份邮件都进行立即处理是很占用时间的，对 于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时；(4)如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说：“收到，我正在处理，一旦有结果就会及时回复，等等”；重要：及时作出回应，哪怕只是确认一下收到。如果你正在出差或休假，应设定自动回复功能。,当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案。不要太简单，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源。,回复不得少于10个字,对方给你发来一大段邮件，你确只回复“是的”、“对”、“谢谢”、“已知道”等字眼，这是非常不礼貌的。,3、签名字体规格,进行针对性回复,如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚。此时应采用电话沟通等其他方式进行交流后再做判断。对于较为复杂的问题，多个收件人频繁回复，发表看法，把邮件越RE越高，这将导致邮件过于冗长笨拙而不可阅读。,4、不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼,要区分单个回复和全部回复,(1)如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了；(2)如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该“全部回复”，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情；(3)如果你对发件人提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，不停的RE来RE去，与发件人讨论。你们讨论好了再告诉大家。不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件。点击“回复全部”前，请三思而后行！,为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。,主动控制邮件的来往,邮件主题,称呼与问候,正文,附件,结尾签名,正确使用发送、抄送与密送,回复技巧,你的邮箱是这个样子的吗？,初始状态,若干日月年后。,(1836),邮件文件夹分类,1、单击“其他4个文件夹”下拉框,-以163邮箱为例,2、单击下拉框中的“新建文件夹”,3、对话框中输入文件夹名称,九 鼎,技巧：收件箱手动清空,太好了，没有邮件需要处理,你清空的不是收件箱，是你身上的猴子你清空的不是收件箱，是解放你的大脑将看过的邮件存档到对应的文件夹将需要继续跟踪的邮件存档到“需要处理”文件夹,通讯录的管理,-添加联系人,1、单击“通讯录”,2、单击“新建联系人”,3、填写相关资料，单击“保存”,通讯簿的管理,-联系人分组,九 鼎,1、单击“通讯录”,2、单击“新建联系组”,3、填写相关资料，单击“保存”,设置姓名,-自己的姓名,3、填写姓名,2、选中“邮箱设置”，单击“个人资料”,1、单击“设置”,设置姓名,-发信人的姓名,1、单击“设置”,2、选中“邮箱设置”，单击“常规设置”,3、选中“优先显示通讯录中对应的姓名”,电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。,你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人回答过度期望，当然更不应对别人的回答不屑一顾。,经过这一系列的交流，大家对电子邮件中的礼仪应该有初步的认识了。归结到底，两句话：只发有必要的邮件!让邮件为你的工作带来价值!,关注细节提升品质,认真收邮件,用心发邮件,从做事中品味乐趣，体现价值!,关注细节提升品质,让优秀成为您的职业习惯,14.什么是人生最好的相逢?那是漫漫人生，我们遇到另一个人，我们互相的影响，一起去成长。我流泪、饮泣，然后我微笑。虽然不能终老，但我们曾经拥有最甜美的时光，他里面有我，我里面也有他，永远相思。13.因为爱心，流浪的人们才能重返家园;因为爱心，疲惫的灵魂才能活力如初。渴望爱心，如同星光渴望彼此辉映;渴望爱心，如同世纪之歌渴望永远被唱下去。7.当一个小小的心念变成成为行为时，便能成了习惯;从而形成性格，而性格就决定你一生的成败。12.从容不迫的举止，比起咄咄逼人的态度，更能令人心折。9.障碍与失败，是通往成功最稳靠的踏脚石，肯研究、利用它们，便能从失败中培养出成功。17.秋天，树叶黄了，枯了，快要脱落了。枯黄的叶子离开了枝头，在风中飞舞着，怀着对金秋季节无比眷恋的心情离去。假如我是落叶，我愿意很快地落在地上，又很快地被水溶化，然后钻进又黑又香的泥土里，尽情拥抱这些又大又小又粗又细的树根。14、人都是在跌倒与爬起之间学会坚强，都是在风雨与阳光之间走过成长的路。失败所能带给你的只应是一些教训，一些冷静的思考，而不该有绝望、颓废、不知所措。18、挫折其实就是迈向成功所应缴的学费。15.恐惧自己受苦的人，已经因为自己的恐惧在受苦。4.愚痴的人，一直想要别人了解他。有智慧的人，却努力的了解自己。10.所有的错误都是在绝对正确的信念下铸就的。1.联系时厉害，比赛时就厉害。13.一座城市令你念念不忘，大抵是因为，那里有你深爱的人和一去不复返的青春。20.时间是不可占有的公共财产，随着时间的推移，真理愈益显露。3.人生就是这样，一半糊涂，一半清醒，有时糊涂，有时清醒。什么时候，放下随意，放弃如意，或许也是一种快乐，一种幸福。失落时悄悄徘徊，伤感时默默遐想。8.幸福，是一种人生的感悟，一种个人的体验。也许，幸福是你风尘仆仆走进家门时亲切的笑脸;也许，幸福是你卧病床上百无聊赖时温馨的问候;也许，幸福是你屡遭挫折心灰意冷时劝慰的话语;也许，幸福是你历经艰辛获得成功时赞赏的掌声。关键的是，你要有一副热爱生活的心肠，要有一个积极奋进的目标，要有一种矢志不渝的追求。这样，你才能感受到幸福。19.女人分结婚与不结婚两种，男人分自愿结婚与被迫结婚两种。15.竞争颇似打网球，与球艺胜过你的对手比赛，可以提高你的水平。8.幸福，是一种人生的感悟，一种个人的体验。也许，幸福是你风尘仆仆走进家门时亲切的笑脸;也许，幸福是你卧病床上百无聊赖时温馨的问候;也许，幸福是你屡遭挫折心灰意冷时劝慰的话语;也许，幸福是你历经艰辛获得成功时赞赏的掌声。关键的是，你要有一副热爱生活的心肠，要有一个积极奋进的目标，要有一种矢志不渝的追求。这样，你才能感受到幸福。3.贫穷是不需要计划的，致富才需要一个周密的计划4.信念的力量在于即使身处逆境，亦能帮助你鼓起前进的船帆;信念的魅力在于即使遇到险运，亦能召唤你鼓起生活的勇气;信念的伟大在于即使遭遇不幸，亦能促使你保持崇高的心灵。6.其实爱美的人，只是与自己谈恋爱罢了。10、权威是你把权给别人的时候，你才能有真正的权利，你懂得倾听懂得尊重，承担责任的时候，别人一定会听你，你才会有权威。3.要跟成功者有同样的结果，就必须采取同样的行动。,