企业会计档案管理课件.ppt

会计档案管理,会计档案管理,主 要 内 容,一、会计档案的概念二、会计档案的特点三、会计档案的作用四、会计档案的管理体制五、会计档案的收集 归档范围 归档时间 归档手续六、会计档案的整理 分类、保管期限、编号、编目、装盒七、会计档案的鉴定和销毁,主 要 内 容一、会计档案的概念,一、会计档案的概念 会计档案是国家机关、社会团体、企事业单位、按规定应该建帐的个体工商户和其它组织在会计核算活动中形成的具有保存价值的原始记录。是记载和反映单位经济业务的重要史料和证据。它的范围主要包括会计凭证、会计帐薄、财务报告等会计核算材料。,一、会计档案的概念,二、会计档案的特点,1.专业性：会计档案是由会计核算专业材料转化而来的。会计核算即对会计对象进行连续、系统、完整的记录和计算。凭证、账簿和报表都是在会计核算活动过程中为科学组织会计核算的需要而形成的。2.整体性：会计档案中的凭证是最原始的记录，账簿是由凭证转化而来的。财务报告由账、簿汇总而成。凭证、账簿、财务报告三种形式相互衔接，环环相扣，相互制约，显示了较强的整体性。,二、会计档案的特点1.专业性：会计档案是由会计核算专业材料转,3.广泛性：从形成会计档案的部门与单位来看，凡是具备单独会计核算的单位，包括各种机关、企事业单位、社会团体、部队等，都会产生会计档案，涉及面极为广泛。4.固定性：会计系统包括工业会计、农业会计、银行会计、行政事业单位会计等。门类众多，遍布生产流通和非生产流通各领域。但是其基本成分只有会计凭证、账簿和报表三种固定形式。,3.广泛性：从形成会计档案的部门与单位来看，凡是具备单独会计,三、会计档案的作用,1.依据作用：会计档案是编制国家和地方预算、国家和部门经济计划、单位预算及财务收支计划的重要依据。2.参考作用：会计档案可以为国家进行经济建设的计划和决策提供可靠信息，是各部门、各单位管理、生产、经营和事业活动的重要参考资料。,三、会计档案的作用1.依据作用：会计档案是编制国家和地方预算,3.证据作用：会计档案是记录各类经济活动，维护国家、集体和公民个人财产权益，查处经济犯罪活动的可靠依据。4.史料作用：会计档案真实地记录了各个历史时期经济管理水平与状况，是编写经济管理、财政事业发展等专题的重要史料。,3.证据作用：会计档案是记录各类经济活动，维护国家、集体和公,四、会计档案工作的管理体制,我国实行“统一领导、分级管理”的管理体制 国家财政部与国家档案局负责全国会计档案事务。各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。各单位要加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度。保证会计档案规范整理、妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。,四、会计档案工作的管理体制 我国实行“统一领导、分级管,会计责任：办法第六条规定。会计应当对每年形成的会计档案按照归档的要求，负责整理立卷，装订成册档案员的责任：把会计档案纳入本单位档案管理的系统内，接收会计部门移交的会计档案，对接收的档案在会计装订成册的基础上进行分类、鉴定保管期限、编号、编目，安全保管、有效利用,会计责任：办法第六条规定。会计应当对每年形成的会计档案按,五、会计档案的收集,1.归档范围 会计文件材料的归档范围主要包括会计凭证、会计账簿和会计报表等会计核算专业材料。会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。会计账簿类：总账、明细账、日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。,五、会计档案的收集1.归档范围,财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。其他类：银行存款余额调节表，银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。,财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附,财务会计管理性文件，制度规定等，经费预算计划、财务收支计划；属于经营管理类中财务管理的内容；职工录用、转正、退休审批材料；调资定级、工资年报，奖金及各种福利名册、属于行政管理类中劳动人事与人力资源管理的内容；清产核资材料属于经营管理类中资产管理的内容。,几种不属于会计档案的材料,几种不属于会计档案的材料,2.归档时间,当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计部门保管一年。期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。”,2.归档时间 当年形成的会计档案，在会计年度终了后，,3.归档手续,移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号等内容。交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人监交，交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。,3.归档手续 移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清,企业会计档案管理课件,六、会计档案的整理,（一）整理工作的原则和内容 会计档案整理工作的原则是：按照会计核算材料的形成规律和特点，保持各类材料之间的历史联系，区别材料的不同保管价值和不同类型，方便保管和利用。会计档案整理工作的主要内容有分类、立卷、案卷排列与编目等。,六、会计档案的整理（一）整理工作的原则和内容,（二）会计档案的分类,会计档案分类方法有年度形式保管期限分类法、年度保管期限组织机构分类法、会计年度形式（凭证、账簿、报表）保管期限分类法、组织机构形式保管期限分类法、等许多种分类方法。我们通常使用的是形式分类法和机构（内容）-形式分类法。,（二）会计档案的分类 会计档案分类方法有年度形式保,1、形式分类法,即会计档案只分为凭证、帐薄、财务报告、其他四类。在每一类中从1开始编案卷流水号。内容或科室在分类方案中不体现出来，只是在排序的时候要严格排完一个再排一个。,1、形式分类法 即会计档案只分为凭证、帐薄、财务报告、其,分类示意图,分类示意图2会计档案1凭证2账薄3财务报告4其他,会计档案保管期限组织机构卷号凭证储运处12基建处34业务,2、机构（内容）-形式分类法,这种分类法适用于具有多种会计类型或多个会计机构的单位，比如有的单位内除经费会计外还有工会会计、后勤会计等；在税务部门除经费会计外还有税务征收会计。先把文件按会计机构（内容）分设类目，然后把每个类目内的文件再按报表、账簿、凭证、其他类分开，最后把每种形式内的文件从1开始编案卷流水号,2、机构（内容）-形式分类法 这种分类法适用于具有多种,分类示意图,分类示意图,（三）会计文件的立卷,1.会计凭证的立卷 会计凭证立卷时，一本凭证作为一个保管单位。一般应将各种记账凭证连同所附原始凭证一起按凭证号顺序整理排列，并编写页号，所附原始凭证不编号,折叠整齐附后。,（三）会计文件的立卷1.会计凭证的立卷,要求：（1）、分类整理，按顺序排列，检查日期、是否齐全；（2）、按凭证汇总号归集，确定装订成册的本数，每个月的凭证合订成一本或数本案卷。每本案卷的厚度不超过2厘米为宜；（3）、摘除凭证内的金属物，对大的纸张或附件要折叠成同记帐凭证一样大，且要避开装订线，以便翻阅保持数字完整,要求：,（4）、整理检查凭证号是否重号或缺号，附件是否齐全；（5）、记账凭证的有关人员的印章是否齐全。（6）、凭证一本为一卷。必须使用国家统一标准的 会计档案凭证软封面，封面要按项目填写。如果不是国家统一标准的封面，就在原封面右下方补盖档号章，其模式为（尺寸：20*60mm）,（4）、整理检查凭证号是否重号或缺号,（7）、对于附件数量过多的原始凭证，可以单独装订保管。在封面上注明记帐凭证的日期、编号，同时记帐凭证上注明“附件另订”和原始凭证的名称、编号。抽出的附件组卷可按年度-形成日期排列装订，同本年度其它凭证一起编号，但必须在目录上注明保管期限，同时在相互的案卷上注明档号，以便备查。,（7）、对于附件数量过多的原始凭证，可以单独装订保管,会计凭证的封面及脊背,会计凭证的封面及脊背,填写要求：,单位名称：形成会计档案的单位名称，必须用全称或 通用简称。不得用“本部”“本局”“本市”等字样。起止时间：本册会计凭证的起止时间册数：起止时间中内会计凭证的册数册次：本册凭证的序号,填写要求：单位名称：形成会计档案的单位名称，必须用全称或,卷内张号：本册凭证内凭证的起号和止号全宗号：是档案馆给立档单位编制的代号。企业可以根据所属单位集中统一管理档案的需要和企业产权变更情况自行设定类目号：本单位档案的分类方案中,本册所属类目的代号案卷号：本册档案在所属类目中的序号。,卷内张号：本册凭证内凭证的起号和止号,2.会计账簿的立卷,会计账簿一般可在年终结账、决算后整理立卷。跨年度使用的固定资产账等，可在使用结束年立卷。按形成的帐簿，一册一卷。“活页帐”的整理：（1）去掉空白页，将已记帐帐页依次编号，填写卷内帐户目录和备考表；（2）去掉塑料夹封面，每本帐簿加封面或在原封面上贴会计档案面签，并按封面或标签上内容填写。,2.会计账簿的立卷会计账簿一般可在年终结账、决算后整理立,“死页帐”的整理：空白页保留，对已记账帐页依次编号，去掉帐夹，其他和“活页帐”一样将已记帐帐页依次编号，填写卷内帐户目录和备考表；去掉塑料夹封面，每本帐簿加封面或在原封面上贴会计档案面签，并按封面或标签上内容填写,“死页帐”的整理：,财 务 科,晋城市铸造厂二OO六年现金帐,2006 1,2006 12,1 15,25年,15,2.2,53,会计帐簿封面,财 务 科晋城市铸造厂二OO六年现金帐2006 1,3.财务报告的立卷,财务报告应在年度决算之后整理立卷 首先将本级与下级财务报告分开；其次将年报、季报、月报分开；年报一般为永久保管档案，应单独立卷。季报、月报可视其多少分开或合并立卷。报告多的时候，还可以按报告名称或其反映的地区和行业立卷。在整理财务报告时，对报表进行分析和说明的文字，是财务报告的重要组成部分，如财务情况说明、财务报告等，审批报告、批复等要与报表一同组卷归档，并放在被说明报表前。,3.财务报告的立卷 财务报告应在年度决算之后整理立卷,组好的案卷要除去卷内文件的金属物，编页号、填写封面、卷内目录、备考表。并有主管会计和立卷人签章。4、其他类的组卷 按表格内容分别组卷并加封面,组好的案卷要除去卷内文件的金属物，编页号、填写封面、卷内目录,财务报告封面样式：,财务报告封面样式：,财务报告封面样式：,财务报告封面样式：,晋城市塑料厂,财务报告封面样式：财务报告封面样式：晋城市塑料厂,（四）会计档案保管期限的鉴定,（四）会计档案保管期限的鉴定,企业和其他组织会计档案保管期限表,企业和其他组织会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注一会,企业和其他组织会计档案保管期限表,企业和其他组织会计档案保管期限表序号档案名称保管期限备注三财,行政事业单位会计档案保管期限表,行政事业单位会计档案保管期限表序档案名称保管期限备注一会计凭,序号档案名称保管期限备注三财务报告类包括报表、附表、8月、季,（五）会计档案的编号,案卷先按凭证、帐簿、财务报告、其他类分开凭证按年度内形成时间先后顺序排列，跨年度大流水编号。例2001 年1-15号；2002年 16-30号帐薄在每个年度内按保管期限由高到低排列，跨年度大流水编号。例：2001年根据保管期限先排银行帐、现金帐，再排其它帐。编号与凭证相同财务报告、其他类同帐薄,（五）会计档案的编号 案卷先按凭证、帐簿、财务报告、其他,（六）会计档案的编目,会计档案的编目即编制会计档案案卷目录。通常按会计凭证、会计账簿、财务报告和其他会计资料分别编制。会计档案案卷目录的项目主要有：案卷号：根据整理会计档案时会计凭证盒上的对应项目填写类别：该卷会计档案所属的类别，如：会计凭证类、会计帐薄类等,（六）会计档案的编目会计档案的编目即编制会计档案案卷目录,题名：即案卷题名，填写要求与会计档案盒上的“案卷题名”相同起止时间；填写该卷档案启用和终止的时间，年月日用8位阿拉伯数字分两行填写，月日不足2位的在前面补0。保管期限：整理确定的保管期限卷内张数：根据该卷会计档案的具体张数填写备注：填写记帐凭证起止号或其他需要说明的事项,题名：即案卷题名，填写要求与会计档案盒上的“案卷题名”相同,会计档案案卷目录,会计档案案卷目录案题名起 止保管期限卷内张数备注1财务2,（七）、会计档案的装盒,（七）、会计档案的装盒,会计档案凭证盒脊格式,全宗号类目号案卷号年 度月 共,会计档案凭证盒脊格式,会计档案凭证盒脊格式,会计档案盒格式,会计档案盒格式,会 计 档 案 盒 脊 格 式,会 年 度全宗号类目号案卷号保管期限会 计 档,七、会计档案的鉴定与销毁,会计档案保管期限的确定销毁鉴定,七、会计档案的鉴定与销毁会计档案保管期限的确定,（一）鉴定步骤与方法,会计部门移交档案部门后，档案人员要定期会同会计人员对已满保管期限的会计档案进行销毁鉴定。确定到期档案是否应该销毁。对归档鉴定时保管期限划分不适当的档案进行纠正。,（一）鉴定步骤与方法会计部门移交档案部门后，档案人员要定,（二）会计档案的销毁,保管期满，经鉴定可以销毁的档案，应由档案部门提出处理意见，递交会计部门会签处理意见。然后，编造拟销毁档案清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限和已保管期限、销毁时间等内容，报单位领导审批。单位负责人批准后方可作销毁处理。,（二）会计档案的销毁保管期满，经鉴定可以销毁的档案，应由,销毁会计档案应由档案机构和会计机构共同派人监销。国家机关销毁会计档案时，还应有同级财政部门、审计部门派人参加监销。监销人员在销毁会计档案前，应认真清点核对销毁清册。销毁后，要在销毁清册上签名盖章，以示负责。并将监销情况报告单位负责人。销毁清册应归档保存。,销毁会计档案应由档案机构和会计机构共同派人监销。国家机关销毁,会计档案销毁清册,会计档案销毁清册案单位类别案卷标题所属年月会计专业编号页数保,会计档案销毁审批报告,会计档案销毁审批报告会计档案销毁审批报告会计档案名称起止卷号,欢迎批评指正,