Excel电子表格的使用技巧ppt课件.ppt

Excel的使用技巧,快速填入相同的内容快速复制上一单元格求字符串中某字符出现的次数如何在EXCEL中设置单元格编辑权限（保护部分单元格）Excel中当某一单元格符合特定条件，如何在另一单元格显示特定的颜色EXCEL中如何控制每列数据的长度并避免重复录入去掉默认的表格线增加工作簿的页数,相对地址、绝对地址、混合地址数据的输入输入相同数据的两种情况数据的行列对调跨表操作数据两次选定单元格两列数据巧合并用快捷键设置单元格文本自动调整为合适的列宽绘制斜线表头,Excel做成绩表时自动实现同分同名次 按Shift键 把Excel单元格区域转换为图片制作漂亮的工资条图表编辑操作,1.快速填入相同内容,选中多个单元格后，输入字符，然后按Ctrl+Enter组合键，即可在选中的每个单元格中填入上述相同的字符。,2.快速复制上一单元格,选中下面的单元格，按Ctrl+（为西文的单引号）组合键，即可将上一单元格的内容快速复制下来。,3.求字符串中某字符出现的次数,例如：求A1单元格中字符“a”出现的次数：=LEN(A1)-LEN(SUBSTITUTE(A1,“a”,“”)LEN(text)：返回文本字符串的个数SUBSTITUTE（text,old_text,new_text,instance_num）:将字符串中的部分字符串以新字符串替换。,4.如何在EXCEL中设置单元格编辑权限（保护部分单元格）,先选定所有单元格，点“格式”“单元格”“保护”，取消“锁定”前面的“”。,再选定你要保护的单元格，点“格式”“单元格”“保护”，在“锁定”前面打上“”。,3.点“工具”“保护”“保护工作表”，输入两次密码，点两次“确定”即可。,5.Excel中当某一单元格符合特定条件，如何在另一单元格显示特定的颜色,比如：A11时，C1显示红色 0A11时，C1显示绿色 A10时，C1显示黄色,方法如下：单击C1单元格，点“格式”“条件格式”，条件1设为：公式=A11,点“格式”“字体”“颜色”，点击红色后点“确定”。,2.条件2设为：公式=AND（A10,A11）,点“格式”“字体”“颜色”，点击绿色后点“确定”。,3.条件3设为：公式=A10 点“格式”“字体”“颜色”，点击黄色后点“确定”。,4.三个条件设定好后，点“确定”即可。,6.EXCEL中如何控制每列数据的长度并避免重复录入,1.用数据有效性定义数据长度。用鼠标选定你要输入的数据范围，点“数据”一“有效性”一“设置”，“有效性条件”设成“允许”“文本长度”“等于”“5”（具体条件可根据你的需要改变）。还可以定义一些提示信息、出错警告信息和是否打开中文输入法等，定义好后点“确定”。,2.用条件格式避免重复。选定A列，点“格式”一“条件格式”，将条件设成“公式=COUNTIF($A：$A,$A1)1”,点“格式”一“字体”一“颜色”，选定红色后点两次“确定”。COUNTIF(range,criteria)：计算某个区域中满足给定条件的单元格数目。,这样设定好后，输入数据如果长度不对会有提示，如果数据重复字体将会变成红色。,7.去掉默认的表格线,单击“工具”菜单中的“选项”，再单击对话框中的“视图”，找到“网格线”，使之失效（将左边的“”去掉）。,8.增加工作簿的页数,单击“插入”菜单下的“工作表”，即可在底部看到一个新名称的工作表。一个工作簿最多可以有255张工作表。,9.相对地址、绝对地址、混合地址,相对地址的形式是地址直接用列号行号组成。绝对地址的形式为：$A$1,$B$1。有些公式引用单元格是用混合型地址。,10.数据的输入,日期和时间的输入当前系统日期的输入：ctrl+；当前系统时间的输入：ctrl+shift+；12小时制输入时间，在时间数字后空一格，并键入字母a或p，例如，8：00 a改变日期格式在“格式-单元格”中修改,Word 里：Alt+Shift+D：当前日期 Alt+Shift+T：当前时间,数值的输入,负数输入：直接输入负号和数字，或用圆括号输入。分数输入：先输入0和一个空格，再输入分数。直接输入分数则认为是日期。输入据用自动设置小数点或尾随零的数字。在“工具一选项一编辑”选项卡中设置自动小数点,公式的输入,公式以等号“=”开头，Excel有很多可利用的公式。如果想在工作簿中看到的是公式，而不是具体的值，则在“工具一选项一视图”选项卡中，选中“窗口选项”下的“公式”复选框。注意，这样在打印的时候打印的也是公式。,11.输入相同数据的两种情况,同时在多个单元格中输入相同的数据。方法：选择要输入数据的单元格，如果不连续可以使用Ctrl键进行选择，然后输入数据，再按下Ctrl+Enter键就可以了。同时在多张工作表中输入或编辑相同的数据选中多个工作表后后在相应单元格中输入数据，选择多个工作表的方法也是使用Ctrl或Shift键。,12.数据的行列对调,选取要对调的数据范围，复制。在目的单元格上单击鼠标右键，选择“选择性粘贴”，在对话框中选择“转置”，确定。,13.跨表操作数据,设有名称为sheet1、sheet2和sheet3的三张工作表，现要用sheet1的D8单元格的内容乘以40%，再加上sheet2的B8单元格内容乘以60%作为sheet3的A8单元格的内容。则应该在sheet3的A8单元格输入以下算式：=sheet1！D8*40%+sheet2！B8*60%。,14.两次选定单元格,有时，我们需要在某个单元格内连续输入多个测试值，以查看引用此单元格的其他单元格的效果。但每次输入一个值后按Enter键，活动单元格默认下移一个单元格，非常不便。单击鼠标选定单元格，然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单元格（此时，单元格周围将出现实线框）。,15.两列数据巧合并,在EXCEL表格中，如果有两列数据需要合并起来，如果是数字的话，一般情况下可以使用四则运算的方法进行计算；但是如果有一列是文字，另一列是数字（或者文字），那么可以先在这两列后面的一个空列中单击，并输入=号，然后输入第一列的第一个单元格的相对引用名，输入&号，然后再输入第二个列单元格的相对引用名，最后按一下回车键即可。然后，鼠标移动到这个单元格的拖动柄上，向下拖动知道需要合并的数据最后一行。,16.用快捷键设置单元格文本,在Excel中，熟练使用快捷键可以帮助我们设置单元格文本。在选择好要设置格式的单元格后，如果要设置为粗体，可以按Ctrl+B；如果要设置为斜体，可以按Ctrl+I；如果要设置为下划线，可以按Ctrl+U。,17.自动调整为合适的列宽,在Excel中，如果一个单元格中文字内容过长，就无法为系统全部显示出来，手工调整又很麻烦。这时可以将鼠标移动到该列的列标与下一列的交界处，当鼠标指针变为两个方面的箭头时，双击，这时系统就会把列宽设置为该列中最宽的那个单元格的宽度。,18.绘制斜线表头 在Excel经常需要绘制斜线表头，简单的两分式的表头可以先把表格绘制好，并在需要绘制表头的单元格中单击，然后单击格式菜单下的单元格命令项，在单元格格式对话框中点开边框选项卡，然后根据绘制的需要单击外边框和下面的边框线。,19.Excel做成绩表时自动实现同分同名次,在用Excel统计成绩时，我们一般会根据成绩高低进行排序，然后按序列自动填充出名次。这种方法得出的名次与总分没有关联，即使成绩相同，也会填充出不同的名次。如果数据较少，我们可以采用手动的方法将成绩相同的人员改成相同的名次，但数据较多时就很麻烦了。,经过实践，以下三种方法可以自动实现同分同名次的操作。假设有1000名考生，字段位置如下图所示。,1.使用排位函数RANK,在L2单元格中输入函数“=RANK(K2,K$2:K$1001,0)”，回车后L2单元格中会出现名次“1”，然后选定L2，拖动其填充柄向下填充即可自动实现。,该函数的功能是返回一个数字(上述函数中的K2，此处采用相对应用，填充时随行的变化而变化)在数字列表(上述函数中的K$2:K$1001，此处采用绝对引用，填充时不发生变化)中的排位。,数字的排位是其大小与列表中其他值的比值。该函数在使用时，即使总分没有排序，它也可以直接求出所对应总分的名次;如果总分已排过序，则数字的排位就是它当前的位置。上述函数中最后的“0”指明排位的方式，当其为 0或省略时，Excel 对数字的排位是按照降序排列的。如果不为零，Excel 对数字的排位则是按照升序排列的。该函数对重复数的排位相同，而下一名次则将前面的重复数计算在内。,2.使用计数函数COUNTIF,在L2单元格中输入函数“=COUNTIF(K$2:K$1001,“”&K2)+1”，然后向下自动填充即可实现该操作。,该函数的功能是计算区域中满足给定条件的单元格个数。上述函数中采用绝对引用指定计算区域K$2:K$1001，名次所对应的单元格K2采用相对引用。即求出在K2:K1001区域中大于名次所对应总分的单元格的个数，然后加上1就可以得出该单元格中数值的名次。该操作不管有几个重复的，大于它的个数却是固定的，所以重复数据的名次也就是相同的了。同RANK函数一样，该函数不管是否已经按总分进行排序均可进行上述操作。,3.采用IF语句加COUNT函数,该操作与上述两种方法不同，必须先将总分按照降序排列。然后将第一名的名次“1”输入，再在L3单元格中输入函数“=IF(K3=K2,L2,COUNT($K$2:K3)”，确定后向下自动填充也可实现同分同名次的操作。,COUNT函数的功能是返回指定区域中数字单元格的个数。因为K列全是数字单元格，所以该总分处在第几位上名次就是几。上述语句的意思就是如果当前总分和上一个总分相同，则输入上一个总分的名次，否则执行COUNT语句，统计个数。,20.按Shift键 把Excel单元格区域转换为图片,Shift键在Excel里有这样的妙处：在按下Shift键的同时点击“编辑”菜单，原来的复制和粘贴选项就会变成“复制图片”和“粘贴图片”。利用这一功能，我们就能把选定的单元格区域方便地转换为图片。,具体操作方法如下：首先选中需要复制成图片的单元格区域，然后按住Shift键，依次选择“编辑复制图片”命令，接着弹出“复制图片”窗口，选择“图片”单选项后点击“确定”按钮。这时选定的表格区域就已经被复制成图片了。,再到需要使用这张图片的地方选择“粘贴”命令即可(或者按Shift键再选择“编辑粘贴图片”命令)，比如将其在Word中粘贴。另外，如果选择“如打印效果”单选项，那么被转换为图片的数据区域是按照打印效果来处理的，比如设置有粗边框，那么粘贴出来的图片上就会有粗边框。,21.制作漂亮的工资条,新建一Excel文件，在sheet1中存放工资表的原始数据，假设有O列。第一行是工资项目，从第二行开始是每个人的工资。,在sheet2中我们来设置工资条。根据实际情况，工资条由三行构成，一行对应工资项目，一行对应一个人的工资数据，然后是一个空行用来方便切割。这样三行构成一个工资条。工资项目处在行号除以3余数为1的行上；空行处在行号能整除3的行上。以上两行不难设置，关键是工资数据行，牵扯到sheet1与 sheet2中数据的对应，经分析不难看出“sheet1中的数据行=INT(sheet2中的数据行+4)/3)”。,这样我们在sheet2的A1单元格中输入公式“=IF(MOD(ROW(),3)=0,”“,IF(MOD(ROW(),3)=1,Sheet1!A$1,INDEX(Sheet1!$A:$N,INT(ROW()+4)/3),COLUMN()”。确认后选择A1单元格，把鼠标放在A1单元格的右下角，鼠标变成“+”时，向右拖动鼠标自动填充至O列，这样工资条中的第一行就出来了。选定A1：O1，把鼠标放在O1单元格的右下角，鼠标再次变成“+”时，向下拖动鼠标自动填充到数据的最后一行，工资条就全部制作完成了。,IF(logical_test,value_if_ture,value_if_false)：判断一个条件是否满足，如果满足返回一个值，如果不满足则返回另一个值。MOD(number,divisor):返回两数相除的余数。INDEX(arraym,row_num,column_num):在给定的单元格区域中，返回特定行列交叉处单元格的值或引用。Array：单元格区域或数组常量；row_num：数组或引用中要返回值的行序号。如果忽略，则必须有column_num参数；column_num：数组或引用中要返回值的列序号。如果忽略，则必须有row_num参数。INT(number)：将数值向下取整数为最接近的整数。,该公式运用IF函数，对MOD函数所取的引用行号与3的余数进行判断。如果余数为0，则产生一个空行；如果余数为1，则固定取sheet1中第一行的内容；否则运用INDEX函数和INT函数来取Sheet1对应行上的数。最后来设置一下格式，选定A1：O2设上表格线，空行不设。然后选定A1：O3，拖动N3的填充柄向下自动填充，这样有数据的有表格线，没有数据的没有表格线。最后调整一下页边距，千万别把一个工资条打在两页上。怎么样，还满意吧?,22.图表编辑操作,1.创建图表2.编辑图表3.图表的保存,1.创建图表,创建图表的操作步骤：(1)在工作表中选择数据区域。按住“Ctrl”键同时拖动鼠标，可以选择数据区域中不连续的单元格区域。,(2)单击常用工具栏的图表向导按钮，屏幕出现图表向导第步对话框。,(3)选择柱形图中的“簇状柱形图”，单击“下一步”按钮，屏幕出现图表向导的第步。,(4)该对话框有“数据区域”和“系列”两个选项卡。“数据区域”选项卡用于确定图表所包含的数据区域。在数据区域栏中显示目前包含在图表中的所有数据单元格的范围。“系列”选项卡用于修改数据系列的名称、数值和分类轴标志。(5)选择系列产生在“列”，单击“下一步”按钮，弹出图向导的第步对话框，输入内容。,该对话框有6个选项卡,(6)单击“下一步”按钮，屏幕出现图表向导的第步对话框。该对话框是用来设置图表的位置的。即选择是作为新的工作表插入，还是作为对象嵌入。,(7)选择好位置后，单击“完成”按钮，创建的图表如图所示。,2.编辑图表,图表工具栏的使用方法：选择“视图”菜单中级联“工具栏”的“图表”选项。,a.图表的移动与缩放b.图表对象的修改,3.图表的保存,保存工作薄，则工作表中创建的图表即保存在相应工作薄中。,本次讲座到此结束，谢谢观看！,