商务秘书实务模块五文书处理与档案管理课件.ppt

模块五 文书处理与档案管理,项目一 收发文处理,【知识目标】 掌握收文处理的程序。掌握发文处理的程序。【能力目标】能够按照程序进行收文处理。能够按照程序进行发文处理。,1,任务一 收文处理一、任务描述华荣公司是一家大公司，每天都会有大量的文件、邮件需要处理。尹晓雯是这家公司销售部的秘书，她每天都要帮助领导整理和处理很多的文件和邮件，略为粗心就会产生疏漏。因此她上班前，要对自己工作中例行处理的问题和可能遇到的问题做一个简单的记录，并在工作结束后进行整理。这天一上班，前台就给她送来了一大摞邮件，她马上开始处理。假如你是秘书尹晓雯，请演示收文的处理过程。,2,二、任务分析收文处理是秘书一项非常重要的工作，秘书要做好收文处理，必须熟练掌握收文的处理流程。在收文处理中，秘书主要应做好如下工作：（1）签收。（2）登记。（3）审核。（4）分发。（5）拟办。（6）批办。（7）承办。（8）催办。,3,三、相关知识收文处理指对收到文件的办理过程。收文处理流程如下图所示：,4,1签收签收是指文件接收人收到来文后在送件人的文件投递单上签名的工作环节。签收是接收文件时应履行的一种手续，也是收到文件的标志。2登记登记是指秘书人员用文字形式记录收文的具体情况的工作环节。收文登记是收文处理工作的基础和重要程序。,5,3审核根据国家行政组织公务文书处理办法的规定，单位在收到下级单位上报的需要办理的公务文书时，文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本单位办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权范围的事项是否已协商、会签；文种使用、公务文书格式是否规范等。对于不符合规定的公务文书，经文秘部门负责人批准后，可以退回呈报单位并说明理由。,6,4分发分发是秘书人员按照机构内部业务分工，将经过登记的来文发往领导人阅批或转往有关部门、承办人员处理的工作环节。5拟办拟办是指文秘部门按照来文的内容、性质和办理要求，对来文提出初步的处理意见，以供负责人批示后办理的工作环节。对于经审核符合国家规定、需要办理的来文，文秘部门要根据本单位的职权范围、组织机构、业务职能范围及文件内容的要求及时提出拟办意见。拟办意见要有针对性和可行性。拟办人员一般由文秘部门负责人或指定的业务能力较强的秘书人员负责。,7,6批办批办是指由负责人（机构领导人或部门领导人）对文件及拟办意见审阅后提出的最终处理意见的收文处理环节。7承办承办是相关业务部门或文书部门根据批办意见对文件内容所针对的问题进行办理和解决的工作环节。它是公务文书处理的核心和关键环节。对于办理件而言，文件经领导人阅批后，所涉及的问题还没有得到有效的解决，必须将阅批后的文件及时发送到有关部门办理，将批办意见落到实处，让文件精神得到切实的贯彻执行。只有这样，才能真正实现制发公务文书的根本目的。,8,8催办催办是指根据文件的承办时限和内容要求，对文件的承办情况进行督促检查的工作环节。催办的目的是对文件在组织内部的运行进行有效控制，防止文件积压和延误，以保证组织的工作效率。在实际工作中，催办贯穿收文处理过程的始终，从拟办直到承办等各环节，都需要文书工作人员对文件的处理进行监督控制，只有这样，才能保证文书处理工作的效率，保证工作质量。,9,四、相关链接,10,11,五、任务提示学生利用秘书专业知识，通过图书馆、网络等方式进行资料收集，完成上述任务。完成上述任务，最好以以下方式进行：（1）将班级学生分成若干小组，以小组为单位，进行收文处理。（2）各小组成员必须有明确的分工，责任到人。（3）此任务可以在文秘专业实训室进行。（4）此任务需提前准备一些邮件、文件资料，以供学生进行处理。,12,六、任务实训实训： 1实训目标通过实训，要求学生掌握文件传阅的方式和要求。2实训背景华荣公司文件在传阅过程中存在传阅方式单一及管理不当的现象，影响了工作的正常进行。公司拟在近期内对办公室人员进行培训，培训的重点是文件的传阅方式和要求。行政经理吴良荣要求秘书王燕提供相关资料，并将文件传阅的方式和要求做成PPT文件。,13,3实训内容假如你是秘书王燕，请你完成上述实训任务，并将收集好的资料和做好的PPT文件以电子邮件的形式发给行政经理。,14,任务二 发文处理一、任务描述华荣集团公司正对人事管理制度进行修订，总经理办公会重新拟定了一个员工奖励办法。为进一步充实和完善此办法，总经理将秘书尹晓雯叫到办公室，要求她马上写一份通知，发到总公司各部门和各分公司，告知有关事宜。尹晓雯用记事本将总经理的话记录下来，回到自己办公室，立即开始拟写通知。假如你是秘书尹晓雯，请拟写通知并演示整个发文过程。,15,二、任务分析发文处理是秘书一项非常重要的工作，秘书要做好发文处理，必须熟练掌握发文的处理流程。在发文处理中，秘书应主要做好如下工作：（1）草拟。（2）审核。（3）签发。（4）复核。（5）缮印。（6）校对。（7）用印。（8）登记。（9）分发。,16,三、相关知识文件的发文程序包括草拟、审核、签发、复核、缮印、校对、用印、登记、分发等程序。,17,1.草拟文件的草拟需要注意的内容有：（1）文件草拟要符合国家的法律、法规及其他有关规定，符合本商务组织的宗旨和原则。如提出新的规章制度等，要切实可行并加以说明。（2）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。,18,（3）文件的文种应当根据行文目的、发文部门的职权和与主送单位或者部门的行文关系确定。（4）拟制紧急文件，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。（5）人名、地名、数字、引文准确。引用相应文件应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。（6）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。 （7）应当使用国家法定计量单位。,19,（8）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（9）文件中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。,20,2.审核文件的审核指送负责人签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文；行文方式是否妥当；是否符合行文规则和拟制文件的有关要求；文件格式是否符合本组织文件管理的规定等。3.签发以本部门或者单位名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。,21,4.复核公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备；附件材料是否齐全；格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。5.缮印缮印是指对文件进行誊抄缮写和打字、油印、电脑打印以及复印机复印等处理。文件在缮印时应做到：文字准确，字迹工整清晰；符合规定体式，页面美观大方；不随意改动原稿；装订齐整牢固；注意保密。,22,6.校对校对是根据定稿对文件校样进行核对校正。校对的内容主要包括：校订清样上的错字、漏字、多字；规范字体、字号；检查版式、标题是否端正，页码是否连贯，行、字距离是否匀称，版面是否美观；检查引文、人名、地名、数据、计量单位、专业术语是否有误；检查版式是否与文种格式统一，有无需调整和改版之处。,23,校对方法主要有四种：看校、对校、读校、折校。四种文书校对方法各有利弊，秘书应根据文书的篇幅、清晰程度、时间缓急、人员情况及个人习惯进行选择，保证文件准确无误。（1）看校。看校是只看校样不看原稿的校对。（2）对校。对校是用校样对照原稿进行校对。（3）读校。读校是两个人一起校对。（4）折校。折校是把校样放在桌上，把原稿折起来，使靠边一行的文字与校样上的文字靠近，两手拇指与食指夹住原稿，逐字、逐句、逐个标点符号对照。,24,校对的要求：（1）把握原则，仔细校对。（2）认真仔细、一丝不苟。对易于忽略或易于出现错误的地方，如数据、计量单位、专业术语等，注意反复仔细校对。（3）校对文稿时正确使用校对符号。（4）校对一般要进行一校、二校、三校3个校次。,25,7.用印用印是指在缮印好的文本落款处加盖发文组织印章的工作环节。用印是发文处理程序中的一个重要环节。以单位名义制发公务文书，加盖单位印章；以部门的名义发文，则应加盖部门印章；如果是以单位领导人名义制发的公务文书，则应加盖该领导人的职务名章。8.登记发文登记就是对拟发出文件的主要信息进行文字记载的环节。登记的目的是便于对发出文件日后进行统计、查找和管理。,26,9.分发分发是指对需要发出的文件进行封装和发送的工作环节。这是发文处理程序的最后环节。（1）封装。文件的正本印制好以后，要按照发放范围将文件封装。封装前，应对需封装的文件进行认真清点、核查，对照“发文登记簿”清点文件份数、页数，并检查附件、印章等有无遗漏，待准确无误后根据发出组织的不同分别封装。封装前还要准确地书写封皮，要求字迹工整、地址详细清楚、收文组织名称规范。封装时要认真细致，封口要严密结实。,27,（2）发送。文件封装后，要尽快发出，及时送达收文单位。现行的文件发送方式有邮政传递、专人传递和机要传递等，发出文件时应根据需要选用适当的发送方式。机要传递是将文件交由机要机构，由机要机构派专人送达收文组织的一种文件传递方式。机要传递一般适用于无一定时限要求的文件传递。发往外地的文件可以采用邮政传递的方式，对于发往本地且较重要的文件，可以设专人对文件进行传递。在现代办公条件下，传真传递、网上传递等新型文件传递方式也被广泛使用。需要注意的是，采用前三种传统的传递方式时，要注意索要和保存回执；利用新型传递方式时要注意文件的保密性和接收回件的保存。,28,四、相关链接,29,30,31,文件管理制度文件的管理都有相应的制度，比如行政公文有行政公文的管理办法，商务组织也有自己的文件管理办法，这些办法都对文件的办理、处理过程等作出了详细规定。（一）文件管理制度文件管理制度就是对文件处理各个环节工作准则的规定。商务文件的保密性、科学性、规范化需要通过制定相应的文件管理制度来实现。文秘部门一般都应当建立健全本部门文件处理的有关制度。文件制度的建立需要遵循的原则有：,32,一是商务文件一般由文秘部门（办公室）或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。二是上级部门的文件，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级部门经负责人或者办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印组织、日期、份数和印发范围。三是公开发布商务文件，必须经发文部门或者是单位批准。经批准公开发布的文件，发文单位正式印发的文件具有同等效力。四是文件的复印件作为正式文件使用的，应加盖复印单位证明章。,33,五是文件被撤销，视作自始不产生效力；文件被废止，视作自废止之日起不产生效力。六是不具备归档和存查价值的文件，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。七是销毁秘密文件应当有证人在场，保证不丢失、不漏销。销毁绝密文件（含密码电报）应当进行登记。,34,（二）文件的保密原则商务文件的保密主要是商业秘密，比如技术秘密、合作秘密、财务秘密等内容。商务文件的工作性质经常接触相关的内容，需要设立文件的保密原则。一般来说，商务文件根据其内容不同，设置了不同的文件密级，对有密级的文件要规定阅读范围，制定保密管理办法。一般来说保密制度都具有以下内容：一是要求严格遵守国家保密的有关规定，保守国家秘密、商业秘密和被管理单位的秘密。严格执行保密法，按照保密法的规定办事。二是进行保密教育：定期开展保密教育，保密检查，提高保密意识，防患于未然。,35,三是规定对保密人员的要求：凡接办的保密文件、会计资料，要严守机密，办结后及时归档，禁止丢失和扩散。四是保证保密内容的安全：凡保密范围的内容，要求在任何场所，不泄露、不泄密、不失密。有关重大机密性的文件和会计资料档案实行专柜存放、专人管理，不准任意外借、外传，更不准遗失，必须严格遵守文件材料管理程序。,36,五、任务提示根据秘书专业知识，通过图书馆、网络等方式进行资料收集，完成上述任务。完成上述任务，最好以以下方式进行：（1）将班级学生分成若干小组，以小组为单位，进行发文处理。（2）各小组成员必须有明确的分工，责任到人。（3）此任务可以在文秘专业实训室进行。（4）此任务需提前准备发文所需的信封、各种表格等物品。,37,六、任务实训实训： 1实训目标通过实训，要求学生掌握文书审核的方法。2实训背景公司拟在近期对办公室人员进行培训，培训的重点是如何对文书进行审核，行政经理吴良荣要求秘书王燕提供相关资料，并将文书审核的方法做成PPT文件。3实训内容假如你是秘书王燕，请你完成上述实训任务，并将收集好的资料和做好的PPT文件以电子邮件的形式发给行政经理。,38,项目二 档案管理,【知识目标】 掌握归档文件收集和整理的方法步骤。掌握档案分类与鉴定的方法。掌握档案利用的方法。【能力目标】能够进行归档文件的收集和整理。能够掌握档案分类与鉴定的方法。能够掌握档案利用的方式方法。,39,任务一 归档文件的收集与整理一、任务描述尹晓雯是文秘专业毕业的学生，2008年7月，她应聘到华荣公司做办公室秘书。办公室主任要尹晓雯负责公司的文书和档案工作。尹晓雯非常认真负责，平时文件的收发和管理都非常规范到位，还抽空熟悉公司以前的档案。到了2009年的3月份，尹晓雯主动向办公室主任请示：“主任，公司去年的文件该整理归档了，这是我根据公司往年归档文件整理的情况做的归档文书的分类方案，请您看一下。”说着，把一份公司归档文件分类方案交给主任。主任认真看了尹晓雯的分类方案，同意尹晓雯就按这个分类方案整理去年的文件，并归档。,40,二、任务分析归档文件的收集和整理是秘书人员一项经常性的工作。归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件的收集和整理工作包括以下内容：（1）文件的归档范围。（2）归档文件整理的基本原则。（3）归档文件整理的质量要求。（4）归档文件整理的改革。（5）归档文件整理的部门。（6）归档文件整理的方法步骤。,41,三、相关知识（一）文件归档的范围“各组织在工作活动中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为归档”，中华人民共和国档案法和各类组织的公文处理办法都对此作出了明确规定。2006年12月18日，国家档案局公布并施行组织文件材料归档范围和文书档案保管期限规定，文件规定，在一个组织中，需要归档的文件的范围主要包括以下几种：,42,1.组织文件材料的归档范围（1）反映本组织主要职能活动和基本历史面貌的，对本组织工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料；（2）组织工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；（3）本组织需要贯彻执行的上级组织、同级组织的文件材料；下级组织报送的重要文件材料；（4）其他对本组织工作具有查考价值的文件材料。,43,2.国有企业文件材料的归档范围党群工作形成的文件材料，包括：（1）党务综合性工作、党员代表大会或党组织其他有关会议；（2）党组织建设、党员和党员干部管理、党纪监察工作、重要政治活动或事件；（3）宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作；（4）职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作；（5）专业学会、协会工作，群众团体活动。,44,行政管理工作形成的文件材料，包括：（1）企业筹备期的可行性研究、申请、批准文件，企业章程；（2）企业领导班子（包括董事会、股东会、监事会和经理层，下同）构成及变更，企业内部机构及变更；（3）企业领导班子活动；（4）综合性行政事务，企业事务公开，文秘、机要、保密、信访工作，印鉴的管理；,45,（5）法律事务，纪检监察，公证工作；（6）审计工作；（7）职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评聘；（8）职工教育与培训工作；（9）医疗卫生工作；（10）后勤福利，住房管理；（11）公安保卫，综合治理，防范自然灾害；（12）外事工作。,46,经营管理工作形成的文件材料，包括：（1）企业改革，经营战略决策； （2）计划管理，责任制管理，各种统计报表，企业综合性统计分析；（3）资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资、股权管理，多种经营管理，产权变动、清产核资；（4）属企业所有的知识产权和商业秘密及其管理；,47,（5）企业信用管理，形象宣传；（6）商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查等；（7）财务管理，资金管理，成本价格管理，会计管理；（8）物资采购、保存、供应和流通管理；（9）经营业务管理，服务质量管理；（10）境外项目管理；（11）招投标项目管理。,48,生产技术管理工作形成的文件材料，包括：（1）生产准备、生产组织、调度工作；（2）质量管理、质量检测和质量控制工作；（3）能源管理；（4）企业管理现代化和信息化建设，以及科技管理；（5）生产安全，消防工作，交通管理；（6）环境保护、检测与控制；（7）计量工作；（8）标准化工作；（9）档案、图书、情报工作。,49,产品生产或业务开发工作形成的文件材料，包括：（1）工业企业。产品的市场调研、立项论证和设计；产品的工艺、工装、试制、加工制造；产品的检验、包装；产品的销售与售后服务；产品鉴定、评优；产品质量事故分析及处理。,50,（2）非工业企业。业务项目的研发与形成；业务项目的经营；业务项目的保障与监督。科学技术研究工作形成的文件材料，包括：（1）科研项目的调研、申报立项；（2）科研项目的研究、试验；（3）科研项目的总结、鉴定；（4）科研项目的报奖、推广应用。,51,基本建设和技术改造工作形成的文件材料，包括：（1）基建项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁工作，以及建设单位项目管理工作； （2）基建项目和技术改造项目的设计； （3）基建项目和技术改造项目的施工；（4）基建项目和技术改造项目的监理；（5）基建项目和技术改造项目的竣工和验收； （6）基建项目和技术改造项目的评奖、创优； （7）基建项目的使用、维修、改建、扩建； （8）事故分析和处理。,52,设备仪器管理形成的文件材料，包括：（1）购置设备、仪器的立项审批和购置合同； （2）设备、仪器的开箱验收或接收；（3）设备、仪器的安装调试；（4）设备、仪器的使用、维护和改造、报废；（5）事故分析和处理。会计工作形成的文件材料，包括：（1）会计凭证；（2）会计账簿；（3）财务报告及报表；（4）其他文件材料。 ,53,职工个人管理形成的文件材料，包括：（1）职工（包括离退休职工、死亡职工）的履历材料； （2）职工的鉴定、考核；（3）职工的专业技术职务评聘；（4）职工的奖励与处分；（5）职工的工资、保险、福利待遇等；（6）职工的培训与岗位技能评定等；（7）其他记载个人重要社会活动的文件材料。,54,其他对国家、社会和企业有保存价值的文件材料。3.非国有企业文件材料的归档范围（1）企业设立、变更、撤销的请示、批复、注册、登记、申报、评审、验证等文件材料；（2）企业章程、注册资金、经营场所、投资者的审核验证材料；（3）企业董事会、监事会、股东会和其他企业管理机构的会议记录、纪要；（4）企业机构设置、职务任免、职工名册等文件材料；,55,（5）劳动工资、人事、法律事务等文件材料；（6）财务管理、资产管理、资金信贷、税收审计等方面的文件材料；（7）生产技术、质量管理、环保计量、质量认证等方面的文件材料；（8）材料采购、产品成本、市场营销、售后服务、宣传广告等方面的合同、协议等文件材料； （9）企业产品设计、制造、鉴定、应用等方面的合同、协议、图纸、图样等文件材料；（10）新建和改建工程的规划、设计、建设、施工、监理等方面的请示、批复、任务书、许可证、协议、合同、洽商、图纸、评审、验收、总结等文件材料；,56,（11）技术引进和技术改造项目的立项、引进、安装、评定、验收、运行等方面的请示、批复、合同、报关单、开箱单、说明书、图纸、评审、验收、记录等文件材料；（12）科研活动中的立项、实验、鉴定、应用等阶段的请示、批复、报告、合同、数据、图纸、认定、鉴定等文件材料；,57,（13）经济活动中形成的会计凭证、会计账簿、会计报告等文件材料；（14）政党、社会团体组织在企业活动中形成的文件材料； （15）有法律凭证和查考利用价值的照片、录音、录像、磁带、光盘等声像、磁性载体、电子文件材料；（16）其他有利用和保存价值的文件材料。,58,各组织应该根据国家档案局制定的组织文件材料归档范围和文书档案保管期限规定和国有企业文件材料归档办法等有关规定，并结合本组织职能和各部门工作实际，制定本组织的文件归档范围，经同级档案行政管理部门审查同意后才能够执行。在一个组织中，有些文件是不需要归档的，它们主要有：,59,（1）上级组织的文件材料中，普发性不需本组织办理的文件材料，任免、奖惩非本组织工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；（2）本组织文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、电话记录，组织内部互相抄送的文件材料，本组织负责人兼任外单位职务形成的与本组织无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；（3）同级组织的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；（4）下级组织的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。,60,（二）归档文件整理的基本原则归档文件整理的基本原则是：遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。1.遵循文书材料形成的自然规律所谓自然规律，就是文书形成的起因、先后顺序、前后衔接以及一系列固有的程序和手续，也就是文书产生的自然过程。整理文件时，应当按照文件的形成规律，以能反映出组织工作活动的真实历史面貌，反映出各项决策的执行和各项工作的发展情况为目的，使整理后的档案成为系统的历史记录。,61,2.保持文书材料之间的共同联系所谓共同联系，就是反映在文书之间可以将它们归为一类的共同特征。我们把文件收集齐全，又按照其自然形成的规律，保持它们之间的有机联系，正确分类整理，就能反映出组织工作活动的真实面貌，反映出组织的主要业务工作情况。3.区分文件的不同价值组织活动中形成的文件很多，虽然都是历史的记录，但它们的记录价值不同。4.便于保管和检索利用文书整理的根本目的，是便于保管和利用。文件整理归档时，除了要保持完整、系统外，还要考虑保管和利用的方便。,62,（三）归档文件整理的质量要求（1）整理归档的文件应齐全完整。（2）整理归档的文件要符合档案保护的要求。 （3）整理归档的文件材料的保管期限应界定准确。（四）归档文件整理的改革1.以“件”取代“卷”新的规则以“简化整理，深化检索”为宗旨，对传统的归档文件整理方法“立卷”进行改革，推进文件级整理，即以“件”为单位进行整理，取代以“卷”为单位进行整理。这种文书整理方式的优点是：,63,（1）以客观标准取代主观标准。（2）更加符合文书整理的基本原则。（3）文书整理更简便易行和具有确定性。（4）有利于整理手段的现代化。,64,2.以“案盒”取代“案卷”整理的文书以“案盒”取代“案卷”，看起来只是形式问题，实质上具有重要的意义。（1）方便文书档案的借阅和查找。（2）方便档案的复制与保密。（3）简化了装订手续。（4）使文书工作和档案工作统一起来。,65,（五）整理归档文件的部门我国实行文书部门整理归档文书的制度，即由组织文书部门或业务部门的专职或兼职的文书工作人员负责归档文书整理工作。一般来说，文书整理归档应以本组织形成的文件为重点，原则上是哪一级形成的文件由哪一级组织整理归档，其具体分工如下：（1）上级党政组织发来的文件，由本级党政组织的办公部门或秘书部门整理归档。如，国务院文件由省、市人民政府和县人民政府办公厅（室）整理归档。（2）上级主管组织的文件，由本级主管部门整理归档。如，中共中央宣传文件由省、市宣传部整理归档。,66,（3）本级的文件，哪个部门形成的由哪个部门整理归档。（4）上级党政领导组织的会议文件，由党政领导组织办公部门或秘书部门整理归档。（5）本级党政领导组织召开的会议形成的文件，由本级党政组织办公部门或秘书部门整理归档。（6）以党政领导组织名义派出检查组、调查组形成的文件材料，由党政组织办公部门或秘书部门整理归档。几个部门组成的联合调查组、检查组形成的文件材料，由主办部门整理归档。（7）以本组织本单位名义在报纸上发布的不另行文，由本组织办公部门或秘书部门将原稿和剪下来的报纸一并整理归档。,67,（8）临时机构形成的文件，由临时机构本身整理归档。在临时机构撤销时，将全部档案整理好，移交主管组织档案室。（9）下级文件以哪个组织名义批复和处理的，就由哪个组织整理归档。（10）同级组织单位之间互相发送的文件，凡经本组织办理并产生发文的，应同本组织文件一起整理归档。（六）归档文件整理的方法步骤归档文件整理的方法步骤主要包括初步整理、系统整理和归档三个环节。初步整理环节应当在平时管理中完成。,68,1.初步整理初步整理就是平时整理，即组织的文书部门把组织在一年工作中逐步形成的应当归档的文件整理工作放在平时有计划地进行。也就是说，文书人员依据文件的分类方案将已经处理完毕的文件材料，以“件”为单位进行装订，并按有关类目随时归整，装入案盒，到年终或第二年年初再严格按归档的要求进行调整。平时整理的目的，就在于把文件整理的基础工作放到日常来做，使平时能有计划地收集文件，分门别类地进行管理，为年终的整理归档奠定基础。同时，也便于平时工作的查阅利用。,69,平时文件整理要注意两点：（1）及时收集已经处理完毕的文件材料。文书人员在日常工作中，要养成及时将处理完毕的文件归整的习惯，并应积极主动地经常催促承办人清退办理完毕的文件。对外发文应在文件发出时，同时将定稿和一至两份存本归整。收来文件可以结合催办工作，及时清退归整。组织内部使用的文件、会议文件、有关人员外出带回的文件等，要及时进行登记和收集，避免归整文件不全。对承办人清退和借还文件，要建立简便易行的手续，既保证交接手续清楚，又不要繁琐费事。,70,（2）定期检查。在平时归整过程中，还应定期进行检查，通过检查熟悉归整的情况，纠正把文件归错类别的现象。如发现有的类别内文件数量已经很多，预计可能还会产生相当数量的文件时，可增添一定数量的档案盒并根据条目编写新号。,71,2.系统整理平时归整主要是文书部门对组织在工作活动中不断形成的文件材料所进行的日常管理工作，为归档打下了初步基础。当一年的工作终了，为了便于移交及日后对档案文件的管理和利用，还必须在平时归整的基础上，进一步系统整理与编制目录。文件的系统整理应按照国家档案局2000年12月6日发布的归档文件整理规则进行。（1）确定案盒内归档文件。确定案盒内归档文件是指在平时归整的基础上，详细检查每个案盒内积累的文件，按照文件整理归档的原则和要求进行调整，并进行案盒内文件的排列、编号，最后确定案盒内归档文件。,72,检查调整。确定案盒内归档文件前要做好检查调整工作。主要是检查归类的文件是否齐全，剔除重份的、不需要归档的和没有保存价值的文件；检查该案盒内的文件是否符合保管期限；检查归类是否合理，是否将相同事由的文件集中排列；检查是否以“件”为单位；检查盒内文件数量是否适宜等。如果发现不合理的地方，就要进行调整和补充。例如定稿和正本是否装订在一起，请示和该文批复是否作为一件归类等。,73,案盒内归档文件的排列。归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目即条款和条目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序，并以“件”为单位进行排列的过程。归档文件的排列方法有四种：一是按事由结合时间排列。文件排列一般应将相同事由的文件排列在一起，然后将相同事由的各“件”结合时间进行排列，即时间早的排在前，时间晚的排在后。这里的“时间”主要是指文件形成的时间，有些文件也可依据文件的处理时间，如工作计划等。,74,二是按事由结合重要程度排列。首先将相同事由文件排列在一起，再把主要职能活动或重要活动形成的文件排列在前，其他工作形成的文件排列在后，或将综合性工作形成的文件排在前面，具体业务性工作形成的文件排在后面。三是按事由具有的共同属性分别集中排列。例如成套性的文件如会议文件、统一报表等，应将会议文件依次排列在一起，各种统一报表集中一起，然后结合时间或重要程度进行排列。不可将成套文件同其他文件混排在一起，但某份文件内表格除外。再如，一个事由几个作者，可先按作者，再按时间排列；一个事由几个地区，可先按地区，再按时间排列等。,75,四是短期保管的文件可按办理完毕后归档的先后顺序排列。案盒内归档文件的编号。案盒内归档文件经过系统排列后，应依分类方案和排列顺序逐件编号，以固定位置，统计数量，便于保护文件和查找利用。归档文件编号方法是在文件首页上端的空白位置加盖归档章（如图5.1所示）。归档章的位置不限于首页右上角，首页上端空白处都可以，但在整个案盒文件中，其位置应一致。,76,77,（2）填写案盒事项。填写案盒内归档文件目录表。在盒内文件排列完毕后，归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录，用于介绍盒内文件的成分和内容。归档文件应逐件编目，内容一般包括：件号、责任者、文号、文件题名、日期、页数和备注七项。件号，即每件编一个号，填写室编件号；来文与复文作为一件，只对复文进行编号。责任者，填文件的署名者或发文组织，责任者名称过长，可写通用的简称。文号，填写制发组织的发文字号，文号一般由组织代字、年度（用六角括号“ ”括入）、顺序号三部分组成。,78,填写备考表。案盒的备考表放在案盒文件最后，说明盒内文件的状况，如该盒内文件缺损、移出、补充、销毁以及其他需要说明的问题等，并填写登记日期及归档文件整理完毕的日期、整理人、检查人。整理人，即负责整理文件的人员姓名；检查人，即负责检查归档文件整理质量的人员姓名。备考表由整理人填写。,79,填写案盒封面、盒脊。调整后的归档文件按档案室编件号顺序装入档案盒，并需要填写档案盒封面、盒脊。档案盒的外形尺寸为310 mm220 mm（长宽），盒脊厚度可视情况制作，厚度一般为20 mm、30 mm、40 mm。档案盒采用的材料必须经久、耐用，一般应采用无酸纸制作。,80,3.归档文件经过整理后，形成了系统的案盒，这时应向组织档案室进行移交。归档就是指文书部门将系统整理后的案盒文件向档案室进行移交以便集中保管。移交时要注意办理好移交手续。（1）归档范围。归档范围即文件整理的范围，凡属整理归档范围的文件，一律归档；不属于文件整理归档范围的文件，不需归档。不归档的文件可按制度销毁。,81,（2）归档时间。文书部门或相关的业务部门，一般应在第二年的上半年向档案室移交全部案盒档案，对一些专门性的文书或驻地比较分散的个别业务单位的文书，为便于日常查找和利用，也可根据实际情况商定适当的归档时间。（3）归档质量要求。应归档的文件材料收集齐全、完整。按照文件之间的有机联系和保存价值，科学地整理归档。归档的案盒应符合文书整理归档的各项质量要求。,82,（4）归档手续。文书处理部门或业务部门向档案部门移交档案时，应编制移交目录，至少一式两份；交接双方应根据移交目录详细清点案盒，经过认真核对后，交接双方如确认无误，即可履行签字手续，必要时，移交单位需编写归档文件简要说明。,83,四、相关链接 归档文件的案卷及整理（一）归档文件立卷的方法归档文件立卷的方法，就是根据文书的特征或文书的保存价值，或根据文书形成的客观规律进行组卷。1.按保管期限组卷就是按照国家档案局规定的永久、定期保管期限的不同，对属于不同保管期限的文件材料分别组卷，为今后的档案管理与鉴定提供方便。,84,2.按文件形成的客观规律组卷所谓客观规律，就是文件形成的起因、先后顺序、前后衔接以及一系列固有的程序和手续，也就是公文产生的自然过程。如一件事、一项工作、一个问题、一个案件等，就不宜分散打乱，应各自集中一起立卷，以保证它们之间的自然联系。3.按文件特征组卷按文件特征组卷，就是将具有共同特征的和有密切联系的文件结合在一起立卷，以便于日后的查找和利用。,85,（二）归档文件立卷的步骤1.平时归卷平时归卷的要求主要有以下几个方面：第一，做好平时归卷的准备工作，即按照问题分类，随时做好案卷类目的编制。第二，作好平时收集工作，随时清理办完的文件，使归卷工作经常化。要做到应该办理的文件，办完即收回归卷，要随办随收，随收随归。只需传阅不做具体处理的文件，阅后即收回归卷。尤其是会议材料，领导开会回来后，要马上收回。,86,第三，归卷文件要做到“四个清楚”“十个完整”。四个清楚即收文清楚、发文清楚、领导手中文件清楚、所属业务部门的文件清楚。十个完整是：正件与附件完整、打印件与底稿完整、请示与批复完整、转发件与原件完整、账内件与账外件完整。平时归卷还要注意检查收回文件有无缺张少页或残损不清的现象，检查签批手续、处理结果及时间等是否完备。要及早发现问题并及时解决，以免到年终不好查找。,87,2.案卷的系统整理（1）案卷整理的要求。检查立卷文件是否齐全、完整。检查卷内文件是否符合归档范围。检查卷内文件排列是否科学、合理。检查案卷是否保持了文件间的历史联系。检查卷内文件保存价值是否统一。,88,（2）卷内文件的整理。卷内文件的排列和编号。卷内文件排列，是指将每个案卷内的文件按一定的规律进行排列，使每一份文件在卷内处于适当的固定位置，以便于管理和查找利用。卷内文件的排列一般采用若干文件特征相结合的方法，通常排列如下：第一，由机构、问题和名称三个特征组成的案卷，可以按文件形成时间的先后排列，日期早的放在前，日期晚的放在后。,89,第二，问题与时间相结合，是先将卷内文件按问题分开，然后再将同类问题的文件按时间顺序排列。第三，作者与时间相结合，是先将卷内文件按作者分开，然后再将同一作者的文件按时间顺序排列。第四，问题重要程度与时间相结合，是先将卷内文件按问题的重要程度分开，然后再对相同重要程度的文件按时间顺序排列。,90,填写卷内文件目录和备考表。第一，卷内文件目录。卷内文件目录是揭示卷内文件内容和成分的一览表，按照卷内文件的排列顺序填写，置于案卷的首页。卷内文件目录可以一式三份：一份装在案卷中；一份留在立卷部门供查阅；一份与案卷目录合编为全引目录，作为检索工具。第二，卷内备考表。卷内备考表是用以注明卷内文件存在状况的表格，置于案卷的末页。,91,拟写案卷题名。案卷题名又称案卷标题，就是案卷的名称，用以概括和揭示卷内文件的内容和成分，是识别、检索文件的重要标记，也是编制各种检索工具的重要依据。填写案卷封面。案卷题名拟写完成之后，需要填写案卷封面。案卷封面的主要项目有：组织名称、类别名称、案卷标题、卷内文件起止日期、卷内页（张）数、保密期限及右下角标出全宗号、目录号、案卷号等。填写案卷封面的要求是：项目填写齐全，字迹整洁、清晰、美观；手工填写应使用毛笔或蓝黑钢笔，也可使用计算机打印输出。全宗名称加盖专用章（单位公章）的要用黑色油墨。,92,案卷的装订。案卷装订一般包括以下几个程序：第一，拆除装订障碍。第二，修补。第三，编写页号。第四，登记“卷内目录”和“备考表”。第五，拟定案卷标题。第六，装订成卷。第七，填写案卷封面。,93,案卷排列、编号和编制案卷目录。第一，案卷排列。案卷排列的方法主要有：按案卷内容时间顺序排列，即内容有密切联系的案卷排在一起，形成时间早的案卷排在前面，以此类推。例如同是计划生育内容的案卷，可按2001年度2002年度依次排列。按保管期限重要程度排列，即保管期限相同的案卷排在一起，重要的排在前面，以此类推。例如：同是永久保管的案卷，可按上级本级下级进行排列。人事档案等专门案卷一般按姓氏笔画或拼音字母等逻辑顺序排列。,94,第二，编号。案卷编号就是给每个案卷编一个固定的代码。案卷编号的方法是用阿拉伯数字按案卷排列的顺序依次编写。排在最前面的案卷是1号卷，排在第二位的是2号卷，以