高效工作方法ppt课件.ppt

高 效 工 作 方 法,内容介绍,分享目的让工作变得简单而高效主要内容正确的做事，更要做正确的事快速学习、快速提高高效工作能力训练高效管理时间几点建议,高效工作法则之 正确的做事，更要做正确的事,故事一： 一个人想吃苹果，所以他搬来了梯子并靠在树上准备爬上树摘苹果，但当他爬上树时他才发现他的梯子靠错了地方，他爬上的是一棵梨树。,启示：做正确的事，比什么都重要,德鲁克在有效的主管一书中的论述：效率是以正确的方式做事；效能（有效性）是做正确的事。效率和有效性不应偏废。当两者不能兼得时，我们首先应着眼于有效性，然后再设法提高效率,高效工作法则之 正确的做事，更要做正确的事,“正确的做事”强调的是最佳工作方法，其结果是更快的朝目标靠近。“做正确的事”强调的是工作的准确定位和最终效果，其结果是更加确保自己坚实的朝目标迈进。在企业里员工严格按照标准和规范操作，他是在正确的做事；如果他的产品没有买主，没有市场，那么他是在做不正确的事。,高效工作法则之 正确的做事，更要做正确的事,做正确的事是解决做什么和不做什么的问题。是一个战略问题。同时也是一个方向问题。正确的做事是解决工作方法（如何做的问题）。是一个执行问题。正确的做事，更要做正确的事，不仅仅是一个重要的工作方法，更是一种重要的管理思想，同时也是做事的文化。,高效工作法则之 正确的做事，更要做正确的事,故事二： 一个车间主管在车间检修设备，这时他需要一个扳手，他就对小王说，“请你到仓库帮我拿一个扳手”，小王马上说，“好的”。这位主管心想到仓库来回也就是10分钟时间，就趁这个时间抽支烟，谁知抽了一支又一支的烟，仍未见到小王的踪影。终于，在30分钟后，小王出现了。主管见到小王后，马上晕倒！!原来,小王和仓管员费了九牛二虎之力抬来了一个硕大的扳手。主管苦笑，“是我错了，小王，你到仓库去拿一个12的板手”，小王马上转身去仓库，8分钟后取回扳手。,高效工作法则之 做正确的事,传达和接受正确的任务很多时候我们做了不正确的事是因为未能准确理解或全面掌握上级的任务要求。在下达和接受任务时，上级和下级应进行有效的沟通，上级的安排应详尽，下级应澄清自己所有的疑惑，并向上级重复任务的内容和要求，同时做好记录。,高效工作法则之 做正确的事,故事三： 有一天，几只袋鼠从围栏中跑了出来。管理员见状大惊，忙把围栏加高了一尺。结果，第二天袋鼠仍然从围栏中跑了出来，管理员便将围栏加高了一米。他们以为从此袋鼠再也不会逃逸，但事实却是，第三天，袋鼠们又出现在围栏外。管理员接着将围栏加高了两米。旁边的河马问袋鼠们：“你们觉得他们把围栏加高到什么地步才算完？”袋鼠们说：“不知道，只要他们继续忘了锁门的话，加高到多少米也没有用。”,高效工作法则之 做正确的事,解决正确的问题一个好的医生不会完全根据一个病人对自己病症的描述而作出医疗方案，他还要做一些深入检查和研究。一个优秀员工也不会马上对交给自己的问题制定解决方案，最好的工作方法应首先确保自己在解决的是正确的问题，以确保自己不会走错方向。,高效工作法则之 做正确的事,有效的工作方法：1、懂得拒绝别人，不让额外的要求扰乱自己的工作进度 对于许多人来说，拒绝别人的要求似乎是一件难上加难的事情。在决定你该不该答应对方的要求时，你必须考虑，如果答应了对方的要求是否会影响既有的工作进度，而且会因为你的拖延而影响到其他人？而如果你答应了，是否真的可以达到对方要求的目标？,高效工作法则之 正确的做事,有效的工作方法：2、主动提醒上司排定优先顺序，可大幅度减轻工作负担“手边的工作都已经做不完了，又丢给我一堆工作，实在是没道理。”但是有没有可能问题是出在你自己身上？你有没有适当地反映真实情况？如果你不说出来，上司就会以为你有时间做这么多的事情。况且，他可能早就不记得之前已经交待给你太多的工作。你当然不可能同时完成这么多的工作，为什么不主动地帮助上司排定工作的优先顺序？你不是不做，但是凡事有先有后。提醒一点，讨论的过程中必须时时站在主管的立场思考，体谅他所面临的压力。你该做的是协助主管解决问题，而不是把问题推给主管。当然，更不应该自己承受问题。,高效工作法则之 正确的做事,有效的工作方法：3、有效地过滤邮件。让自己的注意力集中在最重要的信息上4、邮件内容尽量精简。节省写信的时间并增加对方响应的机会5、当没有沟通的可能时，不要浪费时间想要改变 不论你提出什么样的想法或意见，每一次都是吃闭门羹。如果真的遇到这样的上司，完全没有沟通的可能时，你就不必再浪费时间或精力做无谓的沟通或是尝试改变。这时你必须作出选择：要么接受这样的主管，要么离开。,高效工作法则之 正确的做事,有效的工作方法：6、养成良好的行为模式和工作习惯确保采用最佳的工作方法弗兰西斯培根在论习惯中写到：“人的思考取决于动机、语言与学问和知识，而他们的行动，则多半取决于习惯。”长期按某种习惯行事，久而久之就形成一种固有的行为模式。行为模式一旦形成，具有非常强的顽固性。江山易改，本性难移。培养一种好的行为模式是每个人工作高效的根本。行为模式包括思考问题的思维模式、合理安排时间的方法、安排生活的方式等下面的内容均涉及到行为模式和工作习惯。,高效工作法则之 正确的做事,如果停止学习，任何一个人的知识都不会确保他永远适应社会的发展。,知识更新速度的加快与人类寿命的延长的矛盾，导致不会再有“一技在身，走遍天下”的现象发生，唯有不断的学习和提高才是永不变的真理。,高效工作法则之 快速学习、快速提高,提高很重要，快速提高更重要。,时代发展,知识和能力水平,社会平均水平,甲企业或人员,乙企业或人员,高效工作法则之 快速学习、快速提高,总结过去并形成文件，是学习的基础,眼睫毛型学习曲线,高效能学习曲线,能力水平,能力水平,学习周期,高效工作法则之 快速学习、快速提高,最佳的学习方式是从实践和工作中总结学习(PDCA循环工作法),监视和测量评估实践水平Check,分析和总结工作方法的不足Action,严格执行文件的规定Do,根据对实践情况的总结和理论研究制定工作方法Plan,严格执行文件的规定Do,理论层面,实践层面,高效工作法则之 快速学习、快速提高,工作秩序条理化（办公现场5S）整理办公桌、文件柜，使不必要的东西为零整顿你的工作文件、工具、办衫等，使寻找东西的时间为零电脑的文件、邮件要及时清理，归类存放，使查找的时间为零收藏常用的公共链接或设快捷方式到桌面（建议）电脑任务栏规范化确保办公现场整洁， 令人赏心悦目，确保总有好心情培养职业素养,高效工作法则之 高效工作能力训练,工作内容简明化 最容易不过的是忙碌，最难的是有成效的工作。而将繁杂的工作间明化是防止忙乱，事半功倍的法宝。 三思而后行 为了是工作内容简明化，在开始每项工作之前应针对工作提出以下六方面的问题对工作进行分析和检查，以寻找简明化的工作方法。为什么做这项工作？能否省去或替代？这件工作的关键是什么？完成后会有什么效果？在哪里完成较好？办公室或是家？什么时候做这件事情？白天/晚上或是高效时间来做？谁来做这件事情好？自己还是安排别人？最好的解决办法是什么？,高效工作法则之 高效工作能力训练,通过以上问题对工作进行分析和检查后，再采取如下措施：删减：省去不必要的工作优化工作顺序：理顺关系和次序，使工作更加得心应手合并：两件或两件以上的事情能够合起来做的时候就合起来做标准化：预定工作程序，增强工作预见性。,高效工作法则之 高效工作能力训练,高效工作法则之 高效管理时间,我们工作的一天早晨8:30点，你以高速的头脑风暴开始了一天的工作然后是无休止的电话然后是无数的单等着去开然后此伏彼起的问题的要去处理还有会要去开,当你终于忙完了一天的工作时，你是否会猛然发现，还有几件重要的事没有去做，时间过得真快。,高效工作法则之 高效管理时间,重要,紧急,M2,M1,M4,M3,原则一：分清工作的轻重缓急时间四象限法,不重要,不紧急,设备故障即将到期的任务,制定计划建立人际关系技能提高问题的发掘与预防,某些电话某些信件某些会议打麻将三缺一,某些信件某些电话逛街,请记住：紧迫优先,高效工作法则之 高效管理时间,重要,紧急,M2,M1,M4,M3,不重要,不紧急,20% 25%,60% 80%,15%,Less than 1%,25% 30%,15%,50% 60%,2% 3%,时间管理专家推荐的指数,现有社会的指数,高效工作法则之 高效管理时间,原则二：合理地安排时间每日、每周、每月、每年规划时间的使用*计划要切合实际，结合客人/SALES的T&A最优化使用个人的精力高峰期留出意外事件的处理时间（机动性）,高效工作法则之 高效管理时间,最优化使用个人的精力高峰期,状态,时间,9:00,11:00,13:00,15:00,17:00,上午高峰期：处理A类事务的最佳时间,下午高峰期：处理B类事务的最佳时间,午饭前后的低谷：处理C类事务的恰当时间,将工作任务分为三类（ABC法则）A. 今天“必须”做的事；B. 今天“应该”做的事；C. 今天“可以”做的事。,高效工作法则之 高效管理时间,原则三：与别人的时间取得协作 毫无疑问，我们要与其他部门或人发生必然的联系，我们需要互相尊重对方的时间安排，也就是说要与别人的时间取得协作。 大家想想，我们是不是也在经常抱怨外部的打扰（电话、来访等）！既然如此，我们是不是也应该站在对方的角度考虑问题，提前做好计划与安排，与他人的时间取得协作，少一份慌乱，多一份从容！,请记住：需要别人查复的事情尽早通知,典型的浪费时间案例打电话就可解决的事情，却以冗长的信代之，或非要亲自跑一趟讲话/打电话没有重点会议开的没完没了事情一拖再拖决策优柔寡断总是在寻找东西,高效工作法则之 高效管理时间,高效工作法则 之建议,建议一：甭想把整个海洋煮沸请记住：你没有能力把整个海洋煮沸！个人的知识、能力、精力是有限的，依靠和利用团队成员的知识、经验和能力共同完成项目是明智的选择，不要担心功劳被别人抢走。合作、合作、再合作，永远都是合作！保持对工作的热情，并将这种热情注入别人体内，就必然出现合作的结果。,建议二：路要一步一步地走成功不是一夜之功你不可能把一切都做完先做好最基本的工作,高效工作法则 之建议,建议三：不要去重新发明轮子多总结过去的经验学会检索资料善于利用已经取得的成果,高效工作法则 之建议,建议四：找到你自己的师傅三人行必有我师多向别人学习多向前辈学习在单位里找一个你尊敬的人拜为师傅，多和他交流，听取他的建议,高效工作法则 之建议,建议五：保持自信很重要,你每天都有这样的感觉吗！,高效工作法则 之建议,谢谢大家！,