员工工作表现评核实用手册.docx

工作表现评核实用手册工作表现评核实用手册 索引索引 一、工作表现评核一、工作表现评核 1. 甚么是工作表现评核甚么是工作表现评核? 2. 为何要评核工作表现为何要评核工作表现? 3. 应评核甚么应评核甚么? 4. 如何评核如何评核? 4.1. 评核人评核人 4.1.1. 评核人的责任评核人的责任 4.1.2. 较常见的误差及倾向较常见的误差及倾向 4.1.3. 跟进和反馈跟进和反馈 4.2. 被评核人被评核人 4.2.1. 被评核人的责任被评核人的责任 4.2.2. 自我评核自我评核 5. 会议会议 5.1. 会议的准备会议的准备 5.2. 会议进行期间会议进行期间 二、澳门特别行政区公共行政工作人员工作表现评核制度二、澳门特别行政区公共行政工作人员工作表现评核制度 6. 原则原则 7. 评核方法评核方法 7.1. 评核项目评核项目 7.2. 评分表评分表 7.3. 厘定评语厘定评语 8. 评核方式评核方式 8.1. 平常评核平常评核 8.2. 对主管的评核对主管的评核 8.3. 特别评核特别评核 8.4. 简要评核简要评核 9. 评核程序评核程序 9.1. 保密保密 9.2. 被评核人及评核人被评核人及评核人 9.2.1. 被评核人被评核人 9.2.2. 评核人评核人 9.2.3. 回避回避 9.3. 评核程序的步骤评核程序的步骤 9.3.1. 平常评核平常评核 9.3.1.1. 指定评核人指定评核人 9.3.1.2. 评核人会议评核人会议 9.3.1.3. 评核会议评核会议 9.3.1.4. 自我评核自我评核 9.3.1.5. 评分评分 9.3.1.6. 认可认可 9.3.2. 特别评核特别评核 9.3.2.1. 指定评核人指定评核人 9.3.2.2. 评核人会议评核人会议 9.3.2.3. 评核会议评核会议 9.3.2.4. 自我评核自我评核 9.3.2.5. 评分评分 9.3.2.6. 认可认可 9.3.3. 对主管的评核对主管的评核 9.3.3.1. 指定评核人指定评核人 9.3.3.2. 评核人会议评核人会议 9.3.3.3. 评核会议评核会议 9.3.3.4. 自我评核自我评核 9.3.3.5. 填写问卷填写问卷 9.3.3.6. 评分评分 9.3.3.7. 认可认可 9.3.4. 简要评核简要评核 9.3.4.1. 指定评核人指定评核人 9.3.4.2. 评核人会议评核人会议 9.3.4.3. 评核会议评核会议 9.3.4.4. 自我评核自我评核 9.3.4.5. 填写问卷填写问卷 9.3.4.6. 评分评分 9.3.4.7. 认可认可 10. 声明异议及诉愿声明异议及诉愿 10.1. 声明异议声明异议 10.2. 诉愿诉愿 10.3. 期限期限 11. 评核咨询委员会评核咨询委员会 12. 评核的效果评核的效果 13. 处理行政事宜的附属单位处理行政事宜的附属单位 附件附件 1 工作表现评核程序各步骤工作表现评核程序各步骤 附件附件 2 工作表现评核程序各步骤工作表现评核程序各步骤 检查表检查表 附件附件 3 评核会议摘要表评核会议摘要表 序言序言 新公共行政工作人员的工作表现评核一般制度于 2005 年 1 月 1 日生效，这是深化行政改革的重要一环。然而，成功实施新制度有赖我们每一位公共行政工作人员的努力。因此，我们确实需要清楚了解此制度，以便日后可正确、合理运用。 为使大家清楚了解该制度，我们在进行其它有关工作的同时，制作了这本简要实用的工作表现评核手册。本手册一方面强调评核程序必须符合工作表现评核的目标和原则，以及其对各公共部门和实体的工作成果的重大影响，另一方面亦从实践的角度协助评核人和被评核人运用评核方法和安排整个过程。 工作表现评核制度的正确施行，不但能让所有参与者积极参与评核过程，更有助于激励所有工作人员及其职业发展，从而使公共部门和实体更积极有效地提供优质服务。 因此，希望借着本手册的出版，以及我们共同在推行新的工作表现评核制度方面所作出的努力，能为公共行政人力资源的持续培训和自我提升奠下基石，贯彻“服务市民”的原则，以适应澳门特别行政区社会发展的需要。 行政暨公职局局长 朱伟干 引言引言 评核工作人员的工作表现，是具有领导和主管职责的管理人其中一项最重要的职责，也是管理工作的各项责任中最具挑战性的一项。 工作表现评核实用手册旨在帮助大家更清楚理解评核程序的重要性及其对部门的影响，以及澳门特别行政区公共行政工作人员工作表现评核的原则和目的，并且使大家更容易使用评核方法，建构评核过程和了解各种程序。 本手册的对象是所有与评核程序有关的人员，期望本手册成为一本可在评核程序各个阶段查阅的有用工具书，有助于评核更公平、更有准则地进行。 对工作人员的工作表现进行评核往往是一个困难而复杂的过程，必须非常了解当中涉及的所有变项，包括：认识任何评核均存在的内在主观性、所使用方法的特点、程序中的各项步骤，以及对被评核人现时及未来的职业状况所带来的影响等。 工作表现评核应以符合伦理、诚实、公平、公正、无私及平等的态度来进行。评核人有责任致力保持平衡与客观，而正确实施评核方法，以确保各项准则和步骤的一致性，是令评核过程更为客观的其中一种方式。 一、工作表现评核一、工作表现评核 1. 甚么是工作表现评核？甚么是工作表现评核？ 工作表现评核是对工作人员在执行职务时的工作表现所作的一个系统化评审过程。它不但有利于工作人员未来的发展，而且亦可让部门分辨每位工作人员的工作表现为部门达成其战略性目标和工作成果作出了多少贡献。 可以将工作表现评核界定为评核人与被评该人之间的互动，其间双方就全年的工作进行分析和讨论，以了解工作表现的好与坏并找出发展和改善的机会，让被评核人总能够知悉评核人对自己的工作表现有何期望。 因此，应将这个过程视为一个持续不断的跟进过程持续不断的跟进过程，其间通过反馈反馈所发出和接收发出和接收的信息是整个过程的重点，而最后的一步 评分 就是整个过程的高潮。 2. 为何要评核工作表现？为何要评核工作表现？ 评核工作表现的首要目的是评价工作人员个人的工作表现，以便使工作人员的工作表现得以改善，从而使部门取得最佳成果。为满足这个需要，必须努力达成以下的目标： 使工作人员的个人目标个人目标与部门的目标部门的目标和谐并存； 打开工作人员（被评核人）与上级（评核人）之间对话对话的大门； 加强对工作人员的激励激励； 增强评核人与被评核人之间的互信互信； 诱发工作人员的专业和个人发展专业和个人发展； 辨识培训培训的需要并评估培训成效； 促进自我完善自我完善； 透过持续的反馈反馈，让工作人员有机会知悉上级对其工作表现的看法和期望； 让领导和主管有机会说明和厘清各项目标目标以及有关要求要求的理由； 用以决定工作人员能否在职程内晋升晋升和晋阶晋阶； 验证人员招聘招聘和甄选甄选的有效程度； 辨识招聘人员的需要招聘人员的需要； 改善人力资源的配置人力资源的配置（调动）； 为管理订定各项指标指标。 简而言之，正确施行工作表现评核，除有助了解与工作有关的各种环境和激励工作人员士气外，还可提高他们的生产力，帮助部门决策和人员管理以及识别有潜力担负责任较大的职务的工作人员。 亦须注意的是工作表现评核是与纪律制度不一样的程序，并且亦不应与之相混淆。在工作表现评核中，不会对违纪行为及对义务之违犯作处罚，而是去了解就所担任的职务的工作表现是否符合部门或实体所需，以及能否达致所期望的 改善。 3. 应评核甚么？应评核甚么？ 对应评核事项有清楚的理解，是评核过程是否有效的关键。 上级与工作人员应顾及本部门的工作规划，就评核所针对的期间的个人工作计划和目标的界定达成协议，有关的目标应是实际的及可行的，应受评核的就是所取得的成果。应按工作人员的官职、职程和职级所相应的职务范围及性质，并考虑环境因素、所需的资源和方法，为每一个工作人员制定其个人工作计划。 让被评核人知道上级对其工作表现的期望的做法是公平的，因此，评核人应与工作人员就下一次评核所针对的期间须达到的目标达成协议，并尽可能细分须开展的工作，而评核则应针对所取得的成果。 法定的评核制度包括一套评分指引，当中载有须受评核的工作表现项目。这些项目应每项单独考虑，以使评核的最终评分能更客观地反映工作人员的真正工作表现。（见见 7.1.） 评核人的工作不可局限于判断工作人员的工作表现，还应在工作人员协助下，识别工作中可以纠正、改变和调整的情况，找出其原因并订定改善目标。 4. 如何评核？如何评核？ 4.1. 评核人评核人 负责对工作人员进行评核的人，即评核人，应尽可能是工作人员的直属上级。由于直属上级负责指导、协调和监督有关工作人员的工作，且与其在职务联系较紧密，因而较了解其工作，故此，评核的责任就应由直属上级承担。倘有比直属上级更能直接了解工作人员工作表现的职务主管时，可以由职务主管担任评核人。 4.1.1. 评核人的责任评核人的责任 评核人须留意工作人员每人都有自己的期望和目标，且不论工作人员的职务为何，评核人都应将工作人员视为一个与别不同的个体，他们在部门中都担当既重要又意义重大的角色。 为使更有准则地作出评核，评核人的态度应符合以下的原则： 与被评核人协议达成的个人工作计划须均衡均衡和合理合理，一方面须符合工作人员的职务范围，另一方面亦须符合附属单位的要求，并须因应各种变化而不断更新； 厘清厘清被评核人在行政当局整体施政方针施政方针方面，为贯彻拟达成的目标和成果所作出的贡献； 通过不断反馈反馈，提供和搜集信息； 在下判断时应客观客观，并且必须以具体事实作为评核的依据依据，避免成见和脑海中虚构的想法，并将例外的事件从被评核人的惯常行为中区别出来； 应公正无私无私，切记倘若对不同的被评核人采用不同的准则，不论宽紧，都会对某些人造成损害； 致力保持具弹性具弹性的态度，意思是乐意因应事实及论据的合理性而改变自己的看法； 应注意，行政当局的任何缺失或不足，不应影响给予工作人员的评分； 致力辨识、与工作人员协议以及检讨工作人员培训和发展的需要，并提供可满足此等需要的方法和资源。 尽管评核人已拥有一套系统化的评核方法（见见 7.），但由于工作表现评核的复杂性，评核人必须拥有良好的判断力判断力、洞察力洞察力及摒弃偏见摒弃偏见的精神，更须留意留意、认识和警惕认识和警惕可能犯上的无心之失。尽管一些无心之失可在评核过程中发现和改正过来，但仍应密切留意这些可影响评核的不自觉倾向。 4.1.2. 较常见的误差及倾向较常见的误差及倾向 能认识评核时可能会无意造成的扭曲，是减少评核主观性的其中一个较重要的步骤： 晕轮效应晕轮效应 把工作表现中的某些好或坏扩大为整体工作表现的倾向。这样，评核人对工作人员的某一特质印象良好时，会倾向于认为其在所有评核项目均表现良好（光环效应）；如对工作人员的某一行为印象不佳，则倾向于认为其在所有评核项目的表现均欠佳（单点效应）。 晕轮效应是很难避免的。除了要对这个效应加以留意和有所认识外，能减低它的影响的唯一办法是对评核人进行培训，其中应包括使用作为评分表组成部分的评分指引的实务培训，而且应对每一个评分项目逐项单独考虑。 集中趋势集中趋势 给予中间分数的倾向。一个信息不足或准备不足的评核人往往会持两种态度：害怕下属受损而避免给予低分，或，害怕将来需要承担而避免给予高分。 这种倾向常在评核人为了避免须就给予极高或极低的评分作解释而产生。为了减低这种误差，评核人应注意这样做会使评核完全失去意义；在能说明理由的情况下，评核人不应对给予高分或低分有所畏惧。 近因效应近因效应 偏重近期发生且在工作人员职业生涯中有重大意义事情的倾向。评核人偏向于惦记评核期内定期对工作人员的工作表现进行记录，就可以减低这种误差。 恒定误差（过份宽松或过份严苛）恒定误差（过份宽松或过份严苛） 宽容的评核人所定的评核标准很低，而要求严格的评核人所定的工作表现标准则很高不可攀。这样的评核只能反映评核人的个性，而不能反映工作人员的真正工作表现。评核人和被评核人共同订定须达致的目标和目的，可以减低这种误差。 “第一印象”“第一印象”误差误差 评核人对被评该人的第一印象，会一直维持且盖过被评核人的真正工作表现的倾向。譬如，评核人对工作人员的第一印象形成了这个工作人员是无甚责任感的看法，即使日后这个人变得有责任感，这个印象仍会维持。为了减低这种误差，评核人除了须提防此种倾向外，应只集中考虑被评核人在评核所针对期间的工作表现及其实际达致的工作成果。 相似误差（个人投射或自我认同）相似误差（个人投射或自我认同） 在评核时对与自己相似的工作人员给予优待的倾向。如此，评核人会偏向给予与自己相似（社会地位相同、就读同一所大学、性格相似、同属一个文娱小组等）的工作人员较有利的评价。为了纠正此种误差，评核人须警惕这种倾向，并明白这样做会明显地影响评核结果。 疲乏误差或例行误差疲乏误差或例行误差 当评核人须同时评核大批工作人员时，会出现未能专注评核程序的倾向，而这种情况会严重影响评核结果。避免这种误差的其中一个方法是，设法为评核程序作好安排，每次集中评核少量工作人员。 不理解评核项目的意义不理解评核项目的意义 因不理解或曲解评核项目的意义而评核了不符规定的特质。通过对评核人进行培训，解释和讨论各评核项目，可纠正这种误差。 4.1.3. 跟进和反馈跟进和反馈 工作表现评核的其中一个重要目标是让工作人员知道主管对其工作表现的观感。工作人员知悉负责评核自己的主管对自己工作表现的看法和期望是很重要的，因为这就可使工作人员朝管的期望改善表现。对部门而言，部门亦须了解工作人员在工作上需要面对的问题和困难的处境，以便上级根据这些资料，修订计划和调整目标，改变做法和工作程序，提供培训或资源，使问题或困难的情况得以解决，以利于取得欲达致的成果。 评核人在评核所针对的期间，跟进工作人员的表现至为重要。应持续通过反馈发出和接收信息；故此，评核会议是反馈的最佳时机。如果工作人员在评核所针对的整个期间能定期获悉主管对其工作表现的想法及期望，就可避免工作人员在会议上感到错愕。 遵守下列准则，就能使反馈反馈更具成效： 须留意反馈是一个双向的过程，因此应以对话对话形式进行； 反馈应仅针对工作人员在工作上的行为及成果工作上的行为及成果，而非工作人员的品格； 仅集中于可改善的行为可改善的行为，以免增加受话人的挫折感； 须使用描述性的语言描述性的语言，而不应使用定性的语言，否则会使工作人员感到不悦而使其处处提防。例如：不应说被评核人懒惰（对该人的主观判断），而应说工作未按所需进度进行（事实）； 应详细说明应详细说明而不应笼统：说某项工作做得好或不好是不足够的，需要详细地指出甚么导致有关工作被认为做得好或不好，以及造成工作结果好、坏的方面； 须选择适当的时机适当的时机作出反馈，最好是在活动或行为发生后实时进行； 应集中反馈正面及建设性正面及建设性的信息，因为反馈的主要功能是激励工作人员更好地工作，使工作更有成效。 工作表现的跟进跟进工作包括： 定期及持续定期及持续与工作人员沟通沟通，确立具建设性的关系； 监察监察工作人员的进展情况，并作有利于提升其工作表现的调整调整； 实时处理实时处理工作表现的问题，并商讨可行的解决办法； 认同认同并突出工作人员对部门的价值； 寻找适合于现时和有潜质担任的职务的发展发展方式。 4.2. 被评核人被评核人 工作人员积极参与自己的工作表现评核的过程是重要的，因为没有人比自己更暸解自己的工作表现、能力、需要、长处和短处，因而可适当订定自己的目标和目的以及发展路向。 4.2.1. 被评核人的责任被评核人的责任 对工作人员来说，在整个评核过程中的参与和合作是十分重要的十分重要的，而采取以下开放、参与和积极的态度，将有利于工作人员明白行政当局对自己的期望： 须将评核视为促进完善的动力，被评核人有责任与评核人一起分享自己对工作的期望和抱负，以及分担所遇到的问题和困难； 须与上级就拟达致的目标和成果达成协议，并努力予以履行，把可能导致需要调整协议的各项困难或环境的变化通知上级； 应努力改善自己的工作表现，负起工作上的责任，识别所需的资源和方法，并就此提出提议； 应定期通过反馈寻求意见； 在通过反馈收到意见时，应尽力避免心存戒备或为有关行为寻找借口； 应采取愿意对话的态度，令彼此可以谅解，减少工作上的冲突，并有助于找到达致所期望成果的更佳解决方法和选择方案； 注意评核是个别进行的，因此，应避免和其它工作人员作比较。这种态度可能引致不愉快和不满的情况出现，因为，当发现其它工作人员的评分比自己高，便会倾向于认为自己的工作表现被低估或别人的工作表现被高估。 4.2.2. 自我评核自我评核 自我评核是邀请工作人员分析自己工作表现的一种方法。工作人员评核自己，虽然不会直接影响评核的最终评分，但可作为参考，供评核人及评核程序的其它参与人知悉工作人员对本身工作的看法。 这个自我反省的过程亦有助工作人员清楚了解自己的工作表现，且让更好地订定拟达致的目标和目的，以及需完善或需改变的地方。这样会有利于提升执行职务时的工作表现，也有利于个人和专业的发展。 自我评核亦有助于了解分别由评核人和被评核人自己所作的工作表现评核之间的差异。 自我评核不是强制性的，但应以专用的评分表，即“自我评核表”记录。工作人员须定期对自己的工作表现进行反省，并在评核所针对的整个期间把它记录下来，这样可使自我评核更为客观。 5. 会议会议 5.1. 会议的准备会议的准备 评核人与被评核人会议在工作表现评核的程序中至为重要，因为这是上级与工作人员之间进行反思和沟通的最佳时刻。为了取得丰硕的成果，须认真为对话做好准备。 这样，评核人首先应小心及详细地重看评核人会议摘要，以及作为评分表组成部分的评分指引，尤其是分析各评核项目，紧记会影响评核严谨性的较常见误差和倾向（见 4.1.2.）。还应仔细重温法律规定的工作表现评核的各项原则和目标。 初步反省过上述内容后，还须为会议作下列各方面的准备工作： 列明会议提纲并注意其连贯性，切勿忘记预先将会议日期通知被评核人，让被评核人也有充分时间准备； 安排好举行会议的地方，尤其要令人觉得惬意，移走妨碍沟通的对象；桌子以圆桌为佳，桌上尽量少放活页夹和纸张，并且采取必要的措施以免会议被中断； 如属制定评核年度工作计划的初次会议，评核人应拟好工作人员的年度工作计划，其中所订定的目标、目的和欲达致的成果须顾及以下各项： 施政报告和公共部门、实体的工作计划； 工作人员的职务范围； 所需的资源和方法。 在准备对被评核人工作表现进行最后评审的最后一次会议时，评核人须搜集用作评审有关工作人员在评核所针对期间的工作表现的一切重要资料，仔细及客观地分析有关资料，定出须讨论的事实，并尝试预测被评核人对此的反应。然后，按照各评分表的评分指引所载的每一评核项目对有关工作人员工作表现的资料进行分析，在有充分理由下，定出一个临时评分。在会议时，须就临时评分与工作人员进行商讨，有需要可以更改评分； 倘初次会议及最后会议同时举行，评核人的准备工作须包括该两次会议的各项内容； 在跟进工作人员的工作表现而在评核所针对的期间中段举行的中期会议的准备工作中，评核人应搜集及分析对初步评审工作人员的工作表现具有重要性的资料，用以核实至当时为止，初次会议所定的目标、目的及成果的达标程度，以及识别出发生的问题及状况，供与工作人员一起分析，以便进行必要的调整。 5.2. 会议进行期间会议进行期间 分析及讨论工作人员的工作表现； 避免在会议桌上放置不必要的活页夹和纸张（会议桌本身已是沟通的障碍）：必须让对方感到你的诚意； 接待工作人员时态度要自然 非惯常的亲切表现只会令对方不信任； 不要让工作人员感到拘谨，不要摆出高人一等或批评者的姿态； 让工作人员畅所欲言，要懂得用心聆听工作人员对本身工作表现所说的每一句说话； 要引领对话，以便深入了解； 须了解“弦外之音”； 避免不断争论和纠正夸张失实的话语，不要以为自己永远是对的； 不要代替工作人员说话，打断对方的谈话或试图压抑对方的情绪； 避免作出劝告或安慰； 避免仓卒或过多地解释工作人员的行为； 避免家长式或煽动性的态度； 采取措施避免会议被打断，包括电话铃声； 须就双方协议的内容作记录； 亦须就未能达成协议的事情作记录，例如一些需要更深入探讨的问题； 为改善工作表现，力求就下一阶段的目标、发展计划和承诺达成协议并记录在案； 与工作人员一起分析对其职业生涯发展的期望，切忌作出无把握的承诺； 强调对方在工作上的长处； 以鼓励改善的言词结束会议。 二、澳门特别行政区公共行政工作人员工作表现评核制度二、澳门特别行政区公共行政工作人员工作表现评核制度 澳门特别行政区公共行政工作人员工作表现评核制度受以下法规规范： 第第 8/2004 号法律号法律 公共行政工作人员工作表现评核原则（2004 年 8 月 16 日的澳门特别行政区公报第三十三期第一组）； 第第 31/2004 号行政法规号行政法规 公共行政工作人员的工作表现评核一般制度（2004年 8 月 23 日的澳门特别行政区公报第三十四期第一组）； 第第 235/2004 号行政长官批示号行政长官批示 评核咨询委员会的设立组成及运作规则（2004年 9 月 13 日的澳门特别行政区公报第 37 期第一组）； 规范给予获“优异”评语者的奖赏的形式和条件的行政法规； 核准评分表、自我评核表及对主管人员工作表现发表意见的问卷的行政长官批示。 6. 原则原则 澳门特别行政区公共行政工作人员工作表现评核是根据客观的标准为之，并受公正、平等、无私和具适当说明理由的原则约束。 评核所涉及的一切步骤，都应遵守上述原则；在评核程序中，所有参与者均有义务使工作表现评核制度能遵从这些原则施行。 7. 评核方法评核方法 澳门特别行政区工作人员工作表现评核的法定方法是“图示评定法”，这个方法简单易用，是其中一种较常用和广为人知的方法。 这种评核方法预先订定了一组经分等级且被认为是重要的工作表现项目，并附以简要说明。有些项目是所有人员组别必须评核的，有些已在有关评分表上定为只适用于与之相关的人员组别（在评分表内标有星号者），须视乎对职务的重要性而决定是否适用。使用两轴坐标图表，当中横轴表示工作表现评核的项目，纵轴表示该等项目的强弱变化等级。在有关的尺度上预先订定了五个分数并附有说明，评核人必须为每一位工作人员，在有关工作表现的评核项目中，选取其中一个分数作为评核有关工作人员。 有些项目会因应其在评核中的重要性而作两倍计算，其值以分数表示。 评核系通过填写评分表进行：评核人在表内对每一项目给予一个量化的评分，最后凭各项评分定出表述评核成绩的质量评语。 7.1. 评核项目评核项目 澳门特别行政区公共行政工作人员工作表现评核制度订定了十五个工作表现项目（八月二十三日第 31/2004 号行政法规第五条），其中七项属必须评核项目，八项则视乎工作人员的职务性质，按照为各人员组别（主管、高级技术员和技术员、专业技术员和行政人员、工人和助理员）而定的评分表上的规定而决定是否使用。 必须评核项目：必须评核项目： 工作成效工作成效 指评核工作人员如何执行指派的工作，尤其是如何采取适当方法兼顾工作的质素与数量，以达致既定的目标及效果。 在这个项目中，工作质素和完成工作的速度能达致平衡对于取得最佳的成果至为重要。 在工厂的装配在线，工作是机械式的，工人的工作条件相同，故此每名工人所生产的总件数可以量化，所以工作数量在装配线是有意义的。公共行政则不然，各部门的工作性质不同，只有一些领域的工作可以量化。 设想两位高级技术员各自制作了三份报告书，页数相同，所耗用的时间相同，也许可以说他们的工作数量相同不过，其中一位所制作的，只是关于常规工作的描述性报告书，毫无复杂性可言，而另 一位则制作了复杂性较大的报告书，并提出了解决难题的恰当方案，对行政当局的工作有很大贡献。两者应如何衡量？所以，数量作为独立的评核项目而言并不具重要性，它反而可能引致严重不公平。 应注意的是，最重要的而且对获得良好成果贡献最大的事情有时并不容易量化，重要性较低者反而较容易量化。例如：如果决定量化每日接听电话的数目作为评核的考虑，工作人员可能会为了能接听更多的电话而给予简短的回复，不注重答复的质量和接待态度，因而造成负面的后果并使行政当局的形象受到损害。 所以，作为工作量的数量本身是没有意义的，亦难以客观厘定复杂程度不一的工作。我们假定主管均衡地分配工作量，不会使一些工作人员负担太重，而其它人则工作量过少。 如果事前已与工作人员定好要求的质素水平及执行工作的合理时间，则评核便应针对该名工作人员能否达至预期的成果以及达标程度，其工作是否有成效，所使用的时间和其它可动用资源能否产生尽可能最佳的成果。 在评核本项目时，应把对部门整体造成困难、损害和影响部门形象的情况，视为严重错误。在评核本项目时，应把对部门整体造成困难、损害和影响部门形象的情况，视为严重错误。 在本评核项目中，亦须考虑工作人员能否选择适合方法（执行工作的方法和条件）以达致事前订定的目标和预期成果的各方面。 责任感责任感 指评核工作人员在执行职务时对工作的尽责及可靠程度，尤其是如何承担由其作出的行为、决定所引致的后果，包括对其本人、他人的安全以及物料及设备保管的事宜。 在评核该项目时，我们应注意工作人员在工作岗位所拥有的自由度及其职务性质。对按既定及十分明确的指令来担任职务的工作人员，和在执行职务时拥有较大自由度的工作人员，以同一方式来衡量对其监督的需要是不公平的。这样，一名属工人及助理员组别的工作人员，如在执行职务时表现出承担其行为的后果和对担任职务的使命感，与一名执行较复杂的工作的高级技术员为达致既定目标及成果而表现出同样的使命感，应视为同等负责。 责任感亦包括对安全的重视、物料及设备的保管，也就是，关心行政当局的财产及遵守有关适当使用的方法。 不断改善工作不断改善工作 指评核工作人员对不断努力改善各评核项目所要求的工作表现，以及提升个人及其专业水平的积极程度。 本项目是评核工作人员能否不断谋求改善所有评核项目的相关表现，包括通过研究和寻找有助解决问题的数据来更新专业知识等。所有能反映在工作表现中的个人和专业的发展，都应在该项目的评核中得到肯定。 不应将通过专业或学术培训谋求改进的事实，与在有关年度修读课程的数目混为一谈，因为修读课程并不单纯取决于工作人员的意愿，而且从课程所获得的知识亦未必能在工作人员的工作表现上反映出来。然而，不论其使用甚么途径（阅读、互联网、交流经验等等）寻求培训、自我培训，又或者乐意学习新知识的事实，均应在评核中获得肯定。 适应性及灵活性适应性及灵活性 指评核工作人员在执行职务时因应具体情况及不同环境的应变能力。 此评核项目最重要的是：辨别工作人员能否面对和谋求克服新情境和挑战所带来的困难，抑或相反，难以适应任何改变，并显得抗拒转变。然而，在评核工作人员如何面对新情境时，应留意任何转变均会引致不安。转变一方面可被视为机遇，另一方面亦代表威胁。可以预料，当工作人员不了解需面对新情境的目的和理由，或没有介入或没有获邀参与转变的过程时，他们会更加抗拒，显得不太愿意亦不抱开放态度去采用新程序和接受处理工作的新方法。 因此，当工作人员显示出某种态度，例如对需要改变其工作方法漠不关心时，必须小心找出原因，单纯是因工作人员欠缺灵活性，还是因为事先未有就转变的理由或需要进行解释，抑或是因缺乏针对改变的适当培训。 不应将抗拒转变，与工作人员因不适当地被要求担任其未具备合适资格、能力或经验的职务而抗拒的情况相混淆。 工作上的人际关系工作上的人际关系 指评核工作人员与共事者的相处情况，以及为营造良好整体工作环境所付出的努力。 此评核项目是关于工作环境中的适当人际关系，因此，亦与在工作地点遵守互相尊重、有利于日常交际的礼貌和友爱方面的基本规则有关。不应受到评核人与工作人员之间或工作人员彼此之间的默契或爱恶关系影响，反而应小心将之区分出来，避免对与评核人关系较好的工作人员给予较有利的评分。 在工作岗位的勤谨态度在工作岗位的勤谨态度 指评核工作人员出勤和留守工作岗位的实际时间，以及是否遵守规定的办公时间。 本评核项目与法律规定为合理不在的时间无关，因该等时间是被视为实际服务时间的。例如：女性工作人员不能因分娩假而在此评核项目受罚，又或任何工作人员不能由于因病缺勤且提交了适当证明的情况下而在此项目被处罚。 具合理理由，且直属主管知悉和同意情况下而不在，应视工作人员一直在工作地点。 工作时间的管理工作时间的管理 指评核工作人员如何按职务要求，合理和有效率地利用其工作时间。 本评核项目中，重点是工作人员如何善用和适当安排其工作时间。须考虑合理分配时间，订定及遵照已定的优先次序，以及不在工作时间处理私人事务等各方面。 如此，某工作人员可能经常留在其工作岗位，遵守规定的上下班时间，亦无擅离职守，但将工作时间用于与所担任的职务无关的事宜，这就是错误运用工作时间。 按照职务的性质而决定是否采用的评核项目：按照职务的性质而决定是否采用的评核项目： 主动性及自主能力主动性及自主能力 指评核工作人员如何为有效完善工作而自行寻求解决方法和提出建议，以及执行有关职务时所表现的独立能力。 本评核项目中，重点是检查工作人员如何在毋须经常指示下工作，独立工作程度如何，能否主动提出建议，能否无需等到上级提出要求才去寻求各种状况或问题的解决办法。 革新及创造力革新及创造力 指评核工作人员为解决问题和优化工作而寻求新方法、技术及程序，并为此提出新构思的情况。 本评核项目须考虑的是：为达到预期成果而寻求新的、有用的解决办法，以及开创新途径，亦包括提出己见，为解决问题而作出的贡献。 对于大部份工作是常规性且必须根据准确细致的指示执行职务的人员组别，不宜采用此项目。 资源管理资源管理 指评核工作人员如何按既定目标、现有的人力、物力及财政资源而策划、安排和统筹其职务范围内的工作。 本评核项目只应使用于评核负责主管和协调职务的情况，包括职务主管。本评核项目是关于因应工作量及资源的合理管理而编排工作、订定优先次序；同时，亦关乎附属单位的工作能否配合部门的整体工作计划。 团队工作团队工作 指评核工作人员在小组工作时的参与和合作态度，以及为团队取得成果所付出的努力。 本评核项目包含工作人员对团队工作表现所作的一切贡献。为此，应辨识工作人员在团队中的合作态度、对团队工作良好环境的推动，以及进行共同工作时对团队的参与性及承担。 这个评核项目只适用于团队工作的情况。 与公众的关系与公众的关系 指评核工作人员在接待公众时所表现的积极程度，有否满足公众需要的意向，以及是否努力提升优质服务的形象。 本评核项目的重点是辨识工作人员在解决公众的问题或满足公众需要时的态度及沟通方式，同时亦考虑工作人员解决及响应公众诉求的方式。 本评核项目只适用于亲身或透过电话直接接触公众的职务。 团队的领导及管理团队的领导及管理 指评核工作人员如何为达致所主管的单位的 目标及成果而订定所需的策略，以及如何指引和动员有关工作人员及与其沟通。 本评核项目包括工作人员如何确保其团队有效地工作，如何运用策略增强下属对工作的热诚及责任感，激励下属并令他们投入工作，以及如何处理冲突。 须注意沟通的质量、人际关系和领导实务的重要性，因为它们对工作人员的下属的工作表现影响很大。作为主管，并非只是“发出命令”，重要的是沟通、激励及正面影响下属的行为，并给予所需支持，使他们能因应拟达成的目标和成果而履行职务。 须考虑主管是否能清楚及详细地传递讯息，并确保下属明了讯息的内容，以及例如，能否正确地主持工作表现评核的面谈，能否有效地主持会议或讨论等方面。 协商及决策协商及决策 指评核工作人员如何按既定目标而分析复杂的事情及数据，以及运用有效的策略及技巧和选用合适的解决方法。 本评核项目考虑几个方面，例如：运用论据、劝导及有效的模式去探讨问题；顾及每个情况的特点及各方的利益下，怎样去衡量可影响部门决定的众多因素，以及运用正确的判断以达成协议。 应注意决策程序涉及寻找和分析足以适当辨识问题所需事实和数据，制定解决问题的可能方案并作相关的分析，选择能达成部门目标及结果的最适当解决办法并说明理由。 工作上的使命感工作上的使命感 指评核工作人员对公共行政当局的任务、展望、价值观及目标的理解、认识和关注，并按此等原则管理其主管的单位，以及提高部门的形象所付出的努力。 本评核项目考虑能否将公共行政当局的展望和任务与日常工作结合起来，并积极向下属推广有关的价值观和目标。 在任何情况下，我们都设想主管须自觉遵守行政当局的价值观及目标，例如：坚守法治及施政报告的方向。 应注意使命感是一组复合的行为，它涉及承担贯彻部门目标的责任，即使有关目标违背个人利益。譬如，部门推行改革程序可能导致使主管出现不快的情况，而工作上的使命感则设想，即使在这种情况下，该名主管仍会致力于有关改革程序并推行所有必要的工作，令程序得以成功。 然而，有工作上的使命感不意味该名主管不可发表意见，以及就其认为可能为行政当局带来负面后果的事情发出警告。 7.2. 评分表评分表 评分表用作表述工作表现评核的结果。不同的人员组别，不同的评核方式有不同的评分表，每种评分表均附有相关的评分指引。 此外，还有自我评核的评分表及下属对主管的工作表现发表意见的问卷。 因此，评分表的使用情况如下： 每种评分表及有关的评分指引，均载明法定的对所有被评核人均为必须的评核项目（其中两个项目须作两倍评分计算），以及为各人员组别而规定的评核项目。后者之中的一个或两个评核项目可作两倍评分计算，而是否采用其中的仅对有关职务具有重要性的评核项目，取决于评核人的准则（并须在第一次会议与被评核人达成协议）。 须填写所有字段，并遵守评核程序规定的时间。 7.3. 厘定评语厘定评语 为厘定评语，各评核项目均在评分表及有关评分指引内以 1 至 5 分计算；在最终评分时，根据下列公式对“工作成效”及“责任感”两项评核项目强制作两倍评分计算： 基于工作人员所执行职务的性质，尚可将法定的其它评核项目中的最多两项（强制性项目以外的一项或两项）定作两倍评分计算。如属此情况，公式需作相应调整。 如最终评分结果出现小数，则以四舍五入方式计算成整数。 例例 子：子： 例例 一一 - 只有必须要两倍评分的两项评核项目作两倍评分： 或或 例例 二二 例例 三三 除两个必须作两倍评分的评核项目作两倍评分外，另增两个评核项目作两倍评分： 或或 例例 四四 倘曾进行简要评核（见见 8.4.），则须按照每次评核相应的月数比例及其评分来计算，以厘定评语。举例如下： 例例 五五 工作人员曾接受一次相应于五个月的工作表现简要评核，及一次相应于七个月的工作表现平常评核。 简要评核得分 = 3 平常评核得分 = 4 最终评分最终评分 8. 评核方式评核方式 新的工作表现评核制度规定了四种评核方式：平常评核、对主管的评核、特别评核和简要评核，采用四种评核方式的主动权均属行政当局。 8.1. 平常评核平常评核 平常评核是针对上一历年一月一日至十二月三十一日期间的工作表现，但不包括已接受特别评核的期间或已按对主管人员评核制度被评核的期间。 不受特别评核或对主管人员评核制度约束的所有工作人员，在评核所针对的历年内实际服务时间至少为六个月，均须接受平常评核。 8.2. 对主管的评核对主管的评核 担任主管官职的人员的工作表现所涉及的评核期，自执行有关职务之日起计，一般为期一年，但有关人员须出任有关官职满六个月，方可接受主管工作表现评核。 担任主管官职的人员，即使以代任制度出任，亦须以本评核方式接受工作表现评核，但属无实际执行相应职务的科长的情况者除外，有关科长按所执行的职务被评核。 对担任主管官职的人员的工作表现评核，凡属未受特别规范的情况，均适用特别评核的有关规定。 8.3. 特别评核特别评核 经过为期不少于六个月职务联系者，方可进行特别评核。处于下列情况的工作人员，须接受特别评核：处于临时委任状况者、以合同受聘而于首两年提供服务、处于转变职程状况的被定期委任者。如属此等情况，特别评核于每年进行一次，但合同期限较短者，不在此限。 下列工作人员亦须接受特别评核：在无薪假完结后而尚未被评核的拟投考晋升职位的人员；停职的人员自最近一次接受