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,科技档案管理实务目录课件,科技档案管理实务 目录,第一章 科技档案第一节 科技档案基本概念第二节 科技档案的种类第三节 科技档案的特点第二章 科技档案实体管理,科技档案管理实务 目录,第一章 科技档案,科技档案是科学技术档案的简称，科技档案是国家档案的重要组成部分，是涉及技术类档案的统称，其由不同种类的档案构成。,第一章 科技档案,第一章 科技档案第一章 科技档案,第一节 科技档案基本概念,一、科技档案定义科技档案在不同时期有不同的定义，其定义方式随着档案理论的发展和档案内容的变化为发生改变，从学术上有多种不同的阐述，从国家法规标准上，曾出现了两次定义：第一种定义：1980年国家制定的科学技术档案工作条例第二条规定：科技档案是科学技术档案的简称。是指在自然科学研究、生产和基本建设等活动中，形成的应该归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、照片、影片、录音录像等科技文件材料。第二种定义：1989年国家档案局颁布的标准科学技术档案案卷构成的一般要求中表述为“科学技术档案，是指在科学技术活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的图纸、图表、声像等不同形式的历史记录。”,第一章 科技档案,第一节 科技档案基本概念一、科技档案定义第一章 科技档案,科技文件材料的5个特征：,1、科技文件材料是以文字、数字、线条、符号、声像、电磁信号等形式表达的一种工具。2、科技文件材料是在科研、生产、建设等科技活动过程中形成的真实记录，是人们的科技思想和科技活动的真实反映。3、科技文件材料是在科技活动中正在形成和使用的、尚未归档的文件材料。4、科技文件材料是图样材料、文字材料、表格计算材料、技术照片、缩微胶片、计算机数据、录音、录像等特殊载体材料的综合性统称。5、科技文件材料基本是按照国家的专业技术标准、规范编制、制作而形成的。,第一章 科技档案,科技文件材料的5个特征：1、科技文件材料是以文字、数字、,第一节 科技档案基本概念,（一）科技文件材料概念科技文件材料是记录和反映科技活动的文字、图表、声像等技术文件的总称。是在科技、生产活动中,按照一定的程序和要求直接形成的具有特定体式的、现行的原始记录。它具有5个特征。 （二）科技档案定义的含义科技档案定义揭示了科技档案产生领域、来源、形式等方面内容：1、科技档案产生的范畴定义中指明了科技档案是记述和反映人们科技活动中形成的档案，主要是在科研、生产、建设等活动中产生，这是科技档案的主要特征，也指明了科技档案形成的领域、内容和来源，表明了科技档案与其他档案的区别。,第一章 科技档案,第一节 科技档案基本概念（一）科技文件材料概念第一章 科,科技档案的产生领域：,主要产生于工厂、矿山、设计院、科研院所、高等院校以及地质、测绘、水文、气象、航天等部门。工业、交通、能源、建设和军事主管机关也产生数量较多的科技档案；农业方面也产生农业科技档案。综合而言，凡是有科技活动的地方就会产生科技档案；部分机关、事业单位有少量的基建、设备等科技档案种类。,第一章 科技档案,科技档案的产生领域：第一章 科技档案,第一节 科技档案基本概念,科技档案的产生领域。2、科技档案的来源（1）科技档案主要来源于科技文件材料的归档（2）科技档案部分来源于具有文书性质的文件材料归档案（3）科技档案少量来源于科技资料的转化科技档案与科技文件材料的联系与区别：联系。科技文件材料和科技档案的基本内容相同，科技文件材料是构成科技档案的基本要素，科技档案是科技文件材料的归宿。区别。科技文件材料与科技档案的外延不同，科技档案是由具有保存价值的、“应该归档保存”的那部分科技文件材料转化而来的。而科技档案又不完全由科技文件材料构成。,第一章 科技档案,第一节 科技档案基本概念 科技档案的产生领域。第一章,第一节 科技档案基本概念,第一章 科技档案,第一节 科技档案基本概念第一章 科技档案,第一节 科技档案基本概念,3、科技档案分布范围科技档案主要分布于企业、科技事业单位，这些单位以科技档案为主，但文书档案及其他类别档案也较多。党政机关、文化事业单位以文书档案为主，但也会形成基建档案、设备档案等科技档案的类别。（三）如何区分科技档案和文书档案区分科技档案与文书档案是一个单位的档案整理过程中经常遇到的业务问题。按照国家档案局制定的科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T2002），科技档案必须遵循成套性原则，做到齐全、完整、准确、系统，因而准确划分文件材料的归属，成为一个重要的业务规范问题，可以从以下三个方面判断文件材料的归属，准确划分科技档案与文书档案：,第一章 科技档案,第一节 科技档案基本概念3、科技档案分布范围第一章 科,第一节 科技档案基本概念,1、从文件材料的内容方面判断科技档案与文书档案的不同主要体现在内容上，因此，要首先分析、研究文件材料的内容。重点掌握以政府或者政府部门“红头文件”形式出现的某些文件的归属问题。2、根据单位性质具体区分（1）一般来讲，党政机关产生的主要是文书档案，科技档案数量不多。（2）以科研、生产、建设为主营业务的企事业单位，产生的主要是科技文件材料。（3）以商贸、旅游、服务为主营业务的企业，产生的文件材料可以参照机关档案种类的设置及文件材料的归类方法，准确划分文件材料的归属。,第一章 科技档案,第一节 科技档案基本概念1、从文件材料的内容方面判断第一,原始型科技档案,第一章 科技档案,缣帛,竹木,龟甲,泥版,原始型科技档案第一章 科技档案缣帛竹木龟甲泥版,传统型科技档案,第一章 科技档案,纸张,传统型科技档案第一章 科技档案纸张,现代型科技档案,第一章 科技档案,光盘,现代型科技档案第一章 科技档案光盘,第二节 科技档案的种类,科技档案是一个总体概念，从不同的角度可以划分不同的种类，从科技档案概念外延扩展角度，它又细分为多种实体档案种类。按其信息内容和载体形式可做如下划分：一、按载体形式分（一）原始型科技档案：以龟甲、兽皮、石头、青铜、泥版、竹木、 缣帛等为记录载体材料。（二）传统型科技档案：以纸张为记录载体材料，也称为纸质科技档 案。（三）现代型科技档案：以感光材料、磁性材料等新型材料为记录载 体材料。,第一章 科技档案,第二节 科技档案的种类科技档案是一个总体概念，从不同的角度,第二节 科技档案的种类,二、按内容性质分（一）科学技术研究档案（二）工业生产技术档案（三）农业生产技术档案（四）基本建设档案（五）设备仪器档案和专门技术档案（后文会详细介绍）三、“文书档案”与“科技档案”的类别差异在习惯上，人们一般将“文书档案”与“科技档案”并列相称，但两种档案是有差异的。文书档案既是档案范畴中的一大门类，又具有特指性质和实质的内涵，而科技档案是一种概念，不具有特指性质，它由反映技术方面的不同种类档案组合而成。,第一章 科技档案,第二节 科技档案的种类二、按内容性质分第一章 科技档案,第二节 科技档案的种类,四、专门科技档案专门科技档案，是指在自然科学领域中，某些专门性科技活动所形成的各种专门记录构成的档案种类。这些档案在形成过程、内容构成、记录方式和载体形式等方面皆有别于一般的科技档案，具有很强的独特性，主要有以下八种：1、气象档案。2、天文档案。3、水文档案。4、地质档案。5、测绘档案。6、地震档案。7、环保档案。8、医疗卫生档案。,第一章 科技档案,第二节 科技档案的种类四、专门科技档案第一章 科技档案,第三节 科技档案的特点,科技档案与科技文件材料基本具有共同的特点即：专业技术性、多样性、通用性、标准性、成套性特点科技档案的成套性，是指围绕一项独立的科技活动所形成的一整套科技档案，是一个具有内在联系的、密不可分的整体。成套性特点，集中体现在科技档案的形成和内容构成两个方面，它对于科技档案的实体管理起着重要的理论指导作用。,第一章 科技档案,第三节 科技档案的特点科技档案与科技文件材料基本具有共同的,第二章 科技档案实体管理,科技档案的实体管理主要是指针对科技档案所开展的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用等各项业务工作的管理，一般称之为业务工作“六环节”。,第二章 科技档案实体管理,第二章 科技档案实体管理第二章 科技档案实体管理,第一节 科技档案的收集,一、收集工作的概念科技档案的收集，是指单位档案室和科技专业档案馆按照一定的原则和规范，通过接收、征集等方式，将分散保存的科技文件材料和科技档案分别集中起来，实现集中统一管理的一项业务活动。,第二章 科技档案实体管理,第一节 科技档案的收集第二章 科技档案实体管理,第一节 科技档案的收集,二、收集工作的内容科技档案收集工作包括基层档案部门的收集和科技专业档案馆的收集，其具有两个方面的含义：（一）单位内部的科技业务部门按照归档制度的要求将科技文件材料向档案室归档移交；从另一角度讲，是档案室依据归档制度的规定接收科技业务部门的档案。这是在正常情况下，收集工作的收集形式和主要方法。（二）档案室对漏归或者散存在科技人员个人手中的档案采取一定的方法进行收集。,第二章 科技档案实体管理,第一节 科技档案的收集二、收集工作的内容第二章 科技档案,第一节 科技档案的收集,对科技文件材料的接收、收集称之为归档，对档案的接收、收集称之为进馆。归档 是科技、生产部门向本单位的档案室移交。基层档案部门的收集，就是通过接受科技文件材料的归档来实现的。归档转变了科技文件材料的性质，使科技文件材料转变为科技档案。进馆 则是按行政区划和专业性质由科技档案的形成单位向各级各类档案馆移交。如项目建设档案，项目完工后需向城建档案馆移交竣工档案。科技专业档案馆的收集工作，是按照进馆制度，接收有关单位移交来的科技档案来实现的。进馆改变了科技档案的使用性质，使科技档案由主要为形成单位服务转变为向社会各界服务。,第二章 科技档案实体管理,第一节 科技档案的收集第二章 科技档案实体管理,第一节 科技档案的收集,三、科技文件材料的归档收集工作是一项由文件管理转入档案管理的承前启后的工作，科技档案主要来源于科技文件材料的归档，科技文件材料经过业务部门的收集、积累和初步整理后，按照一定的制度和要求，向档案室移交归档，集中保存。科技文件材料的归档是以归档制度为依据而进行的，即档案室依照归档制度接收科技文件材料归档。科技文件材料的归档制度，是科技管理和科技档案管理的基本制度之一，其内容包括：归档范围、归档时间、归档份数、归档要求、归档手续。,第二章 科技档案实体管理,第一节 科技档案的收集三、科技文件材料的归档第二章 科技,制定归档范围时需注意的事项,1、要掌握本单位的基本职能活动，将本单位基本职能活动中形成的科技文件材料作为归档范围的主体。2、要研究和分析本单位科技活动的范围，掌握本单位在科技活动中形成的科技文件材料的种类和成分，确定在归档范围中，应该包括哪些方面的科技文件材料。3、正确划清科技文件材料与文书材料、科技资料的界限，以保证归档材料内容体系的完整性，不要把应该归档的科技文件材料归入文书材料、科技资料中。,第二章 科技档案实体管理,制定归档范围时需注意的事项第二章 科技档案实体管理,第一节 科技档案的收集,（一）归档范围其作用是确定哪些科技文件材料应该归档。制定本单位的归档范围时要注意3个方面。归档范围与保管期限表是一个共同体,在编制归档范围的同时，标明每一种归档案文件的保管期限。（二）归档时间指业务部门向档案室移交科技文件材料的时间。在实际工作中可采取随时归档、定期归档两种方式，具体情况按下列执行：1、科技活动结束后归档。2、按阶段归档。,第二章 科技档案实体管理,第一节 科技档案的收集（一）归档范围第二章 科技档案实体,第一节 科技档案的收集,3、按项目的子项完成时间归档。4、按年度归档案（分三种情况）。（1）活动周期较长，而按年度界限归档更合适的科技项目的文件材料，可按年度归档。（2）对某些自然现象的观测、观察活动中形成的科技文件材料。（3）那些作为科技档案归档保存的管理性文件材料，可按年度归档。5、随时归档（分三种情况）。（1）科技文件材料的复制部门同档案部门合一的单位，科技文件材料随时设计、随时归档、随时复制发放。（2）机密性较强的科技文件材料，随时产生，随时归档。（3）外来材料，如设备开箱随机文件，随时归档，然后在提供利用。以上是科技文件材料归档的一般性指导原则,第二章 科技档案实体管理,第一节 科技档案的收集3、按项目的子项完成时间归档。第,第一节 科技档案的收集,对于常见的科技文件材料可以按照其转化后相对应的科技档案种类具体实施归档时间：（1）基建工程科技文件材料。由于基建工程规模有大有小，因此，可根据工程规模大小决定归档时间。（2）工业产品、工艺等科技文件材料。在产品定型正式投产后归档。也可以分阶段归档。（3）设备、仪器方面的科技文件材料。随机文件在开箱后立即归档，设备、仪器安装调试材料在正常运行后归档。（4）科研课题的科技文件材料。在课题结束、成果鉴定后归档，研究周期长的可按阶段归档。（5）设计、变更、修改补充或设备维修的科技文件材料。随时归档。,第二章 科技档案实体管理,第一节 科技档案的收集对于常见的科技文件材料可以按照其转化,掌握的原则,1、一般情况下，科技文件材料归档一份，重要的或者使用频繁的可以增加归档的份数，专供日常借阅使用。2、科研、产品档案，重要的、需永久保存的科技文件材料，归档二份。3、设备档案，包括随机文件、安装调试文件材料归档一份。4、基建档案，归档二份以上，一份自存备用，另一份根据城市建设档案管理的有关规定，移交城建档案馆保存。,第二章 科技档案实体管理,掌握的原则1、一般情况下，科技文件材料归档一份，重要的或,第一节 科技档案的收集,（三）归档份数确定科技文件材料的归档份数时，应注意以下情况：1、满足日常查找利用的需要；2、保护档案原件的需要；3、报送专业档案馆的需要；掌握的原则（四）归档要求主要是指科技文件材料归档的质量要求。凡属于归档范围内的科技文件材料，移交归档前，应符合下列要求：1、归档科技文件材料符合系统性、成套性的要求，必须收集齐全、完整；,第二章 科技档案实体管理,第一节 科技档案的收集（三）归档份数第二章 科技档案实体,第一节 科技档案的收集,2、归档科技文件材料内在质量要高，文件材料的线条、字迹清晰，纸质优良，签署完毕，书写材料达到长久保存的要求；在当前大量通过打印机输出文档的，必须使用经国家权威部门检测的耐久的打印耗材（耐久性墨水和碳粉）打印归档文件；3、归档科技文件材料应由归档单位技术负责人或主管领导审核签字；4、几个单位协作完成的科技项目，主办单位应保存一套完整的科技档案，协作单位保存自己承担任务部分的科技档案，并将复制本送主办单位保存；5、归档科技文件材料应经过系统整理和编目，材料分类科学，封面填写清楚，标题确切，文件材料排列有规律。,第二章 科技档案实体管理,第一节 科技档案的收集2、归档科技文件材料内在质量要高,第一节 科技档案的收集,（五）归档手续科技文件材料归档时，必须履行交接手续，其内容包括两个方面：1、归档部门对归档材料基本情况要做简要说明，编制归档说明书。2、必须办理必要的交接手续。,第二章 科技档案实体管理,第一节 科技档案的收集（五）归档手续第二章 科技档案实体,第一节 科技档案的收集,四、档案室收集工作的措施科技文件材料的归档的主体是业务部门，但是为了保证文件材料的质量，档案部门应主导归档工作，应加强对归档工作的监管，监管的方式体现在以下的收集措施上：（一）指导科技业务部门建立健全科技文件材料归档制度，并对归档制度执行情况进行严格监督、检查，把归档工作落实到人，明确部门归档责任制。,第二章 科技档案实体管理,第一节 科技档案的收集四、档案室收集工作的措施第二章 科,第一节 科技档案的收集,（二）抓住科技、生产、建设程序中的关键环节和关键阶段开展收集工作：1、科研档案抓住课题年度总结、成果鉴定阶段。2、机械产品要抓住样机鉴定和定型鉴定两个环节。3、工程设计档案抓住初步设计完成，设计结束阶段。4、基建档案关键抓住竣工验收阶段。5、设备档案：与工程连在一起的设备抓住竣工验收阶段。6、外购设备抓住开箱验收和安装调试阶段。,第二章 科技档案实体管理,第一节 科技档案的收集（二）抓住科技、生产、建设程序中的关,第一节 科技档案的收集,（三）做好收集工作的“五个结合”收集工作要与一项科技活动的计划管理相结合；接收科技文件材料归档与现场收集相结合；随时收集与集中收集相结合；对内收集与对外收集相结合；对集体收集与对个人收集相结合。（四）收集工作中应注意的几个方面1、对于协作项目的科技文件材料,要抓住主持单位做好收集。2、抓住归档制度建立前的科技文件材料收集。3、抓住企事业单位机构调整、任务变动、科技人员变更、调动时做好收集。,第二章 科技档案实体管理,第一节 科技档案的收集（三）做好收集工作的“五个结合”第二,第一节 科技档案的收集,五、科技专业档案馆的收集科技专业档案馆的收集主要是根据专业档案馆档案进馆范围，接收企业事业单位移交的科技档案。目前，我国档案馆的设置有4种类型：国家综合性档案馆、专业档案馆、部门档案馆和企业事业单位档案馆，其中后3种具有科技专业档案馆性质，企业档案馆需报当地档案行政管理部门备案。,第二章 科技档案实体管理,第一节 科技档案的收集五、科技专业档案馆的收集第二章 科,科技档案的系统整理和科学编目,系统整理：是对科技档案分门别类，有秩序地排列，使之条理化和系统化，从而反映科技档案内在联系，其具体工作内容是：分类、组卷、编号、排列。科学编目：就是通过一定的形式，按照一定的要求，正确固定科技档案系统整理成果。其具体内容：编制科技档案目录。,第二章 科技档案实体管理,科技档案的系统整理和科学编目第二章 科技档案实体管理,第二节 科技档案的整理,一、整理工作的概念科技档案的整理，就是按照一定的原则和方法，遵循国家档案业务标准，对科技档案进行系统整理和科学编目，按一定的分类集中、排列组成案卷，以便更好地保管科技档案。档案整理是档案工作规范化建设最基础、最重要的业务环节，是各单位日常档案管理最主要的业务工作内容。科技档案的整理包括两方面内容：科技档案的系统整理和科学编目。,第二章 科技档案实体管理,第二节 科技档案的整理一、整理工作的概念第二章 科技档案,第二节 科技档案的整理,科技档案整理工作原则：遵循科技档案的自然形成规律，保持科技文件材料之间的有机联系，充分利用原有整理基础，便于科技档案的保管和利用。这个原则在档案整理过程中，有很大的指导意义，从内容看在整理过程中，要遵循科技档案的自然形成规律，保持科技文件材料之间的有机联系，即根据其成套性特点保持成套完整。考虑原有的整理基础，不是全部打乱原来整理成果而重新整理，而是尽量利用原来基础，减少工作量，提高管理效率。,第二章 科技档案实体管理,第二节 科技档案的整理科技档案整理工作原则：遵循科技档,第二节 科技档案的整理,从科技档案材料形成和运动的全过程来说，整理工作通过两个阶段来完成。第一个阶段，是在科技文件材料归档前，由科技文件材料的形成者，在本单位档案部门的指导下所进行的整理。其主要内容是对归档文件材料的鉴别，将文件材料组成案卷，并对案卷进行基本的编目工作。第二个阶段，是在科技文件材料归档后，由科技档案部门（或本单位档案室）独立进行的整理。其主要内容包括：对已归档的科技档案案卷进行科学的分类、排列和编制科技档案号。,第二章 科技档案实体管理,第二节 科技档案的整理从科技档案材料形成和运动的全过程,第二节 科技档案的整理,二、整理工作的步骤整理工作按照程序进行，可以获得事半功倍的效果。整理工作的开展，须在本单位编制了科学的、切合本单位实际的“档案分类大纲及编号方案”的前提下，方可进行，因此，在整理工作开始之前，必须完成本单位的“档案分类大纲及编号方案”，整理工作的一般步骤如下：（一）编制“档案分类大纲及编号方案”,第二章 科技档案实体管理,第二节 科技档案的整理二、整理工作的步骤第二章 科技档案,