商务信函的正确书写ppt课件.ppt

商务信函的正确书写,一、商务信函的作用二、商务信函的布局三、商务信函的写作原则四、商务信函写作要点,一、商务信函作用,商务信函是公司与贸易伙伴保持联络时采用的最主要的方式。高效的商务信函,可以通过其与其他公司建立良好的合作关系来提高公司的销售，增加公司利润。另外，熟练的商务信函写作可以帮助我们获得更多自信和更多商业上的成功。,二、商务信函的布局,当写一封商务信函时，需要遵守一定的标准格式。通常来说，一封商务信函应该有以下七个主要部分组成：信头，日期，封内名称和地址，称呼，正文，结尾敬辞，签名。但是根据信件的不同类型，还可能包含以下内容比如，编号，经办人，主题，附件，抄送和附言。,(1)信头 信头通常放在信笺上部中央。 包括：发信人公司名称，地址，电话号码，电报、电传地址传真号，网址，甚至电子邮件地址等信息。,(2)日期 日期放在信头最后一行的下面几行。 注明日期时，需注意： 根据作者的风格，日期有许多不同的表示方法，比如：6th April 2009 April 6th, 2009 有的月份经常简写,如一月, 二月， 八月，九月，十月，十一月，十二月，但是下列月份不能简写，如三月，五月，六月和七月。,(3)信内名称和地址 这一部分指收信人的姓名和地址，包括的信息应按以下顺序排列： 收信人的姓名和头衔 收信人的公司名称 公司名称和门牌号，街道名称和号码 区/镇/市名 国家/州/省的名称以及邮政编码 国家名称 ps:为了表示礼貌，可以在收信人的名字前面加诸如先生，女士，小姐等尊称。如果收信人的名字不知道，你可以称呼他为经理等官方头衔。,(4) 称呼 每封信通常以称呼开始，根据发信人和收信人的关系 以及信 函的正式程度，称呼是不同的。 如果信是写给个人的，在名字前面加礼貌用语。比如：亲爱的史密斯先生，亲爱的珍小姐，亲爱的琼斯女士。有时，一些特别的称呼也可以用作问候语。“亲爱的”这个词用在收信人的姓前面，比如亲爱的帕克教授或者亲爱的克林顿博士。 如果收信人的姓名和性别不知道或者这封信更正式一点的话，可以使用“Dear Sir”。 写信时，美式写法通常在称呼后面加冒号，而英式写法则用逗号代替。 Dear Miss Jane: (American style) Dear Miss Jane, (British style),(5) 正文 这是一封信里最重要的一部分。在这一部分需要给收信人传递一些信息，开始写之前，应该注意以下两点：写这封信的目的是什么？呈现这封信最好的方式是什么？写信时，你应该把写好商务信函的七条原则记住，这七条原则将在第二部分做详细说明。你最终的目的就是使你的信更专业，清楚，正确并且容易理解。,(6)结尾敬语 这部分不过是以礼貌的方式结束信件，以下是商务信函中最常用的结尾敬语。结尾敬语 适用情况,Yours faithfullyFaithfully yours,Yours sincerelySincerely yoursYours truly Truly yoursBest wishesBest regards,用于较正式的信函，英国人更常用。,用于比较非正式的信函，美国人更常用。,(7) 签名 签名是指写信人的签名或者签写信人代表公司名。 签名通常包括以下内容： 写信人代表的公司名称 写信人签名 联系方式,eg：南京朗劲风能设备制造有限公司（膜分离事业部） 市场部 联系人：固话：02552730993 传真：02552730355 移动电话：E-mail：公司主页：http:/公司地址： 邮编：,其它：附件（Enclosure）,信件若有附件， 应在左下角注明 Encl. 或 Enc. 若附件不止一个， 则应写出2（或3，4，5等）,二、商务信函的写作原则,一封好的商务信函可以留给读者好的印象并且带来更多的商业机会。因此，掌握商务写作技巧非常重要。你必须牢记以下几个原则，这些原则可以总结为7C，就是清楚，简洁，具体，正确，礼貌，完整和周到。,1.清楚 要确保你的信足够清楚而不被误解，模棱两可的信息可能给双方带来麻烦，而双方进一步的解释会浪费宝贵时间。因此，当你能确定需要表达什么时，要用简单、普通的词汇直截了当地表达出来。,2.简洁 简洁是指用尽可能少的语言表达你的观点。一方面，应该避免用长句，多使用简短的词和句子。另一方面，应该避免使用过时的词和行话。 不当用法 正确用法at this time nowin view of the fact that becauseprior to beforewithout the least delay very soonacknowledge receipt of thank you for/I receivedup to this writing so farinst this monthattached hereto enclosed is/are,3. 具体 商务写作应该具体明确而不应该笼统概括，特别是当作者需要回信，解决问题，发盘或接受时。你应该使用明确的事实、数字和时间来强调具体性。,4.正确 正确的语法，标点和拼写是商务写作中基本的要求。另外，当你要给出涉及日期、规格、价格、数量、折扣、佣金、单位和数字时，更需要注意。这些方面一个微小的错误就意味着你将失去盈利甚至亏损。,5. 礼貌 首先，礼貌指要及时回复来信，及时回信可以取得不想等待的顾客的好感。 其次，礼貌还指尽量有礼貌地解决问题。商务往来中分歧不可避免，但是，通过聪明机智的办法不仅可以解决分歧而且不给双方带来负面影响。,6.完整 一封商务信函应该包括所有的必要信息和数据，并详细地传递给读者，还要回答读者提出的所有问题和要求。不完整的信息可能增加沟通成本，丢失信誉，失去销售机会。此外，当所有的必要的成分比如信头，日期，称呼，结尾敬语和签名都包括时，一封商务信函才算完整。,结尾 :我们盼望于近日内接获回信 1.We hope to receive your favour at an early date.2. We hope to be favoured with a reply with the least delay.3. We await a good news with patience.4. We hope to receive a favourable reply per return mail.5. We await the pleasure of receiving a favourable reply at an early date.6. We await the favour of your early (prompt) reply.7. A prompt reply would greatly oblige us.8. We trust you will favour us with an early (prompt) reply.9. We trust that you will reply us immediately.10. We should be obliged by your early (prompt) reply.11. Will your please reply without delay what your wishes are in this matter?12. Will you kindly inform us immediately what you wish us to do.13. We request you to inform us of your decision by return of post.14. We are awaiting (anxious to receive) your early reply.15. We thank you for the anticipated favour of your early reply,7.周到 周到是指作者要更多考虑“你”而不是“我”或“我们”。这就是说，采取“以你为中心”的态度而不是“以我们为中心”的态度。你应该站在对方的立场，考虑对方的观点，理解对方的问题，强调对方的利益并采取积极的态度进行书面沟通。,四、商务信函写作要点,写商务信函并不要求使用华丽优美的词句。 只需用简单朴实的语言，准确表达自己的意思让对方可以非常清楚的了解您想说什么。,多用一些简单明了的语句，用我/我们做主语，这样才能让我们的信函读起来热情，友好，就象两个朋友之间的谈话那样简单，自然，人性化。 少用“and”，“but”，“however”，“consequently”这些让句子变得冗长的连词。 “Yourletterhasbeenreceived.” “Ihavereceivedyourletter.”,（1）使用书面语言，语言简洁规范,由于信函都是有其目的性的，所以在书写信函前不妨先仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响？ 歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。 “Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday.”,（2）主题/目的明确,（3）回复要迅速及时,如果回复不够及时，很可能耽误一些重要的事项或者因抢不到先机而失去商机。,（4）注意邮件的标题 这一点是特别针对写电子邮件的。 也许很多人都没有意识到，事实上， E-mail的标题是很重要的一个部分， 您的邮件给对方的第一个印象就是通过标题来完成的。 如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多人会直接选择删除。,“Howareyou?” “Canweworktogether?”建议改成 “Proposal:BrightIdeasImports ZhejiangTextilesPartnershipOpportunity”或“Introduction:OurProductOfferingsforBrightIdeasImports.”这样的邮件会显得更加专业。,（5）查漏补缺，纠正错误 写完之后，一定要检查。最基本是要确保拼写和语法正确，然后检查一下您所提供的事实，数据等是否有错。我们都会犯错，但即使在您的信函里有一个极小的失误，也可能会破坏您在沟通方面的可信度，并使人对您表达的其他信息投下怀疑的阴影。,Re:Dear Mr Armen babayan,We were very glad to receive your letter in which you enquired about our membrane separation pure water treatment system. According to your requirements, our companys technology department is designing the pure water treatment system . To complete the design,our technology department need water analysis data.The goal of the design is retaining beneficial minerals as far as possible and removaling the bacteria, viruses, and harmful heavy metals in the water.The system will produce high-quality mineral water.To give you a general idea of the various kinds of our products, you can visit our online company introduction at http:/ which includes our latest products. We look forward to your water analysis data.Please feel free to contact us again if you have any further questions.Best regardsNanjing Longwin Windpower Equipment Manufacturing Co.Ltd2010/9/17,