秘书理论与实务.docx

前 言 本课程名称为管理文秘。它涉及管理学和秘书学两大学科的诸多内容。关于管理学的相关内容，在管理学等有关学科中已经作了系统的介绍。这里则是根据本专业的特征和需要，侧重介绍秘书工作的理论和实务方面的知识。 秘书工作是一种职业行为，在社会分工尚不明确的时代，秘书行为与其他职业行为混为一体。随着社会分工的逐渐明晰化，秘书行为就逐渐从其他职业行为中分离出来，产生了秘书职业。当秘书活动固定在部分人员身上时，就产生了专职的秘书人员；当秘书活动以集团的方式进行时，就有了秘书机构；当秘书活动的职责被授予个人时，就有了秘书职务；当秘书活动与其他社会职业活动相结合时，就形成了各种行业秘书；当社会对秘书活动提出各种要求时，就有了秘书职业的各种规范；当秘书活动的特点逐渐被人们所认识并加以探讨研究时，就产生了一门新兴的学科秘书学。 本课件所阐述的内容，包括两大部分。第一部分即理论篇，主要介绍秘书及秘书工作的概念、特点、作用、规律等基本理论；第二部分即实务篇，主要介绍秘书工作的具体内容及其要求。通过对本课程的学习，使大家能够对秘书工作的性质、职能、地位、作用等有一个系统的了解，并为从事秘书工作的人员提供有效的“技术”指导和智力支持。上编 理论篇 本编侧重阐述秘书工作的基本理论，包括秘书及秘书工作的概念、原则、特点、作用和一般规律；秘书活动的管理；秘书人员的素养等内容，共包括 3 章。第一章 绪 论 秘书，是我国党政机关、企事业单位普遍设置的一个行政职务。近几年来， 随着乡镇企业和非公有制经济的蓬勃发展，秘书又成为乡镇企业和私有企业主的得力助手。每一个正在从事或准备从事秘书工作的人，都应该了解秘书工作的规律，以提高自己从事秘书工作的自觉性和科学性。 目的要求 通过本章内容的学习，了解“秘书”一词的涵义、秘书的类别和层次以及秘书工作的沿革；了解秘书工作的特点、作用、指导思想、工作方针、基本原则和一般规律，以便对秘书工作有一个总体上的认识，为将来从事秘书工作作好心理上的准备。重点问题1“秘书”的涵义及秘书工作的沿革 2秘书工作的特征、作用 3秘书工作的指导思想、工作方针、基本原则和一般规律第一节 秘书及秘书工作的沿革 一、秘书 1、秘书的涵义 辞海中，“秘书”一词有5种涵义：一指职务名称之一，是领导的助手。二指官名。中国自秦汉以来，历代封建王朝曾设有尚书、秘书监、秘书令、秘书郎等官职，掌管官员向皇上奏事的奏章函牍、皇帝宣布命令的宣示以及宫禁的图书等工作。三指使馆中介于参赞和随员之间的外交人员，分一等秘书、二等秘书、三等秘书。四指宫中的藏书。五指谶纬（chen wei 读作衬伟，汉代流行的宗教迷信）等书。 我们现在所说的秘书，取辞海的第一种涵义，是指人，即秘书人员。但光把它解释为职务名称，又显得空泛。严格地讲，秘书是指为政府机关、企事业单位、团体或个人提供辅助管理和综合服务的人员，是领导的助手。 2、秘书的类别 秘书是一个广泛复杂的社会群体。从军内到军外，从中央到地方，从党政机关到工矿企业，从国有到私营，到处都需要秘书。因此，从不同的角度出发，我们可以把秘书分为不同的类别。 （1）从服务对象和经济来源来划分，可把秘书分为公务秘书和私人秘书两大类。 公务秘书泛指为各级机关、企事业单位、社会团体服务，由组织和人事部门选调，从国家或集体领取薪金，在编制上属于该机关、该单位的国家工作人员。少数为一定级别的领导干部和专家服务的秘书，虽然其服务对象是个人，但仍从国家或集体领取薪金，是国家编制的正式工作人员，故仍属于公务秘书。这类秘书，尽管有时被称为领导人的专职秘书或私人秘书，但不同于下面所说的私人秘书。 私人秘书指为民办集体企业、农民专业户、个体户以及外资企业等服务，由他们聘请并支付薪金，不属于国家编制的个人。私人秘书在经济上是社会主义初级阶段以公有制为主体多种所有制经济共同存在和发展的产物，在政治上是深化改革的结果。虽然它目前的数量还不多，但发展趋势十分可观。在国外，私人秘书十分普遍。 （2）从工作的分工或业务的侧重点来划分，可把秘书分为文字秘书、机要秘书、通讯秘书、信访秘书、外文秘书、生活秘书、教学秘书、科研秘书等。 文字秘书是指以文字工作为主的秘书。在党政机关和企事业单位中，文字秘书负有起草公文、综合情况、参与政策研究、协助领导进行公文把关等重要任务。 机要秘书的主要职责是管理领导人的文电材料和密码，负责领导人办公处的保密工作，承办领导交办的机密事项，为领导提供必要的帮助和服务。 通讯秘书的主要任务是管理通讯事务以及各种通讯设备，如电话总机、电传、传真等。 信访秘书的主要职责是通过办信、接访，沟通领导机关和人民群众的联系，加速政策的贯彻落实。 外文秘书的主要任务是从事口头或书面的翻译工作。 生活秘书的主要任务是在生活上给领导提供帮助和服务。一般在较大的机关为较高级的领导人设置。 教学秘书的主要职责是协助领导安排教学计划、落实教学任务、计算教学工作量等。 3、秘书的层次 秘书不仅从横向上可以分为不同的类别，而且从纵向上可以划分为不同的层次。 一方面，秘书人员所在的机关、单位，其级别有高有低，可分为中央、省市和基层三个层次，因此相应地有三个层次的秘书。若把中央机关级别较高的秘书视为高级秘书，省市机关和基层机关的秘书就可视为中级秘书和初级秘书。但需要明确的是，高级、中级、初级之分是相对的而不是绝对的：在中央机关里也有从事一般事务工作的初级秘书，相反，基层工作有的秘书，虽然从全国范围来看算不上高级或中级秘书，但他们的工作对基层领导起着举足轻重的作用，也可视为小机关的或小单位内的高级或中级秘书。 另一方面，即使在同一机关单位，秘书人员的职位也有高低之分，显现出不同的层次。以一个省市级政府机关为例，高级秘书指秘书长、办公厅（室）主任。他们参政议政，深入到决策全过程，是领导的重要助手。中级秘书一般指文字秘书。他们负责起草文稿、办理公文、调查研究、整理信息等工作，其工作好坏对领导决策起重要作用。初级秘书指从事一般日常工作的秘书，如联络、接待、会务、印校、收发及财务等。他们与人民群众的联系最密切，其工作态度和作风，往往影响整个机关的形象。 二、秘书工作的沿革 秘书工作在我国有着悠久的历史。大约在人类进入有组织的社会之后，即使还很不完善，但只要有公务，有掌管公务的头目，就需要有帮办公务的助手。这助手，就相当于今天的秘书。 早在春秋战国时期，许多新兴的国家都设置了管理文书的职务，如赵国的御使、齐国的掌书、魏国的立书、秦国的尚书。这些官员，侍从在国君左右，草拟公文，记录大事，起着秘书的作用。 秦汉以来，国家一统，诸事繁杂，逐步加强了这方面的工作。秦代尚书一职还是少府的属官。汉武帝提高了皇权，让尚书在皇帝跟前办理要务。到了东汉时期，尚书竟成为协助皇帝政务的重臣，削弱了三公的权势，超越了秘书的范围。后来曹操称帝兴魏，在丞相府设秘书令，掌管机要文书和奏议事宜，秘书一职又有了明确的责任。曹丕继位，改秘书令为中书令和中书监，做中书省的长官，略似现在的秘书长。西晋以后，中书省的事务繁多，下设中书科，由中书舍人负责草拟诏令，书写和分发公文，完全履行秘书的职务。南北朝始设秘书省，主官为秘书监，下设秘书丞和秘书郎，各司其职。唐朝改秘书郎为兰台郎并扩大其工作范围。封建社会的这些官职，与我们所讲的秘书，既有一定的联系，又有一定的区别，从中可以看出秘书工作的历史沿革。 历史证明，秘书工作是古今中外都被重视的职业，只是重视的程度不同罢了。 从历代秘书一职演变的过程可以看出，从事秘书工作的官员，在某些朝代，曾得到帝王的相当器重。例如，隋唐时中央政府的三省，权力最大的是尚书省，到宋朝时曾总揽行政大权于一身，成了宰相了。这当然不属于秘书工作的范畴，但却证明了秘书一类的官员在朝廷心目中的位置。资产阶级登上历史舞台，许多国家都喜欢把处理公文事务的人员称为秘书，诸如国务秘书、省长秘书。各行各业首脑机关都配备有秘书，以至有些事务繁多的文人和学者也雇佣私人秘书。我国著名的女界领袖、伟大的社会活动家宋庆龄，就是跟随孙中山当秘书步入政界走上革命道路的。蒋介石虽然热衷于独裁，挥手便是命令，出口即是法律，仿佛是“天马行空”之才，但实际上他也离不开秘书陈布雷。由此可见，秘书是各个阶级首脑人物必不可少的得力助手。 中国共产党从诞生之日起，就有了自己的秘书工作。毛泽东同志在党的“一大”兼做秘书工作，是我们党成立后第一个做秘书工作的干部。1923年，他又是我们党中央的第一位秘书。他还主持创建了党的无线电通讯工作，并且由于他的提议，1931年又由瞿秋白同志起草了文书处理办法。任弼时同志在抗日战争时期曾经担任过中央秘书长，直接领导中央秘书处的工作。邓小平同志在上海期间，曾多年担任党中央秘书长，领导秘书处的工作。邓颖超同志曾兼任苏区中央局第一任机要科长（当时是中央局秘书长），到陕北后，又担任过中央秘书处长、中央机要科科长。老一辈革命家领导广大秘书工作的同志在艰难的革命斗争中创建了党的秘书工作，形成了党的秘书工作的优良传统。这些优良传统主要包括：兢兢业业、埋头苦干、不怕流血牺牲的献身精神；紧紧扣住为领导服务和适应革命事业需要这个大目标，在实际工作中力求简洁明白、准确迅速；严格遵守保密纪律。我党的文书工作，一开始就树立了自己的风格，善于创新，一切服从于革命工作需要，服从于指挥灵便，服从于联系畅通，服从于保密、准确、迅速。 在现代化的社会生活中，秘书工作显得越来越重要。党的十一届三中全会以来，随着体制改革和社会主义建设的发展，我国的秘书工作展现了新的局面。特别是1985年1月，中央召开了第三次全国秘书长、办公厅主任座谈会，着重研究了新形形势下如何更好地发挥秘书部门的参谋助手作用的问题，提出了新时期秘书工作必须完成的“四个转变”问题，即从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋划策；从单凭老经验办事转变为科学化管理；从单纯收发传递信息转变为综合处理信息，从被动服务转变为主动服务，使秘书工作进入了一个新的阶段。 目前，全国党政机关、人民团体、部队、企事业单位，凡是具备一定规模者，均有从事秘书工作的机构，配有各种专、兼职秘书。 尽管秘书工作在我国已经有悠久的历史，但秘书学作为一门新兴的科学在我国还是刚刚兴起，秘书工作也有一个“面向世界、面向未来、面向现代化”的问题。与目前国外的秘书工作相比，我们的秘书工作可谓任重道远。目前国外的秘书工作有4个特点：一是已经职业化，成为门类众多、具有广泛前途的社会职业。二是办公设备越来越先进，自动化程度越来越高。三是秘书人员的的文化水平和专业知识越来越高。四是研究秘书工作的秘书学科已经成为一门专业性很强的独立学科，不断发展和完善。面对这些挑战，我们的秘书和秘书学工作者必须奋起直追，不断开创秘书工作和秘书学研究的新局面，以适应加入WTO以后的需要。第二节 秘书工作的特征 秘书工作作为一种管理活动，它具有不同于非管理活动的特殊性，例如秘书活动具有普遍存在于党政机关、企事业单位、群众团体等各类组织的广泛渗透性，具有致力于组织整体功能优化的目的特定性，属于脑力劳动的范畴等。但是，秘书活动又不同于组织中行使组织决策权、直线职权、职能职权的其他管理活动，具有以下几方面的特征： 一、辅助性 可以说，辅助性是秘书工作最基本的特征。正因为如此，所以秘书人员被视为辅助管理人员，而秘书部门也被称为辅助管理部门。秘书工作的辅助性特征，具体体现为以下“四性”： 1、主体上的从属性 在各类组织中，秘书人员是直接为领导者服务的工作人员，秘书机构是直接为领导机构服务的直属部门。与其他组织成员和机构相比，秘书人员和秘书部门最接近领导者和领导机构，从属性最明显。 2、工作上的被动性 秘书工作对于领导工作的从属性决定了秘书工作具有被动性的特征。在多数情况下和主要工作中，秘书人员进行工作的出发点是领导工作的需要“要我做”，而不是“我要做”。因此，秘书人员在工作中必须注意两点：第一是在工作中只能为领导提供材料、汇报情况、提出建议、提供政策依据等，决不能越俎代庖，自作主张，强加于领导。第二是不能反客为主，随意插手干扰职能部门的工作。但是，这同秘书人员在工作中应当而且可以发挥主动性并无根本冲突，而是相辅相成的。 3、权力上的非强制性 在秘书工作中，除秘书部门就秘书事务可按规定自行发文生效外，非经授权或领导批准，秘书部门不得独立制发文件，秘书人员在调研、协调、信访、信息处理、文书处理等活动中也只能行使非强制性的管理权力，没有独立的组织决策权和人才物资源的管理分配权。 4、绩效上的间接性 秘书工作的直接任务主要是提供文稿、建议、工作预案、工作计划等 “半成品”，而后经过领导者的批准、同意采纳，才能产生管理效益。同时，秘书工作的重要成果，如文件、领导讲话稿、方案、计划等，也只能以组织者或劳动者的名义制发，秘书人员必须甘当“无名英雄”。 二、机密性 秘书和秘书部门处于机关的枢纽位置，每天直接与领导来往，接触着大量的机密，这就决定了秘书工作具有机密性的特征。秘书接触的机密主要有： 1、文书管理和公文办理中接触到的机密。 2、领导同志的谈话、指示、会议记录中的机密。 3、领导交办的工作中的机密事项，比如机构调整、人事变动、政策修订等。 4、办理领导者和领导机关电话中的机密。 5、重要领导人的活动、领导机关重要的内部情况等。 三、文牍性 从实质上说，秘书活动主要是辅助处理管理信息的过程。其中，文字信息的数量居多，声像信息和记忆信息也经常要转换为文字信息。因此，秘书人员经常被人们称为“笔杆子”，能说会道被视为秘书人员最重要的基本功。同教师、作家和理论工作者相比，秘书人员的文字工作是其管理工作的重要组成部分。撰写文稿办文都是为领导者的工作服务的，其“产品”经过领导机关或领导者修改认可后，通常成为有约束力的各种管理文件，或者成为有指导、凭证作用的领导人讲话稿、信函或契约，有的则是直接提供给领导者参考的调研报告、工作汇报等应用性文字材料。因此，文牍性是秘书工作的一个重要特征。 四、事务性 从整体上看，秘书活动都是为领导者办事的。尽管秘书人员在撰写文稿、办理文件、处理信息、调研督查等活动中有时要参与决策性或政务性活动，但其功能只能是发挥参谋作用。同工作的辅助决策性和参与政务性相比，秘书工作的事务性和服务性要显著得多。一方面，在撰写文稿、办理文件、处理信息、调研督查等过程中要做大量的事务性工作；另一方面，诸如操办会议、沟通联络、管理档案、迎来送往、派车订票、值班记录、安排领导会议日程等工作，更是繁杂琐碎的具体办事过程，以至秘书人员经常自己戏称自己是“打杂的”。 五、政策性 秘书是领导的助手，秘书部门是领导的辅助性工作部门。秘书人员在辅助领导办理的各项事务中，都涉及到如何依照党的政策、法律、法令贯彻执行的问题。因此，秘书人员必须熟悉并正确掌握有关方针政策、法律法令，提高自己的政策水平。凡是有关的政策问题决不能粗心大意，更不能不懂装懂，随心所欲地解释有关政策规定，而必须兢兢业业，一丝不苟地处理好涉及到政策性的一切政务、事务工作。 六、综合性 秘书工作的综合性主要体现在以下2个方面： 1、从秘书工作的职能范围来看，秘书并不承担某一职能部门的具体工作，而是承担着全面了解、联系、沟通各职能部门的任务，起着全局联络和整体协调的作用。比如政府部门设有计划、公交财贸、教育、卫生、司法、治安、民政等专门的工作部门，秘书和秘书部门虽然不直接从事这些具体的业务工作，但需要了解和掌握这些部门的工作情况，传递信息，辅助领导进行全面管理。 2、从秘书工作本身的内容来看，秘书工作既要“参与政务”，又要“管理政务”，具有明显的综合性。秘书要“参与”的政务类任务主要有文件的拟办承办、文件的起草核稿、信息的搜集处理、情况的调查和汇总、对领导批办事项的催办和查办、来信来访的处理；秘书要“管理”的事务类任务主要有文件的收发传递与管理、文书的立卷和归档、文件的清缴和销毁、机要通讯、承办会务、印信管理、公务接洽等。 秘书工作的六大特征是相互联系又相互区别的，其中最主要的是反映秘书工作的本质特征的辅助从属性，其他五个特征则是由此派生出来的属性。第三节 秘书工作的作用 秘书活动之所以久盛不衰，其根本原因在于随着生产力的发展和社会的进步，社会的信息量日益增加，人们的工作节奏不断加快。尽管许多领导人博学多才、精明能干，但个人的知识、能力和精力毕竟是有限的。因此，一个高明的领导人必然十分重视发挥秘书人员的作用。 具体地说，秘书工作在领导活动中有以下几个方面的作用： 一、助手作用 无论是公务秘书还是私人秘书活动，其主要任务就是为了帮领导办事。通过秘书的工作，使领导者能够摆脱繁杂的事务性工作，以便集中精力抓大事，管大局，提高工作的效率和效益。因此，秘书活动首先必须发挥为领导者办事的助手作用。 秘书人员发挥助手作用，可以比喻为领导者“手的延长”。这种助手作用的发挥，几乎涉及秘书活动的全部内容。从大的类别来分，有以下5个方面： 1、文书处理。秘书人员要高质量、高效率地办理领导交办的公文制发、文书资料的处理。 2、筛选文件。秘书人员要及时地把各方面的来文进行筛选加工，把急件、重要文件、确需领导审阅批示的文件送给领导，其余的可稍后办理或转送给有关部门办理。对于篇幅过长的文件，秘书人员可写出提要，有时还须提出自己的办理意见供领导参考。 3、文字把关。秘书人员要对反映领导意图的文件、资料进行严格审核把关，一个字、一个标点都不能错。 4、事务处理。秘书人员和秘书部门要主动配合领导处理好日常事务，如向领导提醒工作日程和工作内容，接待不速之客的来访，完成领导交办的临时性工作等。 5、检查督促。秘书人员要按照领导的意图对领导管辖的子系统进行催促、查办和检查督促已经布置的工作。在督促检查办理中，主要了解有没有办理，办理的进度如何，在办理的过程中遇到哪些困难，有没有出现偏差，办理的结果怎样，并将这些情况及时反馈给领导，以便领导能及时做出调整，改进工作。 在各类组织中，担任领导副职的人员通常被视为“一把手”的“左右手”，也在发挥助手作用。但是，同秘书活动的助手作用相比，领导副职的活动属于领导活动，是领导集体内部分工意义上的助手作用，而不是辅助管理上的助手作用。 二、参谋作用 秘书活动的参谋作用，是指秘书人员或秘书部门围绕领导者的工作需要出谋划策而起的“智囊”作用，可以比喻为领导者的“脑的延长”。俗话说，“一个篱笆三个桩，一个好汉三个帮”。由于时间和精力的限制，领导者很难做到事无巨细事必躬亲。因此，秘书工作的参谋作用就显得格外重要。 秘书工作的参谋作用主要体现在： 1、提供依据。秘书人员必须及时向领导提供真实的情况、可靠的材料、有关政策和法律的规定，为领导决策和指导工作提供科学的依据。 2、综合意见。秘书人员在领导作出重大决策或工作布置之前，应将有关部门的意见、设想进行综合汇总，尽可能列成方案，陈述利弊，供领导酌定。 3、出谋划策。秘书人员要在调查研究的基础上，为领导提出解决问题合理化的意见和建议。 在发挥参谋作用的时候，秘书人员要正确处理好“参与”与“参谋”的关系。领导在进行决策时，秘书人员起一定的参谋作用，但不是参与领导决策。参与决策是其他领导成员的权力。一般而言，为领导出主意想办法，提供多种决策方案供领导选择，不论是口头叙述还是文字表达，都是参谋作用。实际上，秘书人员的工作头绪很多，涉及范围很广，政策性很强。秘书人员在完成这些工作时，就以自己的学识和见解，使领导意图更明确、更全面、更细致、更具体，这就发挥了领导的参谋与助手作用。所以说，参谋作用与助手作用有时是交叉融合在一起的。 三、耳目作用 秘书工作的耳目作用主要是指秘书人员要进行调查研究，要大量采集信息，将听到和看到的各种情况反映给领导，为领导决策和指导工作提供参考材料。这一作用，实际上是领导者 “耳目的延长”。 在现代社会中，信息是人类生存和发展的重要资源之一，也是决策的基础和一切管理工作的客观依据。但是，由于领导者的时间和精力的限制，所有信息不可能都做到“自给自足”。于是，提供信息支持便成为秘书人员的重要职责。为此，秘书人员要做到眼尖、耳灵、心细、腿勤。不仅要多渠道收集信息，而且要善于对信息进行鉴别和提炼，并及时将有参考价值的信息提供给领导者。不仅要对各方面交流的大量信息进行“去粗取精、去伪存真”，而且要注意实地调查研究。在较大的组织中，秘书部门还应该建立调研机构和信息网络。总之，只有秘书工作发挥“眼观六路、耳听八方”的耳目作用，领导者才能真正做到目明耳聪，切实保证工作的有效性。 四、桥梁作用 秘书工作的桥梁作用是指秘书人员和秘书部门在领导者与其他组织成员和社会成员之间充当中介环节，发挥沟通协调作用，以使各方建立和谐的关系。这一作用，可以比喻为领导者的“喉舌的延长”。 秘书工作发挥桥梁作用，有着多方面的客观需要。首先，任何组织都是一定社会环境下的社会分系统，必须不断调整内外关系，实现动态平衡。这一点，对于政府和企业尤其重要。为此，必须大力加强信访、公共关系等方面的工作。其次，任何组织内部都存在着上下级关系，也必须进行感情交流和信息沟通，以不断协调人际关系。而由于领导者的时间和精力的限制，不可能事必躬亲，人人联系。因此，秘书工作必须发挥桥梁作用，不仅要做到下情上达、外情内达，使领导者能够准确地把握内外情况变化的脉搏，而且要上情下达、内情外达，通过公布信息、制发文件、信访协调和组织公关等活动，使组织成员和社会成员准确了解领导者的意图、指示和愿望，以便消除疑虑、化解矛盾，建立和谐的人际关系。 五、“不管部”作用 秘书部门向来有“不管部”之称。凡是其他职能部门不管的事情，领导都可以安排给秘书部门去做，其内容大致有以下4个方面： 1、围绕中心工作产生的任务，如选举人民代表的工作、植树造林活动、文明礼貌月活动等等。这些任务无专门的业务科室管辖，需要秘书部门或其他部门配合完成。 2、临时发生的突击任务，如本部门或下属单位发生的天灾人祸、与外单位发生的严重纠纷、上级交办的临时性紧急任务，也经常由秘书部门去调查、办理。 3、带全面性的任务或活动，如一个学校举办校庆活动、一个单位召开全系统会议等，一般也由秘书部门承办。 4、为领导服务的其他任务，如陪同领导深入基层或看望伤病员，代表领导参加某些活动等。 六、“窗口”作用 秘书部门是领导机关的“窗口”，一切与外界的联系和接待，都首先经过秘书部门，群众对机关的第一印象也是常看秘书部门的工作面貌、作风和效率。因此，秘书部门是领导机关的门面，秘书部门的工作态度好不好、工作质量和办事效率高不高，对领导机关和领导者的影响很大。第四节 秘书工作的指导思想、工作方针、基本原则和一般规律 一、指导思想 从秘书工作的作用和特征可以看出，秘书工作应坚持“三服务”的思想。所谓“三服务”，即为直接的领导服务、为相关的各级领导服务、为人民群众服务。归根到底，秘书工作最经常最直接的是为直接隶属的领导服务。至于为相关的各级领导服务，是因为为他们服务，能够更好地为直接隶属的领导服务。而为人民群众服务，那是包含了两方面的含义：其一为领导服务，从根本上说就是为人民群众利益服务；其二秘书工作直接与人民群众利益相关。坚持以“三服务”为指导思想，这是秘书工作的一根支柱。 二、工作方针 1946年，周恩来率领中共代表团赴重庆谈判，对机要人员提出了“第一要保密，第二要准确、第三要迅速”的三项要求。实际上，这三项要求也是秘书工作的基本方针。秘书人员在工作中，必须做到严守秘密、准确客观、迅速快捷。这也是秘书人员做好工作的一根支柱。 三、基本原则 秘书工作的基本原则，是指秘书人员与领导者相处的基本原则。要了解秘书人员与领导者相处的基本原则，必须正确认识秘书人员与领导者的关系。 1、秘书人员与领导者的关系 如何正确处理秘书人员与领导班子或者领导者个人的关系，是秘书人员十分关心的实际问题，它渗透到秘书工作的各个方面，在很大程度上影响着秘书功能的充分发挥，影响者秘书工作的质量和效益，也影响着秘书人员的身心健康。因此，必须认真地处理好这个关系。而处理这个关系的首要问题，就是要弄清楚秘书人员与领导者到底是什么关系。 在封建社会，领导与秘书人员是主仆关系，在资本主义社会则变为雇佣关系。目前，在我国非公有制经济的企业中，存在着许多私人秘书，他们与业主的关系，一般还是雇佣关系。而党政机关、国家企事业单位，领导与秘书人员的关系却是一种新型的工作关系。这一关系可以归纳为三点：第一、在组织上，秘书人员与领导者是上下级关系。因此，秘书人员在工作中要自觉遵守组织纪律，严格维护领导的权威，努力为领导提供好各方面的良好服务，而不能与领导平起平坐。第二、在工作上，秘书人员与领导者是同志关系，不是主仆关系，无高低贵贱之分，只有分工不同，都是为人民服务。因此，秘书人员与领导者在人格上是平等的，秘书人员不必卑躬屈膝，唯命是从。第三、在职能上，秘书人员与领导是主辅关系。因此，秘书人员的职责是协助领导工作，而不能越越俎代庖。 2、秘书人员与领导班子相处的主要原则 （1）单向请示原则 我们知道，领导班子中的各位领导人是分工负责的，重大问题由集体研究决定，分头去办；一般问题由主管领导人直接处理。秘书要尊重领导人的职权分工，实行单向请示，注意避免多头请示。遇到综合性的、涉及到多方面工作的事项，应请示主持全面工作的领导人，并向各有关领导人通报情况。如通报情况后有关领导人有不同意见，秘书则应建议几位领导人当面研究，而不是往返传话，以免引起误会。如果领导人对不属于他分管的工作下达指示，秘书应建议其向主管此项工作的领导人打个招呼，或者先求得主持全面工作的领导人同意，然后向主管领导人通气。在事情紧迫时，可先办完事再报告主管这项工作的领导人。处理此类事项，秘书人员要熟悉有关组织法规，不可简单从事，要考虑周密，把工作做细。 （2）按章办事原则 长期以来，我国党政领导层中形成了集体领导民主集中等优良传统。秘书人员应该以党内政治生活的若干准则、国家的法律法规、本部门本单位的各项规章制度、各组织机构的职责分工、各项工作任务完成的程序方法等等，作为处理与领导层成员关系的原则和依据，力求做到说话办事都有根据。 （3）一视同仁原则 秘书人员在工作、生活乃至感情联络方面，应该做到不分亲疏、一视同仁，这是秘书人员处理好与领导层关系的一条重要的原则。具体地讲，在工作上要做到同等协助，对每位领导交办的事项都愉快地接受，并以同等的努力去完成；在生活上同等照顾，如一时办不到让所有的领导成员都得到应有的待遇，那么宁可等条件成熟了再办；在感情上同等尊重，切忌从个人的好恶出发亲近与自己关系深的而疏远与自己交往浅的。特别是对自己认为“能力强”的或者是自己认为“能力差”的领导，要同等尊重，不能因为自己的主观印象而分亲疏。在职责分工上要同等对待，对一把手和其他成员应一视同仁。 （4）维护团结原则 秘书人员要自觉维护和增进领导人之间的团结。领导者之间在工作中有不同意见是正常现象。秘书人员一定要从大局出发，注意维护团结。领导人彼此之间的议论，秘书人员要做到心中有数，一般要保持沉默。如果领导者之间有误会，秘书人员在可能的情况下可以做出必要的解释，以消除隔阂。对领导者之间的分歧，绝不能外传，更不能添油加醋搬弄是非，而应该予以缓和调解。当向一领导汇报另一领导对某项工作的处理时，可在客观陈述中，不露痕迹地强调其为工作着想的用心，对双方矛盾的焦点方面尽量不讲，非讲不可时，也应该客观谨慎，言词缓和，一带而过。当领导之间就某一个问题发生争论时，秘书要实事求是地反映情况，既不含糊其词，也不添枝加叶。假设两位领导对某文件的起草观点不大一致，如此文可写可不写，就不写；如非写不可，则可求大同存小异，从更高的层次上使二者统一起来。领导班子成员如果因故未能参加例会，秘书应该主动把会议情况向缺席者通气。如果某位领导要查记录，秘书应该从维护团结的原则出发，尽量回避，绝不可陷入领导人之间的矛盾之中，更不能倒向一边，甚至推波助澜，以至造成不可收拾的后果。 3、秘书人员与具体领导人相处的原则 （1）思想体系一致的原则 由于秘书人员是领导的参谋和助手，这就决定了秘书的职能活动要以领导者的意图为转移，其基点在于随时正确地领会领导的工作意图，严格遵循、围绕领导的工作意图，通过自己的调查研究、参谋建议、撰写公文、协调处理、接待交往等活动，辅助领导工作，贯彻领导意图。秘书人员要加强自身修养，提高自身水平，使自己能与领导人保持思想上和行动上的一致，彼此配合默契。秘书人员要能站在领导的角度考虑问题，特别是在管理工作的各个环节上，秘书人员要力争和领导人保持思想体系的一致，如有分歧和争论，也应该在坚持原则的前提下，努力与领导人取得一致的看法。 （2）知识互补的原则 俗话说，金无足赤、人无完人。尽管现在的领导人大部分都受过良好的教育，学历层次比较高，但由于从事领导工作后大部分时间都忙于应付行政事务，接受新知识的时间相对较少，因而有时会觉得知识不够用。此时，秘书人员应当在不影响领导人威信的前提下巧妙地给以提醒或弥补。这样，领导人与秘书的知识结合起来，将对工作的顺利开展带来极为有利的方便。但同时也应该看到，一般来说，领导人的政治生素养好，思想水平高，组织能力强，知识较渊博，作为秘书人员，应该不失时机地向领导学习，在长期潜移默化的工作过程中努力提高自身的素养。 （3）相互信任的原则 领导人与秘书，同是为社会主义现代化事业奋斗的同志，虽然分工不同，但在政治上是平等的。所以，领导人与秘书应该共同努力建立互相信任的关系，彼此成为互相关心、互相帮助的良师益友。秘书工作中的不足或差错，领导人应该及时指出并主动分担责任。领导人在工作安排有误或批评不当时，秘书应该主动出谋划策，拾遗补缺，努力维护领导人的威胁。秘书要努力工作，不辜负领导的信任，而领导人则既要做到疑人不用、用人不疑，又要做到经常检查指导秘书的工作，不能把信任当放任。 （4）相互适应的原则 秘书对领导人的性格、思维方式、工作方法、生活爱好、工作经历等家庭情况，都要有所了解，这样才能尽力做好服务工作。对于喜欢安静的领导，当他在考虑问题时，尽量不要去打扰；对于喜欢与秘书商量、征询意见或要材料的领导，秘书平时要注意收集积累材料，围绕中心工作勤于思考，以保证给领导满意的资料服务和合理的建议；有的领导喜欢同大家讨论，集思广益，秘书则应该善于组织有关人员进行讨论；有的领导习惯与中午或夜间工作，秘书则应该改变自己的习惯，以适应领导的生活规律；有的领导性情急躁，秘书则应该善于冷静思考，侍机多作劝导；有的领导记忆力差，秘书则要细致地安排工作时间表，经常予以提醒。总之，秘书人员应该主动适应领导人的工作特点和生活习惯，这是秘书方面贯彻相互适应原则的具体体现。至于领导人方面贯彻相互适应原则，则是矛盾的次要方面。作为一个好的领导人，要注意充分调动秘书人员的积极性，关心爱护他们，帮助他们解除后顾之忧，让他们一心一意地投身与秘书工作。双方共同贯彻相互适应的原则，将对领导工作的顺利开展发挥积极作用。 秘书人员在处理与具体领导人之间的关系时，应该注意既要坚持原则性，又要坚持灵活性。原则性是灵活性的灵魂，灵活性为原则性服务。只有坚持原则性与灵活性的有机统一，才能达到促进团结、促进工作的目的。 四、一般规律 秘书工作的一般规律就是为领导服务。不管你承认不承认，秘书部门、秘书人员总是要围绕领导的要求和需要来进行工作，坚持为领导工作服务。领导工作的要求在不断提高，秘书工作也要不断提高水平，以满足领导工作的要求。复习与练习 关键术语 秘书 秘书工作 秘书学 练习题 一、选择题（不定项选择，即下列每题的选项中，至少有一项是符合题意的。少选、多选、错选，该题均不得分。）（注：以后各章的选择题，如无说明，均为不定项选择题） 1我党成立后第一个做秘书工作的干部是 (A) A毛泽东 B瞿秋白 C邓小平 D任弼时 21985年1月，中央提出的新时期秘书工作必须完成的“四个转变”是 (ABCD) A从偏重办文办事转变为既办文办事又出谋划策 B从单凭老经验办事转变为科学化管理 C从单纯收发传递信息转变为综合处理信息 D从被动服务转变为主动服务 3秘书工作最基本的特征是（C） A机密性B事务性C辅助性D文牍性 4秘书工作的作用是（ABCD） A助手作用B参谋作用C桥梁作用D耳目作用 秘书工作的基本方针是（ABC） A严守秘密B准确客观C迅速快捷D主动强制 秘书人员与具体领导人相处的原则（ABCD） A思想体系一致的原则B知识互补的原则 C相互信任的原则D相互适应的原则 二判断题（答题要求：先回答“对”或“错”，再说明理由） 我国的秘书工作起源于新中国成立（错） 国家领导人的生活秘书属于公务秘书（对） 秘书工作的主要特点在于参与执政（错） 三问答题 秘书人员如何处理与领导者的关系？ 为什么秘书部门被称为“不管部”？ 如何理解秘书工作的指导思想？ 在今后的工作中你如果和领导关系紧张，你将怎样处理？ 第二章 秘书人员的素养 秘书人员要胜任工作，起到应有的作用，必须具有一定的马克思主义理论修养、政策修养、良好的思想和作风修养；具备相当的基础知识、专业知识和适应各种工作的能力；还必须遵守本行业的职业道德。这些修养、知识、能力和职业道德，有些可以在走上工作岗位之前，即在学校中学到，但只是初步的认识；更重要的是在工作实践中加深体会，不断巩固、完善和提高。有一定实践经验而缺乏系统理论学习的秘书人员，则应该通过自学或参加专业培训，把自己的局部经验上升为科学的理论，从而获得比较全面的知识。