干部人事档案的分类排序编目方法讲义.doc

干部人事档案分类排序编目方法讲义干部人事档案的分类排序编目方法讲义目录第一部分 干部人事档案整理方法一、干部人事档案材料的分类、排序、编目7（一）干部人事档案材料的分类71.第一类 履历材料 72.第二类 自传材料 73.第三类 鉴定、考核、考察材料 84.第四类 学历和评聘专业技术职务材料 85.第五类 政审材料 96.第六类 党团材料 107.第七类 奖励材料 118.第八类 处分材料 119.第九类 工资、任免、出国等材料 1210.第十类 参考材料 13（二）干部人事档案材料的排序131.时序法 132.系统法 133.时系混合法 13（1）第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类的材料排列13（2）第五类、第六类、第八类的材料排列14第五类材料的排序方法 14第六类材料的排序方法 15第八类材料的排序方法 16（3）第九类材料的排序方法17（三）干部人事档案材料的编目171. 干部人事档案材料的编码172. 干部人事档案材料的目录登记19二、干部档案清理、整理目录细则24（一）材料的清理、分类与归类241、干部人事档案正本24第一类 履历材料 25第二类 自传材料 25第三类 鉴定、考核、考察材料 25第四类 学历、专业技术材料 25第五类 政治历史情况审查材料 25第六类 参加党、团材料 25第七类 奖励材料 26第八类 处分材料 26第九类 工资、任免、出国材料 269-1.工资材料 269-2.任免材料 269-3.出国、出境材料 269-4.其它材料 26第十类 其他材料 262、干部档案副本26（二）档案材料的排列 27（三）材料的复制与技术加工281、材料的复制282、技术加工28（四）目录登记28（五）打孔装订29（六）检查验收29三、怎样编写干部人事档案号？怎样编制检索工具？ 30四、干部人事档案如何上架（入柜）排列？32五、已故人员档案分类编号办法33附录351、干部档案登记表（样式）352、干部职务变动登记表、工资变动登记表、干部档案目录（样式）363、干部档案卷皮规格和样式514、干部档案分类纸（隔页纸）（样式） 525、查（借）阅干部档案审批表（样式）566、已故人员档案登记表、已故人员档案检索表（样式）57第二部分 干部人事档案工作规章制度三、干部档案工作条例（中共中央组织部、国家档案局1991年4月2日印发，组通字199113号）60第一章 总则 60第二章 体制、机构和职责61第三章 档案的内容和分类 62第四章 管理范围 63第五章 档案材料的收集、鉴别与归档64第六章 档案的保管与保护 65第七章 档案的提供利用 66第八章 档案的转递 67第九章 组织领导和队伍建设 68第十章 附则 69附件：1.干部档案卷皮、档案袋样式和规格 712.转递干部档案材料通知单存根 72四、干部档案整理工作细则(中共中央组织部 1991年3月29日) 74第一章 总则 74第二章 整理工作的基本要求 74第三章 档案材料的鉴别 75第四章 档案材料的分类 76第五章 档案材料的排序与编目 78第六章 复制与技术加工 79第七章 装订与验收入库 80第八章 整理工作的注意事项 81第九章 附则 81五、干部人事档案材料收集归档规定（1996年4月10日 组通字199614号） 82第一章 总则 82第二章 收集范围 82第三章 收集方法 85第四章 归档要求 86第五章 监督检查 86第六章 附则 87六、流动人员人事档案管理暂行规定(1996年12月2日 人发1996118号) 88第一章 总则 88第二章 流动人员人事档案管理机构 88第三章 流动人员人事档案的转递 89第四章 流动人员人事档案的收集、整理与利用 90第五章 流动人员人事档案的保管 91第六章 监督与处罚 91第七章 附则 92七、广东省普通高校毕业生暂缓就业档案户口管理暂行规定 93八、人事代理知识 96（一）人事代理程序 96（二）人事代理收费标准 97（三）人事代理的好处 98（四）人事代理内容 99（五）人事代理的对象 100（六）人事代理概况 101（七）人事代理的概念 101（八）人才中心流动党员有关要求 102（九）人事档案挂靠 103九、干部档案工作八项制度 104（一）干部档案工作人员职责 104（二）干部档案查（借）阅制度 104（三）干部档案材料收集补充制度105（四）干部档案材料鉴别归档制度105（五）干部档案整理制度106（六）干部档案转递制度106（七）干部档案检查核对制度107（八）干部档案保管保密制度107第三部分 干部人事档案管理知识问答1 什么是干部人事档案? 1092 干部人事档案有哪些特点？1093 干部人事档案有哪些作用？1094 什么是干部人事档案的正本和副本? 1105 什么是干部人事档案工作？1106 干部人事档案管理工作的基本原则是什么? 1117 干部人事档案的管理体制主要有哪几种形式? 1118 干部人事档案管理工作的规章制度主要有哪些? 1129 现职干部的档案如何管理? 11310退(离)休干部的档案如何管理? 11311干部人事档案管理工作人员的档案及其在同一单位的直系亲属的档案如何管理? 11412干部死亡后，其档案如何管理? 11413什么是流动人员档案?流动人员档案的范围有哪些？如何进行管理? 11514干部辞职、退职、自动离职、被辞退(解聘)后，其档案如何管理? 11515干部逃亡、失踪、出国不归，其档案怎样管理? 11616干部被开除公职后，其档案怎样管理? 11617干部受到刑事处分或劳动教养时，其档案怎样管理? 11618哪些干部人事档案材料属于收集、归档的范围? 116 19对干部人事档案材料归档要求是什么？11820收集、补充归档材料途径有哪些？收集归档材料的方法有哪些？11821什么是干部人事档案材料的整理工作?对整理工作有何基本要求和专门规定? 11922如何填写干部职务、工资变动情况？11923什么是干部人事档案的利用工作？利用范围与方式有哪些？12024查阅、借阅干部人事档案应遵守哪些规定? 12125什么是干部人事档案的转递工作?转递干部人事档案有什么规定? 12126什么是“无头档案”?如何对待和防止产生“无头档案”? 12227销毁干部人事档案材料有何要求? 12228对干部人事档案工作人员有哪些要求？12329干部人事档案工作人员应具备哪些素质？12330干部人事档案是否属于国家所有档案？12331干部人事档案管理部门与国家档案行政管理部门及机关的档案管理部门是什么关系? 12432上级干部人事档案管理部门对下级有关部门的业务指导的主要任务是什么? 12433列入收集归档范围的专业技术职务考绩材料，具体指的是哪些材料? 12434被取消预备党员资格的“入党志愿书”是否收入干部档案? 12535因公出国(出境)人员的哪些材料应收集归档? 12536如何划分干部人事档案的密级? 12537干部人事档案与文书档案是什么关系？12538干部人事档案与文书档案有哪些不同？12639为什么必须严格掌握干部人事档案材料的收集范围？12640为什么各有关部门都要重视做好干部人事档案材料的收集、补充工作？12741收集干部人事档案材料的具体要求是什么？12742如何加强对干部人事档案材料收集归档工作的监督检查？12743干部本人要求更改姓名，应办理哪些手续？形成的材料是否归档？12744对更改干部的姓名、民族、出生日期、国籍的材料收集，应以什么时间为界线？过去已改了，是否要补办手续？12845干部鉴定材料中的哪些内容可不收集归档？12846收集短期培训材料（包括岗位培训）有否课时要求？该归哪类？12847“报考登记表 ”、“报名单”是否要收集？归哪类？12848大中专学生的毕业、结业证书是否属于收集范围？12849教师资格过渡申请表是否属于收集范围？归哪类？ 12850学生奖学金登记表是否要收集归档？归哪类？12951各种先进人物事迹材料，未加盖组织印章的能否收集归档？12952大、中专生毕业分配工作报到通知单，是否要收集归档？12953填写干部履历表是否需要填写草表，并经审核？12954干部履历表能否由别人代填或填写复印？ 12955干部履历表填好后，由谁在审查机关盖章栏内加盖章？12956干部履历表是否要贴照片？12957“学历”一栏应如何填写？13058“姓名”和“出生年月日”两栏应如何填写？13059如何确认干部的出生日期？13060“原籍”与“出生地”栏应如何填写？ 13061如何确定参加工作时间？13162“何时何处参加过何学术团体，担任过何职务”栏应如何填写？ 13163“有何特长和爱好”栏应如何填写？13164“参加过哪些国际性的政治、经济、科学文化等活动”栏应填哪些内容？13165“何时何地何原因受过何种奖励”栏应如何填写？ 13166“何时何地何原因受过何种处分”栏应填写哪些内容？13167“家庭主要成员”栏应如何填写？13268“国内外主要社会关系”栏应怎样填写？132 69“学习简历”栏应从何时填起，包括哪些范围？132 70“参加革命工作前后履历”栏应如何填写清楚？13271“参加人民代表大会、政治协商会议、中国共产党及民主党派、群众团体代表大会的情况”栏应如何填写，可包括哪些范围？13272“其它需要说明的问题”栏需填写什么内容？133第一部分干部人事档案整理方法干部人事档案材料的分类、排序、编目一、干部人事档案材料的分类依据干部档案工作条例和干部人事档案材料收集归档规定，结合当前工作实际，对干部人事档案材料十大类内容的原则划分如下：第一类 履历材料：干部履历表（书）、简历表，干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表；个人简历材料；更改姓名的材料（报告与批件）。说明：1、学生就读期间填写的反映其本人经历的登记表放第一类，而中学、大学报考登记表与成绩单和毕业生登记表共同构成一整套学历材料，放第四类。2、反映党、团员一般经历的登记表或简历表放第一类，而在整党或重新登记过程中形成的党、团员登记表，则放第六类。3、干部履历鉴定书（表）或履历表、简历表有鉴定的，以履历为主的放第一类，以鉴定为主的放第三类。4、可以确认干部参加工作时间的登记表（如应征入伍登记表、兵役登记表、知识青年上山下乡登记表等材料），归第九类。5、没有实际内容的表格（如待业人员登记表等材料），不归档。如确有保存价值的（如工会会员登记表），可放第十类。第二类 自传材料：是由本人撰写的叙述自己经历、思想变化过程、社会关系等情况的材料，包括自传、干部自传以及其他自传性质和以自传为主的材料。说明：1、有的干部没有写过自传，可将含有自传内容较多的入党申请书放第二类，在干部档案目录中标明“代自传”。2、组织上要求干部本人交待的有关本人经历、家庭情况或社会关系等材料，凡有专题调查报告、调查材料及结论性意见的材料，应合并一起放第五类。3、一般性的科技干部业务自传、技术自传，不归档。第三类 鉴定、考核、考察材料：以鉴定（含自我鉴定）为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定干部表现情况材料，作为干部任免、调动依据的正式考察综合材料，干部考核和民主评议的综合材料，党政机关、事业单位工作人员年度考核表，离任审计材料等。说明：1、含有成绩（或有“同意毕业”、“准予毕业”意见）的毕业生鉴定表放第四类。2、离任审计工作中形成的审计报告或干部离任审计考核材料，一般放第三类。而在审计中发现干部有经济或其他问题的，则放第八类。3、总结（毕业总结），以鉴定为主的放第三类；重点谈收获、体会的放第十类。4、短期（半年以下）的总结材料可不归档。领导干部述职报告不归档。第四类 学历和评聘专业技术职务材料：报考高等院校考生登记表（报考书）、审批表，毕业生登记表，学习（含培训结业）成绩表，学历证明材料，授予学位的决定、决议、学位论文答辩决议，博士后研究人员工作期满登记表，各种培训登记表（公务员过渡培训表）；专业技术职务任职资格申报表，专业技术职务考绩材料，聘任、套改、晋升、解聘专业技术职务（职称）审批表、登记表；干部的创造发明、科研成果、著作和有重大影响（如获奖或在全国性报刊上发表）的论文的评价材料和目录（目录须经组织批注意见并加盖单位公章后方可归档。说明：1、学历材料一要注意完整性，一套完整的学历材料至少由报考登记表（报考书）、学习成绩单（卡）、毕业生（学员结业）登记表三部分组成。二是要注意真实性，不具备成人学历教育资格的办学单位颁发的毕业证、学历证明，不承认学历；没有参加统一入学考试，学习时间不符合学制规定，补发的学历证明无文件依据的，不承认学历。2、教师资格过渡登记放第四类。3、“文革”中推荐的“工农兵”学员，组织推荐材料放第四类，而在推荐过程中形成的座谈记录等材料则不归档。4、考生政审材料与报考登记表（审批表）一起放第四类。5、反映干部学历、专长、业务能力和贡献的登记表、调查表、审批表，放第四类。6、毕业证、学位证原件由本人保存，复印件放第四类（在登记目录时要注明）。7、学生证、各科试卷、毕业设计、准考证、入学通知书、论文、著作等材料不归档。第五类 政审材料：审查干部政治历史情况（包括党籍、党龄、国籍）的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料，主要证明材料；甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的依据材料；家庭成员及主要社会关系的调查、说明材料；入党、入团、参军、出国等政审材料；更改干部的民族、年龄、入党、入团和参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料。说明：1、一套完整的政审材料应包括批复、结论或甄别复查结论、本人对结论的意见及检查交待材料、调查报告、主要证明材料等。2、因私出国形成的审查材料放第五类，因公出国政审材料则放第九类。3、盖有公章的干部爱人情况登记表放第五类，未盖公章的则放第十类。4、入伍时间批注(证明)、连续工龄审核等材料放第五类。5、未有组织结论的反映干部重大问题的材料不能归入干部人事档案，应退还该干部所在单位，待组织作了结论后，再判定是否归档。6、政审过程中形成的请示报告、信件、函调、索要证明卡片、外调提纲、调查线索、外调介绍信、与被查人谈话记录、审查结论和调查报告的草稿、底稿不归档。第六类 党团材料：中国共产党入党志愿书，入党申请书(1-2份全面系统的)和转正申请书，中国共产党党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料；民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表，认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料；退党材料；取消预备党员资格的组织意见；中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表，退团材料；加入民主党派的有关材料。说明：1、党团材料只归组织作了结论的正式材料。要求入党、入团期间的思想汇报材料、党小组、支部讨论记录、考察写实材料、有关问题请示报告、审批通知书等不归档。入党积极分子培养表、预备党员培养教育考察表，一般不归档，但有组织说明的可放第六类。2、入党申请书最多只归首尾两份。3、入党调查报告和证明材料应放第五类。4、未批准或未转正以及取消预备党员资格的入党志愿书，由干部所在单位党组织保存，不能归入干部人事档案，已归档的应取出来。5、党员登记中缓登期满后的组织决定及有关材料放第六类。6、凡被开除出党的，其入党材料仍放第六类，但需在入党志愿书封面上注明何时由何机关开除出党。开除出党的处分材料则放第八类。第七类 奖励材料：各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。说明：1、奖励晋升工资审批表放第九类。2、单位立功授奖，不能将单位的事迹材料归入该单位主要领导人档案中。3、班组、车间、连队口头表扬材料不归档。4、奖励过程中形成的决定、通告、请示报告属于文书档案；奖状、荣誉证书、纪念册、奖章、勋章不归档，由本人保存。第八类 处分材料：违犯党纪、政纪、国法所受的党内外处分决定(免于处分的处理意见)，查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交待材料；组织上对干部个人的通报批评材料；甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见；法院审判工作中形成的判决书等材料。说明：1、政治历史问题与违纪错误混同一起给予处分的结论、调查报告、处分决定等材料，一律放第八类；只有批复或结论而未给予处分，以政治历史问题为主的放第五类，以违纪错误为主的放第八类。2、离婚判决书放第十类，其他如刑事、行政(治安)拘留、劳教等审批材料放第八类。3、纪检查处案件中的处分决定、批复、通知等原稿、索要的调查证明材料、检举揭发旁证材料和司法部门判决书原件、证据、本人交待、侦破方案、审讯笔记等，属案件档案，不归入干部人事档案。第九类 工资、任免、出国等材料：干部工资级别登记表、转正定级审批表，各种工资变动审批表（呈报表），奖励工资审批表，享受特殊津贴呈报表，解决待遇的审批表、批复等；干部任免审批（呈报表），调动呈报表，公务员报考登记表、审批表、公务员过渡登记表，聘用审批表、合同书、续聘、解聘、辞退材料，干部退（离）休审批表，军队转业干部审批表，授予军（警）衔审批表；因公出国（出境）审批表、备案表；党代会、人代会、政协会以及工、青、妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表、委员简历（提名表）等。说明：1、应征入伍登记表（兵役登记表）、退伍登记表（审批表），转业干部服预备役报告表，知识青年上山下乡登记表，招工登记表（审批表），“以工代干”人员转干审批表等材料放第九类。2、有干部职务任免内容的登记表、简历表、审批表放第九类。3、党委委员、团干部、讲师团成员登记表（任免性质），援藏（进疆）人员登记表、审批表放第九类。4、无任免呈报表时，任免通知可放第九类，有任免呈报表则不归任免文件。5、大、中专毕业生分配报到通知书（派遣证）可放第十类。6、商调函、调令，出国任务批件等材料不归档。第十类 参考材料：有残疾的体检表，因公致残确定残废等级的材料；办理丧事活动中形成的讣告、悼词、生平、死亡证明书，非正常死亡的调查报告及有关情况和遗书等；不符合第一类至第九类归档内容而又有保存价值的材料。说明：1、民事纠纷判决书，结婚报告、离婚结论，军人家属随军登记表（审批表），干部家属农转非审批表，独生子女审批表等材料可放第十类。2、思想汇报，原则上不归档，但反映的思想认识独特，影响较大的材料可放第十类。3、历次政治运动中的思想总结、个人检查等材料，仍保留在第十类。4、一般的体检表、化验报告，不归档。二、干部人事档案材料的排序干部人事档案材料的排列方法有三种：1、时序法：是按形成时间为序排列材料的方法，形成时间早的材料排在前，形成时间晚的材料排在后，由远至近反映干部的情况。2、系统法：是按材料的重要程序为序进行排列的方法。适用于系列材料的排列。3、时系混合法：是时序法、系统法交叉使用的方法。适用于一个类别里有多套系列材料的情况。具体来说：1、第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类的材料按时序法进行排列；2、第五类、第六类、第八类的材料按系统法或时序混合法进行排列；（1）第五类材料的排序方法第五类材料的排列顺序为：上级批复、结论或决定（包括个人对结论或决定的意见），调查报告，证明材料，本人检讨或交代材料。针对第五类材料分一次性审查和多次审查的情况，具体可按以下方式排序：A、一次性审查材料排序类 号材料名称五政审材料批复结论本人对结论的意见最后一次审查本人检查交代B、同一问题多次审查材料的排序类 号材料名称五政审材料批复结论或甄别结论本人对结论的意见调查报告其他问题的结论材料第二次审查排列同上第一次审查排列同上所有证明材料（按时间排）C、非同一问题多次审查材料的排序序号材料名称第一次审查甲问题批复结论本人对结论的意见调查报告调查证明及旁证材料（逐份登记）本人检查交代其他问题重复调查材料第二次审查乙问题材料排列同上注：1）“一次”或“多次”审查，以作了组织审查结论计算。2）证明材料应根据每份材料所证明的主要问题，按照时间顺序相应集中排列。3）以上所列序号只表示材料的排序，不同于目录登记。（2）第六类材料的排序方法第六类材料的排列顺序为：入团志愿书，入团申请书，团员登记表，退（离）团材料；入党志愿书（取消预备党员资格的组织意见），入党申请书，转正申请书，中国共产党党员登记表（不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料，民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表，认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料），退党材料；加入民主党派的材料。列表如下：第六类材料的排序序号材料名称六党团材料入团志愿书入团申请书团员登记表退（离）团材料加入民主党派材料入党志愿书入党申请书转正申请书中国共产党党员登记表注：以上序号只表示材料的排序，不同于目录登记。（3）第八类材料的排序方法第八类材料排序方法与第五类基本相同，所不同的是，原处分没有调查证明材料。排列顺序为：处分决定（免于或撤消处分的意见）、本人对处分的意见、调查报告（复查改正有关证明材料）、本人检查或交待材料（本人主要申诉或申请撤消处分材料）。列表如下：第八类材料的排序序号材料名称八处分材料上级组织关于撤消处分的批复撤消处分的决定和报告基层组织关于撤消处分的意见复查改正有关证明材料本人主要申诉及申请撤消处分材料原处分批复原处分结论或决定本人对处分决定的意见原调查报告（或综合材料）本人检查或交待材料注：以上所列序号只表示材料的排序，不同于目录登记。3、第九类材料的排序方法第九类材料有两种排序方法：（1）按时序法进行排列，即将本类所有材料按形成时间的先后顺序依次排列。（2）采取二级分类，先按材料的性质相对集中，将本类材料分为四项：9-1工资材料；9-2任免材料；9-3出国（出境）材料；9-4党代会、人代会等其他材料。同一项目的材料按照时序法由远至近依次排列。因为第九类的材料比较多，采用二级分类的方法，显得层次清楚，利用起来也比较方便。所以，我们主张对第九类材料的分类排序采用二级分类法。三、干部人事档案材料的编目1、干部人事档案材料的编码干部人事档案材料的编码包括顺序号、页码。顺序号包括材料的类号和份号。类号是指对干部人事档案材料所划分的十个大类号；份号是每类中具体材料的排序号。编写顺序号用铅笔，标在每份材料第一面的右上角。具体来说，第一类、第二类、第三类、第四类、第五类、第六类、第七类、第八类、第十类材料顺序号的编写如下：1-1 1-12-1 2-23-1 3-24-1 4-25-1 5-26-1 6-27-1 7-28-1 8-210-1 10-2第九类材料顺序号的编写如下：9-1-1 9-1-29-2-1 9-2-29-3-1 9-3-29-4-1 9-4-2前面的数字代表材料所归属的类别，后面的数字代表材料在每类中的排序号。如“1-1”表示第一类中的第一份材料，“9-2-1”表示第九类工资材料中的第一份材料。依次类推。在每份材料右上角编上顺序号的同时，按