行政人事管理制度汇编(拿来即用).docx

管理制度汇编编制：公司行政综合部审核：批准：实施日期：2008年3月21日目录第一部分 行政办公管理制度4第一章办公区域管理规定4第二章工衣管理规定10第三章食堂管理规定11第四章宿舍管理规定13第五章车辆管理规定15第六章司机管理办法18第七章公文管理19第八章请示报告制度20第九章资料管理21第十章门禁管理规定23第十一章名片管理24第十二章通讯管理24第十三章会议管理办法25第十四章办公用品管理办法27第十五章钥匙管理办法29第十六章印章管理办法29第十七章保密制度30第二部分 人力资源管理制度34第一章招聘录用管理制度34第三章人事异动管理规定42第四章培训管理制度48第五章薪酬福利管理制度52第六章绩效管理制度63第七章员工奖罚制度69第八章人事档案管理办法75第九章劳动关系管理制度77第十章员工关系管理制度80第十一章修改与解释81第一部分 行政办公管理制度第一章 办公区域管理规定1目的：规范办公室的工作秩序，营造良好的办公环境，以提高办公质量与效率。2职责/权限：行政人事部：负责办公室的整体日常监管与处理突发事件；办公室人员及财产安全的监管。 其他部门负责人：所属办公室日常事务的管理，协助处理各种异常情况。3工作要求：办公室职员工作纪律：1. 办公室人员须保持仪容仪表整洁，一律按规定穿工衣（周六除外）。2. 文明礼貌待人，严禁大声喧哗。3. 室温25以上方可以开启空调，温度调节不得低于18（含）以下。4. 保持个人办公台面整洁。5. 做好日常清洁维护，不可随地吐痰，垃圾、纸屑丢入纸篓内。6. 原则上办公室内严禁吸烟，需要吸烟请到吸烟区。7. 非客户接洽、会议召开、集体讨论，任何人不得私自占用会议室与洽谈室。8. 在使用公共场所（会议室、洽淡室、阅览室、培训室等）完毕后，使用人员应当恢复原状并做好清洁整理工作。9. 除工作需要外，办公室人员不准利用公司电脑上网。10. 接打电话应言简意赅、长话短说，严禁在电话中刻意闲聊，更不允许在办公室接打私人电话。11. 上班时间严禁聚众闲聊或影响、妨碍他人工作，有必要进行集体讨论时，在洽谈室或会议室内进行。12. 公司内部集会与会议，除特殊情况（需提前向会议主持人请假）外，皆须准时参加。13. 前台（前台文员/前台保安员）要负责整个前台区、入门大厅的管理。前台禁止无关人员闲坐。14. 下午17：3018：00，部门须将当晚加班名单提交行政人事部，行政人事部核准后交前台保安。15. 下班前，办公室人员须各自整理好工作台面。最后下班人员要关闭水、灯、空调、电脑、传真机、复印机、门窗等。16. 上班时间，公司内部通用性语言为普通话，除业务上来往之外，一律不讲其他方言。办公环境管理规定为加强对办公环境的管理，明确办公环境的清洁，维护工作的责任和标准，以达到办公环境的整洁有序，良好舒适，树立公司的良好形象，特制定本规定：1、每周一至周五，各部门严格按值日表，提前十分钟上班，轮流做好各部门卫生，公用区域（会议室，休息室，过道，走廊，门厅，卫生间，茶水间）卫生交由行政部。2、保持地面，墙面，门窗，整齐和清洁。 禁止一切会造成办公设备，办公家具和办公器具等的损坏行为。3、不在办公环境内吸烟和就餐及堆放私人物品（除置放个人水杯）自觉维护办公桌面各种书籍，资料，工具，文件，配件等办公用品的整齐美观。4、为保持办公室的宁静优美，不大声喧哗，扎堆聊天。接打电话注意控制音量，以免影响他人工作。5、剩茶，剩水倒入指定地点，废弃物品入篓，禁止张贴，刻画，涂抹等方式破坏办公环境。6、文明使用卫生间，及时冲洗，严禁往水池，马桶内乱扔垃圾。7、办公区域不得随意堆放大宗物件或纸箱等，该类物品需放置库房统一妥善存放。8、会议（洽谈）后及时关闭不需要的设备及电源，及时进行清洁，恢复会议室（洽谈室）的洁净有序。9、每周六全体员工大扫除，包括所有公司区域及平时不易打扫的卫生死角等。10、外出办公或下班时，应自觉清理好自己的物品办公桌面，桌椅置于桌下后离开。下班后关好门窗，切断一切设备和电源，杜绝一切安全隐患。办公室职员着装要求：1. 为树立和保持公司良好的社会形象，实现规范化管理，本公司职员应按要求着装（周一至五着工装）。2. 办公室职员上班时间要保持仪容仪表整洁、大方、得体。3. 头发梳理须整齐。男职员头发不过耳，不得留长胡须，保持面部清洁；女职员上班提倡化淡妆。4. 各部门负责人应认真配合，督促属下职员共同遵照执行。员工日常工作行为规范第一条 办公大厅、各独立办公室应保持安静，禁止高声喧哗、打闹、打游戏、网络聊天、下载电影、游戏及做与工作无关之事。第二条 工作时间对待领导、同事、来访者等应热情、有礼貌。保持良好的工作情绪，禁止将私人情绪带入工作当中。第三条 员工不得携带违禁品、危险品、枪支、管制刀具等进入办公场所。第四条 个人外套、大衣应尽量悬挂于更衣柜内，请勿摆置于椅子后方。第五条 工作中不得擅自翻阅他人的文件、资料、报告等材料。第六条 工作时间内禁止在办公区域内食用有气味的食品及零食。第七条 办公桌上应素雅、整齐、清洁，各类文件存放应注意保密，不得随意摆放，资料堆砌高度须低于办公桌隔板立面高度。第八条 桌面和室内办公设备摆放整齐，保持外表干净。第九条 室内文件柜文件摆放科学有序，外观整洁。第十条 办公室墙面除了张贴必要的文件或图表外，应保证墙面清洁。第十一条 办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅在桌前摆正。第十二条 保证所属办公区域的设备设施完好，做到人走关停所有设备电源。第十三条 要节约用电，下班后及时关闭计算机；开启空调时按国家相关要求调整温度，人员长时间离开办公室时应关闭空调。第十四条 会议桌、沙发、茶几上不允许存放杂志和报纸；办公室内不允许长期存放与工作无关的私人物品。第十五条 未经行政部同意，禁止私自调换工作位置或挪动工作台、文件柜等办公家具、办公设备。第十六条 工作中同事之间应本着以公司利益为重，团结合作、快捷高效为原则，应及时解决可能存在的矛盾和问题。第十七条 公司的电脑、传真机、复印机原则上不能用于私人用途，若有特殊原因，须事先提出申请，经批准后方可使用。第四章 .g1"AJ JPe0办公现场管理规范第十八条 工作时间内，非工作需要无关人员不得无故在前台逗留。中国物业管理信息网,)X cNR%c%第十九条 公共卫生由公司请专人打扫，每位员工应自觉维护干净、整洁的办公环境。第二十条 员工应自觉维护办公场所清洁卫生，禁止在办公区域内、公司平台及卫生间内吸烟，严禁堆放杂物、随意丢弃废弃物，严禁随地吐痰、倾倒污水和茶渣，保持地面、门窗、办公家具、办公设备等清洁整齐。第二十一条 在使用传真机或复印机后，所产生的错误报告或废纸等，须及时处理，重要文件应予以粉碎，非重要文件应回收再利用。传真后的稿件，应立即拿走，禁止堆放在传真机或复印机上。第五章 爱护财产第二十二条 每位员工应爱护公司的财产，如有损坏，照价维修或赔偿。公司发放的办公用品，员工须妥善保管，如有遗失，自行负责。第二十三条 复印机、打印机和传真机的管理与清洁及一般的维护由行政部负责。第二十四条 电脑的日常维护由使用人负责，如遇故障影响正常使用的情况，将由信息部派专业人员对电脑进行维修，不得擅自处理。第二十五条 公司所购的书籍资料等，由行政部指定的专人进行登记、编号，并加盖章。若要借阅须事先在行政部办理借阅手续，借阅最长期限为两周，超出期限须办理续借手续。第二十六条 发现设备、设施有问题时，及时通知行政部，由行政部向维修单位说明情况，并协调好维修时间，然后根据设备、设施的损害情况做相应处理。第二十七条 为了维护公司正常的工作秩序，保证公司公共设备和设施正常运转，提高维修的时效性，每位员工都赋有在第一时间内将发现的公共设备、设施受损情况及时向行政部报告的责任。第六章 罚则第二十八条 本制度的检查、监督部门由公司行政部执行；第二十九条 若有员工违反此规定，公司将给予口头警告、通报批评、记过、降职降薪、辞退等处罚； 根据人事规定，各种处罚项目除按上述规定处罚外，均计入当月绩效考核评分项目。4具体日常工作管理：第二章 公司行为规范准则 第一节 道德规范一、高级管理人员职业道德规范1、遵守公司经营业务所在地区法律、法规和有关监管规则。2、对公司履行诚信与勤勉义务。3、不参与可能导致与公司利益冲突的活动，避免对公司造成利益损害。4、遵守公司的各项规章制度。5、公平、公正地对待公司的员工、客户和合作伙伴。6、廉洁自律，不做有损于公司声誉的事。7、保证公司的一切交易活动得到恰当的批准和执行，确保公司财务工作规范、准确。8、保证公司资产用于合法的业务。9、有责任向管理层及负责部门报告违反本规定的行为。二、中级管理人员和普通员工职业道德规范1、认同公司企业文化，践行公司核心经营管理理念。热爱本职，忠于职守，熟练掌握职业技能，自觉履行职业责任，注重工作效率。保护公司的合法利益。2、禁止参与可能导致与公司有利益冲突的活动。3、不得私自占有应当属于公司经营活动范围的业务机会；不准利用公司财产、信息或地位谋取个人利益。4、不得在与公司有竞争关系、与公司利益有冲突或有冲突可能的公司、单位以任何身份任职，不准从事与公司有竞争的活动。5、代表公司购买商品应遵循公司的采购政策，在业务往来中不允许进行贿赂、收取回扣或其它诱惑。6、必须遵守公司关于商业秘密保护的有关规定，不准泄露或擅自使用任何与公司相关的保密信息。7、要忠诚于公司，诚实守信，反对出于任何目的的欺骗、作假行为。8、说老实话、办老实事、做老实人。9、要遵守公司经营业务所在地区的法律、法规。10、在经营活动中，要公平对待公司的客户和供应商，赋有管理领导职权的员工，还要公平公正对待所管理领导范围内的所有员工。在履行职责和对外业务交往中，不得有损于公司公平廉洁声誉。11、在业务运作中，要严格按照有关规章、制度条款执行，保证公司的各项业务记录准确、清晰。严格禁止在业务中舞弊、弄虚作假或其他不良行为。12、在一切经营活动中，应当树立保护公司资产并使公司资产用于合法目的的业务意识，依法保护公司资产，确保有效使用。 第二节 行为规范一、岗位规范（一）上、下班时段1、上班时：（1）遵守上班时间：因事迟到和需要请假的时候，必须提前通知，来不及的时候必须用电话联络。（2）按工作计划做好上班前准备工作。2、工作中：（1）按工作计划开展每一天的工作，要做到有计划、有步骤、迅速踏实地进行。即：工作有计划，计划有结果，结果有质量。（2）不做与工作无关的事，不说与工作无关的话，不要随便离开自己的岗位。（3）离开自己的坐位时要整理桌子，椅子半放进桌子下面，以示主人未远离。（4）长时间离开岗位时，如可能有电话或客人，事先应托付给上司或同事，椅子全部放进桌子下面，以示主人外出。（5）在办公区保持安静，不能大声喧哗、吵闹。（6）需要到其他部门配合的，应敲门进入不能擅闯，开关房门要轻开轻关，交谈工作要心平气和，语调和蔼。（7）工作时间内，不能接打私人电话、发私人信息。（8）严禁酒后上岗（正常业务接待除外）。3、下班时：（1）下班时，按“6S”规范进行整理、清扫。（2）做好第二天的工作计划，做好本日工作记录。（3）关好门窗，切断电源，检查各项安全事宜。（4）与同事打招呼。（二）物品使用与保管1、爱护公物，不能随意损坏、野蛮对待、挪为私用，对所用设备、设施的定期维修保养，节约用水、用电及易耗品。2、借用他人或公司物品，须征得当事人或负责人的同意，使用后及时送还或归放原处；未经同意不得随意翻看同事的文件、资料及私人物品等。3、公司物品必须妥善保管，使用后马上归还到指定场所。4、文件保管不能随意处理，或者遗忘在桌上、书柜中；处理完的文件，根据公司指定的文件号随时归档。5、办公用品和文件不得带回家，需要带走时须得到许可。6、重要的记录、证据等文件必须保存到规定的期限。7，公司员工借书或领取文件资料时，必须签字登记，应注明“日期，姓名，编号，项目名称，数量，归还日期，备注”等。8，员工离职时，其相关办公用品移交行政内勤。（三）外出1、因公外出按规定逐级办理外出手续，无特殊原因不可电话、口头捎假。2、因公外出时需向同事或者上司交代工作事宜，保持工作衔接。3、因公外出期间应与公司保持联系。4、外出归来及时销假，向上司汇报外出工作情况。5、外出归来一周内报销出差费用、交验票据。二、形象规范（一）仪容：自然、大方、端庄1、面部：保持清洁2、头发：头发要经常清洗，梳理整齐，不戴夸张的饰物；男性头发不宜太长，女性头发不宜染彩色头发。3、口腔：保持清洁，工作前忌食葱、蒜等具有刺激性气味的食品。4、指甲：指甲不能太长，保留的指甲要保持清洁。女性染指甲尽量使用淡色的指甲油。5、胡子：不准蓄胡子。6、化妆：女性淡妆上岗，修饰文雅，且与年龄、身份相符，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水。工作时间不能当众化妆。（二）着装：整洁、得体1、工作时不宜穿大衣或过分臃肿的服装。2、服装：着装要整洁、大方得体，不能袒胸露背；上班时间，女性不能穿超短裙、吊带，背心；男性不能穿短裤、无袖装。3、衬衫：领口与袖口都不得脏污，衬衫纽扣要系到领口下的第二个扣子；衬衣下摆束入裤腰和裙腰内，袖口扣好，内衣不外露。4、领带：佩戴领带时，应注意与西装、衬衫的颜色搭配。领带不得脏污、破损或歪斜松弛。5、鞋：保持清洁，如有破损应及时修补，上班不能赤脚、不得穿拖鞋。（三）行为举止：文雅、礼貌、精神1、站姿：脚踏实地，腰背挺直，脖颈自然伸直，头微向下，使对方能看清面孔。双臂自然下垂，不耸肩，身体重心在两脚中间。会见客户或出席仪式站立场合，或在长辈、上级面前，不得把手交叉抱在胸前。2、坐姿：入坐时上身端正，双臂自然下垂，双腿平行放好，不翘二郎腿，不抖动腿，不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯视前方。3、握手：握手时要目视对方眼睛、脊背挺直、不弯腰低头，要大方热情、不卑不亢。伸手时，同性间应先向地位低或年纪轻的伸手，异性间应先向男方伸手。4、行走：走路步伐有力，步幅适当，节奏适宜；在公司内行走，禁止唱歌、吹口哨、大声喧哗、勾肩搭背、追跑打闹。5、敲门：用食指或中指弯曲成90度左右轻扣门三声，如没有回应可再敲，但不能连续敲击。6、递交物件：如递交文件等，要把正面、文字对着对方的方向平行递出，要求上不能及目，下不能及腰；如是钢笔、刀子或剪刀等，要把笔尖、刀尖向着自己，使对方容易接收。7、出入房间的礼貌：进入房间，要先轻轻敲门，听到应答再进。进入后，回手关门用力要轻，不能大力、粗暴发出声响。进入房间后，如对方正在讲话，要稍等静候，不要中途插话；如有急事要打断说话，也要等待机会，而且要说：“对不起，打断一下您的谈话”。8、避免在他人面前打哈欠、伸懒腰、打喷嚏、抠鼻孔、挖耳朵等。实在难以控制时，应侧面回避。9、移动椅子时，轻拉把椅子放在应放的地方，避免发出声响，然后再坐。10、公司内与上司、同事或客户相遇应微笑点头行礼表示致意，在通道、路上遇到要礼让，不能抢行（靠右边行走）。三、语言规范（一）会话：亲切、诚恳、谦虚1、提倡讲普通话，言谈中要求语音清晰、语气诚恳、语速适中、语调平和、语意明确、言简意赅。2、与他人交谈，要专心致志、面带微笑，不能心不在焉、反应冷漠。3、不能随意打断别人的讲话，要以谦虚的态度倾听。4、适时的搭话，确认和领会对方谈话内容、目的。5、尽量少用生僻的专业术语，以免影响与他人交流效果。（二）文明用语1、严禁说脏话、忌语。2、使用“您好”、“谢谢”、“对不起”，“不客气”、“再见”、“您走好”等文明用语。3、当需要对方帮助时，要说“请您”或“麻烦您”以示礼貌。4、当配合工作出现失误时，应及时向对方道歉，说“很抱歉”“对不起”表示承担责任。四、社交规范（一）接待来访：微笑、热情、真诚、周全1、在规定的接待时间内，不迟到、不缺席。2、在接待来客时要彬彬有礼，待人热情：有客来访，离座接待，并让座；客人离开，送出门外。3、倒茶、倒水时不要倒满，以杯子的容积的80%为佳，所用器皿要干净、清洁。4、来客多时应按先后次序接待，不能先接待熟悉客户；如有紧要事项需先接后来客人的，须向先来的客人简要说明原因。5、对事前已通知来的客户，要表示欢迎。6、接待客户时应主动、热情，做到来有迎声，去有送声，有问必答，百问不厌。7、有客人来公司参观时。要保持原有的工作和办公秩序，不准乱发议论。8、来访办理的事情不论是否对口，不能说“不知道”、“不清楚” ，要认真倾听、热心引导，快速衔接。（二）访问他人1、要事先预约，一般用电话预约。2、遵守访问时间，预约时间5分钟前到。3、如果因故迟到，提前用电话与对方联络，并致歉。4、访问领导，进入前要敲门（敲门时有节奏的敲三声为宜），得到允许方可入内。5、电话访问时，当铃声响三次对方仍未接听，就过一段时间再打。（三）电话礼仪1、响铃：电话须在响铃三声内接听。2、通话：简明扼要，不得占用电话聊天（包括内线电话）。3、在接听内线电话时，如对方要找的人不在，要对电话事件进行简单记录并及时转告。4、在接听外线电话时要先问候，并自报公司。例：“您好，××公司。”。对方讲述时要留心听，并记下要点；未听清时，及时询问对方，结束时要说“再见”。待对方挂断电话，再放话筒。通话时严禁与对方说：“不知道”“没办法”等不负责任的语言。5、对不指名的电话，当自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上将电话交给能够处理的人；转交前应先把与对方谈话的内容简明扼要地告诉接收人；如找不到能处理的人也要向对方讲明。（四）名片礼仪1、递送名片应按职位级别或年龄长幼顺序。2、递送名片时，应把文字正面向着对方，双手拿出，一边递交一边清楚地介绍自己。3、接对方的名片时，应双手去接。拿到以后，应立即看，正确记住对方姓名后，如遇对方姓名有难认的文字，马上询问。4、对收到的名片应妥善保管，将名片收起放到名片夹等不易折损的地方，以便检索。（五）宴请礼仪1、赴宴要准时，赴宴前应修整仪容以及装束，力求整洁大方。2、在排位时，按长幼尊卑安排座次，如是己方宴请可坐东首位，如有位尊者也可让出首座。3、入座后，宴请人提示用餐时方可开始进餐，取菜时不要一次盛得太多，如不够，可以再取。4、吃东西时要文雅，闭嘴，细嚼，慢咽，不要发出声音；口中有食物时，切勿讲话；剔牙时，要用手或餐巾进行遮掩。5、如有人为你夹菜，要微笑点头说“谢谢”，最好欠身离座以示谢意。6、当有人起身祝酒时，应暂停进餐，注意倾听。7、敬酒时，要注意主客、职位、年龄的主次，且不要硬劝强灌，饮酒不要过量。8、碰杯时，提酒人和主宾先碰，职位低或辈分低者杯子上沿不能超过位尊者的杯子上沿；人多时可同时举杯示意，不一定碰杯。（六）介绍和被介绍的规范1、无论是何种形式、关系、目的和方法介绍，介绍时应热情、大方、礼貌。2、直接见面介绍的场合下，应先把职位低者介绍给职位高者，如难以判断，可把年轻的介绍给年长的。在自己公司和其他公司的关系上，可把本公司的人员先介绍给其他公司的人员，介绍本公司人员时，按职位级别由高到低顺序。3、把一人介绍给多人时，应先介绍给其中职位最高的或酌情而定。4、异性间的介绍，应先把男性介绍给女性，异性地位、年龄有很大差别时，若女性年轻，可先把女性介绍给男性。五、会议规范（一）按会议通知要求，参加人员应提前5分钟到场。（二）开会或向领导汇报工作时，要求关掉手机，如因工作需要，可将手机调至振动。（三）向领导汇报工作时，态度要端正，回答问题要实事求是、言简意赅。（四）认真听别人的发言并记录；不得随意打断他人的发言。（五）保持会场肃静，不得随意走动。六、安全卫生环境（一）安全工作环境1、在所有的工作岗位上都要营造安全的环境。2、工作时既要注意自身的安全，又要保护同伴的安全。3、提高安全知识，培养具有解决事故、意外事故的紧急管理能力。4、记住应急电话，市内伤病急救：120，市内火警：119，市内匪警：110。（二）卫生环境1、公司办公区内非指定地点严禁吸烟。2、按“5S”规范内容整理、清理存放物品，各部门的办公用品要摆放整齐，地面洁净无杂物，通道畅通。3、禁止随地吐痰、乱扔纸屑等杂物，禁止向水池内乱倒饭菜等杂物。4、禁止在墙上和设施上乱粘、乱涂、乱写、乱画。5、办公区环境有不卫生、不整洁现象时，要立即清扫；如在办公区发现纸屑、杂物等，应随时捡起放入垃圾桶，保护公司的清洁。6、工作台、办公桌上不能摆放与工作无关的物品。7、保持公共卫生间的清洁，不能制造垃圾。8、员工有维护良好的卫生环境和制止他人不文明行为的义务。七、电脑使用规范（一）未经允许不得擅自拆装计算机、更换计算机设备，不得私自外借、搬离办公室。未经允许不得擅自重装计算机操作系统、修改系统配置、安装软件和删除软件。违者按计算机的损失价值进行赔偿并罚款50-500元。（二）为保证计算机的正常运作，确保网络的通畅，对杀毒软件经常更新、对计算机中文件经常查毒杀毒，不使用有病毒源的光盘，有病毒源的U盘应杀毒后再使用，不得私自安装有害系统运行的软件，不准许打开占用网络资源带宽较多的窗口（如聊天软件、游戏软件、大容量文件下载），以免引起网络堵塞。（三）对计算机及其设备应经常进行保养清洁，使之干净整洁。不要在计算机设备上放置茶杯等盛有液体的危险物品，以免因液体渗透而损坏计算机设备。（四）遵守国家的相关法律、法规，文明上网，不得上网查看黄、赌、毒等不良信息。（五）工作时间不得在网上进行与工作无关的活动（例如：聊天、网购、游戏、看电影等）。发现一次罚款20元，累计3次以上，给予记过处分。屡教不改者，情节严重，公司将予以辞退。（六）不得利用公司网络危害国家安全，泄露国家机密，不得侵犯国家的、社会的、集体的利益和公民的合法权益，不得从事违法犯罪活动。一经发现立即辞退。（七）人走关机。下班或长时间不使用计算机，请务必及时按照正常的方法关闭计算机，不得强行关机，切断电源，坚决杜绝通宵开机的现象，以防火灾隐患。1.第三十条第七章 附则第三十一条 本规定由公司行政部负责解释、修订。第三十二条 本规定自二一年 X月 X日起执行。复印管理1. 有复印机部门安排专人负责复印机的维护与保养，任何人必须听从安排，不得有故意损坏机器的行为。2. 复印机发生故障应立即关机，行政人事部须做好标识注明，并第一时间通知维修公司前来维修，待复印机完全修好后方可作业。3. 行政人事部人员应担保复印纸张供应及碳粉补充以使复印工作得以顺利进行。4. 节约用纸，复印完后，注意保持复印区域整洁。5. 各部门复印用纸由行政人事部统一申购，复印时行政人事部要监督复印人员节约。6. 非公司人员严禁私自使用本公司复印机，禁止帮非公司人员复印文件资料。7. 行政人事部人员上下班时应检查复印机的开关情况。电话管理1. 公司电话是公司与外界、内部部门之间交流信息、联络工作的重要工具。原则上不得打私人电话，特殊情况需用电话要经部门负责人同意后方可使用。2. 正常工作联络应长话短说，提高效率。通话时间应控制在3分钟以内，特殊情况不超过5分钟。3. 公司对长途电话进行严格控管，一般分机电话只可拔打市话。4. 电话铃响3声内就要接听电话，且使用文明礼貌语言。5. 接听电话须认真仔细听取对方讲述的内容，必要时可礼貌要求对方重复，重要事项要做出书面记录，并及时知会相关人员。管理人员手机使用管理1. 对于公司已给予电话费补助的管理人员（包括特殊职位人员），其手机必须24小时开机。2. 管理人员休假时，其手机也必须正常开机；跨区域无网络的，须公布备用号码。3. 管理人员不应频繁更换手机号码，如因特殊原因需更换号码的，须将新号码及时通知行政人事部更新后公布。4. 管理人员手机必须保持有话费，不足时应及时缴费或充值。5. 行政人事部须不定时抽查开机情况，严禁出现停机或关机情况。6. 一个月出现三次停机或关机现象，对工作造成影响的，酌情取消相关管理人员该月话费补助。7. 参加会议或培训时，手机一律关机或调为振动，中途需要接打电话须向会议主持或培训讲师举手请假，同意后方可外出接打电话。8. 手机补助话费按公司规定的职级标准发放，根据职级、工作性质的变动而调整。来访接待作业细则一、 咨询情况:了解来访单位来访的主要领导、目的、时间、人数及拜访的部门和交流的内容(要求详细)，同时了解在交流过程中是否需要准备公司介绍资料、安排接送、预定房间等事务。并请公司对口业务部门提供文字资料。二、 初步判断:对于来访，行政人事部原则上必须在不影响公司的正常运作的情况下积极安排。三、 安排建议:对接待中的人员、地点、时间、内容、程序等安排提出建议及注意事项。以方便领导及接待人员对接待做出准确的判断。四、 知会相关人员:根据接待的安排情况，应知会相应部门配合接待。如果接待涉及多部门，需要将每个环节的联系人及联系方法注明。五、 安排接待:接待过程中，原则上按照计划进行，但可根据来访者的需求和在接待过程的实际情况适当做出变动。同时以下细节需要注意：1、 接待前，要先了解清楚来访人员的主要领导，方便互相领导间的介绍-对口接待业务部门；2、 注意司机的安排，以便及时的调动车辆-行政人事部门；3、 如果接待涉及到其他部门，需要与各环节的联系人及时沟通-对口接待业务部门；4、 制作欢迎PP，准备背投-行政人事部；5、 协调安排会议室，准备茶水、水果（视情况）-行政人事部；6、 笔记本电脑、投影仪、公司宣传资料PP或VCD-行政人事部；7、 准备公司纸袋、礼品、产品宣传资料-对口接待业务部门；8、 预订房间、机票、火车票-对口接待部门负责，行政人事部配合；9、 订餐安排-对口接待业务部门。六、 统计归档:接待后，对来访的公司、来访的人员、来访的人数、交流的内容及其交流的情况进行记录。办公室职员接待访客技能与礼仪1. 前台负责回答访客的询问，了解来访目的，协助作好访客登记，通知相关部门人员到前台接待。2. 部门会议及访客接待由部门文员跟进，公司例会接待由行政人事部负责跟进。3. 访客接待基本技能：既要机敏，又要有礼貌。要殷勤恳切，只要访客一走进办公室或办公桌前，就该面带笑容地打招呼。要替事先不曾约定的访客着想，仔细倾听这种没预约的访客解释他的来意与理由。如果不能安排当时会见，就表示遗撼，并为他安排以后会见。按顺序请访客进去，可按事先安排次序或以到达先后为次序。要做好访客登记，记上时间、名字、职务、来访目的和业务关系，以及通讯地址等。4. 访客接待基本礼仪：4.1客人来访时，应立刻从椅子上站起来，并礼貌性招呼一声“您好”，当对方递过名片来时，应用双手接过来，并念出对方的姓名和公司名称。4.2引导访客到上司办公室或会客室时，在离位前应先把桌上的文件资料合起并放好，避免让人看到或遗失。4.3在走廊、楼梯陪同访客行走时，要配合访客步调，在访客右侧前一公尺处引导。在转弯或上楼梯前应先有所指示动作，让访客明白所往去处。4.4在到达目的地前，要指明“就在这里”，在打开门之前要先敲门。如果门向外开，应用手按住门，让访客先行进入并指引落座；如果门向内开，应先进入，按住门后再请访客入内。4.5进入室内后，应请客人坐上位（离入口较远处），并说“请坐，稍候”。退出会客室时，应以正面倒走方式退出，并关上门，挂上“访客中”字样的牌。4.6面谈时，应当在适当的时候端饮料（茶、咖啡、奶茶），饮料应放在盘中端出并放在访客正面的桌面上，并做出请用的手式。面谈时间过长，应当在适当时间入内添加茶水；面谈结束后，应将访客的物品交给对方，若发现访客离开后有遗忘之物，应马上上报处理。4.7办公室人员在访客走后，要对会客室进行整理，处理善后事务。为了避免新访客到来久等，整理工作要利落、敏捷。如距下一位访客来临有一段时间，应先开窗通风。烟缸里如有前一位访客的烟蒂，应马上清除。总之，无论在何时，或处于何种状态，办公室人员都应以最快捷的速度迎接访客。前台管理1. 前台为公司形象，由前台文员与前台保安员共同组成，负责访客接待、办公室人员/大件物品进出监管。2. 为树立公司形象，前台保安应一律在大门旁站岗，遇公司部门经理以上人员及客人来访时要行礼。3. 前台总机接听电话时应使用甜美标准的普通话讲：“您好！公司” 或“公司，您好！”，或将公司简称。4. 前台人员未经允许严禁离岗。有资料/物品转递，须与前台保安打好招呼并尽快返回。5. 前台对公司员工或外访客要礼貌大方、热情周到。对找高层管理的客人，问清事先有无预约并立即电话通知文员或秘书安排接待。必要时可以引领至部门。6. 各部门来访客人需进办公室洽谈的，由各部门文员第一时间迎接。7. 部门访客必须至前台登记，严禁未经登记私闯办公室现象。8. 应聘人员由前台通知行政人事部招聘人员专职接待。9. 晚七点开始，所有进出办公室人员（经理级以下），必须在前台详细登记进出办公室的时间及事由。办公设施设备管理1. 办公室设施/设备（单价在300元以上的物品）的日常管理由行政人事部负责。 2. 行政人事部与财务部对公司所有办公设施/设备建立清册，每半年做一次盘点。3. 公司所有设施/设备上都须有小档案标贴。4. 所有办公设施设备的购置、调配、更新、报损必须有行政人事部审核后方可执行。5. 办公设施/设备一旦建立清册，部门负责人负监管责任，未经批准严禁擅自调动。6. 办公室布置一经确定，未经行政人事部负责人以上职位人员批准，严禁私自调动。办公室卫生管理1. 公司公共区域及独立办公室的卫生统一由行政人事部负责，员工个人办公桌及座位周边的卫生由员工个人负责。2. 凡新入职职员，必须了解清洁卫生的重要性与必要的卫生知识。3. 各工作场所内均须保持整洁，不得堆放垃圾、污垢或碎屑。4. 各工作场所内走道及阶梯，至少每日清扫两次。5. 各工作场所内，严禁随地吐痰。6. 饮水机及周围必须保持清洁。7. 整容镜、洗手池、洗手间及其它卫生设施，必须保持清洁。8. 下水道口应经常清除污秽，保持清洁畅通。9. 凡可能产生寄生传染菌的区域，每月至少应三次消毒。10. 各工作场所须充分保持空气流通。11. 垃圾、废弃物、污物的清除应符合卫生的要求，放置于指定的范围内。12. 公司设置常用的药品并存放于小箱或木橱内，以便于取用。公共区域清洁管理1. 公司公共区域卫生是指独立办公室、走廊（通道）、楼梯、洗手间、会议室等的清洁卫生。2. 办公室卫生包括：每日地面卫生的清洁、垃圾的清运、下班前办公区域的整理、定期对抽风口/光管/空调清洁。3. 走廊（通道）卫生包括：走廊（通道）地毯/地面/墙壁的清洁、走廊（通道）两侧的防火器材/报警器/植物的清洁。4. 楼梯卫生包括：楼梯地面/扶手/两侧墙壁的清洁。5. 洗手间卫生包括：洗手间地面、墙壁、窗户、便槽、便池、垃圾篓、隔板等的清洁卫生。6. 会议室卫生包括：会议室的日常清洁、会议前/会议后的彻底清洁（包括地面、墙壁、窗户、培训椅、黑板、讲台、立架、空调、排气扇、壁扇、光管、饮水机、垃圾篓等）。固定资产管理1、目的：为加强公司所属固定资产的管理,使固定资产管理工作规范化,特制定本制度。2、固定资产管理范围：2.1使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械以及其它与生产经营有关的设备、电器、工具等。（如房屋、设备、比较贵重的工具）2.2不属于生产经营主要设备的物品，单位价值在2000元以上（含2000元），并且使用年限超过两年的，也应当作为固定资产。3、主要职责： 要保证公司的固定资产的安全性，对固定资产的验收，异动、报损能及时反映，做到帐实相统一。尽量减少固定资产的盘盈盘亏情况出现。 4、固定资产的申购： 各部门和经营单位都必须通过以下公司办公网的审批流程进行申购:审批不通过停止审批通过采购科采购总裁审批各申请经营单位第一责任人审批通过各职能部门第一责任人审批通过稽核科核价和审批采购部报价和审批如属电器、办公类由行政部审批如属工具、设备类由服务部审批由部门根据需要在OA申请部门第一负责人签名确认部门主办会计审核5、 固定资产的验收:验收时，使用单位开具验收单后将第一联交于行政部作为备查依据:采购部到货通知申购部门申购部门填写验收单，交部门第一责任人确认将验收单交行政部审批，并将验收单第一联交行政部备查申请单位对货物进行验收,办理领用手续完成6、 固定资产的异动：(调出或调入)各部门和经营单位都必须通过公司办公网审批流程办理资产异动手续。由调入部门根据需要在0A填写异动申请调入部门第一责任人签名确认