全国中等职业学校学生管理信息系统用户手册(学校级).docx

全国中等职业学校学生管理信息系统学校用户使用说明书2009.12Shanghai Pantosoft Co., Ltd.上海鹏达计算机系统开发有限公司版权所有 All Rights Reserved声明：本手册内容若有变动，恕不另行通知。本手册例子中所用的公司、人名和数据若非特别声明，均属虚构。未得到上海鹏达计算机系统开发有限公司明确的书面许可，不得为任何目的、以任何形式或手段(电子的或机械的)复制或传播手册的任何部分。(注：本手册适用于学校用户，用户可在手册中查看相应模块内容的操作)技术支持方式：省级用户请直接跟软件公司联系，获取技术支持各省自行安排当地区域的支持方式，请与上级相关部门联系，获取技术支持目 录一、待办事宜和进度表4二、操作流程5第一步：系统登录6第二步：修改密码6第三步：维护本校信息7第四步：维护专业信息7第五步：添加学生综合信息9第六步：提交学生综合信息10第七步：修改学生信息(学籍信息)11第八步：删除学生信息12第九步：学籍信息变更申请12第十步：学籍信息异动申请(转出类)13第十一步：学籍信息异动申请(转入类)14第十二步：毕业名单申报15第十三步：修改，补填学生国家助学金信息15第十四步：填写本月国家助学金实际发放金额17第十五步：填报学生国家助学金信息统计报表18第十六步：分专业免学费标准19第十七步：免学费学生信息维护19第十八步：免学费学生名单21第十九步：填报免学费财政资金到位信息22第二十步：修改免学费财政资金到位信息22第二十一步：提交免学费财政资金到位信息23第二十二步：删除免学费财政资金到位信息（仅适用于本记录未提交时）24第二十三步：查看免学费信息统计月报表24第二十四步：查看免学费信息统计学期报表24附录：一、提交学生信息数据模板说明25二、学生免学费系统说明29一、 待办事宜和进度表进入系统首页，“待办事宜”会提醒学生相关信息的填写情况，“进度情况表”中可以立刻了解到学籍进度情况表，国家助学金填报进度汇总表，免学费信息填报进度汇总表。二、 操作流程第一步： 系统登录1) 输入地址：（教育网：）2) 输入组织机构代码、用户名、口令和验证码3) 点击“登录”按钮第二步： 修改密码登陆系统后，进入首页，点击修改密码输入新密码（两次），点击保存注：第一次登录系统请务必将密码修改。第三步： 维护本校信息功能：完善学校的基本信息，用于报表的生成，是必须填写的。系统升级后用户第一次登录系统即填写本校的基本信息。（强制操作）1) 进入“基本信息管理”>“本校信息维护”模块注：如果必填字段不填写完整，无法进行后续所有操作操作。第四步： 维护专业信息功能：增加学校的专业信息。如果不增加学校专业信息，则无法增加或者导入本专业下的学生信息。1) 进入“基本信息管理”>“专业信息维护”模块2) 页面显示学校专业列表3) 点击“新增”按钮，进行专业添加注：1，本校内，专业代码和专业名称不能重复。 2，学校新增专业或者修改专业信息必须提交上级审核通过以后才能生效。4) 点击“删除”按钮，删除专业。注： 若该专业下已有学生信息，则该专业不允许被删除5）变更学校专业信息点击“变更”后进入注：保存后可以再修改，提交后不能修改，需上级部门审核第五步： 添加学生综合信息功能：添加新的学生。1) 进入“学籍信息管理”>“学生综合信息维护”模块如图示，学生综合信息导入分为三个步骤：第一步、下载模板；第二步、导入学生综合信息；第三步、提交学生综合信息。2) 点击“下载模板”。3) 点击“数据模板下载”，格式如下：（其中红色字体为必填字段）身份证号姓名性别民族年级入学年月招生类型修读专业学制班级联招合作类型联招合作学校机构代码户籍所在省户籍所在市户籍所在区县详细地址户籍性质是否低保是否享受国家助学金助学金月发放标准（元）学校类型生源类别家长（监护人）姓名家长（监护人）电话学习形式学生类别出生日期校内学号联系电话邮政编码省级电子注册学籍号曾用名政治面貌籍贯港澳台侨胞毕业学校现家庭住址电子邮箱银行卡号备注模板中增加了国家助学金信息字段，包括：“是否享受国家助学金”，“月发放标准”，“是否低保”，“生源类别”，“家长（监护人）姓名”，“家长（监护人）电话”，“学习形式”，“学生类别”。是否享受国家助学金：表示该生是否应享受国家助学金，请用户必须正确填写。每天晚上24时系统会自动查重，查重通过且享受国家助学金的学生,自动生成为本月国家助学金名单。具体字段内容及格式说明请参看附录学生信息提交数据模板说明4) 点击“开始验证”，系统将验证所有数据。如果数据无法通过验证标准，系统将提示错误信息。如果验证通过，系统会生成一个zip文件（压缩文件），用户请用该文件导入系统。5) 导入学生信息：用户将验证通过的zip文件导入系统中，系统会进行验证 所有学生的专业是否在“专业信息维护”模块中进行设置 联合招生学校是否为系统中的有效学校。如果以上2点均通过验证，则学生信息自动进入学生综合信息库中，状态为“未提交”。注：如果个别学生需要添加，可以通过“新增学生信息”功能，来添加学生。第六步： 提交学生综合信息功能：将添加的学生提交至上级部门审核。如果不提交学生信息，上级学籍部门无法审核其信息，同时也无法自动生成本月国家助学金名单。请用户添加完学生综合信息后，即提交学生综合信息。1) 进入“学籍信息管理”>“学生综合信息维护”模块，点击“提交学生信息”按钮。2) 系统将“未提交”的学生提交上级审核，提交成功的学生，状态转换为“已提交”。3) 晚上24点，系统自动查重，如果身份证号重复，系统自动将该生的状态置为“未通过”。用户可以进入 “学校重复信息查询”模块，查看学生查重信息。第七步： 修改学生信息(学籍信息)功能：如果学生学籍信息有误，且满足以下条件，可通过该功能修改学生学籍信息。l 审核状态为“未提交”或者“未通过”的学生，可以修改所有学生学籍信息l 审核状态为“已提交”或者“已通过”的学生只能修改非必填字段的学生信息l 审核状态为“已通过”的学生如果想修改必填字段，请使用“学籍信息变更申请”功能（详见第九步）。l “学籍异动”或“已毕业”的学生不能够修改信息l 国家助学金信息，请使用“国家助学金信息维护”模块，修改、补填学生国家助学金信息。1) 进入 “学籍信息管理”>“学生综合信息维护”模块。2) 用户可以点击“导入学生信息”按钮，批量修改学生信息，同“添加学生综合信息”功能（详见第五步）。3) 用户也可以点击“修改”按钮，单个修改当前选中的学生信息。第八步： 删除学生信息1) 进入“学籍信息管理”>“学生综合信息维护”模块2) 仅“未提交”，“未通过”的学生才能删除。第九步： 学籍信息变更申请功能：如果学生学籍信息已经“审核通过”，但是必填字段信息有误，可以使用该功能申请修改必填字段信息。待上级审核通过后，修改的信息才生效。进入“学籍信息管理”>“学籍信息变更申请”模块必填字段如下：身份证号、姓名、性别、民族、年级、入学年月、招生类型、修读专业、学制、班级、户籍所在省、详细地址、户籍性质、学校类型。注：“保存”后可以进行修改，“提交”以后的信息需要上级审核不能再进行操作。第十步： 学籍信息异动申请(转出类)功能：正常在校学生，不在当前学校就读时，请根据其原因将该生申请转出。转出类型：休学、退学、开除、死亡、转出、其他1) 进入“学籍信息管理”>“学籍信息异动(转出类)”模块2) 提交需要异动的学生3) 上级审核通过后，该生的在校状态自动转换为“学籍异动”。第十一步： 学籍信息异动申请(转入类)功能：需要将本校转出的学生复学，或需将外校学生转入，请申请学籍转入1) 进入“学籍信息管理”>“学籍信息异动(转入类)”模块2) 提交需要异动的学生3) 上级审核通过后，复学的学生在校状态自动转换为“正常在校”。转入的学生，可以在“学生综合信息维护”中查询该生详细信息。注：如果是本校的学校代码，则学生需要复学。如果是外校的学校代码，则学生需要转入。第十二步： 毕业名单申报功能：如果学生已经毕业，请进入该模块进行毕业申报。学生申报毕业成功后，系统自动将该生状态转换为已毕业。进入“学籍信息管理”>“毕业名单申报”模块1) “自动选取毕业生”：根据学生综合库中学生的年级和学制，自动将已经到毕业年限的学生转换为“已毕业”。因此务必要在学生综合信息库中将年级和学制填写正确无误。2) “手动选取毕业生”：手动将需要毕业的学生设置为已毕业注：学生设置毕业后，将无法撤销，用户需谨慎使用。第十三步： 修改，补填学生国家助学金信息功能：如果需要修改学生的国家助学金信息（包括“是否享受国家助学金”、 “是否低保”， “月发放标准”， “银行卡号”），请进入该模块进行修正，补填。1) 进入“学生国家助学金管理”>“国家助学金信息维护”模块2) 修改“是否享受国家助学金”，先通过条件筛选出学生列表，然后勾选需要修改信息的学生记录，再点击“设置是否享受国家助学金”按钮，系统会自动弹出操作窗口，按照实际情况选择“是”或者“否”以后，点击确定完成修改。（需要修改信息的学生必须勾选，如果要修改全部学生，请在提示窗口中勾选“全部学生”选项）。3) 修改“是否低保”操作同修改“是否享受国家助学金”。4) 修改“月发放标准”，先通过条件筛选出学生列表，然后勾选需要修改信息的学生记录，再点击“设置月发放标准”按钮，系统会自动弹出操作窗口，按照实际情况填写月发放标准金额后点击“确定”完成。5) 修改“银行卡号”有两种方法：批量修改：通过下载模板，在EXCLE模板里，填写正确的学生身份证号所对应的银行卡号，然后进行银行卡号批量导入。单个修改：通过点击列表中需要修改银行卡号的学生记录进行修改。注：“是否享受国家助学金”选项，是判断学生是否享受国家助学金的唯一标识，请用户务必在当月最后一天之前，将学生国家助学金的信息准确填写。第十四步： 填写本月国家助学金实际发放金额功能：查看本月实际应受助名单，并且填写本月实际发放金额1) 进入“学生国家助学金管理”>“国家助学金受助学生名单”模块2) 点击本月的国家助学金受助学生名单3) 查看本月实际应受助名单是否正确，如果有误，请进入学生国家助学金信息维护模块修改学生的“是否享受国家助学金”字段。4) 学校要如实填报“本月实际发放金额”，如未发放应填0,若补发上月发放金额则填写实际发放金额。5) 请用户在每月最后一天之前完成本月实际受助名单。否则每月最后一天0:00系统自动锁定本月受助学生名单，此后用户无法修改本月实际名单及金额。第十五步： 填报学生国家助学金信息统计报表1) 进入“学生国家助学金管理”>“学生国家助学金信息统计报表”模块可分别查询月度报表和上报学期报表学期报表需要学校在学期末的时候手动填写，并提交以后上级管理部门才能看到并审核，生成上级报表。2) 1月31前，学校用户需新增填报秋季学期报表，2月1日零点系统自动生成县、市、省、全国秋季学期报表3) 7月31前，学校用户需新增填报春季学期报表，8月1日零点系统自动生成县、市、省、全国春季学期报表第十六步： 分专业免学费标准功能：查看学校各专业免学费标准。1） 进入“免学费信息管理”>“分专业免学费标准”模块2） 显示学校各专业免学费标准界面，如图所示：第十七步： 免学费学生信息维护功能：如果需要修改学生的免学费信息（包括“是否免学费”、 “免学费原因”），请进入该模块进行修正，补填。1) 进入“免学费信息管理”>“免学费学生信息维护”模块2) 修改“是否免学费”，先通过条件筛选出学生列表，然后点击白色框，系统会自动出现下拉窗口，按照实际情况选择“是”或者“否”。并选择相应的免学费原因。注：v 符合以下四条件中任意一项即可享受免学费，并且直接进入免学费学生名单：Ø 学生修读专业属于规定的21种涉农专业的，不分其户籍，可以享受免学费；Ø 农村户籍的西藏生源学生享受免学费；Ø 新疆喀什、和田、克州（三地州）生源学生均可享受免学费。Ø 农三师、农十四师生源学均可享受免学费v 以农村户籍为前提的学生以及除农三师、农十四师以外的其他兵团的学生可申报免学费，并需要选择相应的免学费原因v 非涉农专业非农村户籍不能申报免学费（兵团除外）v 学籍状态为“已提交“或者”已通过“，且户籍性质为农村户籍学生都被列入免学费学生信息维护列表中。第十八步： 免学费学生名单功能：查看本月实际免学费学生名单1) 进入“免学费信息管理”>“免学费学生名单”模块2) 点击本月的免学费学生名单3) 查看本月实际免学费学生名单是否正确，如果有误，请进入免学费学生信息维护模块修改学生的“是否免学费”字段4) 每天0:00点，系统按照各学校维护的免学费信息，自动生成学校对应的免学费学生名单，以及免学费增加名单和免学费减少名单，5) 请用户在每月最后一天之前完成本月实际免学费学生名单。否则每月最后一天0:00系统自动锁定本月免学费学生名单，并自动生成下月初免学费学生名单，此后用户无法修改本月实际免学费学生名单第十九步： 填报免学费财政资金到位信息功能：对中央财政、省级财政、地市级财政和县级财政的拨款信息进行记录。1） 进入“免学费信息管理”>“免学费财政资金到位信息”模块2） 页面显示免学费财政资金到位信息点击“新增”按钮，进行免学费财政资金到位信息填写，点击“保存”。注：保存后可以进行修改，提交后将无法进行修改第二十步： 修改免学费财政资金到位信息功能：如果免学费财政资金到位信息有误，且满足以下条件，可通过该功能修改免学费财政资金到位信息。v 状态为“未提交”的免学费财政资金到位信息，可以修改v 状态为“已提交”的免学费财政资金到位信息不能再进行修改1)进入 “免学费信息管理”>“免学费财政资金到位信息”模块2)用户点击“修改”按钮，单个修改当前选中的免学费财政资金到位信息。第二十一步： 提交免学费财政资金到位信息功能：将添加的免学费财政资金到位信息提交至上级部门。如果不提交，上级部门无法查看其信息。请用户添加免学费财政资金到位信息确认无误后，即可提交免学费财政资金到位信息。注：免学费财政资金到位信息上级部门无需审核。一旦提交无法再进行修改。第二十二步： 删除免学费财政资金到位信息（仅适用于本记录未提交时）1）进入“免学费信息管理”>“免学费财政资金到位信息”模块3） 仅“未提交”的免学费财政资金到位信息才能删除第二十三步： 查看免学费信息统计月报表功能：系统自动生成每月免学费信息统计月报表，用户可以进行查看。进入 “免学费信息管理”>“免学费信息统计月报表”模块注意：每月最后一天24时，系统自动生成当月月报表第二十四步： 查看免学费信息统计学期报表功能：系统按照学校月报表信息，自动生成春秋季免学费信息统计学期报表，用户可以进行查看1） 进入 “免学费信息管理”>“免学费信息统计学期报表”模块2） 2月1日零点系统自动生成学校秋季免学费信息统计学期报表3) 8月1日零点系统自动生成学校春季免学费信息统计学期报表附录：一、 提交学生信息数据模板说明1. 导入准则1) 身份证号为学生的唯一标识，暂时没有身份证号的学生，请使用 999+10位学校代码+5位学校流水号 方式编号2) 每次最多只能导3个工作表（sheet），每个sheet中最多限制2000行3) 导入的excel head（第一行标题行）必须为身份证号、姓名、性别、民族、年级、入学年月、招生类型、修读专业、学制、班级、联招合作类型、联招合作学校机构代码、户籍所在省、户籍所在市、户籍所在区县、详细地址、户籍性质、是否低保、是否享受国家助学金、助学金月发放标准（元）、学生类别、生源类别、家长（监护人）姓名、家长（监护人）电话、学习形式、出生日期、校内学号、联系电话、邮政编码、省级电子注册学籍号、曾用名、政治面貌、籍贯、港澳台侨胞、毕业学校、现家庭住址、电子邮箱、银行卡号、备注，位置可以随意调整。4) 身份证号、姓名、性别、民族、年级、入学年月、招生类型、修读专业、学制、班级、联招合作类型、联招合作学校机构代码、户籍所在省、户籍所在市、户籍所在区县、详细地址、户籍性质、是否低保、是否享受国家助学金、助学金月发放标准（元）、学生类别、生源类别、家长（监护人）姓名、家长（监护人）电话、学习形式为必填字段。5) 每个要导入的工作表中，必须含有所有的必填字段列，且列的次序必须是在其他非必填字段列之前。2. 字段说明1) 身份证号只能是标准的身份证或18位数字组成临时身份证（三个9开头），作为学生唯一标识。验证规则：A. 临时身份证号：99910位学校代码5位流水号共18位数字B. 正常身份证号：满足15位或18位编码规则的正式身份证号。2) 姓名必填，且长度不能超过50个汉字。3) 性别必填， 男或女。4) 民族必填，且必须是56个有效民族，如果不在56个民族中，请选择其他民族。汉族、蒙古族、回族、藏族、维吾尔族、苗族、彝族、壮族、布依族、朝鲜族、满族、侗族、瑶族、白族、土家族、哈尼族、哈萨克族、傣族、黎族、傈僳族、佤族、畲族、高山族、拉祜族、水族、东乡族、纳西族、景颇族、柯尔克孜族、土族、达斡尔族、仫佬族、羌族、布朗族、撒拉族、毛南族、仡佬族、锡伯族、阿昌族、普米族、塔吉克族、怒族、乌孜别克族、俄罗斯族、鄂温克族、德昂族、保安族、裕固族、京族、塔塔尔族、独龙族、鄂伦春族、赫哲族、门巴族、珞巴族、基诺族5) 年级必填，且必须满足如下格式：2006，2007，2008。学生当前所在班级的入学年份，由四位数字组成，范围介于20002100之间。如 2007。6) 入学年月必填，年份不能大于当前年的年份，且必须满足如下格式：2007-9，2007-09，2007-9-12，2007-09-12，2007-09-01，2007-9-01。7) 招生类型必填，且必须是春季或秋季8) 修读专业必填，且长度不能超过50个汉字9) 学制必填，且必须是大于等于1，小于等于10，小数位只能是“.5”的数值10) 班级必填，且长度不能超过25个汉字11) 联招合作类型必填，请选择无、跨省联招或城乡联招。不填写时，系统自动默认为无。12) 联招合作学校机构代码如果联招合作类型填写的不是无，则学校代码必须填写，否则不能填写。机构代码必须是长度不超过25的数字、字母和英文连接符号“-”（减号）的组合。13) 户籍所在省必填，且必须是有效的省份、直辖市、自治区名称。北京市、天津市、河北省、山西省、内蒙古自治区、辽宁省、吉林省、黑龙江省、上海市、江苏省、浙江省、安徽省、福建省、江西省、山东省、河南省、湖北省、湖南省、广东省、广西壮族自治区、海南省、重庆市、四川省、贵州省、云南省、西藏自治区、陕西省、甘肃省、青海省、宁夏回族自治区、新疆维吾尔自治区。14) 户籍所在市该字段与户籍所在区县，必须至少填写一个。且必须是所填写的户籍所在省下有效的行政市名称。15) 户籍所在区县该字段与户籍所在市，必须至少填写一个。且必须是所填写的户籍所在省下有效的行政区县名称。16) 详细地址必填，且长度不能超过50个汉字17) 户籍性质必填，且必须是农村、县镇非农或城市。18) 是否低保必填，且只能为是、否。若没有填写，则自动填写为否。19) 是否享受国家助学金必填，且只能为是、否。若没有填写，则自动填写为否。当户籍性质为农村和县镇非农时，若该列填写的值为否，将给出提示。20) 月发放标准（元）若是否享受国家助学金这个字段选择是，那么该月发放标准字段的值必填，且必须是0到9999之间的数值。21) 学校类型必填，且必须是普通中专、成人中专、职业高中或技工学校.22) 学生类别必须是如下类型的值：普通中等职业技术学校学生、成人中等职业技术学校学生、脱产学生、业余学生、函授学生、自学考试学生、其他成人中等职业技术学校学生、其他学生、专业证班学生、岗位资格培训学生、岗位适应培训学生、工人技术等级培训学生、农村技术培训班学生、文化补习班学生、其他23) 出生日期当身份证号为临时身份证时，必须填写有效的出生日期。否则填写的值必须与身份证号中的出生日期相一致。当不一致时，将自动用身份证号中的出生日期信息替换原来所填写的出生日期。24) 校内学号只能是数字、字母和-（英文减号）组成，且长度不能超过100个字符25) 联系电话长度不能超过50个字符26) 邮政编码必须是长度为6的有效数字号码27) 省级电子注册学籍号只能是数字、字母和-号组成，且长度不能超过100个字符28) 曾用名长度不能超过100个字符50个汉字29) 政治面貌必须是如下类型的值：中国共产党党员、中国共产党预备党员、中国共产主义青年团团员、中国国民党革命委员会会员、中国民主同盟盟员、中国民主建国会会员、中国民主促进会会员、中国农工民主党党员、中国致公党党员、九三学社社员、台湾民主自治同盟盟员、无党派民主人士、群众30) 籍贯长度不能超过100个字符50个汉字31) 港澳台侨胞必须是如下类型的值：无、归侨、华侨、侨眷、港澳、台胞、外籍华人、华籍外人、非华裔外人、其他32) 毕业学校长度不能超过50个汉字33) 现家庭住址长度不能超过50个汉字34) 电子邮箱必须符合电子邮件的规范，例如XXXXXX.COM，且长度不超过100个字符35) 银行卡号必须由数字组成，长度不超过100个字符36) 备注长度不能超过250个汉字二、 学生免学费系统说明1） 本次免学费范围和条件，如下：符合以下四条件中任意一项直接享受免学费，并且直接进入免学费学生名单：a学生修读专业属于规定的21种涉农专业的，不考虑其户籍情况可享受免学费；b农村户籍的西藏学生享受免学费；c三地州学生享受免学费。d农三师，农十四师学生直接享受免学费2） 以农村户籍为前提的学生以及除农三师，农十四师以外兵团的学生，可按照学校所在地申报免学费。免学费比例以及申报要求：1) 西部地区按在校生的25%；2) 中部地区按在校生的15%；3) 东部地区按在校生的5%。免学费申报时需要提交申报依据：低保证、贫困证明、突发因素、其他。备注：1) 对指标百分比只监控，不限制;2) 非涉农专业非农村户籍不能申报免学费（出兵团外）；3) 这个比例中不含符合“1）”中条件的学生3） 公办学校一、二、三年级学生，民办学校一、二年级学生可按规定可以享受免学费政策。4） 21种标准涉农专业：1、 种植2、 农艺3、 园艺4、 蚕桑5、 养殖6、 畜牧兽医7、 水产养殖8、 野生动植物保护9、 农副产品加工10、 棉花检验加工与经营11、 林业12、 园林13、 木材加工14、 林特产品加工15、 森林资源与林政管理16、 森林采运工程17、 农村经济管理18、 农业机械化19、 航海捕捞20、 农村能源开发与利用21、 农业水利技术