网络信息部采购管理制度范本.docx

网络信息部采购管理制度文件编号： 生效日期：2016-08-05受控编号：密级：秘密版次： 修改状态：C/0总页数9正文4附录3编制：审核：批准：XX集团有限公司(内部资料,注意保密)401文件修改控制修改记录编号修改状态修改页码及条款修改人审核人批准人修改日期402一、目的为规范 IT 产品采购行为，加强对 IT 产品采购业务的管理，降低费用并规避采购风险， 提高采购的竞争优势，特制定本管理制度。二、适用范围适用于集团各职能部门、各产业集团及下属分公司的 IT 产品采购。 三、术语解释四、职责（一）网络信息部：1.日常 IT 采购管理。2.维护 IT 采购平台，依据市场变化情况随时调整价格信息。3.对申购单位提出的申购流程进行审批、询价、确定价格并通知供应商送货。4.对供应商提供商品质量、价格及服务能力进行监督。5.负责长期合作协议签订。6.负责大型项目 IT 类设备采购招标工作。7.负责采购管理制度、操作流程制定。（二）申购单位：1.计划内申购，经办人根据需求在 ERP 采购平台中发起申购流程。在流程中详细标明商 品数量及其它要求。2.申购商品按照IT 设备配置制度申购，不得超标申购。3.对供应商提供商品数量、质量进行验收，并监督及售后服务，并汇总问题，及时提交 到采购部门。（三）申购部门财务：1.负责对申购计划审核。2.负责采购流程、报销流程审批。3.负责发票验收。4.负责月未与采购部门确认挂帐明细及未取得发票明细。5.负责供应商付款。 五、制度主体（一）申购时间1.日常一般性采购，采购人员接收到采购流程后，一个工作日内完成商品采购。2.特殊产品（如：特殊配置的计算机等），需求部门需提前三天向网络部提交IT 产403品申购单（网络部），以便网络部根据需求进行调研，制定合理的配置方案后再执行采购。新型、大型项目采购或大型设备采购，需求部门需提前一个月向网络部提交IT 产品 申购单（网络部），网络部进行市场询价，以确定以直接采购或招标的形式执行采购。（二）基本原则1.合同签订原则：网络信息部选择供应商必须与集团签订长期合作协议。2.报价原则：（1）每次采购必须两家以上供应商提供报价，采购人员根据产品质量、价格、供货时 间、售后服务等因素进行综合评定，确定最终采购价格及供应商。（2）所有合作供应商在每月月初及月中要向采购人员传递盖有该单位公章的商品即时 报价。（三）询价原则：1.网络信息部每月月初及月中指派专业工程师（采购人员除外），对市场价格进行抽样 调研，每季度进行一次全部采购商品价格调研，每次调研结果要进行详细记录并备案。采购 人员根据调研回来的价格变更采购平台商品价格。2.调研价格如果低于所有合作供应商报价，采购人员负责与合作商沟通协调价格，如合 作商价格无法降低，采购人员需要提交价格偏离审批表，经网络信息总监及网络部长审 批后，确定按合作商提供价格采购或取消供应商合作资格，并重新选定供应商。（四）资金计划汇总审核原则：1.集团职能部门及产业集团每月 20 日下班前上报本部门或集团下一个月的 IT 费用计 划。2.网络部 IT 资产管理员每月 2124 日负责汇总集团各职能部门、产业集团的下一个 月的 IT 费用计划，审核后上报网络信息部长，网络信息部长签批后，资产管理员以纸价及 电子文件两种方式传给计划财务部资金主管；（五）采购原则：1.IT 资产管理员每月初将审批完成的本月资金计划传送给采购人员，采购人员根据本 月资金计划，进行日常采购工作。2.职能部门、产业集团及下属公司相关人员每月 20 号前在采购平台中完成 IT 商品申购 流程填写及审批，采购人员接收到该流程后执行采购工作。每月 20 号后提交或者 20 号以后 到达的 IT 商品申购流程，采购人员将不予办理。3.网络部采购人员负责费用报销单、IT 固定资产增加单、IT 低值易耗品增加单的填写和提交审批。4044.如有计划外采购，需求部门自行提交请示报告流程，由集团总裁、财务部门审批后，网络信息部采购人员收到请示报告及IT 产品申购单（网络部）流程后，执行 采购。（六）入库原则：1.网络部对采购回来的产品进行验收，验收合格后交由需求部门使用，需求部门收到采 购商品后，提交验收入库单（网络部）流程2.IT 资产管理员负责IT 固定资产增加单、IT 低值易耗品增加单的归档。（七）报销原则：1.采购人员每月 20-23 号完成与供应商对帐，每月 24-30 号完成本月费用报销填写及审 批。2.如遇特殊情况，本月无法报销，采购人员应及时与申购单位财务及供应商沟通，协商 解决办法或者将该费用报到下一个月计划中。职责分离原则：原则上采购人员不得参与市场调研、商品验收。商品质量、数量、有无 损坏等由网络信息部相关人员会同申购人员及供应商共同完成。六、监督与检查 无 七、奖励与惩罚申购人员及采购人员有下列情形之一，给公司造成经济或名誉损失的。根据情节轻重， 公司将给予相关责任人公告、记过、记大过、免职、辞退等行政处罚及相对应的经济处罚并 挂网公示；给公司造成重大损失的，公司将依法追究法律责任：（一）需求部门未按申购时间提交IT 产品申购单（网络部）流程的，延误相关部 门日常工作的。给予以公告批评并处以对应罚款；处罚标准：类别高层、中高层中层基层主管一般员工备注公告批评100050020010050须挂网公示405（二）网络部采购人员未按IT 产品申购单（网络部）流程采购，并且没有及时与申购人员沟通的。 予以公告批评并处以对应罚款； 处罚标准：类别高层、中高层中层基层主管一般员工备注公告批评100050020010050须挂网公示（三）网络部采购人员未按照第三条基本原则进行采购的。予以公告批评并处以对应罚款； 处罚标准：类别高层、中高层中层基层主管一般员工备注公告批评100050020010050须挂网公示（四）采购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密行为。 违反者予以 公告批评并处以对应罚款；处罚标准：类别高层、中高层中层基层主管一般员工备注公告批评100050020010050须挂网公示（五）隐瞒供应商供应物资质量问题，给公司造成经济损失或工程质量问题的。予以记 过处分并处以对应罚款；处罚标准：类别高层、中高层中层基层主管一般员工备注记过30001000500300200须挂网公示406（六）因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊的。予以公记过处分并处以对应罚款；处罚标准：类别高层、中高层中层基层主管一般员工备注记过30001000500300200须挂网公示（七）其它违反集团制度并给公司造成严重损失的，予以记大过处分并处以对应罚款；根据情节严重程度追求其法律责任并辞退。 处罚标准：类别高层、中高层中层基层主管一般员工备注记大过500020001000800500须挂网公示八、附则（一）本制度由网络信息部起草并负责解释。（二）本制度中罚则部分不排除其它制度约束。（三）本制度自颁布之日起生效。 九、附件（一）报价单（二）询价单（三）价格偏离表4079.1 报价单网络信息部报价单报价日期：报价单位报价人：序号名称品牌规格本月单价备注123456789单位盖章：4089.2 询价单网络信息部询价单询价日期：询价人：序号名称品牌规格单价公司报价人及 备注12345678910114099.3 价格偏离表网络信息部价格偏离表上报日期：上报人：合作合作合作调研调研调研名称品牌规格公司公司公司公司公司公司价格价格价格价格价格价格410QB/ZXX省XX集团有限公司企业标准QB/Z-××-2010IT 设备报废制度文件编号：ZD/ZD-WL-03生效日期：2007-12-01受控编号：密级：秘密版次：Ver4.0修改状态：C/1总页数3正文1附录0编制：审核：批准：XX省XX集团有限公司(内部资料,注意保密)411文件修改控制修改记录编号修改状态修改页码及条款修改人审核人批准人修改日期412一、目的为规范 IT 设备的报废行为，加强 IT 设备的管理，避免可用资源的浪费及流失，特制定 本制度。二、适用范围适用于集团各职能部门及各经营单位的 IT 设备的报废及闲置。 三、术语解释无 四、职责（一）网络部负责对 IT 设备的故障做鉴定和维修，并出具鉴定报告，对鉴定结果负责；（二）申请部门负责填写IT 固定资产减损单和IT 低值易耗品减损单，并按照 流程进行审批；（三）流程中各节点负责保管单据，定期送交档案室归档，以便日后备查；（四）网络部根据 IT 设备的报废情况，对报废设备做不定期处理，处理方案报总裁审 批，所得款交财务部入帐。五、制度主体（一）基本原则最大程度上提高 IT 设备的使用年限，做到零件再利用，避免可用设备流失。（二）IT 设备报废管理1.IT 设备报废流程按IT 设备报废流程执行；2.IT 设备报废鉴定为人为原因的，按照IT 设备管理处罚规定对相关责任人进行处 罚；3.报废设备由网络部统一保管；4.废设备网络部不定期进行出售，由计划财务部、审计部负责监督。 六、奖励与惩罚对于不按照配置制度申请 IT 设备或者自行调配 IT 设备的部门挂网批评，并对直接责 任人和其直属上级处以公告批评和对应经济罚款。处罚结果挂网公示。处罚标准：类别高层、中高层中层基层主管一般员工备注公告批评100050020010050必须在公司或集团内挂网公示413七、附则（一）本制度由网络信息部起草并负责解释；（二）本制度自颁布之日起生效。414QB/ZXX省XX集团有限公司企业标准QB/Z-××-2010IT 设备管理处罚规定文件编号：ZD/ZD-WL-04生效日期：2015-12-01受控编号：密级：秘密版次：Ver4.0修改状态：C/0总页数3正文1附录0编制：审核：批准：XX省XX集团有限公司(内部资料,注意保密)415文件修改控制修改记录编号修改状态修改页码及条款修改人审核人批准人修改日期416一、目的为规范 IT 设备的管理，避免人为破坏使可用资源的浪费及流失，特制定本制度。 二、适用范围适用于集团各职能部门及各经营单位的 IT 设备报废流程。 三、术语解释四、制度主体（一）基本原则 查明为人为原因造成设备损坏的，视情节予以处罚。 五、惩罚（一）由于操作人员对 IT 设备误操作导致设备损坏的，视损坏程度，对其资产责任 人处以警告处分和相对应经济罚款，对直接责任人处以公告批评和经济罚款并挂网公示， 视情节严重程度追究上级领导责任；处罚标准：类别高层、中 高层中层基层主管一般员工备注警告200100503020口头批评可不挂网公示公告批评100050020010050须挂网公示（二）由于操作人员故意对 IT 设备进行破坏的，视损坏程度，对其资产责任人处以公 告批评和相对应的经济处罚并挂网公示，对直接责任人处以记大过处分和对应的经济处罚并 挂网公示；对直接责任人的直属上级处以公告批评和对应层级的经济处罚；造成重要数据丢 失的，直接或间接给公司带来巨大损失的，追究直接责任人的法律责任；处罚标准：417类别高层、中 高层中层基层主管一般员工备注公告批评100050020010050须挂网公示记大过500020001000800500（三）对于资产责任人和直接责任人为同一人时，执行直接责任人处罚标准。（四）由于操作人员人为因素造成计算机、计算机外设、网络设备造成损坏的，对直接 责任者除执行以上罚则外，并按原值或折旧价值进行赔偿。六、附则（一）本规定由网络信息部起草并负责解释；（二）本规定自颁布之日起生效。418QB/ZXX省XX集团有限公司企业标准QB/Z-××-2010IT 项目立项管理制度文件编号：ZD/ZD-WL-05生效日期：2015-12-01受控编号：密级：秘密版次：Ver4.0修改状态：C/0总页数4正文2附录0编制：审核：批准：XX省XX集团有限公司(内部资料,注意保密)419文件修改控制修改记录编号修改状态修改页码及条款修改人审核人批准人修改日期420一、目的为规范 IT 系统建设，使系统建设正规化、科学化、合理化，特制定本制度。 二、适用范围适用于XX集团内的 IT 系统招标、采购、实施。 三、术语解释无 四、职责（一）IT 系统的建立由网络部负责组织招标会、签订合同、项目实施；（二）建设部门提出立项报告申请，由网络信息部提供技术方案及投资方案；（三）IT 系统立项必须报总裁办公会审定；（四）申请部门必须积极主动地参与、配合网络部组织的各项有关系统建立的会议、工 作等。五、制度主体（一）基本原则IT 系统的建立要根据必要性、合理性、经济性，保证投资收益。（二）IT 系统建设管理1.IT 系统建设流程按照IT 系统建设管理流程执行。2.申请部门必须认真填写IT 项目立项审批单。3.申请部门必须首先确定经营管理的总体目标，以便于网络部组织招标等工作。4.申请部门必须以书面形式将需求清晰、明确的告知网络部，不得含糊说明。5.签订合同后，系统项目实施要严格按照项目管理办法来实施，成立项目小组，确定组 长及成员。6.项目组组长要对项目进度及质量负全责，成员必须严格按照项目要求积极主动完成每 一项工作，不得蓄意拖延或转交他人。7.项目实施过程中项目组要做好组织工作，主动与申请部门协调沟通，及时解决出现的 问题。8.项目实施完毕后，由网络部负责后期系统维护工作。9.由于经营管理发展的需要，系统需要升级的，需求部门必须提出书面申请，网络提供 解决方案，报总裁办公会审定，由网络部与软件供应商联系升级事宜，不得私自与软件供应 商沟通。六、奖励与惩罚421（一）网络信息部未按照申请部门的需求组织招标、采购的，致使采购的软件完全不符合申请单位需求的，对网络部提出挂网批评，并对网络部部长参照干部管理制度进行处 罚，对直接参与人给予记过处分并处以 500 元罚款；（二）需求部门未按照IT 项目立项管理制度提出立项申请而自行安排 IT 项目招 标、采购、实施的，对需求单位提出挂网批评，并对其单位总经理参照干部管理制度进 行处罚，对直接参与人给予记过处分并处以 500 元罚款；（三）需求部门对系统有升级的需求时未向网络部提出书面申请而私自与软件供应商联 系的，对其单位总经理参照干部管理制度进行处罚，对直接参与人给予记过处分并处以500 元罚款。 七、附则（一）本制度由网络信息部起草并负责解释；（二）本制度中罚则部分不排除其它制度约束；（三）本制度自颁布之日起生效。422QB/ZXX省XX集团有限公司企业标准QB/Z-××-2010ERP 系统运行管理制度规定文件编号：ZD/ZD-WL-08生效日期：2015-07-01受控编号：密级：秘密版次：Ver4.0修改状态：C/0总页数6正文4附录0编制：审核：批准：XX省XX集团有限公司(内部资料,注意保密)423文件修改控制修改记录编号修改状态修改页码及条款修改人审核人批准人修改日期424一、目的（一）为提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和 各种信息传递快捷畅通，根据公司的实际，制定本制度。（二）为规范业务流程、明确管理职责、保证集团办公自动化系统的安全、稳定、高效 运行，特制定以下系统运行管理制度。二、适用范围（一）本制度适用于集团各职能部门、各经营单位办公自动化的管理。（二）ERP 系统用户暂定为集团高层领导、职能部门及经营单位相关管理人员。 三、术语解释无 四、职责（一）集团及经营单位人事行政部门负责配合集团网络信息部进行 ERP 用户的注册和注 销。（二）集团网络信息部负责 ERP 系统操作技术的培训，系统运行设备的维护、管理。（三）各经营单位管理人员职责可参照执行。 五、制度主体（原则、要求等）（一）ERP 系统管理1.ERP 系统使用管理（1）ERP 系统为XX集团员工网上办公的平台，主要内容包括新闻公告发布，集团文件 共享及传输，相关工作流程审批等。（2）系统最终用户按职责及权限的要求，在 ERP 中发布相关新闻，公告及流程，并参与 讨论沟通，讨论要有的放矢，不得发表有损公司形象，反对公司规章制度等言论。（3）所有 ERP 用户每天上、下午上班后都必须及时登陆 ERP 系统查看文件、流程，如因 出差或出差时间较长，须指定授权的代办人代办。（4）任何人不得随意让无关人员或外来人员查看 ERP 系统中的内容，不许下载或打印相 关受控的内容，更不得随意使用他人账号登陆系统。（5）禁止在 ERP 系统上传带有病毒的文件、图片等。禁止在 ERP 系统中发布不健康的内 容。2.集团新闻、公告等知识目录管理（1）集团各部门及经营单位设定 1-2 人为发布集团级新闻、公告管理人员，由其发布 集团及经营单位上报的各类公文（包括集团新闻、公告、文件、会议通知等）。425（2）经营单位内部各类公文（新闻，公告，文件，会议通知等），由经营单位内部相关人员或指定人员发布。（3）任何对内、对外发布的新闻咨询必须经直属上级同意后方可发布。3.文档目录管理（1）文档目录建设 a.文档目录分三级目录建设。 b.一级目录由集团网络信息部负责建设，建设基本原则依据集团投资管理关系。 c.二级和三级目录按照集团各部门及经营单位要求建设，网络信息部收集各部门及经营单位所需的文档目录，并统一负责建设。（2）文档目录使用及文档共享 a.系统最终用户应在创建权限范围内的文档目录下创建、使用和共享文档。 b.文档的命名规则：为了便于文档的查找和存档，现将文档命名规则如下“文档名称+公司”。c.文档的共享：上报集团级的文档可以全集团共享，经营单位内部的原则上不能超出所 在经营单位的共享范围，如超出须请示集团网络信息部方可执行。d.文档的移动和复制：在文档目录下创建的文档需移动或复制，需提交集团网络信息部 进行处理。e.文档的删除：文档创建者可删除自行创建的文档，但部分文档由于发生审批流程，不 能自行删除，如需必需删除则需提交文档删除审批单，由集团网络信息部予以删除。f.文档的附件：编辑文档过程中如需粘贴附件，应控制附件大小，原则上每个附件不能 超过 5M。4.审批流程管理（1）流程审批是依据XX集团管理制度的要求，意在加强企业管理，规范企业行为， 并在 ERP 系统上实现的审批程序。（2）已在 ERP 系统设置的审批流程，均已经集团主管领导批准在 ERP 系统中运行，集团 各部门、各经营单位应在日常工作中遵照执行。（3）流程发起后，发起人应为第一责任人，及时通过 ERP 系统了解流程进程，并进行催 办和督办，如发现问题及时与有关人员联系。（4）所有系统最终用户必须及时处理流转到本人的流程审批。（5）出差人员在出差期间也应登陆 ERP 系统，履行相关审批责任。如因出差或休假等事 宜，确无法正常参与流程审批，须提前在 ERP 系统中指定流程代理授权其他人员代办。426（6）流程的删除：任何人均没有权限删除所在流程，如需删除相关流程，需提交流程删除审批单，由集团网络信息部进行删除。（二）人力资源管理1.集团及经营单位人事行政部门负责集团及经营单位各部门 ERP 中人事管理，由人事行 政部门指定人力资源管理员负责 ERP 中组织架构变更，部门人事入职，离职，岗位及职务等 设置，集团及经营单位之间人事调动由集团人力资源部指定人力资源管理员负责，经营单位 内部人事管理由经营单位指定人力资源管理员负责。2.集团及经营单位最终用户如发生变更，需上报集团网络信息部，由网络信息部对新最 终用户进行培训，经过考试合格方可上岗。3.集团网络信息部系统管理员负责 ERP 系统人员注册及注销。4.集团网络信息部系统管理员负责对最终用户培训和指导，新员工入职后，应立即对其 进行上岗培训。5.集团网络信息部系统管理员负责对 ERP 系统维护及优化，保证系统正常运行。6.集团网络信息部系统管理员负责收集 ERP 系统需求及数据，负责 ERP 系统文档目录、流 程等开发。7.集团网络信息部系统管理员负责最终用户权限注册及注销。8.系统最终用户负责使用 ERP 系统，并向网络信息部提交 ERP 系统日常使用出现问题。（三）用户注册与注销集团及经营单位如新进符合使用 ERP 系统的人员，由人事部门在一个工作日内将人员的 姓名、单位、岗位等基本资料录入 ERP 系统，并提交 ERP 权限申请流程，网络信息部在接到申 请一个工作日内完成 ERP 用户注册。总部及经营单位 ERP 最终用户离职，各人力资源管理员须 及时在 ERP 中进行人员离职，并在一个工作日之内挂网公告，集团网络信息部系统管理员看 到挂网公告一个工作日之内办理 ERP 注销手续。（四）系统维护及安全1.集团 ERP 系统服务器保证在工作时间必须始终保持在线，ERP 系统始终保持正常运行状 态，并对数据进行定期备份。网络信息部应保管好 ERP 系统管理员密码，不得泄漏给任何人。2.网络信息部负责定期对网络系统进行杀毒，建立防火墙，防止黑客侵入，确保系统安 全。3.网络信息部负责对 ERP 系统上文档每年整理一次，并刻录成光盘，存入集团档案室。六、奖励与惩罚427（一）对于私自盗取他人 ERP 密码者，对直接责任人挂网记过处分并予以经济罚款；处罚标准：类别高层、中 高层中层基层主管一般员工备注记过30001000500300200须挂网公示（二）对于继续使用系统初始密码或与登陆名相同的密码者，对直接责任人公告批评处分并予以经济罚款； 处罚标准：类别高层、 中高层中层基层主管一般员工备注公告批评100050020010050须挂网公示（三）ERP 用户权限泄露，被他人利用者，除赔偿集团经济损失外，对直接责任人记过 处分并予以经济罚款；处罚标准：类别高层、中 高层中层基层主管一般员工备注记过30001000500300200须挂网公示（四）在 ERP 系统上传带有病毒的文件、图片及在 ERP 系统中发布不健康的内者，对直接责任人记过处分并予以经济罚款； 处罚标准：类别高层、中 高层中层基层主管一般员工备注记过30001000500300200须挂网公示（五）人力资源管理员没有及时在 ERP 中办理人员离职，或没有及时将离职人员挂网公告，对直接责任人处以公告批评处分并予以经济罚款； 处罚标准：类别高层、中 高层中层基层主管一般员工备注公告批评100050020010050须挂网公示428（六）系统管理员没有及时对离职人员权限注销，对直接责任人公告批评处分并予以经济罚 款；处罚标准：类别高层、中 高层中层基层主管一般员工备注公告批评100050020010050须挂网公示（七）系统管理员没有及时处理或回复新入职员工开通 ERP 权限的申请，对直接责任人公告 批评处分并予以经济罚款； 处罚标准：类别高层、中 高层中层基层主管一般员工备注公告批评100050020010050须挂网公示（八）系统管理员没有及时备份 ERP 系统数据，造成数据丢失，对直接责任人记过处分并予以经济罚款； 处罚标准：类别高层、中 高层中层基层主管一般员工备注记过30001000500300200须挂网公示（九）系统管理员未经审批，私自删除 ERP 中文档及流程，对直接责任人记过处分并予以经济罚款； 处罚标准：类别高层、中 高层中层基层主管一般员工备注记过30001000500300200须挂网公示（十）最终用户私自删除审批流程中的附件文档，对直接责任人记过处分并予以经济罚款；造成重大损失追究其法律责任。 处罚标准：类别高层、中 高层中层基层主管一般员工备注记过30001000500300200须挂网公示七、附则429（一）本制度由网络部起草并负责解释；（二）本制度中罚则部分不排除其他制度约束；（三）本制度自颁布之日起生效。430QB/ZXX省XX集团有限公司企业标准QB/Z-××-2010计算机使用管理规定文件编号：ZD/ZD-WL-07生效日期：2015-07-01受控编号：密级：秘密版次：Ver4.0修改状态：C/1总页数6正文4附录0编制：审核：批准：XX省XX集团有限公司(内部资料,注意保密)431文件修改控制修改记录编号修改状态修改页码及条款修改人审核人批准人修改日期