物资采购管理程序.docx

青岛大炼油工程项目管理手册第十部分 物资采购管理程序 青岛大炼油工程项目管理手册文件编号：MA-PM0-PM-PM-0001第十部分物资采购管理程序项目经理部2005年1月版本日期说 明编制审核批准46目 录目 录1 目的32 适用范围33 工作内容34 采购管理及机构职责34.1 采购管理模式44.2 采购管理原则44.3 采购管理机构及职责74.4 采购策略及要求115 EC+P服务项目物资采购工作程序185.1 EC+P服务方的采购组织机构185.2 采购进度网络控制计划185.3 供应商名录的确定185.4 国内外物资分交185.5 物资需求计划185.6 物资采购195.7 物资的验收、保管及发放205.8 资金支付235.9 完工总结及资料归档246 E+P+C项目物资采购工作程序256.1 采购进度网络控制计划的编制256.2 供应商名录的确定256.3 国内外物资分交和长周期设备材料分交256.4 物资需求计划的编制和审批256.5 物资采购266.6 物资的验收、保管及发放266.7 资金支付296.8 完工总结及资料归档30附表1：引进主要设备材料分交清册31附表2：物资集中分交清册32附表3：设备需求月度计划33附表4：材料需求月度计划34附表5：设备需求追加计划35附表6：材料需求追加计划36附表7：物资采购超概请示表37附表8：物资需用计划材料代用单38附表9：工程项目设备合同台帐39附表10：工程项目材料合同台帐40附表11：长周期及进口物资合同执行情况周报41附表12：物资到货验收发放单42附表13：开箱检验记录43附表14：物资报验单44附表15：物资结算月报表45附表16：项目采购情况周（月）报表46青岛大炼油工程 物资采购管理程序1 目的根据青岛大炼油工程的特点及其全新的项目管理模式，为了能在计划的时间、地点获得满足工程质量及进度要求、且价格合理的设备材料，特制定本管理程序。按照ERP管理原则规范采购行为，针对EC+P服务和E+P+C工程管理的不同特点划分采购管理权限、设计采购工作程序，建立健全物资供应物料及供应商主数据的基础资料，实现采购管理从工程建设到生产经营的无缝衔接。2 适用范围本程序适用于青岛大炼油工程项目所有设备、材料的采购活动，包括EC+P服务和E+P+C各类子项目。3 工作内容采购管理的主要内容如下：Ø 对采购程序的管理；Ø 对供应商的管理；Ø 对合同的管理；Ø 对质量的管理；Ø 对进度的管理；Ø 对采购成本的控制；Ø 对资金预算的管理；Ø 对包装运输的管理；Ø 对采购和施工界面的管理。4 采购管理及机构职责青岛大炼油工程采用IPMT施工监理EC+P服务的管理模式，工程项目建设实行EC+P服务和E+P+C两种方式。青岛炼化与中国石化股份公司物资装备部联合对EC+P服务和E+P+C项目工程物资采购进行管理。4.1 采购管理模式中石化物资装备部组织成立青岛大炼油项目采购工作协调小组，对青岛大炼油工程项目的物资采购工作进行全面的指导、协调、监督和管理，定期组织召开采购工作协调会，对采购工作进行总体部署、安排，协调处理采购过程出现的问题。青岛炼化和各EC+P服务方成立工程项目物质采购管理部门，执行相应的采购实施和管理工作。4.1.1 EC+P服务项目青岛炼化采购管理部按照EC+P服务合同对供应商名录组织审批，签订采购合同，向供应商直接付款，对EC+P服务方执行采购的全过程进行管理和监督；EC+P服务方严格按照业主要求提供采购服务，作为买方代表参与合同全过程并对物资采购工作（付款除外）负全部责任。4.1.2 E+P+C项目由青岛炼化采购管理部负责采购工作。4.1.3 总部集中采购和进口物资（1）属于总部直接集中采购的物资，委托中石化物资装备部实施采购；（2）属于总部组织集中采购的物资，供应商的选择、产品价格等执行关于总部组织集中采购的有关规定；（3）需要进口的物资，委托中国石化国际事业公司（以下简称国际事业公司）进行采购。国际事业公司、青岛炼化、EC+P服务方三方签订委托代理协议。 4.2 采购管理原则依据中国石化股份公司物资装备部关于加强工程项目物资采购管理、发挥集中采购优势、严格控制采购物资的质量和价格等文件的精神和要求，青岛大炼油工程项目的物资采购要严格按照总部的有关规定和要求执行，以降低成本，保证装置在开车期间稳定运行。4.2.1 严格遴选的原则供应商名录原则上从中石化资源市场范围内产生，青岛炼化采购管理部严格执行供应商名单的准入和淘汰制度，控制供应商的范围和资质，选择技术先进、产品质量可靠的供应商，加强供应商的动态管理，以保证供货质量和使用性能。4.2.2 集中采购的原则为了加强对供应商售后产品的追踪管理，防止生产装置的设备材料出现“万国博物馆”的现象，以便于生产装置运行维护的集中管理，降低备品备件的储备规模和采购成本，同类同型物资的采购，要按照供应商的规模、实力、产能水平等，将工程项目按装置划分成若干采购单元，每个单元的同类同型物资原则上由一家供货商供货。4.2.3 分级管理的原则根据工程所需物资的性质、对装置运行的影响程度、批量大小等，进行分级管理，主要分为：关键重要性设备材料（含引进设备材料）、大宗通用性设备材料、一般性物资。（1）关键重要设备材料（含引进设备材料）Ø 影响到装置安全运行的物资作为关键重要性设备材料进行管理，按照总部有关规定程序进行分交、采购。Ø 石化专用设备（特别是高压加氢设备）、压缩机组、电站设备及特殊材质的金属材料等订货周期在12个月以上的设备材料采购工作难度大、制造周期长，要严格按照总部的规定进行分交，提前启动订货程序。Ø 按总部要求，物资装备部、国际事业公司分别负责长周期设备材料的国内、国外招标采购工作，商务谈判以物资装备部、国际事业公司为主，青岛炼化、EC+P服务方参加；技术谈判以各EC+P服务方为主，青岛炼化参加。Ø 关键重要设备材料签订采购合同时，根据需要附带签订一揽子备品备件储备协议，以保证生产运行期备品备件的储备和供应。（2）大宗通用性设备材料Ø 工程建设需求量大，批次多，采购金额大的设备和材料（主要包括通用设备、标准化设备，常用的管材、板材、型钢、管道配件、阀门、紧固件、建筑材料、砼混凝土、钢筋、电缆、电缆桥架、表箱、电工材料、保温保冷材料等）作为大宗通用设备材料管理，按照总部物资装备部有关规定实施采购。Ø 根据中石化物资装备部关于发挥集中采购优势、降低采购成本的精神和要求，为确保全厂各装置大宗通用设备材料质量和规格的统一，由青岛炼化统一确定技术标准，统一确定配置标准，发挥集中采购的优势，扩大框架协议采购物资的品种和范围，以缩短采购流程，加快采购进度。（3）一般性设备材料的采购Ø 工程项目需求批量小、价格随市场波动较大、规格型号杂，对装置运行影响小的物资品种作为一般性设备材料管理。Ø 由于价格随市场波动较大、规格型号杂、批量小，一般性设备材料的采购要严格控制供货商的资质和范围，保证采购物资的价格、性能和质量。4.2.4 与进度匹配的原则采购合同的履行应与工程建设的进度相匹配，EC+P服务方要根据工程总体统筹计划和长周期设备的到货时间，制订切实可行的项目采购进度控制计划，采购管理部对采购进度进行动态监控，控制影响采购进度的各项因素，通过提前启动订货程序、催交催运等各种手段和措施，合理安排工程需用物资的到货，确保工程进度的需要，为工程施工进度计划的实施创造良好的条件。采购物资原则上不得超前或滞后工程建设的需用期到货，以保证施工现场有序整齐和施工进度按计划进行。4.2.5 控制价格的原则充分发挥总部集中采购、集中供货的总体优势，努力优化采购方案降低采购成本，对物资采购全过程实现成本的有效控制。4.2.6 确保质量的原则认真执行项目质量计划，按照主合同和项目质量计划的有关要求和规定，坚持质量保证原则，对设备、材料供货商进行优选，严把监造、检验和验收等质量控制环节，确保供货质量。4.2.7 资料齐全、规范的原则为了及时掌握工程需用物资需求状况，了解物资采购情况，加强采购档案和信息资料档案管理，EC+P服务方应根据采购管理部要求对青岛炼化所需留存的采购资料归档管理，并按时提交齐全规范资料。同时，为便于实施网上采购和适应ERP管理需要，EC+P服务方按青岛炼化采购管理部要求提交的书面资料，须一并提供能够实现网络接入的可编辑电子版资料。4.3 采购管理机构及职责4.3.1 IPMT职责审批工程项目物资采购管理程序、供应商名单，以及重大采购问题的决策等。4.3.2 青岛炼化采购管理部职责（1） 全面负责工程项目国内外物资供应的组织、管理、监督工作，制定工程项目物资采购管理程序；（2） 负责组织EC+P服务项目物资采购的管理、监督工作，对EC+P服务方物资采购P服务的全过程进行管理和监督；（3） 负责E+P+C项目物资采购的实施和管理；（4） 负责审核EC+P服务方编制的工程项目物资采购网络计划以及相应建立的采购物资质量控制体系和采购管理程序；（5） 负责供应商资质、业绩的考察、评审和管理，组织确定供应商名录，报IMPT批准； （6） 参加总体设计、基础设计、详细设计审查会，协助中石化物装部组织物资集中分交会；（7） 负责物资需求计划接收、确认、下发，参加技术谈判和商务谈判；（8） 签订采购合同，办理货款支付手续；（9） 市场行情的分析及价格的管理；（10） 对工程项目物资采购的质量、进度和费用进行监督和控制；（11） 负责建立健全物资管理基础数据；（12） 负责组织工程项目物资供应工作会议，对工程物资供应过程出现的问题进行协调和决策；（13） 负责组织工程项目采购文件资料及随机物品的验收移交和归档管理；（14） 负责督促、协调办理引进物资海关备案、免税手续和报关、运输、保险、检疫、检验、保管与交付等工作，负责许可证办理；（15） 负责监督检查和管理到货物资的接收、存放、领用过程、物资检验、保管、防护、搬运的程序和措施；（16） 负责完工资料的审核，组织物资采购档案、资料移交验收；（17） 负责工程物资采购完工总结报告的审核。4.3.3 EC+P服务方职责（1） 负责完成EC+P服务合同范围内的采购服务工作，作为买方代表参与采购合同全过程并对物资采购工作（付款除外）负全部责任；（2） 按照工程总体统筹计划编制工程物资采购进度网络控制计划，建立物资采购质量控制体系和采购管理体系，报青岛炼化采购管理部审核后组织实施；（3） 编写引进主要设备材料分交清册和物资集中分交清册，经采购管理部审核后，并配合好物资分交工作；（4） 负责推荐工程物资采购供应商名单，报采购管理部； （5） 负责询价书、采购说明书等采购文件的编制和报审； （6） 负责发询价、接收报价管理，组织评审；（7） 负责组织物资采购的技术谈判和商务谈判；（8） 负责合同文本及条款的拟订，作为买方代表参与合同的签订；（9） 负责依据合同条款的规定执行采购合同，对采购质量、制造进度进行监督、检查和控制；（10） 负责监造、催交催运、质量的检查和验收；（11） 负责组织采购物资的到货验收和开箱检验、接收、保管、存储、发放工作及质量问题的处理，使用过程的协调等；（12） 负责物资采购过程文件资料（包括可编辑电子版）归档管理及移交，按规定要求定期向协调小组和青岛炼化采购管理部汇报采购工作的进展情况；（13） 负责资金支付计划的编制；（14） 负责工程项目物资采购完工总结报告的编制。4.3.4 青岛炼化采购管理部岗位及职责采购管理部设综合管理组、采买组。具体分工如下：采购管理部采买（含E+P+C）综合管理计 划 统 计合同、供应商管理项目采购代表 采 买 与 控 制物 流 管 理仓 储进 口 业 务项目部1EC+P服务承包商E+P+C承包商项目部2项目部3项目部4项目部5（1）综合管理组综合管理组全面负责采购程序的管理，监督检查采购程序的实施，对工程物资采购全过程进行追踪、管理。1) 计划统计人员职责：Ø 负责各类工作（采购）计划（监造、质量检验、资金支付等）、需求计划、报表、完工资料等的接收汇总整理，按照装置、专业进行分类后移交项目部协调代表、采买与控制各专业岗位；Ø 组织工程物资供应工作会议，对工程物资供应过程出现的问题进行协调和处理，物资供应工作总结；Ø 计划执行情况的统计分析和上报； Ø 项目的创建、编码和维护；Ø 物料主数据的创建和维护；2) 合同、供应商管理人员职责：Ø 组织确定合格的供应商，办理IPMT报批手续；Ø 合同文件的整理、归档工作；Ø 供应商名录的管理，供应商主数据的创建和维护；3) 进口业务人员职责：Ø 参加进口物资的相关工作；Ø 协助进口物资招标、机电审、减免税等申请手续办理，督促、协调办理引进物资海关备案、报关、运输、保险、检疫、检验、保管与交付等工作；Ø 负责许可证办理； （2）采买组岗位职责1) 项目采购代表职责：Ø 代表采购管理部参加各项目部会议，负责项目部物资供应过程全部事务的信息反馈和协调；Ø E+P+C项目，组织（到现场后）物资质量、技术问题的评定、处理方案的制定等；Ø 计划核销；2) 采买与控制人员职责：Ø 参加项目部采购物资总体设计、基础设计、详细设计审查会；Ø 参加工程项目物资分交；Ø 参加供应商的考察、考核、评审；Ø 参加工程项目物资供应工作会议； Ø 参加技术谈判、商务谈判、合同签约等工作；Ø 根据工程项目施工进展情况，做出各专业物资采购情况报表和物资供应总结； Ø 负责EC+P服务项目物资采购全过程的管理和监督；Ø 负责E+P+C项目物资采购过程的实施和管理； Ø 负责资金支付计划的编制和报批，以及资金支付申请手续的办理；Ø 项目资料、物资采购过程文件的收集整理、录入及移交；3) 物流管理人员职责：Ø 对EC+P服务项目物流进行监督管理；Ø 负责组织E+P+C项目物流管理工作；4) 仓储人员职责：Ø 对EC+P服务项目仓储进行监督管理；Ø 负责组织E+P+C项目仓储管理工作。4.4 采购策略及要求4.4.1 供应商名录管理EC+P服务方推荐工程项目物资采购供应商名单报采购管理部，采购管理部根据总部及青岛炼化公司有关供应商管理的规定，组织有关部门对供应商资质、业绩等进行考察、评审，确定的供应商名录必须报IPMT批准后方可执行。供应商名录原则上在中石化资源市场、青岛炼化资源市场范围内产生。4.4.2 分交按照中石化固定资产投资项目物资采购管理办法的规定，由中石化物资装备部牵头组织国内外分交和国内采购物资集中分交工作。（1）分交清册的编制审核EC+P服务方按照IPMT批准的供应商名录编制引进主要设备材料分交清册（见附1）、物资集中分交清册（见附2）和物资采购进度网络控制计划，报青岛炼化采购管理部审核确认后，报中国石化股份公司物资装备部。（2）分交会议中国石化股份公司物资装备部牵头组织国内外设备材料分交会和国内采购物资集中分交会议，青岛炼化采购管理部、EC+P服务方参加，确定拟选供应商、采购模式、订货资料的交付时间、订货时间、交货时间和监造等内容，由中国石化股份公司物资装备部下发会议纪要执行。4.4.3 提前采购在基础设计批复前需要提前采购的关键重要性设备材料，由设计单位提供设备材料图纸和技术规格书并盖设计单位公章报青岛炼化规划设计部，青岛炼化规划设计部负责编制提前采购申请报告报中石化发展计划部审批。4.4.4 物资需求计划的编制、审批及接收、下达（1）EC+P服务项目Ø 需求计划由EC+P服务方编制，报青岛炼化控制部审批；Ø 采购管理部对控制部审批的物资需求计划进行接收、登记、确认后，国内物资采购下达EC+P服务方采购部门实施采购，进口物资采购下达国际事业公司实施采购；（2）E+P+C项目Ø 需求计划由控制部组织设计等单位编制并进行审批；Ø 采购管理部对控制部审批的物资需求计划进行接收、登记、确认后，国内物资采购下达采购管理部采买组实施采购，进口物资采购下达国际事业公司实施采购。4.4.5 关键重要性设备材料采购（1）采购计划1) EC+P服务项目，由EC+P服务方依据分交会议纪要制定关键重要性设备材料的采购计划，报送青岛炼化采购管理部审核；E+P+C项目，由采购管理部依据分交会议纪要制定关键重要性设备材料的采购计划；2) 关键重要性设备材料采购计划每月更新一次；3) 关键重要性设备材料采购计划内容至少应包括：物资名称、规格型号、数量，拟选供应商，采购方式，需求计划（含请购文件、询价书）提交审核及发出时间，供应商响应文件收到时间，订货时间，交货时间等。 （2）发询价及接收报价1) EC+P服务项目Ø EC+P服务方采购部门编制询价书、询价方案等文件，报采购管理部备案；Ø EC+P服务方按照中国石化股份公司物资装备部组织的分交会议纪要和IPMT审批的供应商名录，向确定的供应商发询价书及接收报价；Ø EC+P服务方须将供应商对询价书的回应文件即报价文件（包括书面和电子版）提交青岛炼化采购管理部； 2) E+P+C项目Ø 采购管理部采买组组织设计部门编制询价书、询价方案等文件；Ø 采购管理部采买组按照中国石化股份公司物资装备部组织的分交会议纪要和IPMT审批的供应商名录，向确定的供应商发询价书及接收报价。（3）技术谈判 1) EC+P服务项目Ø 技术交流日程安排：需要进行技术交流、技术谈判的由青岛炼化采购管理部和EC+P服务方共同确定；Ø EC+P服务方组织技术谈判、技术澄清及签技术协议；Ø 采购管理部组织青岛炼化有关部门参加技术谈判、技术澄清并在技术协议上签字； 2) E+P+C项目Ø 采购管理部组织技术谈判、技术澄清；Ø 设计单位、青岛炼化有关部门参加技术谈判、技术澄清并签订技术协议。（4）商务谈判及签订合同1) 关键重要性设备材料中的长周期设备材料由中石化物装部与青岛炼化及EC+P服务方共同商定商务谈判计划，中石化物装部下发国内长周期设备材料商务谈判计划并组织商务谈判，青岛炼化及EC+P服务方全程参加。Ø 属于总部物资装备部直接集中采购的物资，由中石化物资装备部分别与供应商、青岛炼化签订供货合同。中石化物装部与青岛炼化的供货合同由EC+P服务方起草并对商务谈判过程记录（参加会议人员、报价、谈判意见及结果等），EC+P服务方作为买方代表在中石化物装部与青岛炼化的供货合同上签字，青岛炼化负责供货合同审查、确认，作为买方在合同上签字。Ø 属于总部物资装备部组织集中采购的物资，按照总部物资装备部组织集中采购的规定实施采购。青岛炼化与供应商的供货合同由EC+P服务方起草并对商务谈判过程记录（参加会议人员、报价、谈判意见及结果等），EC+P服务方作为买方代表在青岛炼化与供应商的供货合同上签字，青岛炼化负责供货合同审查、确认，作为买方在合同上签字。Ø 合同签订后，采购合同及有关资料由EC+P服务方负责整理齐全移交青岛炼化采购部。2) 其他关键重要性设备材料Ø 按照总部物资装备部相关会议要求和有关规定，青岛炼化及EC+P服务方共同商定谈判计划并组织实施；Ø 青岛炼化及EC+P服务方共同组织商务谈判，EC+P服务方负责订货合同的起草及商务谈判过程记录（参加会议人员、报价、谈判意见及结果），作为买方代表在合同上签字；青岛炼化负责合同审查、确认，作为买方在合同上签字；Ø 合同签订后，采购合同及有关资料由EC+P服务方负责整理齐全移交青岛炼化采购部。（5）合同执行1) EC+P服务方负责合同执行，要求供应商按照约定全面履行合同，对设备材料的制造进度、监造、催交催运、到货验收、保管、发放、资金计划提报等工作进行管理和控制；2) 采购管理部对合同执行全过程进行监督管理。4.4.6 大宗通用性设备材料采购（1）总部物资装备部直接集中采购的大宗通用物资，由总部物资装备部统一集中采购、集中供货；（2）其他大宗设备材料，由青岛炼化与供应商签订框架协议进行采购，EC+P服务方作为买方代表在框架协议上签字。1) 框架协议按青岛炼化合同管理规定办理审签，采购实施以采购订单方式执行，采购订单以框架协议为依据。2) EC+P服务方负责按市场管理部下达的需求计划编制采购订单，采购订单报青岛炼化采购管理部批准后，由EC+P服务方负责采购订单的执行；3) EC+P服务方对订单采购物资的制造进度、监造、催交催运、到货验收、保管、发放、提报资金计划等工作进行管理和控制； 4) 采购管理部对合同执行全过程进行监督管理。4.4.7 一般性设备材料采购（1）青岛炼化采购管理部作为买方、EC+P服务方作为买方代表与供应商签订采购合同：（2）EC+P服务方负责合同执行，要求供应商按照约定全面履行合同，对设备材料的制造进度、监造、催交催运、到货验收、保管、发放、资金计划提报等工作进行管理和控制；（3）采购管理部对合同执行全过程进行监督管理。4.4.8 引进设备材料采购（1）进口委托青岛炼化委托国际事业公司进行引进设备材料的采购工作，EC+P服务方提供采购服务，青岛炼化、国际事业公司、EC+P服务方共同签订进口委托代理协议。（2）进口采购方式1) 按照中华人民共和国招投标法和国家有关部门的规定，青岛大炼油工程项目的引进物资采购采取国际公开招标的方式进行。青岛炼化出具国际招标委托书，并督促、协调国际事业公司和EC+P服务方的引进物资采购工作。2) 不满足公开招标条件的采购物资，须由EC+P服务方提供详细技术说明并行文，详细说明不招标理由，报青岛炼化确认，青岛炼化上报中国石化股份公司发展计划部，同时抄送国际事业公司和中国石化股份公司物资装备部，由中国石化股份公司发展计划部行文上报国家发改委。在办理完上述批复手续后，国际事业公司方可采用询比价的方式进行采购。（3）招投标及发询价EC+P服务方负责编写中/英文技术标书或技术询价文件（包括电子版），国际事业公司负责编写中/英文商务标书或商务询价文件（包括电子版），编写单位负责根据专家意见2天内完成标书或询价文件的更改后，由国际事业公司按时上网招标或对外发询价。（4）技术谈判 1) 需要进行技术交流及签订技术协议的进口物资，由国际事业公司组织技术交流、技术谈判；2) EC+P服务方作为设计代表参加并主谈，EC+P服务方对引进物资的全部技术内容负责，提供技术及相关文件的支持；3) EC+P服务方和青岛炼化在技术协议上签字。（5）商务谈判及签订合同1) 在有关各方取得一致意见确定供货方，并得到有关领导的批准后，方可签约。2) 国际事业公司负责订货合同的起草及商务谈判过程记录（参加会议人员、报价、谈判意见及结果），青岛炼化、EC+P服务方负责合同审查、确认；3) 国际事业公司作为买方在商务合同上签约，青岛炼化作为最终用户在技术协议、商务合同上签约，EC+P服务方作为最终用户代表在技术协议、商务合同上签约；4) 国外长周期设备材料采购合同及有关资料由国际事业公司负责整理齐全移交青岛炼化采购部。（6）相关进口手续办理1) 青岛炼化公司规划设计部配合中石化发展计划部办理国家鼓励的内外资项目确认书，EC+P服务方协助；2) 青岛炼化采购管理部依据引进委托代理协议，组织、督促、协调办理引进物资海关备案、进口许可证、免税手续和报关、运输、保险、检疫、检验、保管与交付等工作；3) EC+P服务方依据引进委托代理协议提供采购服务，编制办理许可证及各种报关手续的相关技术文件，协助青岛炼化采购管理部办理进口许可证、检验交付、接收、保管、发放等工作；4) 国际事业公司办理引进物资在目的港口岸的海关备案、减免、报关、报验和运输、提报资金支付计划等使进口物资到达施工现场的一切事宜；5) 青岛炼化、国际事业公司、EC+P服务方和代理商共同到现场开箱验收；6) 青岛炼化、EC+P服务方与国际事业公司之间的权利义务及其他未尽事宜详见引进委托代理协议。4.4.9 国产可退税设备材料EC+P服务方应在国产设备分交的同时向发包人提交所有国产可退税设备材料和不可退税设备、材料的清册，区别分开。4.4.10 备品备件（1）EC+P服务方编制3年生产期间的备品备件清单；（2）EC+P服务方对所有的转动设备、重要设备、重要电气、仪表设备询价时要求报价方带三年备件，并分项报价，事故件由EC+P服务方在询价前提供方案，根据青岛炼化采购管理部意见发出询价；（3）买卖合同签订时设备价格、联动试车备件、事故件和三年备件价格分列。1) EC+P服务方协助青岛炼化采购管理部与供货方签订附加备品备件的服务协议。2) 中间交接及试车期间的备品备件按如下原则执行：Ø EC+P服务方负责中间交接之前的易损件、单机试车（按照中国石化集团公司工程建设管理的相关规定）的备品备件、专用工具的供应，并保管专用工具：Ø 中间交接时，专用工具按质（满足使用需要为准）按量移交，若损坏丢失EC+P服务方应再次按质按量提供：Ø 随机备品备件要按质并按使用后的剩余量（即除去在安装、调试、单机试车过程中使用了的部分）移交。4.4.11 货款的支付（1）EC+P服务方负责编制年度、月度采购资金使用计划表（附件），按要求提交青岛炼化采购管理部； （2）物资采购合同付款遵照QRC项目管理手册“第6部分物资采购付款程序”执行；（3）EC+P服务方按青岛炼化采购管理部要求填列合同付款进度明细表（附件）。5 EC+P服务项目物资采购工作程序5.1 EC+P服务方的采购组织机构5.1.1 各EC+P服务方成立专门的采购部门承担EC+P服务项目物资采购全过程的P服务工作；5.1.2 EC+P服务方采购部门设置及专业人员的配备报青岛炼化采购管理部备案。5.2 采购进度网络控制计划EC+P服务方根据工程总体统筹计划编制工程项目物资采购网络计划，报青岛炼化审批后，作为整个工程EC+P服务项目物资采购指导文件。5.3 供应商名录的确定EC+P服务方按照中国石化股份公司物资装备部规定和要求推荐合格供应商名单，青岛炼化采购管理部负责组织确定供应商名录，集中报IPMT批准后执行。5.4 国内外物资分交5.4.1 分交清册的编制和上报EC+P服务方采购部门按照IPMT批准的供应商名录编制引进主要设备材料分交清册和物资集中分交清册，经青岛炼化采购管理部审核确认后，报中国石化股份公司物资装备部。5.4.2 分交会议中石化物资装备部负责组织国内外物资及长周期设备材料分交会，青岛炼化、EC+P服务方参加，确定拟选供应商、采购模式、订货资料的交付时间、订货时间、交货时间和监造等内容，由中石化物资装备部下发会议纪要执行。5.5 物资需求计划5.5.1 EC+P服务方按照青岛炼化建设期物资需求计划管理办法的要求，根据设计文件编制工程项目设备、材料的月度或追加需求计划（附件3、4、5、6）。（1）设备需求计划主要内容包括：项目名称（分解到装置单元）、项目编号、计划编号、制表日期、设备位号、物资编码（ERP编码模式）、设备名称、规格型号材质、单位、数量、需用日期、概算等。（2）材料需求计划主要内容包括：项目名称（分解到装置单元）、项目编号、计划编号、制表日期、物资编码（ERP编码模式）、物资名称、规格型号材质、单位、数量、质量标准、需用日期、价格等。5.5.2 EC+P服务方将物资需求计划报控制部审批，控制部（装置项目部）组织对EC+P服务方采购部门提报的需求计划进行审批，并纳入工程项目资金预算。5.5.3 采购管理部对控制部审批的物资需求计划进行接收确认，并下达EC+P服务方采购部门组织实施采购。5.6 物资采购EC+P服务方采购部门在青岛炼化采购管理部的监督、管理下根据采购管理部下达的物资需求计划提供采购服务。5.6.1 EC+P服务方采购关键重要性设备材料的工作程序（包括计划编制、发询价及接收报价、技术谈判、商务谈判和合同签订等）执行本采购管理程序“4.4采购策略及要求” 中有关关键重要性设备材料采购的内容要求；5.6.2 EC+P服务方采购大宗通用性设备材料的工作程序（包括计划编制、发询价及接收报价、技术谈判、商务谈判和合同签订等）执行本采购管理程序“4.4采购策略及要求” 中有关大宗通用性设备材料采购的内容要求； 5.6.3 EC+P服务方采购一般性设备材料的工作程序（包括计划编制、发询价及接收报价、技术谈判、商务谈判和合同签订等）执行本采购管理程序“4.4采购策略及要求” 中有关一般性设备材料采购的内容要求；5.6.4 超过概算金额的物资采买，EC+P服务方采购部门填写物资采购超概请示表（附件7）报控制部，控制部审批后方能实施采购；5.6.5 材料代用，工程项目材料需用计划的物资，需要变更规格型号或材质，由EC+P服务方采购部门填写物资需求计划材料代用单（附件8）报控制部，控制部审批后实施；5.6.6 采购物资的监造、检验及催交催运EC+P服务方根据物资采购合同，对采购物资的制造进度、质量和催交催运负责：（1）制造厂提交质量计划、制造计划（含进度计划）、检验计划报EC+P服务方，EC+P服务方审核后编制监造管理大纲、监造计划一并提交采购管理部组织审批后，EC+P服务方按已批准的监造计划、质量计划开展制造的检验活动；（2）检验工作应从原材料进货开始，包括材料检验、制造加工、工序检验、组装、中间产品试验、强度试验、致密性试验、整机试验、表面处理检验、包装检验等直至运输包装检验；（3）EC+P服务方按计划定期提供进度报告和检验报告，对于控制部希望参加的检验，EC+P服务方在检验前及时通知控制部参加；（4）对于重要设备，EC+P服务方必须进行全程驻厂监造；（5）对EC+P服务方提供的重要检验点，控制部组织派员参加；（6）控制部根据计划参加阶段性检验，也可以根据计划安排随时进入制造厂检查质量和进度，并对制造厂及EC+P服务方的工作进行评估；（7）EC+P服务方根据采购订单条款进行催交催运。5.7 物资的验收、保管及发放EC+P服务方对设备、材料的验收、运输、保管、发放负全面责任，青岛炼化采购管理部予以监督，并进行不定期检查，对存在问题青岛炼化采购管理部将以整改通知单形式反馈，EC+P服务方进行整改后书面回复青岛炼化采购管理部。5.7.1 到货验收（1）物资到货后，由EC+P服务方负责接收并办理物资交接手续，到货物资要及时录入到货物资台帐，每天以电子版和书面两种形式报青岛炼化采购管理部专业人员。（2）EC+P服务方组织相关人员对到货物资进行验收，认真核对物资名称、规格、材质（型号）、数量、随机资料、随机备件等，确认无误后，放入规定的存放区；（3）需要检验、试验的物资，要存放在待验区，并进行标识，EC+P服务方负责办理检验、试验的委托手续，及时将检验 、试验的结果通知青岛炼化采购管理部专业采购员。5.7.2 设备、材料的现场检验直接进入施工现场的物资，EC+P服务方及时组织验收并做好标识。5.7.3 不合格品的处置当设备、材料出现不合格品时，EC+P服务方应将不合格品另行存放，并做好不合格品标识,并及时通知青岛炼化采购管理部专业采购员，按不合格品的控制程序的规定进行处理。（1）当设备、材料出现不合格品时，应按合同有关条款处理，严格执行不合格品的控制程序。当需要青岛炼化采购管理部确认的处置方案时，应填写不合格品的处置报审表，经EC+P服务方项目经理与采购管理部经理签字认可后报青岛大炼油工程项目经理部审批；（2）对采购材料不合格品一律采用退货、更换处理的方式，不允许返工、修复、降级使用； （3）经过评定的不合格产品不能验收入库，应另行存放，并做好不合格品标识；（4）直接进入施工现场的物资出现不合格品时，应及时清出现场，以免误用。5.7.4 仓储保管（1）库存物资应根据不同物资的材质（型号）、属性和要求，按规定存放；（2）设立待验区，悬挂或张贴明显标识；（3）摆放物资的货架要在相应的位置设置料签等标识，库区露天货场设立固定标牌等标识，存放的物资要做到标识醒目、名称统一、计量规范、规格不串、材质（型号）不混、数量准确；（4）物资的质量状态按待检、已检待判断、合格、不合格四种状态进行标识，发放时要确认物资质量状态；（5）EC+P服务方要按照物资存放要求，进行经常性的维护保养，监控存放环境，保证存放的物资完好无损。5.7.5 保管现场的要求（1）保管场所应设置防火、防盗、防水、防晒等措施；（2）物品摆放整齐、界区明显、标识清楚；（3）危险品、有毒有害品、易燃易爆品的分类分区隔离摆放，及安全防护、保卫措施齐备；（4）露天料场堆放设备及材料应作到上盖下垫，应有防雨、防风、和防水淹措施；（5）库区内道路布局合理，便于收发材料作业，并保证在发生火情时，消防通道畅通无阻；（6）贵重物品的加强保管措施；（7）库用起吊机具、车辆、消防器具应完好可用；（8）根据物品的特性，配制适量的防护用具，保证人员的安全；青岛炼化采购管理部不定期的对EC+P服务方的物资保管现场进行检查， 当发现存在问题时，青岛炼化采购管理部向EC+P服务方发出整改通知单，由EC+P服务方进行整改，并将整改结果报青岛炼化采购管理部，青岛炼化采购管理部跟踪整改过程。5.7.6 设备、材料的标识管理规定EC+P服务方应制定设备、材料的标识管理规定，其包含范围有：（1）设备、材料的出厂标识1) 容器设备出厂标识、名牌标识、预制件交货现场组装的压力容器标识、备品备件标识；2) 机械设备出厂标识、名牌标识、表面色及标志色、备品备件的标识；3) 电气、仪表、设备表面色和标志色