青岛市照片归档管理规范.doc

青岛市档案局文件青档字200514号关于印发青岛市照片归档与管理规范的通知各区（市）档案局、市直各单位：为了适应档案现代化管理的需要，简化照片档案整理方法，解决各种载体形式照片大量共存造成的管理难题，根据国家有关标准，结合我市实际，制定青岛市照片归档与管理规范（以下简称规范），现印发你们，望认真贯彻执行。在实施规范过程中应注意如下事项：一、自2005年起，我市各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织均按照本规范的要求收集、整理、保管照片档案。各区（市）档案馆可参照执行。二、本规范自印发之日起实施。关于实施照片档案管理规范的意见（青档字9115号）和青岛市机关数码照片档案管理规范（试行）（青档字200413号）两规范停止实施。三、照片档案管理所需的各种装具，我局将按照规范的要求统一监制，今后各单位在管理照片档案时应采用我局监制的标准装具。四、执行本规范过程中的意见和建议，请及时与我局联系。二OO五年三月四日青岛市照片归档与管理规范1 范围1.1 本规范规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的照片的归档、整理、保管的原则和方法。1.2 本规范适用于青岛市机关、企事业单位、团体和其他社会组织；各区市档案馆参照执行。2 定义本规范采用下列定义：2.1 照片档案：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录。照片档案一般包括底片、照片和说明三部分。2.2 照片：照片包括纸质照片与数码照片。3 归档3.1 归档范围 3.1.1 本单位历届领导人及全体职工的照片。3.1.2 上级领导、社会著名人物来本单位检查、视察、指导工作的照片。3.1.3 本单位召开的各种会议（包括工作会议、业务会议、表彰会议、代表会议）的照片。3.1.4 本单位各种工作成果的照片。3.1.5 本单位宣传报道工作的照片。3.1.6 本单位外事活动的照片。3.1.7 本单位发生的各种重大事件、事故的照片。3.1.8 本单位在职能活动中主办或承办的重大活动的照片。3.1.9 本单位获得的各种荣誉（如奖状、锦旗、奖杯等）、礼品、纪念品、宣传品的照片。3.1.10 本单位的产品、设备仪器照片。3.1.11 记录本单位建设发展史的照片。3.1.12 本单位组织或参加的其它重要活动的照片。3.2 归档时间对具有归档价值的照片，摄影者或承办部门按规范要求进行收集、整理，自形成之日起一个月内向本单位档案部门移交，并办理移交手续。3.3 归档要求3.3.1 对属于收集与归档范围的照片，应按照规定定期向本单位档案机构或档案工作人员归档，集中管理，任何单位或个人不得据为己有。3.3.2 对反映同一内容的若干张照片，应选择其主要照片归档。主要照片应主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁。3.3.3 照片的说明要充分体现时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等六要素，确切地反映照片的内容。3.3.3.1 时间：事件发生或事物变化、产生的时间和拍摄时间；3.3.3.2 地点：被摄物所在的具体地点；3.3.3.3 人物：照片影像上主要人物的姓名、职务、在照片中所处的位置；3.3.3.4 事由：照片影像所反映事件、事物的情由；3.3.3.5 背景：对揭示照片影像主题具有一定作用的背景；3.3.3.6 摄影者：照片的拍摄人。3.3.4 照片形成部门归档时应与档案部门办理交接手续，填写移交、接收登记表。登记表一式两份，交接双方各保存一份。3.3.5 使用胶片相机拍摄的照片，应按标准扫描后将数码照片、纸质照片、底片一并归档；使用数码相机拍摄的照片，反映重要内容的应冲洗纸质照片，与数码照片一并归档，反映一般内容的，可只归档数码照片。3.3.6 数码照片归档时应统一转换为JPEG格式。3.3.7 用数码相机直接拍摄的数码照片，其像素数应在300万以上，用扫描仪对纸质照片扫描形成的数码照片，其扫描光学分辨率应不低于600dpi。3.3.8 大幅照片扫描时应根据照片大小合理分割扫描，扫描时相邻部分应至少重合10mm。3.3.9 归档的纸质照片、数码照片、底片影像应一致。4 整理照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。4.1 数码照片的整理4.1.1 分类数码照片采用年度分类法，将数码照片按其形成年度分类。跨年度且不可分的照片，应按事件结束年度归档。4.1.2 排列数码照片应按时间结合事由或事由结合时间顺序排列。不同事由的照片按时间顺序排列，同一事由的数码照片应按时间或重要程度排列在一起。4.1.3 编号数码照片号是固定和反映每张数码照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码。照片号格式为：全宗号门类（类目）年度保管期限张号。全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。未给定全宗号的，该项可暂空。门类（类目）：指数码照片的代号。用SP表示。年度：数码照片所属年度。保管期限：照片保管期限是按照片价值划定的保存年限。分为长久和定期两种。保管期限的划分按照国家档案局关于机关档案保管期限的规定执行。长久照片的保管期限项用“1”表示，定期照片的保管期限项用“2”表示。张号：指在同一保管期限内按照片的排列从“1”开始的顺序编号。4.1.4 文件命名数码照片文件名应为：门类（类目）年度保管期限张号。张号用五位阿拉伯数字，位数不足的在前补“0”。如：“SP2005100001.Jpg”，其中第12位表示门类，第36位表示年度，第7位表示保管期限，第812位表示张号。4.1.5 存储4.1.5.1 应采用只读光盘作为数码照片的保存载体。一个归档年度的数码照片应存储至一张或多张光盘中，几个归档年度的数码照片一般不允许存储在一张光盘中。刻制光盘时应选择“一次性写入”方式。4.1.5.2 存储数码照片光盘背面应注明光盘的全宗号、门类（类目）、年度、盘号，格式为：全宗号门类（类目）年度保管期限盘号。全宗号：同4.1.3。门类（类目）：同4.1.3。年度：同4.1.3。保管期限：同4.1.3。盘号：指在同一全宗内光盘的顺序编号。全宗号、盘号用五位阿拉伯数字，位数不足的在前补“0”。书写时应使用光盘专用书写材料，不得直接在光盘上粘贴任何标记。4.1.5.3 每张光盘的根目录下应有说明文件、著录文件、数码照片子目录。数码照片光盘应具有如下信息组织结构：根目录说明文件数码照片子目录一张数码照片著录文件4.1.5.3.1 说明文件文件名：README.TXT文件内容：有关本存储载体的各种信息。应包括全宗号、门类（类目）、年度、保管期限、盘号、全宗名称、件数、套别、制作人、审核人、制作时间等。 文件格式：说明文件为字符文件。每行的左边为标题，右边为说明内容，中间用冒号分开。字符代码应符合GB/T1988、GB2312和GB13000.1的规定。4.1.5.3.2 著录文件文件名：DESCRIPT.XML文件内容：数码照片盘内目录的电子版本。该文件应使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统自动生成。文件格式：XML文件。4.1.5.3.3 数码照片子目录目录名：DATA目录内容：存放经过整理后的数码照片。4.1.5.4 刻录光盘应一式四套，套别分别为A、B、C，其中A表示封存，B表示利用，C表示异地保存。B套刻录两份，A套、B套进馆保存。暂不进馆单位可保存三套。4.1.6 编目4.1.6.1 光盘封面光盘封面分正面和背面（含盒脊）。正面内容应包括全宗号、门类（类目）、年度、保管期限、盘号、全宗名称、形成时间、件数、套别、制作人、审核人、制作时间等，背面内容应包括全宗号、门类（类目）、年度、盘号、光盘种类、文件类型、责任者、制作标准、制作软件、制作设备和复制时间等。光盘封面样式见附录A。光盘封面应打印或使用符合档案要求的书写材料填写。4.1.6.1.1 全宗号：同4.1.3。4.1.6.1.2 门类（类目）：同4.1.3。4.1.6.1.3 年度：同4.1.3。4.1.6.1.4 保管期限：同4.1.3。4.1.6.1.5 盘号：同4.1.5.24.1.6.1.6 全宗名称：立档单位的全称或通用简称。4.1.6.1.7 形成时间：光盘内数码照片的起始年月和终止年月。起始年月和终止年月用6位阿拉伯数字表示，第14位表示年，第56位表示月。4.1.6.1.8 套别：按照光盘套别分别填写A、B、C。4.1.6.1.9 件数：盘内照片数量。4.1.6.1.10 制作人：制作光盘的人员姓名。4.1.6.1.11 审核人：负责检查光盘质量的人员姓名。4.1.6.1.12 制作时间：制作光盘的时间。制作时间用8位阿拉伯数字表示，第14位表示年，第56位表示月，第78位表示日。4.1.6.1.13 光盘种类：填写光盘载体的类型。如CD-R、DVD-ROM等。4.1.6.1.14 文件类型：用英文字母代表的电子文件类型，文本文件用T，图像文件用I，图形文件用G，影像文件用V，声音文件用A，多媒体文件用M，计算机程序用P，数据文件用D。同一光盘含有多种文件类型文件应依次填写。4.1.6.1.15 责任者：光盘的制作单位名称。填写制作单位的全称或通用简称。4.1.6.1.16 制作标准：制作光盘采用的标准名称。如：VCD、DVD光盘应标注为VCD或DVD，CD光盘应标注为CD-DA，用CD-R光盘刻录的各种电子文件应标注为ISO9660/Joliet。4.1.6.1.17 制作软件：制作光盘文件采用的软件，包括操作系统和刻录软件。4.1.6.1.18 制作设备：制作光盘文件的设备，包括计算机类型、刻录设备等。4.1.6.1.19 复制时间：复制光盘的时间。4.1.6.2 文件目录数码照片文件目录应逐张照片编制，应使用经过档案行政管理部门认定的计算机档案管理系统进行目录的编制、管理。数码照片文件目录项目包括全宗号、门类（类目）、年度、保管期限、光盘号、张号、题名、拍摄时间、备注。4.1.6.2.1 全宗号：同4.1.3。4.1.6.2.2 门类（类目）：同4.1.3。4.1.6.2.3 年度：同4.1.3。4.1.6.2.4 保管期限：同4.1.3。4.1.6.2.5 盘号：同4.1.5.2。4.1.6.2.6 张号：同4.1.3。4.1.6.2.7 题名：题名应概括、准确反映照片的基本内容，时间、地点、人物（姓名、职务、在照片上所处的位置）、事由等要素要完整。4.1.6.2.8 拍摄时间：照片的拍摄时间。拍摄时间用8位阿拉伯数字表示，第14位表示年，第56位表示月，第78位表示日。4.1.6.2.9 备注：注释需要补充和说明的情况。如同时归档纸质照片和底片，应在备注栏注明互见号，格式为：全宗号门类（类目）年度保管期限张号。？4.2 纸质照片的整理4.2.1 纸质照片编号纸质照片号是固定和反映纸质照片在全宗内排列顺序的一组字符代码。其格式如下：全宗号门类（类目）年度保管期限代码张号。全宗号：同4.1.3。门类（类目）：指数码照片的代号。用ZP表示。年度：同4.1.3。保管期限：同4.1.3。张号：同4.1.3。4.2.2 纸质照片号的填写纸质照片号应使用专用光盘标记笔，横排编写在纸质照片的背面右下方。4.2.3 照片袋的标注纸质照片放入照片袋内保管，一张一袋。照片袋规格为：13cm×18cm（照片袋样式见附录B）。照片袋项目填写时应使用专用光盘标记笔或打印。4.2.3.1 纸质照片号：见4.2.1。4.2.3.2 拍摄时间：见4.1.6.2.8。4.2.3.3 题名：见4.1.6.2.7。4.2.3.4 参见号：与该张纸质照片相对应的数码照片编号。编号格式为：全宗号门类（类目）年度保管期限张号。4.2.3.5 摄影者：照片的拍摄人。4.2.4 纸质照片装盒纸质照片应按张号顺序装入照片盒，并填写备考表、照片盒脊项目。不同保管期限的照片不应装入同一个盒内。照片盒封面样式见附录C。照片盒脊的项目包括：全宗号、门类（类目）、年度、保管期限、起止张号或全宗号、类目号、年度号、保管期限号、起止张号。纸质照片盒盒脊样式见附录D。其中全宗号、年度（号）、保管期限（号）、起止张号用阿拉伯数字填写，门类（类目号）项填写“ZP”。盒内备考表项目包括：本盒情况说明、整理人、检查人、整理时间。盒内备考表应放在盒内最后位置。盒内备考表样式见附录E。其中本盒情况说明填写盒内照片缺损、补充、移出、销毁等情况。对照片装盒以后发生或发现的问题，应由有关的档案管理人员填写说明，并签名、标注时间。4.2.5 纸质照片盒的排列纸质照片盒应按照全宗号、年度、保管期限、张号的顺序排列，上架保存。 4.3 底片的整理4.3.1 底片放入底片袋内保管，一张一袋。底片袋应装入相应照片袋内。4.3.2 底片袋右下角编写底片编号，格式为：年度保管期限纸质照片张号。4.4 大幅纸质照片和底片的整理对于照片册放置不下的大幅纸质照片和底片，可将其垫衬柔软的中性偏碱性纸张后，放入专用的档案袋或档案盒中，按纸质照片号顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过 5 cm。以竖直放置为宜。5 保管5.1 包装物与装具5.1.1 数码照片光盘应放在坚硬的塑料包装盒（1公分厚）内竖立存放，避免挤压。不得弯折，不得堆叠存放。5.1.2 照片袋、底片袋应使用表面略微粗糙和无光泽的中性偏碱性纸制材料制作，其pH值应在7.29.5之间， 一纤维素含量应高于87 %。5.1.3 照片盒应采用中性偏碱性纸质材料制作，其pH值应在7.29.5之间，化学性能稳定，且不易产生碎屑或脱落的纤维。5.2 库房有关要求库房条件和防火、防水、防潮、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防震、防盗等要求，应符合JGJ 25的规定。环境温度应控制在1725，相对湿度应控制在35%45%。5.3 保管要求及措施5.3.1 照片盒、数码照片光盘应立放，不应堆积平放。5.3.2 数码照片光盘做防写处理。避免擦、划、触摸记录涂层。5.3.3 数码照片光盘只有在使用时才能将其从包装物中取出，使用后及时放回包装物中。如果光盘有污渍，可用水或中性清洁剂清洁，如用酒精清洗。不要使用玻璃清洁剂或溶剂。用擦拭照相机镜头的棉纸从中心向边缘轻轻擦拭，不能沿圆形轨边擦拭。5.3.4 对外提供查阅服务时，应尽量使用数码照片。确需利用纸质照片或底片，管理者和使用者应戴洁净的棉质薄手套，防止污染照片或底片。5.3.5 每隔两年应对底片、纸质照片进行一次抽样检查，不超过五年进行一次全面检查。每隔4年应对数码照片光盘转存一次，原盘同时保留时间不少于4年。若发现问题，应查明原因，及时采取补救措施。附录A光盘封面样式（正面）（背面）附录B纸质照片号拍摄时间题 名参见号摄影者180mm130mm附录C照片盒封面样式照 片 档 案185mm135mm（封面样式一） 310mm220mm（封面样式二）附录D照片盒盒脊全宗号门类年度保管期限起止张号全宗号类目号年度号保管期限号起止张号（盒脊样式一） （盒脊样式二）附录E盒内备考表备考表本盒情况说明：整理人：检查人：整理时间：185mm135mm