某某公司工程项目文件材料编制及档案整理实施细则.doc

附件 SXXNYNMF-XX-XX-XX-2015中国三峡新能源公司内蒙分公司工程项目文件材料编制及档案整理实施细则2015-04-21发布 2015-04-21实施中国三峡新能源公司内蒙分公司China Three Gorges New Energy Corp., Northeast Branch发 布目 录1 总则12 适用范围13 引用标准14 术语24.1 项目文件24.2 项目档案34.3 单位工程34.4 分部工程34.5 单元工程34.6 案卷34.7 立卷34.8 归档34.9 档号34.10 档案的完整44.11 档案的准确44.12 档案的系统45 保证体系与职责45.1 组织管理机构45.2 组织管理机构的主要职责55.2.1 参加竣工资料编制的各有关单位管理工作部门的共同职责55.2.2 业主单位的职责55.2.3 竣工资料管理小组的职责55.2.4 设计单位的职责65.2.5 监理单位的职责65.2.6 施工单位的职责65.2.7 质量监督单位（部门）75.2.8 调试单位（含施工单位承担的调试工作）75.2.9 生产运行（电厂）单位75.3 竣工资料收集编制责任人员的要求75.4 人员培训76 基本规定87 竣工资料的归档范围和保管期限98 项目竣工资料的编制108.1 竣工资料的质量要求108.1.1 数量要求108.1.2 版本要求108.1.3 笔迹要求108.1.4 尺寸要求118.1.5 装订预留位置要求118.1.6 粘贴材料要求118.2 竣工图的编制要求118.2.1竣工图的编制118.2.2竣工图章的使用138.2.3 竣工图的审核139 竣工资料的整理149.1 竣工资料整理的基本要求149.2 工程声像材料的整理149.3 工程电子文件的整理169.4 竣工资料组卷原则和方法189.5 案卷和案卷内文件的排列189.6 案卷的编目209.6.1 编写卷内文件材料页号209.6.2 卷内目录的编制209.6.3 卷内备考表的编制219.6.4 案卷的卷盒和脊背的编制229.6.5 案卷目录的编制249.6.6 案卷的装订2510 竣工资料的归档2510.1 归档时间2510.2 归档份数2510.3 归档要求2510.4 归档审查2610.4.1 施工单位自查2610.4.2 监理单位审查2610.4.3 业主单位审查2611 竣工档案的移交与验收2711.1 竣工档案的移交2711.2 竣工档案的验收2812 归档控制2813附则29II中国三峡新能源公司内蒙分公司工程项目文件材料编制及档案整理实施细则1 总则1.1 为做好中国三峡新能源公司内蒙分公司工程项目文件材料的编制、归档及档案整理工作，确保工程项目文件材料归档的完整、准确、系统、规范，依据国家有关法规、行业的有关规定以及中国三峡新能源公司相关管理办法，结合中国三峡新能源公司内蒙分公司工程实际，制订本办法。1.2 中国三峡新能源公司内蒙分公司工程项目文件材料是指在整个建设项目提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、招投标、勘测、设计、施工、监理、调试、生产准备、试运行、竣工验收等工作活动中，形成的文字、图纸、图表、计算、声像等形式或载体的全部文件材料，以下通称为竣工资料。2 适用范围本办法规定了中国三峡新能源公司内蒙分公司工程项目竣工资料的收集、整理、归档的要求和方法，适用于中国三峡新能源公司内蒙分公司工程项目在立项、勘测、设计、招投标、施工、监理、调试、试生产、物资供应、竣工验收等活动过程中所形成的竣工资料的编制、收集、整理、归档及竣工档案的验收、移交。3 引用标准3.1 中华人民共和国档案法及中华人民共和国档案法实施办法3.2 档案工作基本术语（DA/T 1-2000）3.3 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范（DA/T 28-2002）3.4 水利水电建设工程验收规程（SL 223-2008）3.5 电力工程达标投产管理办法（2006年版）3.6 国家档案局、国家发展和改革委员会重大建设项目档案验收办法（国档发20062号）3.7 原能源部电力工业企业档案分类规则水电厂企业档案分类表（能源办1991231号）3.8 科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T 11822-2008）3.9 国家基本建设委员会关于编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定（(1982)建发施字50号）3.10 电子文件归档与管理规范（GB/T 18894-2002）3.11 照片档案管理规范（GB/T 11821-2002）3.12 磁性载体档案管理与保护规范（DA/T 15-1995）3.13 火电企业档案分类表6-9大类（国家电力公司总文档200229号）3.14 归档文件整理规则（DA/T22-2000）3.15 风力发电场项目建设工程验收规程（DLT 5191-2004）3.16 建设工程文件归档整理规范GB/T 5032820013.17. 风力发电企业科技文件归档与整理规范NB/T 31021-20124 术语4.1 项目文件指建设项目在立项审批、核准（备案）、勘察、设计、招投标、施工、调试、监理、运行（生产）及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件，包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。4.1.1 项目前期文件指工程开工以前在项目立项、审批、核准（备案）、勘测、设计、招投标以及工程准备过程中形成的文件。4.1.2 项目竣工文件指项目竣工时形成的反映施工（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。4.1.2.1 项目施工文件指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。4.1.2.2 项目竣工图指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。4.1.2.3 项目监理文件指监理单位对项目工程质量、工期和建设资金使用等内容进行控制的文件。4.1.3 项目竣工验收文件指项目竣工后试生产（试运行）期间以及项目竣工验收时形成的文件。4.2 项目档案指经过鉴定、整理并归档的项目文件。4.3 单项工程及单位工程单项工程：是指在一个建设工程项目中，具有独立的设计文件，竣工后能独立发挥生产能力或效益的工程项目。单位工程：具有独立的设计文件、具备独立施工条件并能形成独立使用功能，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。4.4 分部工程指构成单位工程各个部分具有相对独立施工条件或作用划分的工程项目。分部工程一般是按单位工程的结构形式、工程部位、构件性质、使用材料、设备种类等的不同而划分的工程项目。4.5 单元工程（检验批）指按同期施工作业区、段、层、块划分，通过若干作业工序或工种完成的工程项目（最小综合体），是构成工程质量考核和合同支付审核的基本工程单位。4.6 案卷由互有联系的、价值大体相同的若干文件组合成的档案保管单位。4.7 立卷按照电力工业企业档案分类规则的规定，将中国三峡新能源公司内蒙分公司工程建设形成的文件材料按形成规律和有机联系组成案卷的过程。4.8 归档建设项目的承包单位在项目完成时向建设单位提交全部文件；建设单位各机构将工程各阶段形成的文件定期移交建设单位的档案管理机构。4.9 档号指以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。工程的档号由项目代号、分类号、案卷号、卷内文件顺序号组成。4.10 档案的完整指按中国三峡新能源公司内蒙分公司工程项目文件材料归档范围所确定的内容，将中国三峡新能源公司内蒙分公司工程项目建设全过程中应该归档的文件材料归档，各种文件原件齐全。4.11 档案的准确指档案的内容能真实记述和准确反映建设过程及竣工时的实际情况，图物相符，技术数据可靠，签字手续完备，文件符合档案管理要求。4.12 档案的系统指按其形成规律，保持各部分之间的有机联系，分类科学，组卷合理。5 保证体系与职责5.1 组织管理机构5.1.1 中国三峡新能源公司内蒙分公司竣工资料编制与档案整理工作，由各项目业主和监理统筹规划、组织协调、制定制度，成立竣工资料管理小组，并授权管理小组进行指导、监督和检查。管理小组成员主要由业主、监理、设计及施工单位相关部门主要负责人组成。业主和监理的主管部门对本项目的文件材料收集编制工作的宏观管理，将竣工资料收集编制工作纳入到项目管理之中，在下达项目计划、检查项目进度、验收已完工程项目时，要同时部署、检查、验收竣工资料及其编制管理工作。施工单位应把竣工资料的形成积累纳入工程进度计划、纳入工作程序、纳入有关部门和工程管理及技术人员的岗位职责。5.1.2业主、设计单位、监理单位、施工单位等应当明确分管竣工资料编制工作的负责人，建立与竣工资料编制工作相适应的档案管理部门（或明确责任人），并配备竣工资料收集编制专职档案管理人员（1人以上），制定内部管理制度，建立健全竣工资料临时档案管理工作。5.1.3 各参建单位竣工资料编制工作负责人和专职档案管理人员须在业主档案管理部门登记备案。工程施工过程中人员如有变更，须及时报业主档案管理部门批准并备案。5.2 组织管理机构的主要职责5.2.1 参加竣工资料编制的各有关单位管理工作部门的共同职责（1）贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策；（2）建立健全本单位竣工资料收集编制工作的规章制度；遵循竣工资料整理“谁经办谁负责”的原则，统一管理本单位在项目职责范围内的竣工资料编制工作，并维护其完整与安全，开发利用信息资源，为项目建设服务；（3）各参建单位对各自报送的原始材料的内在质量负责，竣工资料管理小组对编制质量和动态管理负责。在编制过程中，各参建单位有责任提供本单位在工程管理中的相关材料；（4）负责对本单位有关部门和文件材料形成者进行监督、检查和指导。5.2.2 业主单位的职责（1）明确竣工资料编制管理负责人，根据竣工资料管理小组的建议及时发布与竣工资料收集编制管理有关的通知指令；（2）协调设计单位、施工单位、监理单位和竣工资料管理小组之间的关系，为竣工资料的管理提供有利的工作条件和环境，并督促各职能部门及时履行竣工资料编制管理的相应职责；（3）负责工程建设全过程中竣工资料的编制、归档等工作的业务指导、监督、检查、验收和接收工程全部档案，以及对各参建单位提交的竣工资料进行检查、验收、整编、建立数据库和汇总后，向有关单位移交；（4）及时、准确、完整地收集从项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到竣工验收的全过程中形成的与业主有关的文件材料，完成材料的整理、保护和编制工作。5.2.3 竣工资料管理小组的职责（1）在业主的统一部署下，对竣工资料收集编制的各方进行培训、指导，对疑难问题进行解决，并逐步完善竣工资料收集编制体系；（2）认真收集、整理、保护、编制和分析材料，按时完成任务并履行其责任；（3）对竣工资料编制工作进行统一管理和指导，及时检查竣工资料的收集编制情况，包括材料的时效性、准确性、真实性、完整性、规范性、美观等。审查设计单位、施工单位、监理单位上报的材料，及时签认或反馈审查结果；（4）同监理单位一起指导和检查质检表格的填写和质量评定；（5）对设计单位、监理单位、施工单位提供的竣工资料进行审查、验收。工程完工时，竣工资料的编制也进入尾声。竣工验收前，敦促各参建单位对基本的竣工资料进行装订，接受检查并符合要求，竣工验收后将形成的竣工资料移交给档案管理部门；5.2.3.6 实施全过程的动态管理，为业主决策提供依据。5.2.4 设计单位的职责按时完成与设计工作有关的材料收集、整理、保护和编制工作，提交从项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到竣工验收全过程形成的与设计有关的文件材料，包括建设过程中下发及上报的各种文件（含设计修改通知单）、设计总结等。5.2.5 监理单位的职责5.2.5.1 明确竣工资料编制管理的负责人，根据竣工资料管理小组的建议及时发布与竣工资料编制管理有关的通知；5.2.5.2 按时完成与监理工作有关材料的收集、整理、保护和编制工作；5.2.5.3 负责监督施工单位在项目建设过程中完整、准确的收集、整理各种文件、材料，及时全面审查施工单位上报的竣工资料。监理必须慎重行使个人签字权，对已签认文件的准确性、真实性和完整性负责，及时闭合和完善监理和施工单位之间的交叉材料。5.2.6 施工单位的职责5.2.6.1 明确竣工资料编制管理的负责人，成立与竣工资料编制管理相适应的管理机构（如竣工办、档案管理部门等），确定相关竣工资料收集编制责任人员，且在整个管理过程中保持稳定，不允许私自更换（竣工资料管理小组要求更换的除外）；5.2.6.2 根据工程进展，及时完成与工程施工有关的材料收集、整理、保护、编制和报送；5.2.6.3 对上报的竣工资料的真实性、准确性和完整性负全责，即使得到监理、竣工资料管理小组和业主的签认，也不能免除施工单位在该方面的责任。5.2.7 调试单位（含施工单位承担的调试工作）负责编制、收集、积累、整理、提交所承担项目全部实施过程的文件材料（包括调试方案、措施、调试报告和调试过程中的设备缺陷处理记录、质量等级评价表、继电保护整定单、设计变更材料、调试工作总结等）。5.2.8 设备厂家职责（1）编制移交清册，在设备开箱验收前移交业主档案负责人员。（2）在设备到货时，必须同时提供装箱单、产品质量证明书、合格证、说明书、试验报告、检测报告、商检记录、特殊产品准销证等文件材料及至少三套设备图纸（合同中另有规定的除外）。 （3）风机厂家负责风机调试报告的编制与移交工作。5.2.9 质量监督单位（部门）负责编制、收集、积累、整理、提交工程质量监督工作中形成的各类质量监督文件。5.2.10 生产运行（电厂）单位负责收集、整理生产准备文件、企业技术标准（现场运行规程、操作及事故处理规程、管理制度与措施等）；提供机组整套启动及试生产期间的文件材料（试生产记录、设备缺陷及事故处理记录、分析、结论和试生产工作总结等），提供设备命名、主系统起动方案等工程材料。5.3 竣工资料收集编制责任人员的要求竣工资料收集编制专职责任人员应严格履行职责，忠于职守、遵守纪律、具有专业技术技能，并具备对材料进行收集、整理、保护和分析的能力。各参建单位要对各自在竣工资料的收集、整理、保护和分析等方面成绩显著的部门和个人给予奖励，对失职的部门和人员要依法严肃处理，擅自损毁、丢失有保存价值的竣工资料，要追究有关部门和当事人的责任。竣工资料管理小组对在竣工资料的收集和整编工作中成绩显著的单位和个人给予奖励，对失职的单位和人员要追究责任、给予处罚。5.4 人员培训监理单位和施工单位进场后，要明确各自竣工资料收集编制负责人，配备竣工资料收集编制责任人员，将名单报送业主备案，并将本办法和有关材料分发给所有负责人和责任人员。由竣工资料管理小组组织或委派专人根据需要对各单位档案管理责任人及责任人员进行培训。培训的主要内容应包括：（1）竣工资料收集编制的依据及其部分内容；（2）竣工资料收集编制的程序、要求和注意事项；（3）竣工资料收集编制的分工和职责。6 基本规定6.1 中国三峡新能源公司内蒙分公司工程项目各参建单位要增强档案管理意识，按照中国三峡新能源公司内蒙分公司风力、光伏发电项目科技文件归档范围与档案分类及保管期限划分表（见附件1），认真做好各自所承建工程项目有关文件材料的收集、整理、归档和竣工图的编制等工作。竣工资料的形成、收集、整理、归档和档案移交工作应与项目的立项准备、建设和验收同步进行。6.2 参与中国三峡新能源公司内蒙分公司工程项目建设的各单位，工程项目总包后实行分包的，总包单位除收集、整理自己工程竣工资料外，还应负责指导各分包单位按要求完成其分包范围内的竣工资料收集、整理及归档，并检查、汇总各分包单位编制的竣工资料，统一向项目业主提交。6.3 项目建设过程中应该归档的文件材料必须完整、准确、系统，符合档案管理要求。6.4 监理单位不仅要按要求完成监理资料的收集、整理、归档并移交外，还须负责对施工竣工归档文件的完整性，准确性，竣工资料的质量进行审查，并签署审查意见。6.5 中国三峡新能源公司内蒙分公司工程项目文件的汇编、归档工作在施工过程中原则上按单位工程划分进行文件、材料的分类整理，最终以中国三峡新能源公司内蒙分公司风力、光伏发电项目科技文件归档范围与档案分类及保管期限划分表（见附件1）为分类标准。6.6 各参建单位应紧随工程建设进展及时收集各种竣工资料，并在其所承建工程完工后三个月内，完成其合同范围内工程竣工资料的收集、整理、归档及移交工作。6.7业主单位在项目全部完工以及各环评、水保、安全等专项验收通过后三个月内完成其职责范围内档案资料的收集、整理、归档。6.8 中国三峡新能源公司内蒙分公司工程项目施工过程中，所采用的原始施工记录表格，均按规定格式印制。禁止用复印机复印的施工原始记录表格作为原件。一6.9 为保证项目文件材料的完整性、准确性、系统性、真实性，在竣工资料未移交并通过验收之前，不退还工程质量保证金。在各阶段的工程结算签证中，档案验收手续不齐全的项目不予结算支付。6.10 中国三峡新能源公司内蒙分公司工程项目竣工资料的整理、移交分为两个阶段完成：第一阶段：设计、施工、监理（监造）、业主单位（质量监督资料由业主单位负责收集整理归档），按单位工程划分完成各自责任范围内竣工资料的初步整理，装入档案盒，暂不装订。第二阶段：各参建单位在所承建工程项目完工后，按照中国三峡新能源公司内蒙分公司风力、光伏发电项目科技文件归档范围与档案分类及保管期限划分表（见附件1）的规定，对竣工资料进行系统整理，最终完成工程竣工资料的整理、装订、移交工作。7 竣工资料的归档范围和保管期限7.1 凡在中国三峡新能源公司内蒙分公司工程项目设计、施工、监理（监造）、监测及项目管理各阶段工作过程中形成的，反映与工程有关的重要职能活动、具有查考价值的各种形式和载体的文件材料（图纸、照片、录音、录像、磁盘、光盘等），均属于中国三峡新能源公司内蒙分公司工程项目竣工资料的归档范围。7.2 各类文件材料应按其形成的先后顺序或项目完成情况及时收集，凡是引进技术、设备文件必须先由业主档案管理部门登记、归档，进行译校、复制再分发使用。7.3根据中国三峡新能源公司归档文件整理规则（SXXNY-G3-ZH-10-2015），竣工档案的保管期限分为：永久、30年、10年三种。7.4 具体归档范围及保管期限详见中国三峡新能源公司内蒙分公司风力、光伏发电项目科技文件归档范围与档案分类及保管期限划分表（见附件1）。8 项目竣工资料的编制8.1 竣工资料的质量要求8.1.1 数量要求所有竣工资料均应提交一式三份。与合同中规定的份数有冲突时，以合同规定的份数为准，但不得少于一式三份。8.1.2 版本要求8.1.2.1 所有竣工资料必须至少有一份是原件。凡合同、协议、签证、启动验收交接书、竣工图纸（表）等文件均应为原件归档，不得用复印件归档。8.1.2.2 措施、方案、会议记录和报告等均应为油印件或激光打印机打印件，不能用复印件或喷墨等打印件，以保证字迹耐久性。8.1.2.3 如特殊要求,需保留原件且具备专业档案馆保存条件,可向归档部门报复印件,但要在复印件上注明原件保留单位并加盖公章。8.1.2.4 施工记录表格式应符合有关规定。8.1.2.5 重大质量事故处理、重要设备缺陷处理和重要会议，除文字材料外，要求尽量收集声像材料，永久存放归档。8.1.3 笔迹要求8.1.3.1 所有的签名都应该是本人签名或授权代签名，但代签名必须是代理人的本人姓名，不允许代替别人签名；必须按要求在表格中签名，不允许出现一人完成所有签字，如计算与复核不能是同一个人签名等，依此类推。8.1.3.2 所有材料中的各方人员必须手签全名，不能以盖章或复印代替手签名。8.1.3.3 施工原始记录材料不得随意更改，如测量资料、试验资料、检测资料等，如果需要更改，须征得监理和业主的同意，并在旁边签名。8.1.3.4 各种施工记录表格中的签名栏，必需签署全称，不得以姓、字（如：李工、老王）等简略写法代替。8.1.3.5 各类归档文件必须用纸规范、书写工整、字迹整洁、清楚，图样清晰、线条清楚，图表整洁、整齐，各级签字手续齐全，无漏缺。8.1.3.6 各类归档文件材料必须采用耐久性强的书写材料（如碳素墨水）进行书写、绘制；不得使用易褪色的书写材料（如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）进行书写、绘制。8.1.3.7 对于由易褪色书写材料（如复写纸、热敏纸等）形成的文件材料、字迹不清或破损的文件材料，应制作复制件，并与原件一起归档，复制件在前，原件在后。8.1.3.8 复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合耐久性强的要求。8.1.4 尺寸要求各种文件材料用纸规格统一为：A3（420mm×297mm）和A4（210mm×297mm）两种规格。若原始记录纸张尺寸小于A4纸的，应按A4纸规格尺寸裱贴补齐作为原件，且不得影响记录内容的查看。竣工图纸允许加长，但不准加宽。8.1.5 装订预留位置要求“竖页纸”左方为装订线，“横页纸”上方为装订线；注意不得倒装，装订预留尺寸一般以2.5cm2.8cm为宜。8.1.6 粘贴材料要求对于卷内文件材料的裱糊和案卷卷脊标签的粘贴，不得采用浆糊、胶水等易老化、虫蛀的材料，必须使用白乳胶。8.2 竣工图的编制要求8.2.1竣工图的编制8.2.1.1 竣工图的图纸参照原设计，若原设计图为蓝图，则编制竣工图的图纸采用蓝图且必须是新蓝图，若原设计图为成套的A3幅面，则竣工图亦为A3幅面。8.2.1.2 交中国三峡新能源公司内蒙分公司的竣工图均为一式三份，且均应为原件。8.2.1.3 竣工图应准确、清楚、完整、统一、清晰、规范、修改到位，能全面、准确反映工程项目的全部施工实际造型和特征，能反映工程结构施工真实状况，隐蔽工程的真实建筑结构状况、工程特征、设计变更、结构变更、材料变更等基本情况，真实反映工程竣工验收时的实际情况。8.2.1.4 凡按原图施工，未作设计修改的图纸，可在原设计图（须是新图）上加盖竣工图章，作为竣工图归档。8.2.1.5 施工图纸有一般性设计变更、材料代用，可在原设计图上用杆改或划改方法，标注修正，并注明修改依据（设计变更通知单、监理通知单、商洽记录、会议纪要等文件的编号），但修改范围不得超过图面的1/3。具体要求如下：（1）原施工图有修改的部分，采用“杠（划）改”的方法，同时必须进行标注，注明更改依据（如设计变更通知单、洽商记录等的文件编号）和更改日期。文字、数字更改一般是杠改，线条更改一般是划改。（2）局部小范围修改可采用圈改，圈出修改部位，在原图空白处重新绘制。（3）当无法在图纸上表达清楚时，应在图签栏上方或左边用文字说明。（4）图上各种引出说明应与图框平行，所有引出线不得交叉，不得遮盖其它线条。（5）原施工图中的文字部分（如：设计说明、施工技术要求、材料明细表等）在需要修改时，也可采用“杠（划）改”方法，但不允许采用“涂改”方法，当修改内容较多时，可采用注记说明的办法。（6）新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。（7）更改应符合各专业的要求。（8）更改必须使用黑色墨水或碳素墨水。8.2.1.6 凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变以及有其它重大改变，图面变更面积超过25或不宜在原施工图上修改、补充的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字。重绘图图面布局合理、主次与粗细线条匀称。8.2.1.7 同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明，不同建筑物、构筑物应分别编制竣工图。8.2.1.8 竣工图纸均按国家标准GB/T 10609.31989技术用图复制图的折叠方法，统一折叠为210mm×297mm（A4）图幅，手风琴式样，图面向内，外翻图标。8.2.1.9 竣工图编制完毕后，各编制单位应编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则及各专业编制情况等。8.2.2竣工图章的使用8.2.2.1 所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章，竣工图章的内容必须填写齐全、清楚，不得由他人代签或以个人印章代替签字。8.2.2.2 竣工图章的尺寸为80mm×60mm（长×宽），图章式样见附件3。8.2.2.3 竣工图章各栏填写说明：（1）编制单位名称栏应填写（盖）实际编制该竣工图的单位的全称，建议刻成52mm×7mm长方形无边框图章，字体为仿宋GB_2312，字号用12号或11号，字数太多写不下时也可使用10号字。（2）编制日期填写实际编制该竣工图的日期。日期不得简写，应写全称，如：2013年01月09日。（3）监理单位名称栏应填写（盖）该项目实际监理单位的全称，建议刻成52mm×7mm长方形无边框图章，字体为仿宋GB_2312，字号用12号或11号，字数太多写不下时也可使用10号字。（4）监理负责人栏由该项目的监理负责人签字。8.2.2.4 竣工图章必须采用不褪色，不浸油的红色印泥，盖在原图图签栏附近空白处，无空白处时盖图签栏背面。8.2.3 竣工图的审核8.2.3.1 竣工图编制完成后，监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况，发现不准确或短缺时要及时督促该单位进行修改和补齐。8.2.3.2 竣工图内容应如实反映施工图设计、设计变更、现场商洽、材料变更、施工及质检记录等情况。8.2.3.3 国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目，外方提供的竣工图由外方确认。9 竣工资料的整理9.1 竣工资料整理的基本要求9.1.1 业主形成或收到的有关工程项目建设的前期文件、设备技术文件、涉外文件、竣工试运行（生产）及验收文件等，根据文件的性质、内容，分别按年度或单位工程整理。9.1.2 勘测设计单位形成的基础材料和设计文件，应按专业整理。9.1.3 施工技术及质量验收等文件应按单位工程的分部、单元工程整理。9.1.4 设备、技术、工艺及商检、索赔文件应由承办单位整理，现场使用的译文及安装、调试形成的非标准竣工图、设计变更、使用维护中形成的文件、工程事故处理文件由施工单位整理。9.2 工程声像材料的整理9.2.1 工程声像材料是指工程建设过程中形成的对国家、集团公司和新能源公司及项目公司有保存价值并经整理、归档的照片、音频、视频文件。声像档案包括照片档案、音频档案、视频档案三种类型。其内容反映工程建设的演变过程，主要包括：（1）原址、原貌、原重要地物、纪念物的照片、录像。（2）地基及基础录像：建（构）筑物基础类型及施工技术工艺制作的照片、录像；建（构）筑物的位移、沉降、变形及处理的照片、录像。（3）主体工程施工：项目某些工程的设计模型照片；施工现场整体工程施工情况照片、录像；隐蔽工程的工艺制作及处理照片；钢筋制作工程的钢筋布局，型号及节点焊接等照片；预埋件安装照片；电缆敷设照片；质量事故（缺陷）及处理照片；反映重点工程的结构布局，混凝土灌注质量等照片；管道及设备工程、安装工程的管沟类型；设备缺陷。（4）工程施工组织及工程质量：工程开、竣工仪式形成的各种照片、录像；工程施工中主要的质量检查、验收的照片、录像。（5）工程建设过程中有关庆典和重要领导的现场指导照片、录像等。（6）工程建重要设节点的照片、录像。9.2.2 声像材料的建档应与建设过程同步，由形成单位分别整理、归档，并按照GB/T 11821-2002照片档案管理规范和DA/T15-95磁性载体档案管理与保护规范要求进行整编。9.2.3 工程声像材料的分类、编号，应视其内容特点与反映同一问题内容的纸质档案统一分类、编号。同时在不同载体形式的档案分类号前加上载体形式代码，以示区别。即：照片-ZP，录音带-LY，录像带-LX。9.2.4 对于已经形成的声像档案，应当分别采用下列方式整理（1）银盐感光材料照片档案，须整理形成分辨率在“200500dpi”区间内、格式为“.JPG”的数字照片文件，其底片按照年度、类型等有机联系分类管理、集中存放；（2）录像、磁带档案，按照标清视频文件进行数字化整理。（3）所有声像档案应按要求进行著录，并形成著录文件，一并归档。 9.2.5 照片档案收集、整理要求（1）照片拍摄，应当采用“.JPG”格式拍摄，必要时可采用无损压缩格式（如“.RAW”）和“.JPG”格式同步拍摄。一般使用不低于1000万像素的相机；（2）照片筛选，应当选择展现同一事件活动全貌和过程的主要数字照片及银盐感光材料照片同时归档，要求主题鲜明、影像清晰、色彩还原真实且未加修饰和裁剪；（3）照片著录，以每张照片为单位著录“正标题”、“副标题”、“事件描述”、“关键词”、“拍摄者”、“拍摄时间”等项目；（4）照片移交归档，各单位须保证记录同一事件照片的完整、准确、系统，且应当在事件结束后20个工作日内完成整理归档。9.2.6 音频、视频档案收集、整理要求（1）视频拍摄，应当采用高清摄录设备以不低于1920×1080/50I 像素记录，并通过非线编辑设备统一转换为“.AVI”格式高清视频文件；（2）对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV、MP3为通用格式；（3）视频著录，每个视频文件须著录“文件题名”、“事件描述”、“关键词”、“时长”、“拍摄者”、“拍摄时间”等项目；（4）音频著录，每个音频文件须著录“文件题名”、“事件描述”、“关键词”、“时长”、“录制者”、“录制时间”等项目；（5）音频、视频归档，各单位须保证音频、视频文件的完整、准确、系统，且应当在事件结束后20个工作日内完成归档。9.3 工程电子文件的整理9.3.1 工程电子文件是指在项目建设全过程中各阶段生成的、以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。9.3.2 电子文件形成单位应指定专门机构和人员，负责电子文件的收集、归档、保管和利用等工作，确保电子文件的真实性、有效性、完整性。9.3.3 对于各种不同类型的电子文件，其文件存储格式均应尽量采用通用格式。通用软件产生的电子文件，应标明其软件型号和相关参数。通用格式主要包括：（1）文本文件：要求为Microsoft Office 2003及以上版本生成的一般用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件，以及各种管理活动中形成的公文、报表等，包括txt、pdf、doc、xls格式；（2）图形文件：要求为AutoCAD 2004及以上版本系统生成的二维、三维dwg格式或pdf格式的图形文件；（3）图像文件：要求文件格式为jpg、gif、tiff、bmp由图纸扫描或其它方式产生的二维点阵图文件；（4）音频电子文件应采用WAV、MP3格式。（5）视频和多媒体电子文件采用AVI、MPEG-2、RM格式；（6）数据库电子文件应采用DBF格式.9.3.3 其它专用软件产生的电子文件，必须连同专用软件一并收集。9.3.4 存储要求归档的电子文件应一式三套，一套正本，两套副本，均应使用不可擦除型光盘进行存储。9.3.5 整理要求电子文件应按竣工档案的分类进行整理，经整理的电子档案在存入光盘时，应按类别建立相应的文件夹。在一个类别（即一个文件夹）下，图形文件应以图号作为文件名，按图号顺序排列，竣工图应在图框中录入各项签名。图像文件、文本文件按文件属类进行整理，同一属类文件按自然形成规律排列。9.3.6 填写要求：存储归档电子文件的光盘，应附有标签，标签内应填写编号、套别、名称、密级、保管期限和软件平台等。（1）编号：归档项目电子文件的光盘编号，由档号、电子文件类别代码、光盘序号组成。电子文件类别代码用字母表示。其中：T文本文件 I图像文件 G图形文件 V影像文件A声音文件 O超媒体链结文件 P程序文件 D数据文件如遇到一个光盘中存储一种以上类别的电子文件时，应将所包含的类别都分别填写上。（2）光盘序号：光盘排列的顺序号，由阿拉伯数字组成。（3）套别：归档电子文件套号，用大写英文字母A或B表示，A表示正本；B表示副本。（4）名称：归档项目名称，用中文表示，要求简洁、明确、概括。（5）保管期限：盘内存储的电子文件的最长保存时间。（6）软件平台：识别或运行光盘电子文件的软件环境。9.3.7 电子文件的登记：电子文件在收集与积累后，应进行电子文件登记，每份电子文件均应在电子文件登记表（首页）（见附件6-1）与电子文件登记表(续页)中登记(见附件6-2)。9.3.8 电子文件的鉴定：归档前应由文件形成单位按照规定的项目对电子文件的真实性、完整性和有效性进行检验，并由负责人签署审核意见，检验和审核结果填人归档电子文件移交、接收检验登记表(见附件6-3)。9.3.9 电子文件的物理归档：归档电子文件应以盘为单位填写归档电子文件登记表（首页）(见附件6-4)，以件为单位填写归档电子文件登记表（续页）(见附件6-5)。由项目负责人核查签字，对电子文档的完整性、准确性、系统性和载体有无病毒、在指定存在的环境平台上能否准确读出负责。9.3.10 电子文档单独归一卷，均为一式三份。排列顺序：电子文件登记表（首页）；电子文件登记表(续页)；归档电子文件移交、接收检验登记表；归档电子文件登记表（首页）；归档电子文件登记表（续页）。9.3.11 各单位将电子文档按要求整理后，与配套的纸质文件一起作为完整的竣工资料交验。9.4 竣工资料组卷原则和方法9.4.1 组卷要遵循工程文件的自然形成规律，保持文件的成套性和有机联系，使组成的案卷既能准确、系统地反映工程的全貌，又便于保管和利用，做到分类科学、组卷合理。9.4.2 竣工资料原则上按中国三峡新能源公司内蒙分公司风力、光伏发电项目科技文件归档范围与档案分类及保管期限划分表（见附件1）的四级类目并结合保管期限进行分类、组卷，没有四级类目的类别，按最低级类目组卷。文件材料数量太少、无法