债务集中管理系统操作指引(项目部).docx

0 目录 一、系统介绍.1 二、系统运行环境.1 三、系统基本操作说明.3 四、业务流程指引.8 （一）公司参数设置.8 （二）物资采购.8 1、主要物资总量计划.9 2、主要物资总量补充计划.10 3、主要物资月计划.11 4、主要物资月补充计划.13 5、初始合同评审.14 6、合同变更（补充合同）.17 7、材料进场登记.19 8、材料结算.23 （三）分包合同.26 1、合同评审.27 2、劳务分包收方.34 3、分包合同结算.35 4、租赁合同结算.39 （四）合同结算封闭评审42 （五）合同支付比例变更.43 （六）债务集中支付申请45 （七）凭证制作47 （八）统计报表48 1、报表查询49 2、报表操作51 3、报表导出78 1 中铁四局中铁四局八分公司八分公司债务债务集中管理集中管理系统系统操作指引操作指引 一、系统介绍一、系统介绍 中铁四局债务集中管理系统（以下简称“系统” ）建设目的是规范工程项目债务形成管理、 债务集中管理和资金集中支付审批流程， 特别是在债务形成管理的过程中以工程项目的现金流为主线， 加强成本控制， 包括： 合同管理、 劳务结算管理、 物资管理、 机械租赁管理。对外部客户（如：劳务协作队伍、材料供应商、设备租赁商等）的债务资金支付实现按合同约定支付比例或公司规定支付比例在公司层面进行资金支付的控制， 减少或杜绝工程项目超合同付款、超计价付款、超比例付款、付款比例不均衡的问题，有效节约资金成本，提高资金的利用效率。同时，在执行控制和审批过程中，与现有的账务系统和 OA 办公系统实现无缝对接，不增加任何重复工作量。 系统具有如下特点： （一） 、规范债务形成过程管理和审批流程。 债务形成必须要以系统内录入的各种合同、生产的结算单和材料收发料单等为依据，且经过项目各归口主管部门审批和党政领导会签， 尤其经过公司相关部门的审核同意， 直到走完信息录入和审批流程后，才形成债务，最后生成财务账面账务数据。 （二） 、规范债务支付审批流程。 债务支付要有相应依据 （合同、 结算单） ， 且必须经过债务支付审批流程中的相关部门、人员在网上审核同意。债务支付审批流程固化在系统中，不能随意变更。 （三） 、控制资金支付比例。 在资金支付数额达到应付账款的规定支付比例时，系统能进行警告和控制。 （四） 、资金支付集中管理。 在公司统一客户管理的基础上，对客户在公司的所有项目/合同的资金支付将在公司层面整体管控，按所有应付资金总额和所有已付资金总额来计算整体支付比例。 （五） 、资金支付和总账核算系统无缝对接。 在资金支付完成时自动在总账系统中生成记账凭证， 实现债务管理系统和总账系统的无缝对接。 （六） 、债务数据的分析和预警。 可以从公司层面分析查看资金支付情况， 例如可以查看某一客户在全公司范围内的整体资金支付情况，也可以查看某一项目部的具体资金支付情况等等。 系统会针对那些接近警戒线的资金支付项目进行自动预警， 公司可以尽早重点监控这些项目。 二二、系统运行环境系统运行环境 （一） 、项目机构、用户设置 在公司下达机构令一周之内，项目部财务负责人将本项目的项目经理、项目书记、项目总工、项目总经以及工程部长、工经部长、机物部长、安质部长、综办主任、财务部长人员名单以及 OA（即时通）系统账号报公司系统管理员（公司项目管理科电话 47501） ，公司系统管理员将在收到名单的 2 个工作日之内设置好该项目的用户账号及岗位权限，完成人员OA 系统及账务系统匹配工作，并将项目的用户账号反馈给项目部。 （二） 、为使用户可以正常使用本系统，获得更好的使用体验，要求用户使用 WIN7 和2 IE 9 版本的浏览器、google 浏览器。屏幕分辨率在 1024 *768 及以上。 （三） 、系统网址：http:/218.22.20.84/home/index 通过浏览器即可登录 CTCEDMS 系统。登录界面如下，只要输入正确的用户名和密码及验证码，单击登录按钮即可登录。系统登录界面如下图所示： （四） 、系统中的供货、劳务以及机械出租方等单位（对方单位名称）需财务从帐套系统中设置。 （五） 、系统概览 成功登录以后,浏览器会自动跳转至系统主界面，如下图所示（不同职责人员显示界面会有所不同） ： 系统分三个主要的区域：系统区，导航菜单区及工作区。 1. 系统区：显示当前登录用户，系统帮助，注销，退出系统及密码修改； 2. 功能菜单区：显示当前用户可使用的所有菜单，系统会根据当前登录用户的职责显示所有可使用的菜单项。导航菜单可通过折叠符号进行折叠； 3. 工作区： 用户办公的区域,包括当前登录用户可发起的流程名称， 及可办理的任务列3 表。 注意： 不同的职责用户登录系统看到的常用业务是不相同的。 （六） 、系统主要业务流程时间控制要求 1、主要物资总计划，要求项目在进场一个月内编制完毕，报公司工管中心审批，公司工管中心在一周内批复完毕。 2、主要物资月计划项目工程部每月 28 日前编制完毕，项目总工在每月底前审批完毕。 3、各类合同评审项目上报后，公司在 3 个工作日内评审完毕。 4、各类结算业务项目上报后，公司在一周内评审完毕。 5、合同封闭评审项目上报后，公司在 3 个工作日内评审完毕。 6、债务集中支付申请，原则上要求各项目每月分别在 10 日前和 25 日前各上报一次，公司在收到项目上报后一周内内审批完毕。 其中， 劳务和机械及周转材料租赁等付款每月只能申请一次，材料款和其他债务可集中申请两次。 三、三、系统基本操作说明系统基本操作说明 （一）发起流程 在【首页我的业务】单击流程名称，即弹出发起流程界面，如下图所示： 1. 流程名称：默认为当前登录用户的【部门名称】+【流程名称】，用户可以在“请填写相关信息”的编辑框内对流程名称进行补充编辑 2. 优先级：设置流程的紧急程度，有【一般】、【紧急】、【重要】三个选择 3. 办理期限：设置流程过期的时间，默认为当前日期+5天，用户可自行选择期限，以天为单位 4. 备注：用户自行填写关于此流程的备注信息 5. 发布：发起这个流程。 6. 取消：取消发起流程 流程发布成功后，弹出流程发布成功对话框，点击确定按钮，弹出当前流程需要填写的表单，如下图所示：4 表单的相关操作，请参见“业务流程指引” 。 （二） 、查看已发起的流程 流程发布成功后，要经过若干个环节，此间流程处于哪个环节，可通过【导航菜单流程管理已发起流程】进行查看，如下图所示： （三）挂起已发起的流程 流程发布成功后， 执行 【挂起】 操作， 可让这个流程不再向前执行， 直到 【恢复】 为止。选中一条流程，点击左上的红色【挂起】按钮，即可挂起当前流程。 挂起成功后，系统弹出提示框，如下图所示： 5 （四）恢复流程 如要【恢复】已【挂起】的流程，那就选中要恢复的流程，点击【恢复】按钮，如下图所示： 恢复成功后，系统给出成功提示，如下图所示： （五） 、撤销流程 流程发布成功后，如果发起人要反悔，可以通过【撤销】流程操作来撤销该流程。选中要撤销的流程，点击【撤销】按钮，即可撤销该流程，如下所示： 6 撤销成功后，系统弹出撤销成功提示框，如下图所示： （六）查看流程进度 流程进度图给人以直观的感受，选中一个流程后，系统会默认切换到流程进度图标签。如下图所示： 由于屏幕空间的限制， 用户不能查看完全的流程图， 可以通过双击流程进度图的任意位置，弹出满屏的流程进度图。如下所示： 7 （七）查看流程任务详情列表 选中要查看的流程，把下面的标签切换到【流程任务详情列表】 ，即可查看表格式的流程任务信息。如下图所示： （八）查询流程 若已发起流程太多，可以在【流程名称】和【发起时间截止】输入查询条件，点击【查询】进行过滤，得到想要的流程。如：查询 2013 年 6 月 25 日（不包括 25 日）之前发起的，且流程名称包含“合同评审”的流程。如下图所示： （九）查看已完成的流程 选中【已完成】 ，然后点击查询，即可查询出已完成的流程，如下图所示： 8 （十）通用表单操作 系统中的表单具备以下功能：新增表格数据、编辑表格数据、删除表格数据，以上三种操作在表单明细中点击鼠标右键选择操作；填写审批意见、查看审批记录、暂存表单、提交表单、驳回表单、打印表单，以上功能可以通过点击表单界面相应按钮来操作。 四四、业务流程指引、业务流程指引 前期系统只有物资计划，以后系统将逐步补充完善工程量计划、机械设备配置计划。 （一）公司参数设置 经公司分管领导批准后，系统管理员设置全公司统一的支付比例控制方式（按合同状态调整比例或自定义） 、结算周期方式（以会计期间为周期或以“次”为周期结算）和支付申请表单位（元或万元） 、公司控制支付比例等参数。 （二）物资采购子系统 物资业务流程示意图： 主要物资总量计划 主要物资补充计划 主要物资月计划 主要物资月补充计划 初始合同评审 补充合同评审 物资进场登记 物资结算 合同封闭 9 下面就各业务流程节点分别介绍如下： 1、主要物资总量计划 项目进场后， 工程部应及时编制实施性施组， 并根据实施性施组编制项目物资总计划，由项目工程部长在系统中发起“主要物资总量计划”流程，提报公司工管中心审批。 主要物资总计划用于控制项目中所有的主要物资，物资采购合同和物资进场数量验收，都会受主要物资总计划控制。 且一个项目只能有一个主要物资总计划， 计划不够时可以进行补充和新增。 项目工程部成功发起【主要物资总计划】流程后，加载出“主要物资总量计划表”，如下图所示： 表单填写说明： A、主表： (1). 填报单位：默认取发起流程人员的单位名称； (2). 填报日期：默认取当前日期； (3). 总计划编号：自动生成； B、明细表： 计划明细：鼠标右击计划明细表的空白处，新增一条细目，如下图： (1). 工程项目名称、材料编号、材料名称、规格型号、单位、备注：流程发起人手动填写； (2). 申请数量：流程发起人手动填写； (3). 审定数量：流程发起人不可填写，但默认会先取“申请数量”；公司审定时，可以对“审定数量”进行修改。 注意：每个项目只能有一个主要物资总计划，所以，如果项目部已经有主要物资总计划了，再发起第二个物资总计划，就会在加载“主要物资总量计划表”时，弹出以下的信息提示框： 10 流程 2、主要物资总量补充计划表 如果一个项目部中，【主要物资总计划】申请的物资不够，可以发起【主要物资总计划变更（补充）】流程，对已有物资进行补充、对没有的物资进行新增。 成功发起 【主要物资总计划变更 （补充） 】 流程后， 加载出“主要物资总量补充计划表”，如下图所示： 填写此表单时，首先要选取总计划编号，其他填报要求同主要物资总量计划。对于计划明细里面材料基本情况的填写，分为补充和新增两种情况： （1）. 补充物资总计划已有的主要物资：点击“材料名称”下拉框，会加载出主要物资总计划中已有的物资: 项目工程部发起 发起 项目工经负责人审批 项目审核 公司工管中心经办人审核 公司工管中心负责人审核 公司工管中心审批 11 选择后其中一个后，自动加载“工程项目名称、材料名称、规格型号、单位”等信息，手动填写审批数量，点击【确定】 ，如下图： （2） . 对主要物资总计划里面没有的物资进行新增： 直接手动输入“材料名称”等所有相关信息。 （3）. 申请数量：流程发起人手动填写； （4）. 审定数量：流程发起人不可填写，但默认会先取“申请数量”；公司审定时，可以对“审定数量”进行修改； （5）. 备注：流程发起人手动填写。 流程 3、主要物资月计划表 主要物资月计划用于控制每个月的物资数量，物资进场中物资的数量，会受物资月计划控制。编制月计划时，工程部需充分考虑实施性施组、物资供应周期、库存情况等因素。 成功发起【主要物资月计划】流程后，加载出“主要物资月计划表”，如下图所示： 项目工程部发起 发起 项目工经部负责人审核 项目审核 公司工管中心经办人审核 公司工管中心负责人审批 公司审批 12 表单填写说明： A、主表： (1). 月计划单号：自动生成； (2). 填报日期：默认取当前日期； (3). 计划年度、计划月份：流程发起人手动填写； (4). 填报单位：默认取发起流程人员的单位名称； B、明细表： 计划明细： (1). 材料编号、材料名称、规格型号、单位：右击新增一条明细项，点击“材料名称”列的下拉框，下拉框列表里面列出主要物资总计划里面已有的物资，如下图所示： 选择其中一个材料名称，自动加载“材料编号、材料名称、规格型号、单位”等信息，如下图所示： (2). 计划总量：获取物资总计划里面的数量（注意：本手册中后续提到的“物资总计划数量”都是包括补充和新增的）； (3). 开累采购数量：获取自开工以来累计进场的数量； (4). 本期计划数量： 流程发起人手动填写， 不能超过 【“可使用计划数”-“期末储备数”】 ； (5). 期末储备数量： 流程发起人手动填写， 不能超过 【“可使用计划数”-“本期计划数”】 ； (6). 现有库存数量：流程发起人手动填写； 13 (7). （采购）量； 1). 申请数量：流程发起人手动填写，不能超过【“本期计划数”+“期末储备数”-“现有库存数”】； 2). 审定数量：默认会先取“（采购）量申请数量”，可手动修改。 (8).备注：手动填写。 流程 4、主要物资月补充计划表 如果【主要物资月计划】申请的物资不够，可以发起【主要物资月计划变更（补充）】流程， 对相应月份的已有物资进行补充、 对物资月计划里面没有而物资总计划里面有的物资进行新增。 成功发起 【主要物资月计划变更 （补充） 】 流程后， 加载出“主要物资月计划补充计划表”，如下图所示： 填报方式同主要物资月计划表。 流程 项目工程部经办人发起 发起 项目工程部负责人审核 项目总工审批 审批 14 5、初始合同评审表 初始合同评审表主要是用来录入各种类型的合同， 以便后续对合同中的内容进行验收及结算。 目前共有两类物资合同： 主要物资采购合同和二三项料采购合同。 两者的表单样式目前一样，填写方式只是在“合同细目”处略微有些不同。下面将分别介绍它们的填写方式。 主要物资采购初始合同评审：主要物资采购初始合同评审： 项目物资部长成功发起【初始合同评审】流程后，在合同类型处选择合同类型，系统自动加载出“合同评审表”，如下图所示： 表单填写说明： A、主表： (1). 暂定合同总金额：流程发起人手动填写，需保证其不小于明细汇总合价； B、明细表： 合同细目： (1). 材料名称、规格型号、数量单位：右击新增一条明细，选择“材料名称”下拉框，下拉框列表里面列出物资总计划里面已有的物资，如下图所示： 项目工程部经办人发起 发起 项目工程部负责人审核 项目总工审批 审批 15 选择其中的一个材料名称，自动加载相关信息： (2). 浮动价格：勾选复选框，表示材料是浮动价,合同中不用填写相关单价；未勾选复选框，则表示材料不是浮动价格，合同中需要填写单价； (3). 项目部上报： 1). 数量：流程发起人手动填写，不能超过“物资总计划数量”； 2). 单价：如果材料是浮动价，则不能填写；如果材料不是浮动价，则流程发起人手动填写； 3) .合价：计算值，计算公式为：【“项目部上报单价”*“项目部上报数量”】； (4). 公司审定： 1). 公司指导价：流程发起人手动填写，公司审定时，可以对其进行修改； 2) .数量：流程发起人不可填写，但默认会先取“项目部上报数量”；公司审定时，可以对其进行修改，不能超过“物资总计划数量”； 3). 单价：如果该材料是浮动价，则任何人都不能填写；如果该材料不是浮动价，流程发起人不能填写，且默认会先取“项目部上报单价”，公司审定时，可以对其进行修改； 4). 合价：计算值，计算公式为：【“公司审定单价”*“公司审定数量”】； (5). 备注：流程发起人手动填写 二三项料采购合同： 项目物资部长在填写“合同评审表”时， 点击“合同类型”下拉框， 选择“二三项料采购合同”，加载出“二三项料采购合同评审表”，如下图所示： 16 表单填写说明： A、主表：填写方式同“主要物资采购合同评审表”。 B、明细表： 合同细目： （1）. 材料名称、规格型号、数量单位：右击新增一条明细，流程发起人手动填写： A、主表：填写方式同“主要物资采购合同评审表”。 B、明细表： 合同细目： (1). 材料名称、规格型号、数量单位：右击新增一条明细，流程发起人手动填写： (2). 浮动价格：勾选复选框，表示材料是浮动价,合同中不用填写相关单价；未勾选复选框，则表示材料不是浮动价格，合同中需要填写单价； (3). 项目部上报： 1) 数量：流程发起人手动填写，没有控制； 2) 单价：如果材料是浮动价，则不能填写；如果材料是不是浮动价，则流程发起人手动填写 3) 合价：计算值，计算公式为：【“项目部上报单价”*“项目部上报数量”】； (4). 公司审定： 1) 公司指导价：流程发起人手动填写，公司审定时，可以对其进行修改； 2) 数量：流程发起人不可填写，但默认会先取“项目部上报数量”；公司审定时，可以对其进行修改； 17 3) 单价：如果该材料是浮动价，则任何人都不能填写；如果该材料不是浮动价，流程发起人不能填写，且默认会先取“项目部上报单价”，公司审定时，可以对其进行修改； 4) 合价：计算值，计算公式为：【“公司审定单价”*“公司审定数量”】； (5). 备注：流程发起人手动填写 流程 注：公司会审时需各部门经办人审核后再由部门负责人审核。 6、合同变更（补充合同） （劳务分包、机械租赁等补充合同操作一并表述） 项目物资经办人发起 项目物资负责人审核 项目发起 公司物资部经办人审核 公司物资部审核 公司法务部会审 公司物资部会审 公司机械部会审 公司财务部会审 公司工管中心会审 公司工经部会审 公司纪委会审 公司技术中心会审 公司人力资源部会审 公司安质部会审 公司分管领导会审（李中祥总） 公司总工会审（殷业锁总） 公司总会（江海总） 公司总经（吴积树总） 公司总法律顾问（王双林总） 公司会审 项目物资经办人签订合同 合同签订 公司法事部归档 合同归档 18 补充合同评审表主要是对主合同的内容及相关属性的补充。 流程发起人成功发起【合同变更（补充合同）】流程后，系统自动加载出“补充合同评审表”，如 下图所示： 加载出合同评审表后，首先要做的便是点击“选择主合同”下拉框，选择所要补充的合同，根据不同的合同类型，补充合同也相应分为不同的合同类型。 表单填写说明： A、主表：（除了“暂定合同总金额”，其他的填写方式与初始合同都一样） （1）. 发起单位：自动获取流程发起人所在的单位； （2）. 选择主合同：点击下拉框，选择需要补充的主合同，自动加载出合同类型对应的表单样式供客户填写； （3）. 补充合同编号：系统自动生成； （4）. 补充合同名称：流程发起人手动填写； （5）. 对方单位名称、对方单位编号、合同类型、合同约定比例、进度款控制比例、封闭后控制比例、保留金比例、质保金比例、农民工保证金、履约保证金选择主合同后自动获取； 19 （6）. 合同签订日期：只有流转到合同签订节点时才能看到该项，并进行填写，确定合同签订日期； B、明细表： 商务条款摘录：手工输入商务条款摘录的内容。 合同细目：大部分参考主合同的填写方式，有小部分字段是主合同中没有的，以“设备租赁补充合同审定表”为例，详细说明【其他类型合同的补充（主要物资采购补充合同、二三项料采购补充合同、劳务分包补充合同、专业分包补充合同、机械分包补充合同、费率分包补充合同、周转料租赁补充合同）与之类似】 ： （1）. 补充合同明细：输入待新增的机械设备名，并输入机械设备的其它信息， “原始单价”和“原始数量”都为 0，项目部上报的“数量”为追加的数量， “单价”为最终的单价,公司审定时 如果有修改，以公司审定的为准； （2）. 变更合同明细：点击机械设备名称下拉框，选择主合同中已有的明细，自动加载章节/工号、规格型号等信息， “原始单价”和“原始数量”为主合同中的，项目部上报的数量为追加的， 表示最终的数量为原始数量加上追加数量， 项目部上报的单价为最终的单价，公司审定时如果有修改，以公司审定的为准；有三种情况： 1) .追加数量且变更单价：在单价与数量栏中输入值，选择租赁期间； 2) .只变更单价（调高或调低） ：在单价栏中输入值，选择租赁期间，数量栏中为 0，即输入的单价大于原始单价则表示调高价格， 若输入的单价小于原始单价则表示调低价格； 注意：做过合同补充调价后，在租赁结算时，以调整后的价格为准，如：机械设备为挖掘机，原租赁价为 10000，补充合同调价为 15000，做租赁结算时，租赁结算价为 15000。 3) .只追加数量：在数量栏中输入值，选择租赁期间，单价栏为 0。 （3）. 补差：选择是，自动补上差价（已结算的数量*现价-已结算的数量*原结算价） ，选择否则不会补差，补差金额有可能存在负值，因为调价时，存在调低价格； 注意： 流程发起人只能填写项目部上报栏目中的数量、租凭期间、单价和合价，公司指导价、公司审定栏目中的数据根据项目部上报的自动填写，并且只有公司审定时才可修改。 甲方材料供应清单：流程发起人手动填写。 流程 同初始合同流程。 7、材料进场登记单 成功发起【物资进场数量验收】流程后，加载出“材料进场登记单”，如下图所示： 20 表单填写说明： A、主表： （1）. 所属单位：自动获取流程发起人的单位名称； （2）. 登记单编号：自动生成； （3）. 采购类型：流程发起人选择，有一下几类： 1） 自购料类型：加载出的表单如上图； 2） 备用金购料：加载出的表单如下： 3) 非自购料且非备用金购料，加载出的表单如下： 21 （4）. 合同名称及编号：只有自购料才有，点击下拉框，列表是当前机构下所有已完成的物资采购类合同，选择要进场材料所在的合同名称及编号（注意：只有走完了【初始合同评审】流程的材料才能进场） ； （5）. 合同类型、对方单位名称及编号、暂定合同总金额：只有自购料才有，选择合同名称及编号后，自动获取； （6）. 合同相关文件：自购料，选择合同名称及编号后，自动获取，可以进行下载； （7）. 对方单位名称：只有非自购料非备用金购料才有，从核算系统中获取，确定债务形成对应的外部单位。 在结算的时候， 也是通过选择对应的对方单位名称来进行无合同结算的。 B、明细表： 进场已验收材料（自购料） ： (1). 材料名称、是否浮动价：先选择合同。右击新增一条明细项，点击“材料名称”列的下拉框，下拉框列表里面列出已选择合同里面已有的物资，如下图所示： 选择其中一个材料名称，自动加载“材料名称、是否浮动价”等信息： (2). 规格：流程发起人手动填写（注意：本次进场填写了某个材料的规格，在下次进场时，选择该材料后，可以通过对应材料的“规格”列的下拉框，直接进行选择上次填写过的22 规格。当然，如果之前没有填写过的规格，则得手动填写） ； (3). 进场日期：默认取当前日期，流程发起人可手动修改； (4). 进场数量：流程发起人手动填写，不能超过“物资总计划数量” ，不能超过合同中材料的数量， 如果该项目部进行了月计划控制，同时也不能超过进场日期当月的“物资月计划数量” （注意：本手册中后续提到的“月计划数量”也都包括原本计划以及补充和新增的） ； (5). 单价： 1) 计划单价：流程发起人手动填写，为物资指导计划价，一般为项目物资概预算时的价格； 2) 实际单价： 如果该材料是浮动价， 则流程发起人手动填写； 如果该材料不是浮动价，则默认取合同里面的单价，且任何人不可编辑； (6). 金额： 1) 计划成本：计算值，计算公式为： 【 “单价计划单价”*“进场数量” 】 ； 2) 实际成本：计算值，计算公式为： 【 “单价实际单价”*“进场数量” 】 ； (7). 材料成本差异：计算值，计算公式为： 【 “金额实际成本”-“金额计划成本” 】 。 进场已验收材料（备用金购料） ： 右击，新增一条明细项，手动输入所有信息，如下图： 进场已验收材料（非自购料且非备用金购料） ： 先点击【对方单位名称】 ，选中一个对方单位，点击【确定】按钮，如下图： 成功选择一个对方单位： 23 然后在“进场材料明细”表中右击，新增一条明细项，手动输入所有信息，如下图： 流程 8、材料结算审批单 有合同结算成功发起【物资采购结算】流程后，加载出“材料结算审批单”，如下图所示： 项目物资经办人发起 项目物资负责人审核 材料进场单 24 表单填写说明： A、主表： （1）. 所属合同：只有“有合同结算”才有，点击下拉框，列表是当前机构下所有已完成的物资采购类合同，选择要进行物资结算的合同（注意：只有合同中有发票的进场材料才能进行结算） ； （2）. 结算单号：自动生成； （3）. 结算类型：流程发起人手动选择，有以下两类： 1) 有合同结算：加载出的表单如上图； 2) 无合同结算：加载出的表单如下： （4）. 所属单位：自动获取流程发起人的单位名称； （5）. 对方单位名称、暂定合同总额、合同类型：只有“有合同结算”才有，选择合同名称及编号后，自动获取； （6）. 对方单位：只有“无合同结算”才有，选择单位名称后，可以自动加载出该单位下已经进场的非合同材料，以便结算； （7）. 结算金额：取“本次材料结算汇总”表格里面“发票公司审定-金额”列的合计值加上“其他扣款明细”表格里面项目名称有“+”的合计值； （8）. 扣款金额：取“其他扣款明细”表格里面项目名称有“-”的合计值； （9）. 应付金额：计算值，计算公式为： 【 “结算金额”-“扣款金额” 】 ； （10）. 合同相关文件：选择所属合同后，自动获取，可以进行下载； B、明细表： 25 本次材料结算汇总（有合同结算） ：先选择合同，然后会自动加载出合同里面的材料细目，双击可以进行编辑； （1）. 材料名称、规格：选择合同后，自动获取合同中已进场材料的名称和规格； （2）. 期初未达账： 1) 数量：取上期末的“未提账单数量” （注意：第一次结算时，该项为 0） ； 2) 单价：取上期末的“未提账单单价” （注意：第一次结算时，该项为 0） ； 3) 金额：取上期末的“未提账单金额” （注意：第一次结算时，该项为 0） ； （3）. 本次进场： 1) 数量：取本期进场的数量，且任何人都不能进行修改； 2) 项目部单价：如果该材料是浮动价，则显示为“浮” ，且任何人都不可编辑；如果该细目不是浮动价，则默认取进场即合同里面的单价，且任何人都不可编辑； 3) 项目部金额：取进场时的“金额实际成本” ； 4) 公司审定单价：如果该材料是浮动价，则默认显示为“浮” ，公司审定时，可以对其进行修改；如果该材料不是浮动价，则默认取合同里面的单价，且任何人都不可编辑； 5) 公司审定金额：计算值，计算公式为： 【 “本次进场公司审定单价”*“本次进场数量】 ； （4）. 发票： 1) 项目部数量：流程发起人手动填写； 2) 项目部单价：如果该材料是浮动价，流程发起人手动填写；如果该材料不是浮动价，则默认取合同里面的单价，且任何人都不可编辑； 3) 项目部金额：计算值，计算公式为： 【 “发票项目部单价”*“发票项目部数量】 ； 4) 公司审定数量：流程发起人不可填写，但默认会先取“发票项目部数量” ；公司审定时，可以对其进行修改； 5) 公司审定单价： ：如果该材料是浮动价，默认会先取“发票项目部单价” ，且公司审定时，可以进行修改；如果该细目不是浮动价，则默认取合同里面的单价，且任何人都不可编辑； 6) 公司审定金额：计算值，计算公式为： 【 “发票公司审定单价”*“发票公司审定数量】 ； （5）. 未提账单： 1) 未提账单数量： 计算值， 计算公式为： 【 “期初未达账数量” + “本次进场数量” “发票公司审定数量” 】 ； 2) 未提账单单价： 如果该材料是浮动价， 则默认显示为 “浮” ， 且任何人都不可编辑；如果该材料不是浮动价，则默认取合同里面的单价，且任何人都不可编辑； 3) 未提账单金额：计算值，计算公式为： 【 “期初未达账金额”+“本次进场公司审定金额”-“发票公司审定金额” 】 ； （6）. 发票号：流程发起人手动填写； （7）. 备注：流程发起人手动填写。 26 无合同结算本次材料结算汇总：和“本次材料结算汇总（有合同结算） ”的相同字段的填写方式类似，只是在控制的时候，只用进场数量来进行控制。 其他结算明细： 手动填写各部门的扣款金额， “合计”列自动进行汇总计算。 注意：项目名称后面有“+”的金额会被统计到主表的“结算金额”中去，而项目名称后面有“-” 的金额会被统计到主表的“扣款金额”中去。 流程 （三）分包合同子系统 劳务分包合同业务流程图示意如下： 项目物资经办人填写材料结算单 项目物资负责人审核 项目发起 公司物资经办人审核 公司物资负责人审批 公司审批 27 机械及周转材料租赁业务流程示意图： 下面就各业务流程节点分别介绍如下： 一）合同评审、签订 目前共有四类分包合同：劳务分包合同、专业分包合同、机械作业分包合同和费率分包合同。 其中， 前三者的表单样式和填写方式都一样， 第四个的表单样式和填写方式略微不同。我公司主要合同类型为前三种。下面分别介绍。 劳务分包合同、专业分包合同、机械作业分包： 流程发起人在填写“合同评审表”时， 点击“合同类型”下拉框， 选择“劳务分包合同”或“专业分包合同”或“机械作业分包”， 加载出“劳务分包合同评审表”或“专业分包合同评审表”或“机械作业分包评审表”，如下图所示： 初始合同评审 补充合同评审 已完工程量收方 劳务结算 集中付款申请 合同封闭 初始合同评审 补充合同评审 租赁结算 集中付款申请 合同封闭 28 29 表单填写说明： A、主表： 1. 暂定合同总金额：系统自动计算，为合同细目中所有明细汇总合价； 2. 主表中的其他填写方式同物资合同填写方式。 B、明细表： 合同细目： 1. 编号：右击新增一条明细项，自动生成编号 2. 章节/工号：流程发起人手动填写，如下图所示： 3. 工程项目名称及费用名称：流程发起人手动填写 4. 数量单位：流程发起人手动填写 5. 项目部上报： (1) 数量：流程发起人手动填写 (2) 单价：流程发起人手动填写 (3) 合价：计算值，计算公式为：【“项目部上报单价”*“项目部上报数量】。 6. 公司审定： (1) 公司指导价：流程发起人手动填写, 公司审定时，可以对其进行修改； (2) 数量：流程发起人不可填写，但默认会先取“项目部上报数量”；公司审定时，可以对其进行修改； (3) 单价：流程发起人不可填写，但默认取“项目部上报单价”，公司审定时，可以对其进行修改； (4) 合价：计算值，计算公式为：【“公司审定单价”*“公司审定数量】。 7. 作业内容：流程发起人手动填写 费率分包合同： 流程发起人在填写“合同评审表”时，点击“合同类型”下拉框，选择“费率分包合同”，加载出“费率分包合同评审表”，如下图所示： 30 表单填写说明： A、主表：填写方式同“劳务分包合同评审表”。 B、明细表： 合同细目： 1. 编号：右击新增一条明细项，自动生成编号 2. 章节/工号：流程发起人手动填写，如下图所示： 3. 工程项目名称及费用名称：流程发起人手动填写 4. 数量单位：流程发起人手动填写 5. 项目部上报： (1) 数量：流程发起人手动填写 (2) 单价：流程发起人手动填写 31 (3) 合价：计算值，计算公式为：【“项目部上报单价”*“项目部上报数量】； (4) 费率：流程发起人手动填写，其范围为0%100%。 6. 公司审定： (1) 公司指导价：流程发起人手动填写, 公司审定时，可以对其进行修改； (2) 数量：流程发起人不可填写，但默认会先取“项目部上报数量”；公司审定时，可以对其进行修改； (3) 单价：流程发起人不可填写，但默认取“项目部上报单价”，公司审定时，可以对其进行修改； (4) 合价：计算值，计算公式为：【“公司审定单价”*“公司审定数量】； (5) 费率： 流程发起人手动填写, 公司审定时， 可以对其进行修改， 其范围为0%100%。 7. 说明：流程发起人手动填写 租赁合同： 目前共有两类租赁合同： 设备租赁合同和周转料租赁合同。 两者的表单样式和填写方式一样。 流程发起人在填写“合同评审表”时，点击“合同类型”下拉框，选择“设备租赁采购合同”或“周转料租赁合同”，加载出“设备租赁合同评审表”或“周转料租赁合同评审表”，如下图所示： 32 表单填写说明： A、主表： 暂定合同总金额：系统自动计算，为合同细目中所有明细汇总合价； B、明细表： 合同细目： 1. 章节/工号、机械设备名称、规格型号：右击新增一条明细，流程发起人手动填写； 2. 数量单位：流程发起人手动填写； 3. 项目部上报： (1) 数量：流程发起人手动填写； (2) 租赁期间周期：选择项，内容包括年、月、周、日、时，系统默认计算周期为：1年的周期为365天，1个月的周期为30天，1周的周期为7天，1小时的周期为1天的1/24； (3) 租赁期间起讫、终止：流程发起人手动选择； (4) 单价：流程发起人手动填写； (5) 合价：数量*单价*时间段，时间段由选择的租凭期间来确定，合价随着周期的改变而改变， 并且是可手工修改的， 如数量为10， 周期为月， 起屹： 2013-06-01， 终止： 2013-6-30，单价：100，合价为10*100*1=1000；周期更改为周，其它条件不变，合价自动计算，值为10*100*30/7=4285.71； 4. 公司审定： 公司指导价：由流程发起节点的机物部填写，公司审定时可修改； 数量：流程发起人不可填写，但默认会先取“项目部上报数量”；公司审定时，可以对其进行修改； 租赁期间周期：程发起人不可填写，但默认会先取“项目部上报租赁期间周期”；公司审定时，可以对其进行修改； 租赁期间起讫、终止：程发起人不可填写，但默认会先取“项目部上报租赁期间起讫、终止”；公司审定时，可以对其进行修改； 33 单价：流程发起人不可填写，但默认会先取“项目部上报单价”；公司审定时，可以对其进行修改； 注意： 1. 流程发起人只能填写项目部上报栏目中的数量、租赁期间、单价和合价、公司指导价，公司审定栏目中的数据根据项目部上报的自动填写，并且只有公司审定时才可修改； 2. 数量、单价不允许为零。 劳务分包、专业分包合同签订流程 注：公司会审环节均需部门经办人审核后，再由部门负责人审核 周转材料租赁合同签订流程 同物资采购合同流程 项目工经经办人发起 项目工经负责人审核 项目发起 公司工经部经办人审核 公司工经部审核 公司法务部会审 公司物资部会审 公司机械部会审 公司财务部会审 公司工管中心会审 公司工经部会审 公司纪委会审 公司技术中心会审 公司人力资源部会审 公司安质部会审 公司分管领导会审（李中祥总） 公司总工会审（殷业锁总） 公司总会（江海总） 公司总经（吴积树总） 公司总法律顾问（王双林总） 公司会审 项目工经经办人签订合同 合同签订 公司法事部归档 合同归档 34 机械租赁合同签订流程 二）劳务分包收方 成功发起 【已完工程数量验收】 流程后， 加载出“已完成工程收方审批表”， 如下图所示： 项目机械经办人发起 项目机械负责人审核 项目发起 公司机械部经办人审核 公司机械部审核 公司法务部会审 公司物资部会审 公司机械部会审 公司财务部会审 公司工管中心会审 公司工经部会审 公司纪委会审 公司技术中心会审 公司人力资源部会审 公司安质部会审 公司分管领导会审（李中祥总） 公司总工会审（殷业锁总） 公司总会（江海总） 公司总经（吴积树总） 公司总法律顾问（王双林总） 公司会审 项目机械经办人签订合同 合同签订 公司法事部归档 合同归档 35 表单填写说明： A、主表 1. 收方单编号：自动生成； 2. 发起单位：自动获取