第四章 报表管理课件.ppt

第四章 报表管理,第一节 报表管理系统概述,一、会计报表的分类、报表管理系统的分类（一）会计报表的分类1.内部报表2.外部报表（二）报表管理系统的分类1.专用会计报表管理系统2.通用会计报表管理系统3.财经电子表系统,第一节 报表管理系统概述,二、报表管理系统的功能（一）按手工编制会计报表的设置功能（二）按报表管理的思想设置功能1.文件管理功能UFO提供了创建新文件、打开已有的文件、保存文件、备份文件等文件管理功能，并且能够进行不同文件格式的转换。UFO的文件可以转换为Access文件、Excel文件、Lotus1-2-3文件、文本文件、数据库文件，上述文件格式的文件也可转换为UFO报表文件。提供了标准财务数据的“导入”和“导出”功能，可以和其它流行财务软件交换数据。,第一节 报表管理系统概述,2.格式管理功能3.数据管理功能,第一节 报表管理系统概述,4.图表功能图表功能常采用“图表混排”的方式，方便地进行图形数据组织制作直方图、立体图、园饼图、折线图等多种图示的分析图表5.显示打印功能6.二次开发功能,第一节 报表管理系统概述,三、报表管理系统的工作过程和数据处理流程（一）报表管理系统的工作过程,第一节 报表管理系统概述,（二）会计报表的数据处理流程1.快速编制会计报表的处理流程2.编制会计报表的一般处理流程,第一节 报表管理系统概述,四、报表结构与基本术语（一）报表结构1.表头2.表栏3.表体4.表尾,第一节 报表管理系统概述,（二）基本术语1.UFO报表管理系统的两种状态报表的格式状态和数据状态（1）格式状态在格式状态下进行的操作对本报表的所有表页都发生作用格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作在格式状态下显示的报表的格式，报表的数据被隐藏起来（2）数据状态数据状态下不能修改报表的格式数据状态下的操作只对当前表页产生作用数据状态下能看到报表的全部内容，包括格式和数据,第一节 报表管理系统概述,2.报表报表也叫表页，它是由若干行和若干列组成的一个二维表，具有相同的格式数据不同的每张报表称为一个表页，一般表示为第页、第2页。报表是报表管理系统存储数据的基本单位。,第一节 报表管理系统概述,3.报表文件一个或多个报表以文件的形式保存在存储介质中就称为报表文件。每个报表文件都有一个名字，例如，“资产负债表”、“利润表”每个报表文件可以包含若干张报表,报表文件结构,列,行,页,表页1,表页2,表页3,资产负债表,1月资产负债表,2月资产负债表,利润表,1月利润表,2月利润表,1月报表,1月资产负债表,1月利润表,2月报表,1月资产负债表,2月利润表,UFO报表管理系统下的文件组织方式,EXCEL系统下的文件组织方式,第一节 报表管理系统概述,4.单元单元是组成报表的最小单元UFO报表系统的单元有三种类型数值单元它是报表的数据，在数据状态下输入数值可以直接输入，也可以有单元公式运算而成是单元类型的缺省值字符单元它是表的数据，在数据状态下输入数值可以直接输入，也可以有单元公式运算而成表样单元它是表的格式，在格式状态下输入,第一节 报表管理系统概述,5.区域区域也叫块，区域由一张表页上的一组相邻的单元组成的矩形块,下列区域可以表示为：B2：C7 或 C7：B2 或 C2：B7 或 B7：C2,第一节 报表管理系统概述,6.组合单元组合单元是指由同行或同列相邻的两个或更多的单元组成的区域。这些可以组合的单元必须是同一种单元类型，报表处理时组合单元被视为一个单元。组合单元的名称既可以用区域名称表示，又可以用该区域中的某一单元的名称来表示。,第一节 报表管理系统概述,7.表页一个报表中的所有表页具有相同的格式，但各表页的具体数据不同。 页标既可用“第一页”、“ 第二页”等方法表示，又可用1、2等方法表示。,第一节 报表管理系统概述,8. 关键字关键字是UFO报表系统中一个比较重要的概念，是一个特殊的数据单元，可以惟一标志一个表页，用于在大量表页中快速选择表页也是报表取数的重要依据，是连接报表和账套及其他业务数据的桥梁与纽带。每个报表可以定义多个关键字。关键字一般包括：单位名称、单位编号、年、月、日等，也可以自定义关键字关键字在报表格式状态下以红字显示。,货币资金表（外观）,QC(“1001”,月,“借”),QC(“1002”,月,“借”),QM(“1001”,月,“借”),QM(“1002”,月,“借”),表页1,表页2,QC(“1001”,月,“借”),QC(“1001”,月,“借”),QC(“1001”,月,“借”),第一节 报表管理系统概述,9.报表格式报表的基本结构称为报表格式（也称表样格式），在报表管理系统中，每一张表只能有一张表样格式，如同购买的一本报表，但可反复使用。10.单元公式单元公式是指报表单元中的各种公式，例如单元公式、取数公式、审核公式等，是设计表成功与否的关键。,UFO 的主界面,第二节 报表格式的设计,一、报表的格式（一）标题（二）表头（三）表体（四）表尾,二、制作报表的流程启动UFO，新建报表设计报表格式（外观）定义关键字定义各类公式（计算公式，审核公式，舍位平衡公式）录入关键字的值报表数据处理（获取数据）报表图形分析处理打印报表退出,第三节 关键字的设置,关键字的设置是指指定报表需要的关键字关键字包括单位名称单位编号年季月日自定义关键字格式状态下设置一次一个报表文件中所有表页都有相同的关键字设置,第四节 报表计算公式的编辑,一、报表计算公式的种类单元公式：实现报表单元数据的自动采集和运算本表页内采集本表他页采集系统内他表之间采集不同系统之间采集审核公式：利用报表数据间的勾稽关系检查报表数据是否正确舍位平衡公式：用于报表数据进行进位或小数取整时调整数据以保证表中的平衡关系依然成立,第四节 报表计算公式的编辑,二、计算公式（取数公式）的定义（一）总账系统取数,总账取数的公式（帐务函数）基本格式：函数名（“科目编码”，会计期间，【“方向”】，【帐套号】，【会计年度】，【编码1】，【编码2】）科目编码也可以是科目名称，单必须用双引号括起来会计期间可以是“年”，“季”，“月”，也可以是具体数字表示的年、季、月方向即“借”或“贷”，可以省略帐套号为数字，缺省时默认为999会计年度即数据取数年度，可以省略编码1，编码2于科目的核算帐类有关，可以取科目的辅助帐，无辅助核算可省略例如：C5QM(“123”,月,“借”，001，2005）,账务取数函数的使用（1）账务取数函数的基本格式 函数名称（科目编码，会计期间，方向，辅助项1，辅助项2）会计期间：“年”，“月”方向：“借”，“贷”（2）函数内容格式建议使用函数参照功能完成,主要账务取数函数有,（二）本表本页取数1.直接使用单元格名称例如：C5=D52.使用表页内部统计公式,（三）本表他页取数利用某个关键字作为表页定位的依据或直接用页标号作为定位依据，指定取某张表页的数据。可使用SELECT()函数如C1单位取自上个月C2单元的数据：C1=SELECT(C2,月=月+1)C1取自第二张表页的C2单元：C1=C22,制作利润表,表页1,表页2,表页3,表页4,利润表,B4,C4,C4单元格的计算公式为表页2：C4=B4+C41表页3：C4=B4+C42表页4：C4=B4+C43,C4=B4+上一个月的表页上的C4单元格C4=B4+SELECT(C4,年=年 and 月=月+1),例如，有下面报表,如何计算？本年累计：D4=C4+SELECT(D4, 年=年and 月=月+1)上月数 ：E4=SELECT(C4,年=年and 月=月+1)上年同期：F4=SELECT(C4,年=年+1 and 月=月),（四）他表取数公式“报表名【.REP】”单元表页号,三、审核公式的编辑验证关系公式提示信息例如，在“资产负债表”中定义以下审核公式：C39=G39mess “资产总额的期末数负债及所有者权益总额的期末数！,执行审核后，如果C39G39，则将出现审核错误提示框如下图,四、舍位平衡公式的编辑思考：有报表数据如下，舍掉3位，舍位平衡公式该如何写？,舍位平衡公式应采用哪种方式呢,A1+B1=C1A2+B2=C2C1+C2=D1,C1+C2=D1 A1+B1=C1A2+B2=C2,平衡公式的编写顺序应为统计过程的逆方向。例如统计过程为： E11=A11+B11 F11=C11+D11 G11=E11+F11因此平衡公式正确的编写顺序应为： G11=E11+F11 E11=A11+B11 F11=C11+D11,第五节 关键字值的录入,关键字值的录入是指为每张表页录入自己的关键字的值，其值用于后续公式计算获取具体数据每张表页需要在数据处理前录入关键字的值没有录入关键字的值，报表无法获取正确数据在数据状态下进行,第六节 报表数据处理,报表数据处理是针对某一特定表页（格式定义和公式定义是针对整个报表文件）UFO将含有数据的报表分为两大部分来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作。点取“格式/数据”按钮可以在格式状态和数据状态之间切换。当报表格式和数据公式的操作完成后，必须切换到数据状态编制报表，才能看到依据公式自动算出的报表数据。增加或删除表页、做图形、报表汇总等只能在数据状态下进行。数据状态下不能修改报表的格式。“表页重算”、“整表重算”：报表格式或数据公式修改完毕后，系统提示的“表页重算”实际是重新编制报表,第六节 报表数据处理,一、生成数据数据状态下：【数据】【表页重算】 【数据】【整表重算】关键字的值录入后，或公式修改后，系统会自动提示“是否重算”,第六节 报表数据处理,二、审核表页数据数据状态下进行每张表页三、执行舍位平衡公式四、增加表页打开报表后，在数据状态下，系统默认只有一张表页，根据需要增加多个表页。【编辑】【追加】【表页】输入需要增加的表页数“确定”,第七节 套用报表模板生成报表文件,报表软件一般会内置通用报表的格式模板，可以直接通用，再在模板基础上进行修改修改完成后，再进入报表数据处理阶段选择所需模版时，需要选择与总账系统会计科目体系一致的模板,第八节 图表分析功能,一、图表概述UFO提供了直方图、圆饼图、折线图、面积图4大类共10种格式的图示图表与报表的关系图表依赖于报表存在和变化一个报表可以生成多个图表,第八节 图表分析功能,图表窗口下的图表管理图表的两种存在方式与报表出现在同一窗口中，即图文混排单独显示与另外一个窗口中，即图表窗口,第九节 文件保护功能,一、文件口令二、格式加解锁只有口令正确，才能进入格式状态进行格式编辑,