会议评估和会后工作课件.ppt
会议评估与会后工作,重点：评估报告撰写；难点：会议评估方法。,第一节 会议评估的意义第二节 会议评估的参与者第三节 会议评估的内容第四节 会议评估的时机第五节 会议评估的方法第六节 会后工作,（一）会议评估的意义会议评估是一个收集有关会议目标实现情况的信息的过程。通过评估，可以发现会议实施与策划之间的关系，了解会议目标是否实现；核算会议的成本与效益情况；看看与会者是否满意以及明确会议的成功与不足之处等内容，为以后提高会议效果找到相关经验。（二）会议评估的内容会议主办方、会议组织者、会议主题和议题、会议议程、会议地点、会议发言人、会议主持人、分组讨论、会议宣传活动、会议公共关系、会议预算、参观、访问、游览活动、会议场所指引标志、会议住宿、餐饮、会议报到或签到工作、会议材料、会议交通、总体.(三)会议评估的方法1、问卷：调查问卷是最常用的会议评估的有效方法。问卷设计者把要评估的各方面的问题列举出来，每个问题后面给出几个评价性的,术语，评估者只要从中选择一个或几个打，或者填写自己的意见即可。2、访谈：会议结束时邀请部分调查对象集中或分别面谈，征求他们对会议的意见和评价。这种方法只能对会议进行定性评估。3、现场观察：在会议现场和各个活动过程中派人观察会场和各个活动进行的情况，并观察与会者和活动参加考的反应，从而做出对会议的评估。4、会议总结：会议结束后，要求每个会议工作人员对自己在会议的整个过程中所做的工作做出总结。这可以从一个侧面了解会议的情况，对会议进行评估。,二、会议工作总结（一）会议工作总结的含义会议工作总结属于总结的一种，它是有关单位或部门在开完一次会议后，对会议召开的情况方方面面进行回顾、分析和评价，归纳经验，指出不足，为下次会议的举办提供借鉴,（二）会议工作总结的结构 1、标题：（1）单行标题：会议总结的标题有几种写法，一般采用“单位名称+总结时限+内容+文种”（2）双行标题：一般由正标题与副标题组成，正标题概括主要内容或揭示主题，副标题补充说明单位，时限和工作内容。 会议总结的标题一般由会议名称和文种总结组成。,2、正文：总结的正文一般包括三个部分：前言、主体和结尾前言：用最简练的文字，概括地交代基本概况，如会议名称，时间，地点，参加人员，会议情况等，或介绍会议的目的，背景；或总结会议的成绩（或收获）主体：主要包括过程与做法，成绩（或收获）与成绩（体会），问题（或缺点，差距）和教训结尾：总结式和展望式3、落款：写明总结的单位名称以及成文年月日（三）会议工作总结的写作要求1、实事求是，一分为二2、全面评价，突出重点3、条理清楚，层次分明4、分析研究，找出规律5、叙议结合，详略得当,第一节 会议评估的意义,会议评估是会议管理的一项基本工作。它关系到会议组织者的会议组织管理水平能否不断提高的大问题。一、检查会议目标是否实现。二、看看与会者是否满意三、明确会议的成功与不足之处四、为写会议的总结报告准备材料,第二节 会议评估的参与者,一、与会者 （一）会议代表 （二）会伴 二、参展商（如果有会议附设展览的话） 参展商参加的会议的附设展览，经历了会议附设展览从招展宣传、招展报名、展品进场、展览开始到结束、撤展的全过程，他们的全过程，他们最有资格对会议组织者对这一系列工作的组织安排和服务的好坏作出评价，所以，他们也最应该参加对会议的评估。,第三节 会议评估的内容,一、会议议程及内容（一）、会议主题、议题的恰当性（二）、会议议程安排的合理性会议议程安排的合理性是会议评估的重要对象，因为，会议目标的实现是通过会议议程的安排来进行的，而与会者的参与也受到会议议程的影响与限制。（三）、会议发言人选择的得当性（四）、会议张贴论文（五）、分组讨论的充分性二、会议各项活动（一）、会议的欢迎宴会、欢送宴会是否得当？（二）、参观、访问、游览活动安排的合适性,三、会议附设展览活动（一）、展览场地的合适性（二）、展品装卸、存储服务的质量（三）、展览服务的质量（四）、参展效果四、会议场所设施、服务与环境（一）、议场所的音响效果（二）、场所是温度、湿度、照明度（三）、会议场所的同声翻译设备的质量（四）、会议场所指引系统的完美性（五）、会议饮水服务的质量（六）、会议的茶/咖啡服务质量（七）、会议的同声翻译质量（八）、会议的环境质量,五、会议住宿、餐饮（一）、会议指定宾馆的质量（二）、会议餐饮及其服务的质量 六、会议目的地的质量（一）、会议目的地的环境质量（二）、会议目的地居民的好客程度（三）、会议目的地旅游景点的吸引力（四）、会议目的地的形象七、会议宣传促销与接待工作（一）、会议宣传促销工作的成效（二）、会议接待工作的质量,八、总体 上述内容很多，可以分开进行，比如，会议附设展览部分的评估就可以单独列出，只由参展商和观众进行评估。,第四节 会议评估的时机,对一个事件评估的最佳电动机是在该事件刚刚结束的时候。对开小型的会议，这比较好办，会议工作全部结束时进行会议评估就是了。但对于大型的会议来说，一次会议不仅有大会，还有多个分组会议，有会议附设展览和各种参观、访问、浏览等活动，可能有些与会者参加完大会就和某个分会或活动后就走了，如果在会议全部结束后再进行会议评估，很多与会者就无法参加会议评估了。,第五节 会议评估的方法,一、调查问卷调查问卷是最常用的会议评估的有效方法。调查问卷可以通过以下几种方式进行：（一）现场手工填写（二）现场电脑填写（三）会后电脑填写二、面谈会议结束时邀请部分调查对象集中或分别面谈，征求他们对会议的意见和评价。这种方法只能对会议进行定性评估。三、电话调查四、现场观察五、述职报告,第六节 会后工作,正是在这些细节的操作方面，才能体现出会议运营管理的高水平。会后工作做好了，会议才算圆满地结束。一次会议的圆满结束，预示着下次会议将会有一个良好的开端。一、感谢方方面面对会议的帮助和支持（一）感谢与会者的参会 在会议闭幕时，就要集中对与会者表示感谢；在与会者离去后，还应通过一定的方式再次对他们表示感谢，欢迎他们参加以后的会议（如果是系列会议的话）。（二）感谢会议嘉宾、主持人、发言人、演讲者的与会（三）感谢政府有关部门的支持（四）感谢协办单位、赞助单位的支持,（五）感谢其他单位或其他个人的支持（六）感谢的方式可以采用的感谢方式有：打电话 发E-mail 寄信 赠送礼品、纪念品二、感谢会议工作人员的辛勤工作 在会议结束的时候，应该对会议工作人员进行慰劳和感谢。感谢的方式有：1召开庆功宴会2发放会议补贴 会议预算应该有会议补贴这一项，在会议结束时，根据工作量的大小和工作质量的高低以及责任以及责任的轻重，给每位工作人员发放一定的现金作办为对大家为会议辛劳工作的补贴，使大家的辛劳能够得到物质上的安慰。赠送会礼品,三进行会议工作总结,会议结束了，要对会议的方方面面进行总结，写出一份会议的总结报告。会议评估的结果是会议总结报告的基础，会议评估的结果也是会议总结报告的重要内容。除此之外，还要对会议筹备期间的组织、营销宣传、论文征集录取、预先注册、资金筹措、资金管理等各项工作进行总结；还要对会议现场注册、现场接待、现场协调、会议专业活动情况、会议附设展览活动（如果有的话）、会议社会活动情况、会议餐饮活动情况等工作进行总结；还要对会议结束后的收尾工作、财务结算工作等进行总结。,
