档案收集与整理课件.ppt

第八章 档案的收集与整理 P222-228,一、收集工作的内容和意义,（一）档案收集工作的内容 222 1、对本单位需要归档文件的接收工作。 2、对未及时归档的档案的补充收集。 3、对现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。 4、对历史档案的接收和征集工作。,（二）档案收集工作的意义,档案收集工作是整个档案工作中极为重要的一个环节，与档案工作中其他各项工作比较起来，它处于一种特殊的地位，做好档案收集工作对整个档案工作都具有重要意义。让档案告诉我们安徽19371945,收集是归档文件整理的首要环节(起点)是决定档案工作存在和发展的重要条件；收集是实现档案统一规划、分级管理原则的重要内容和措施；收集是党和国家积累历史文化财富的手段；收集是衡量归档质量和档案室工作质量的重要标尺；收集是归档文件整理中其他环节的重要基础；收集是维护机关历史面貌的重要手段。,二、收集工作的要求 参考P223,齐全完整是收集工作总的要求。凡是本机关形成的（包括上级下发的、同级和不相隶属机关送来的、下级机关报送的），具有保存价值的文件材料均应收集齐全完整。（一）丰富和优化库藏（二）加强馆（室）外调查和指导（三）推行入馆档案质量的标准化（严格的归档制度和归档范围）（四）保持全宗和全宗群的不可分散性,丰富馆藏的方法,A、扩大收集范围，档案馆不仅要接收一级单位的档案，同时还应接收二级单位的档案，如县档案馆就应注意接收乡级档案，还应接收一些有代表性的生产村、生产组的档案。B、注意接收机关的全部档案，既要接收文书档案，又要接收科技的、专门的档案，既要接收有关党组的档案，又要接收人事、保卫、财会和其他一些专门档案。馆藏结构要全面、齐全。C、加强个人档案的收集 对于学者、名人的档案则没有意识地接收。应重视个人档案的接收，如民间的验方，本单位著名人物的书信、手稿等。D 、要注意接收和档案有关的资料，包括丛刊、旧著、文物、其他一些实物（主要指印章、锦旗、锦标、证件、样品、标本等）。,三、档案馆档案的来源和收集的范围,（一）档案馆档案的来源1.接收现行组织单位的档案。2.接收撤销组织单位的档案3.征集历史档案。4.档案馆之间交接档案，也是档案馆档案的来源之一。,（二）档案馆档案收集的范围,一个立档单位，凡是围绕职能活动中形成的，具有保存价值的文件材料，均应收集齐全完整。因此，每个立档单位，均应制定文件材料归档与不归档范围，按照归档范围收集文件材料，避免收集工作的盲目性。根据分层负责、集中统一保管档案的原则，以及档案馆工作通则、党和国家有关的专门规定，各级各类档案馆收集档案的范围有所不同。 美国：NARA与联邦政府各部门一起来决定哪些档案文件值得收集进馆，最终进入到档案馆保存的档案文件只占联邦政府各部门形成文件总量的2%-3%。,（三）现行组织单位档案和撤销组织单位档案的接收,1.现行组织单位档案的接收 （1）档案馆接收现行组织单位档案的期限。 根据国家规定：省级以上（含省级）档案馆接收保管期限为永久的档案，省级以下（不含省级）档案馆接收保管期限为永久和30年以上（含30年）的档案。 P226,（2）接收方法 逐年接收：就是将现行机关已经保存了30年的档案，每年向档案馆移交一次。 缺点：这种方法要每年接收一次，档案期限一满就得移交。这种做法工作量很大，一个档案馆要接收少则百个，多则上千个单位的档案，每年同时接收这么多单位的档案是很困难的，因此这种接收方法不普遍使用。,定期接收,就是将现行机关保存了10年或30年的档案，继续存放数年（如3、5年等），然后将所有已到期档案集中一次移交档案馆，再隔3、5年后，再移交一次，以此类推。 优点：能使档案馆有充分的时间做好接收前的准备工作，能对所有接收单位的档案做出统筹安排，同时也使档案馆用更多的时间从事馆内其他业务建设。 目前，档案馆接收现行机关的档案，多以这一方法为主，有时也与前一种方法结合使用。,（3）档案馆接收要求,（1）进馆档案应保持全宗的完整性，一个单位的全部档案应该作为一个整体，统一归入一个档案馆，不能随意分散。（2）规定移交的档案，应该由有关单位收集齐全，按照规定整理好。（3）与档案有关资料、立档单位的组织沿革、全宗介绍、立档单位和全宗历史考证、案卷目录（一般是一式三份，其中一份在档案馆签后退回移交机关保存）及其他有关检索工具，随同档案一并接收。P227,2.撤销组织单位档案的接收 227,1、一单位撤销，它的档案可以由该单位所属的上级主管部门代管，然后由上级主管部门代行移交给档案馆。2、一单位并入另一单位，档案可以随同带入，但必须单独保管，不能相互混淆。3、若干个单位撤销，合并成一个新的单位，该新单位可以同时接收被合并单位的档案，但应分别管理。今后，仍作为各自独立单位的档案向档案馆移交。4、一单位撤销，分离成若干个小单位，档案不能由这些小单位分别保存，应该集中一处，可由其中某一单位代管，今后再行移交。5、一单位的若干内部组织机构划归另一个单位，或者脱离原单位成为一个新的独立单位，它在原单位活动中形成的档案，属于原单位所有，必须留在原处，不得带走。,（四）关于历史档案的接收与征集 227-228,习惯所称的历史档案，是指在中华人民共和国成立以前的档案。包括革命历史档案，以及民国时期档案和历代王朝的档案。（一）收集历史档案的特殊意义（二）对保存在各部门的历史档案的接收（三）保存在个人手中的失散历史档案的征集（四）少数民族地区的历史档案的收集（五）历史档案和新中国成立后非国有档案收集工作的组织,收集历史档案的举措,1、通过外交途径收回档案。2、直接与国外相关档案馆联系进行档案复制。3、开展口述档案工作。4、借助社会力量保护档案。（古旧书店、废品收购、寺庙、古迹保管部门、少数民族地区、有关单位代管）5、制定国家档案征集办法。,四、机关档案的接收与归档 172-173,1、随时接收与主动接收相结合2、加强对“帐外”归档文件材料的收集3、明确归档文件材料收集工作中的分工，有针对性地开展收集工作。（收文 发文 内部文件 机关联合行文）,（一）收集原则,1、全面收集 即不论是本机关制发的，还是上级党政领导机关、上级业务主管机关、同级机关、不相隶属机关、下级机关发来的，不管是单位保存的，还是单位领导或各部门以及个人存放的；不管是文字材料，还是图纸、报表、声像材料等，都要想方设法通过各种渠道进行全面收集。 2、重点收集 从机构方面讲，本机关机要收发部门，各内部机构等是收集的重点。从个人方面讲，单位主要领导、办公室主任、秘书、要收发人员，内部机构负责人以及内勤人员等是收集的重点。从文件内容讲，记述和反映本机关主要职能活动和历史面貌的、方针政策性强、科研价值高、凭证作用大的文件材料，是收集的重点。,（二）归档制度与归档范围 224,归档制度：各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为归档。在我国，这是党和国家规定的一项制度，称为归档制度。 归档范围是指哪些文件应该归档，哪些文件不必归档。 具体参考国家档案局颁发的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定（2006，8号令）规定。 归档时间：办理完毕的文件，一般应该在第二年内由文书部门整理后向档案室归档。,（三）归档组织工作,1、档案室对形成文件的作用 为了保证归档文件的完整，便于保管和利用，档案工作人员不仅要通过归档工作力求把已形成的文件收集完整，而且要关心文件的形成和办理过程中的有关情况。2、指导和协助文书部门组织归档工作 指导和协助文书部门或业务部门坚持执行文件材料归档制度。 协助和督促有关部门做好立卷和归档前的准备工作。,3、临时性的文件收集工作 即使建立了归档制度，也会有些文件不能按照归档要求及时归全，如果单位内的归档制度不健全，上述情况可能更多些。 4、加强归档的宣传和档案的日常管理 为了推动归档制度的顺利实施，应该针对各单位的情况，宣传中央和国务院及其有关部门的规定，说明文件归档制度便于单位工作和工作人员利用，有利于保密和为国家积累档案的意义，解除各种思想顾虑。,五、档案收集注意事项 163,1、只要有一定价值的文件材料都要收集归档。2、除了正式文件外，还要包括它们的附件，如会议记录、纪要、图表、计划、总结、登记表、名单、调查表、调查报告、访问记录、合同、工作人员开会或出差带回来的材料等。3、除接收档案外，与机关业务工作有关的资料也要收集归档。,六、收集的方法,办理完毕随时收； 会议文件及时收； 常用文件定时收； 人员变动提前收； 珍贵文件跟踪收； 保密检查集中收； 盖章之时立即收； 制度约束按时收； 责任到人督促收； “帐外文件”催促收； 整理之前全面收； 发现不齐反复收。,七、收集的难点,在归档文件整理过程中，最难的环节就是文件材料的收集。 一、领导手中的文件难于收集； 二、“帐外文件”难于收集；P172 三、特别珍贵的文件难于收集； 四、机密性较高的文件难于收集。 因此，各单位应针对实际情况，建立健全收集制度，制定归档范围，严格考核奖惩，采取多种收集方法，确保文件材料收集齐全。,档案的整理,P240-250,文件整理方法,案卷级整理方法,文件级整理方法,第一节 文件级整理程序,文件级整理程序，就是指归档文件按文件级整理的步骤。一般情况下，文件级整理大致需要十二道程序，即收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、编制件号、编制归档文件目录、装盒。,一、归档文件的整理单位,“件”即归档文件的整理单位.一般以每份文件为一件。文件的正本与定稿为一件；正文与附件为一件；正文与文件处理单为一件；复制件与原件作为一件；转发文与被转发文为一件；报表、图册、名册等按本来的装订方式一册或一本为一件；来文与复文可作为一件，也可分别为一件。 参考教材第175页文书的整理与归档,二、收集后的文件,检查已归档文件材料的质量：（1）收文的正件与附件是否齐全完整。（2）收文与收文阅办处理单是否齐全完整。（3）发文的定稿与印件是否齐全完整。 计算机输出的定稿，一是要附发文处理签，二是要加盖骑缝章，避免弄虚作假，以维护文件的真实性和凭证性，确实发挥文件的法定效用。（4）检查已归档的文件签发手续是否齐全，如印件是否盖有单位印章，定稿与印件是否残缺不全等，凡手续不全或缺页的应补齐。,（5）本机关的请示与上级机关的批复，下级机关的请示与本机关的批复是否齐全完整。 如不完整，可依照下列方法处理。对有批复缺请示的处理。一般讲，有批复肯定有请示，如缺请示文件，应认真查询，一是找承办请示事项的部门或个人查询，二是找发出请示的单位查询，找出请示后与批复一起归档。,三、区分归档范围,凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。区分归档范围，就是将需要归档和不需要归档的文件材料区分开来。（参考第91页内容） 为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏，各单位之间必须明确的归档范围。,机关之间分工归档的范围,1、上级业务主管机关（部、厅、局）发来的文件，由隶属下级机关归档，党委、政府办公室和非隶属机关一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。如干部管理条例、劳动工资规定、生活待遇标准等文件。2、上级业务主管机关召开的专业会议文件、由各隶属下级机关归档，党委、政府办公室一般不归档。如党委或政府领导参加了这类会议，并有重要发言，其印件和定稿（指领导发言稿）由党委或政府办公室归档。3、联会签发的文件，由主办机关归档，会签、联办机关归档与否，视自身需要来确定 4、联会召开的会议文件，由主办机关归档，联办机关是否归档，视自身需要来确定。,5、联会派出调查组，检查组或联合举办的重大活动形成的文件材料，由主办机关归档，联办机关归档与否，视情况而定。6、本机关领导人兼任外机关职务而形成的文件材料由兼职单位负责归档。7、临时机构形成的文件，由临时机构负责归档，工作结束后，将档案移交主管部门或同级档案馆。,四、档案常用分类法：年度 组织机构（问题） 保管期限,（一）年度 P243 将文件按其形成和处理的年度进行分门别类。 一般文件归入文件形成年度，对跨年度或专门年度的文件根据具体情况区分年度归入文件内容所针对的年度。,（二）分类别 243-244,1、组织机构分类 将文件按其形成或承办的机构进行分门别类类别排列方法：依据编委批准的内设组织机构编制文件的顺序排列。依据本机关习惯的排列顺序排列。依据其重要程度排列。,2、问题分类法,将文件按其内容所反映的问题进行分门别类。 不管是机关内哪个组织机构形成或办理的文件，只要是记述和反映同一问题的文件，都归入一个类别内以集中反映某一，个问题的来龙去脉及办理情况。 适用于全宗档案数量不大、形成年度很少或年度界限不清，立档单位内部组织机构经常变动或者组织机构很少且界限不清的情况。,排列顺序,先党后政。即党群工作方面的类项在前，行政管理以及业务工作方面的类项在后。 综合性的类项在前，专题性的类项在后。具体排列顺序可参照各类项之间的相互关系，结合重要程度和上述规则及实际情况确定。,（三）保管期限分类法,永久、长期、短期 这种分类可以将不同保存价值的文件从实体上区分开来，进行有针对性的保护。,五、复式分类法 245-246,实际中，单纯采用一种分类法的情况是比较少见的。 较常用的是以下两种综合分类法： 保管期限年度组织机构法 保管期限年度问题分类法,六、文件装订,归档文件应按“件”装订“件”内排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发件在前，被转发件在后； 复文在前，来文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。,对齐方式装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。,装订方式和用品：常用的有三种,装订用品必须对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。线装：缝纫机轧线粘接式：包角变形材料：不锈钢夹、燕尾夹、塑料夹符合档案保护要求，降低成本、简便易行,2、几种常见的装订方法,（1）线装式：这是目前采用最多的方法，除了较厚的文件使用“三孔一线”装订外，其他文件都是使用“两孔一线”，利用缝纫机在文件左上角或左侧轧边。 优点：这种装订方法比较简单易行，而且这种材料从档案保护的角度看，无疑是最好的选择。 缺点：这种方式针脚过密、易造成纸页从装订处折断，而且也不利于重复装订。,（2）粘接式,A、使用浆糊及胶水粘贴的办法装订文件。 优点：这种方法成本比较较低。 缺点：但存在可逆性差、影响复印扫描的缺点，而且发生错装、漏装时，拆除很不方便，极易撕坏纸张。B、采用热熔胶封装，使用成本高不易推广。,（3）封套：,使用80克左右无酸纸制成的右上两侧开口的封套，将文件以件为单位夹装其中。 优点：这种方法方便整理工作，而且能对档案起很好的保护作用。 缺点：这种方法成本比较高，且不利于文件的安全，它不会在文件上留有装订痕迹，比较容易被不法利用者换页，此外使用无酸纸封套会增加档案的厚度，占用存贮空间，在文件量大的单位并不实用。,（4）变形材料,目前变形材料装订主要是两种： 一种是用塑料制品装订，但塑料制品强度、韧度不够，年久会变硬断裂，因此不是一种好的档案装订材料。 另一种则是目前档案界争议最多的，即用钢钉、不锈钢夹等金属制品装订，这种方法应该是所有装订方法中最为简单方便的，但对材质选择有较高的要求，必须采用质地优良的不锈钢制品，其成本非常高。,七、归档文件的排列和编号 p246-250,一、归档文件的排列 归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。 事由原则，结合时间、重要程度,二、归档文件的编号,通过编号，使归档文件在全宗中的位置得以确定，为将来的查找利用提供条件。 编号的项目，是以归档章的形式逐件标识在每一件归档文件上，以明确归档文件在全宗中的“坐标”。 归档章格式（其规格为长45mm，宽16mm，分为均匀的6格）,16mm,关于档号 P249 档号编制规则DA/T13-94,档号是档案实体管理编号的总称，包括全宗号、案卷目录号、类别号、案卷号、件号或页号。一般结构分为三种： 第一种结构为： 全宗号案卷目录号案卷号件、页（张）号。,第三种结构为： 类别号项目号案卷号件、页(张)号。即：,如何编写卷内的案卷号,档案年度档案类别代号（GL）+ 单位代号案卷顺序号 例： 2014-GL06-15 （2014年物理系管理类档案） 案卷号意义：档案管理软件的登陆和定位的必须，也是进行所有环节的前提。 案卷号编写要求： 每一年度、每一个立卷单位内部案卷号均应是唯一的，即不能重复。如 一个立卷单位内有多个立卷部门或人员，兼职档案员需进行协调分配。,参考第248页内容,九、编制文件目录 包括文件号、标题、年度、页数、期限、备注等项目十、档案上架 档案按从上到下、从左到右的顺序排列上架。,第二节 特种载体(专门)档案的整理 P302,特殊载体档案一般是指以感光材料、磁性材料等为主要载体和以影像、声音、电子文件、实物为主要反映方式的历史记录，包括照片、录音带、录像带、影视片、光盘等。 特殊载体档案由于载体的特殊性，虽然与相关主题内容的纸质档案密不可分，但在整理时为了便于保管和利用，应当单独进行分类、整理和组成保管单位，通过注明档案参见号的方式来与相关主题的纸质档案进行链接，维护档案的完整性和系统性。,照片档案,照片档案：是指机关或个人在社会活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的，以感光材料为载体，以影象为主要反映方式，并辅以文字叙述的记录材料。 芯页：用以固定照片或底片，并标注说明的中性偏碱性纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。 照片档案的组成 由底片、照片、文字说明三个部分组成。,照片档案的收集,本单位在工作活动中产生的具有凭证和参考价值的照片； 本单位领导活动的照片，社会知名人士在本单位工作、学习的照片； 本单位向有关单位提出内容和要求，组织拍摄或征集的照片； 本单位工作中选用的外单位的照片。,整理原则 保持照片档案的有机联系，便于查找和利用。照片的底片应单独整理并存放在专门制作的底片册里，照片及其文字说明一同整理并存放在照片册里。,保管期限与密级,保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限，分为永久、长期、短期三种。具体按照国家档案局关于机关档案保管期限的规定执行。 密级是指照片、底片保密程度的等级。密级的划定按照保密法及其实施办法执行。,底片的整理,底片的整理可按年度问题分开，其次是进行底片编号。 底片号格式：全宗号-保管期限代码-张号。 可以以一张底片或一组底片为一个保管单位，编一个顺序号。如果是一组底片编一个顺序号，则在一组内每张底片上再编一个分号。 底片号可用铁笔横向刻写在胶片边处，但不能损伤影像。 将底片放入乳胶袋，在乳胶袋右上方空白处标明底片号。 按底片号顺序将乳胶袋依次插入芯页，并在芯页的插袋上标明底片号。,编 号,照片的编号，以影集每页从上到下，自左至右依次编流水号。格式： 全宗号-保管期限代码-册号-张号； 全宗号-保管期限代码-张号。全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。保管期限代码：分别用“1、2、3”或“Y、C、D对应代表永久、长期、短期。册号：从1开始编号张号：从1开始编号 照片的分类号、序号以及底片号等除在文字说明栏中写清外，每张照片的背面都应写明，以便查找利用。,文字说明的编写,照片的说明，主要包括符号说明、文字说明及拍摄时间和摄影者。 符号说明包括照片号、底片号和参见号。其中参见号是指与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。 照片的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素。编写文字说明要综合六个要素，概括地揭示照片影象所反映的全部信息，其次要语言流畅，文字简洁。 编写说明一般以单张照片为单元，而对由若干联系密切的一组照片应编写一个总说明，其中的每一个单张还需编写的分说明。总说明在该组照片的第一张照片的上方书写，分说明则一律在每张照片的正下方或者左侧、右侧书写。,底片、照片的保存,内含：案卷目录 底片 册内备考表（情况说明、立册人、检查人、立册时间） 按照全宗号、保管期限、册号的顺序排列，上架保存。 最好竖立摆放 横放，堆放高度不超过5cm,数码照片的归档整理,格式：JPEG TIFF 数码照片的归档应在第二年6月前完成 照片不能添加、合成、挖补 反映同一场景的数码照片一般只保存一张 一般采用只读光盘进行归档 不同年度的数码照片档案不应该保存在同一张光盘中。 照片形成部门进行收集和文字说明撰写,数码照片的整理,实行“双套制”保存。冲印具有代表性的数码照片按照传统照片整理方法进行整理、编写说明等，形成的全部数码照片配上文字说明刻成光盘进行保存。,磁性载体档案的管理,磁性载体档案：主要是计算机磁带、硬磁盘、软磁盘、录像带、录音带。（保管单位为盒/盘） 两种形式： 一种用录音机和录像机在磁带上记录的档案；用音像设备来播放处理。 一种用数码录音、摄像技术来拍摄的数字化信息。属于电子文件，需借助计算机来播放处理。,归档要求,（1）转换成标准格式，一式两份(A、B盘）。（2）必须是可读文件，运转正常、清洁、无病毒、无划伤。（3）磁性档案性能质量符合相关录音、录像、计算机文件规定。（4）编制归档说明,声像档案归档范围及保管期限,磁性载体档案的整理,在不同载体形式分类的基础上，按其包含内容所形成的先后时间顺序逐件编号，可跨年度编制流水号，并编制目录，目录应包括序号、内容、形成日期、保管期限、备注等项目。 录像带：内容、制式、语别、密级、规格、录制日期 录音带：内容、讲话人姓名、职务、录制日期、密级等 磁盘光盘及电子档案等在归档时，必须将元数据及相关的背景信息纳入归档范围，否则日后这些档案将因元数据或相关背景信息的缺失而成为废物。,磁性载体档案（录像）案卷目录,