项目采购管理ppt课件.ppt
,项目采购管理,采购的概念,什么是采购？采购（buy;purchase）：一般意义上的采购，简单口语化购买。采购（Procurement）：努力获得，或设法搞到，或采办 世界银行指以不同方式通过努力从系统外部获得货物 （goods)、土建工程(works)和服务(services)的整个采办过程 PMI 达成项目范围的工作而从执行组织外部获取货物和服务所需的过程,一般项目采购的类型,普通商品原材料采购：是指购买项目建设所需的投入物，如机械、设备、仪器、仪表、办公设备、建筑材料等。还有大宗货物，如药品、种子、农药、化肥、教科书、计算机等专项合同采购，它们采用不同的标准合同文本，可归入上述采购种类之中。系统项目采购是指通过招标或其他商定的方式选择项目承包单位，即选定合格的承包商承担项目工程施工任务。不仅包括普通商品和原材料，并包括与之相关的系统设计，施工和整体交付。如人员培训、维修等。,招标项目采购,公开招标：是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者组织投标。邀请招标：是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。,项目采购管理,项目采购管理包括从项目团队外部购买或获得为完成工作所需的产品、服务或成果的过程。本章从两个角度概述采购问题。组织既可以是合同中产品、服务或成果的买方，也可以卖方。 项目采购管理包括为管理项目团队授权人员签发的合同或采购订单所需的合同管理和变更控制过程。 重点：熟悉各种合同的特点、用途；了解采购管理过程；了解合同法内容了解政府采购法内容了解招标投标法内容,项目采购管理,采购规划确定采购何物及何时如何采购。发包规划记录产品、服务或成果要求并确定潜在供方询价根据情况获取信息、报价、投标书、报盘或建议书选择卖方评定报价，在潜在的卖方中进行选择并与卖方洽谈书面合同合同管理管理合同以及买卖双方之间的关系、审查并记录卖方当前的绩效或截止目前的绩效，以确定所需要的纠正行动并为将来与卖方的关系提供依据，管理与合同相关的变更，并在适当时，管理与项目外部买方的合同关系合同收尾完成并结算合同，包括解决任何未决问题，并就与项目或项目阶段相关的每项合同进行收尾,采购规划,询价,计划Planning,执行Executing,控制Controlling,收尾Closing,采购管理过程的关系,合同收尾,启动Initiation,发包规划,选择卖方,合同管理,需要考虑,是否采购 怎样采购 采购什么 采购多少 何时采购,注：1. 必要时要寻求发包专家、采购专家和公司采购团队的支持；,项目采购规划,采购计划编制决定采购什么、何时采购、如何采购的过程。,项目采购规划输入,事业环境因素：市场目前供应何种产品与服务、何处供应，以及按何种方式与条件供应 。范围说明 ：项目需求与策略信息 产品描述 ：技术问题和注意事项项目管理计划：成本与进度的初步估算、 质量管理计划、现金流预测、已识别风险，以及计划的人员配备。 工作分解结构：约束条件,采购规划工具和技术,制造或采购分析 Make-or-buy analysis自制：是指在内部即执行组织内部进行某一项目工作采购：是指从执行组织外部获得产品或服务可以综合使用自制与采购自制-采购分析应该同时考虑采购所引起的直接费用和间接费用 专家判断 Expert judgment,合同类型 三种合同类型：前两种为主要合同类型固定价或总价合同 Fixed-price or lump-sum contracts：关键是定义明确的产品成本报销合同 Costs-reimbursable contracts：关键是实际费用，包括直接费用、间接费用工时加材料 合同 T&MTime and Materials：包括以上两种特点的混合型合同，授标时并未确定合同总价 ，但可商定某些单价 。,采购规划工具和技术,合同奖励,合同中的奖励是买方向卖方提供一个“胡萝卜”，即在使卖方的目标和利益与买方的目标和利益相一致。奖励办法可以被设计的多种多样，可以与合同类型中任何一种类型的合同结合使用。,（1） 成本（CPPCCost Plus Percentage of Cost）成本+酬金CPF （2） 成本固定酬金（CPFFCost Plus Fixed Fee）（3） 成本激励酬金（CPIFCost Plus Incentive Fee ） （4） 建设经营移交BOT（Build-Operate-Transfer Contract）（5） 固定价（FFPFirm Fixed Price, or Lump-Sum ）（6） 固定价酬金（FPPIF Fixed Price Plus Incentive Fee ）（7 ）工时加材料（T&MTime and Materials）,合同的基本类型,（1） 成本百分比合同 CPPC卖方实报成本，按成本的提取酬金买方承担所有风险；卖方无风险，但一般酬金较低卖方有责任尽其最大努力，在估算的金额内完成合同买方则为所有的超支提供资金不鼓励节约,合同的基本类型,（1） 成本百分比合同例：预计成本10亿￥，15 则预计总价11.5亿￥ 如果成本增至20亿￥， 则总价23亿￥在美国公共项目禁用。,合同的基本类型,（2） 成本固定费（CPFF） 按实际成本报销，加上固定费作为利润。应用中，固定费一般为预计总价的。,买方承担高风险，卖方承担低风险 没有鼓励节约成本的机制 一般用于需要合同执行一段后方可知道项目是否能成功的项目，例如需要长时间攻关的科研项目,合同的基本类型,（2） 成本固定费（CPFF）例：预计成本10亿￥，15 则预计总价 ？ 亿￥ 如果成本增至20亿￥， 则总价 ？ 亿￥,合同的基本类型,（2） 成本固定费（CPFF）例：预计成本10亿￥，15 则预计总价 11.5 亿￥ 如果成本增至20亿￥， 则总价 21.5 亿￥,合同的基本类型,（3） 成本激励费（CPIF） 按实际成本报销，加固定费作为利润，再按事先确定的比例共享节余成本作为奖励。分享的比例一般合同双方承担的风险大小而定。,买方仍承担较高风险，而卖方承担较低风险 鼓励承包商节约成本以获取额外利润一般用于工期长，投资大的项目。,合同的基本类型,（3） 成本激励费（CPIF） 例：预计成本10亿￥，激励费1亿￥， 奖励分配比（买方/卖方80/20） 若按预计完工，总价 ? 亿￥ 若成本减至8亿￥， 则总价 ? 亿￥,合同的基本类型,（3） 成本激励费（CPIF）例：预计成本10亿￥，激励费1亿￥， 奖励分配比（业主/承包商）80/20 若按预计完工，总价 11 亿￥ 若成本减至8亿￥， 则总价 9.4 亿￥,合同的基本类型,合同的基本类型,（4）建设经营移交BOTBOT(buildoperatetransfer)即建设经营转让，是指政府通过契约授予私营企业（包括外国企业）以一定期限的特许专营权，许可其融资建设和经营特定的公用基础设施，并准许其通过向用户收取费用或出售产品以清偿贷款，回收投资并赚取利润；特许权期限届满时，该基础设施无偿移交给政府。,（5 ）总价合同 （FFP）以单位工程总价包死支付： 1）单位工程竣工时支付，或 2）分阶段支付适用于设计较完整的中、小型工程,合同的基本类型,（6） 固定价激励费（FPPIF）目标成本（TCtarget cost） 100 亿￥ 目标利润（TPtarget profit） 10 亿￥ 目标价（target price） 110 亿￥ 封顶价（CPceiling price） 120 亿￥ 分享比例（SRshare ratio） 70/30若实际成本低于TC，则节余按SR分享；若实际成本高于CP，则总价为CP，无TP,合同的基本类型,（6） 固定价激励费（FPPIF）鼓励节约成本 承包商承担较大风险 适用于投资大，建设期长的项目 例一：实际成本80亿￥， 则总价 96亿￥例二：实际成本150亿￥，则总价120亿￥,合同的基本类型,（7） 工时材料费（T&M）按完成工作的时间支付工时费； 卖方提供材料，报销材料费； 适用于小项目 。,合同的基本类型,合同类型与相应的风险,买方的风险,发包规划,发包规划过程指支持询价过程和选择供方过程所需文件的准备。,发包规划工具和技术,标准格式 Standard forms 可以包括各种类型的标准合同、标准采购事项描述，以及所需的招标文件的全部或者部份标准版本。 专家判断 Expert judgment,发包规划输出,采购文件 (Procurement Documents):用于获得潜在卖方的报价的建议书 。投标邀请函 IFB （invitation for bid）用于寻找常规项目最合适的价格。意见请求书 RFP （request for proposal） 用于复杂或非标准的高价值商品，如咨询服务。报价请求书 RFQ （request for quotation） 用于低价值标准类型商品。磋商邀请函（invitation for negotiation）合同方回函（contractor initial response）,评审标准 Evaluation criteria：评审标准用以给建议书评价和打分。评价标准：需求理解-可由卖方建议看出； 总周期成本或生命周期成本（overall or life cycle cost）-选出的卖方是否能生产出最低成本？技术水平(technical capability)-卖方是否具有，或是否有理由相信卖方获得需要的技术和知识？管理方案(management approach)-卖方拥有，或有理由相信卖方拥有一套确保项目成功的管理程序？资金(financial capacity)-卖方是否拥有，或是否有理由相信卖方获得所需资金？,发包规划输出,询价,询价指从应征的卖方那里取得就如何满足项目需求的应答，例如投标书和建议书。该项过程的大部分实际工作由应征的卖方完成，项目或买方通常无须支付任何直接费用。,询价工具和技术,投标人会议 Bidders conference ：又叫承包商会议，供应商会议和投标前会议 。目的：保证所有期望卖方对本项目采购目的（技术要求，合同要求等等）都有清楚的共同理解。 广告 Advertising,卖方选择,供方选择过程指接受投标书或建议书，并根据评估标准选定一个或多个可接受的合格供应商。,加权系统 Weighting system 是对定性数据的定量分析，以使尽量减小供应者选择中的人为偏见影响。 A weighting system is a method for quantifying qualitative data to minimize the effect of personal prejudice on source selection。合同谈判 Contract negotiation 是合同签订前的步骤，包括对合同结构和要求的澄清见解，并达成协议。内容一般包括：责任和权限、适用的条款和法律、技术和经营管理方法、合同资金筹集、以及价格。,卖方选择工具和技术,卖方选择工具和技术,筛选系统 Screening system 包括为一个或几个评估标准，确定最低限度的理解要求 A screening system involves establishing minimum requirementsof performance for one or more of the evaluation criteria. 独立估算(标底) Independent estimates对于许多采购事项而言，采购组织可以制定自己的独立估算（标底），用以核对卖方提出的要价。 又叫合理成本估算。 For many procurement items, the procuring organizationmay prepare its own independent estimates as a check on proposed pricing。,合同管理,买卖双方进行合同管理都是为了类似的目的，双方确保本身与对方都履行其合同义务，并确保自身的合法权利得到保障。,合同管理中的综合和协调,指导和管理项目实施（参看整体管理），以授权承包商在适当时机开工。绩效报告（参看沟通管理），以监控承包商的成本、进度和技术绩效。质量控制（参看质量管理），以检查与核实承包商产品是否合乎要求。整体变更控制（参看整体管理），以保证变更的批准手续完备，并已通知所有应该知道该项变更的有关人员。风险监控（参见风险管理），确保风险得以缓解。合同管理中还有一个财务管理部分，用以监督对卖方的付款。这可确保合同中明确的支付条件得以遵循，并将卖方的实际进展与向其支付的补偿具体联系起来。,合同管理的工具与技术,合同变更控制系统合同变更控制系统规定合同修改的过程。它包括文书工作、跟踪系统、争议解决程序以及批准变更所需的审批层次。合同变更控制系统应当与整体变更控制系统结合起来。买方进行的绩效审核采购绩效审查系指一项系统的审查活动，按照合同规定审查卖方在规定的成本和进度计划范围内按照质量要求完成项目范围的进展情况。可包括对卖方编制的文件的审查和买方检验以及在卖方实施工作期间进行的质量审计。绩效审核的目标是确定履约成败情况、在完成合同工作说明方面的进展情况以及合同未得以遵循的情况，以便买方对卖方履行工作的能力或无能进行量化。,合同管理的工具与技术,支付系统向卖方支付款项通常由实施组织的应付账目系统处理。在具有多种或复杂采购要求的大型项目上，项目可以建立自己的支付系统。在任何一种情况下，支付系统都必须由项目管理团队进行必要的审查和批准，并按照合同条款进行付款索赔管理有争议的变更或推断的变更指那些买卖双方在变更赔偿问题上产生分歧，或是对已发生的变更产生分歧的变更请求。这些存有争议的变更也被称为索赔、争议或诉求。在合同生命周期中，通常按照合同条款对索赔进行记录、处理、监控和管理。如果合同双方无法解决索赔问题，则须按照合同中规定的争议解决程序进行处理。这些涉及仲裁或诉讼合同条款可在合同收尾之前或之后启用。,合同管理的工具与技术,合同档案管理系统合同档案管理系统作为项目管理信息系统的组成部分，是被统一整合为一体的一套具体的过程、相关的控制职能和自动化工具。项目经理使用合同档案管理系统对合同文件和记录进行管理。该系统用于维持合同文件和通信往来的索引记录，并协助相关的检索和归档。信息技术信息和沟通技术的使用可通过实现合同档案管理系统、付款系统、索赔管理或绩效报告的自动化而提高合同管理的效率和效力并在买卖双方之间实现电子数据交换。,合同管理成果,组织过程资产（更新）来往函件：合同条款和条件往往要求保留某些买方/卖方之间往来函件的文字记载，例如因绩效不符合要求而提出的警告、以及合同变更请求、事实澄清等。这可包括买方审计和检验结果所反映的卖方需要纠正的不足之处。除了合同关于文档的特殊要求外，双方应都保留所有书面和口头沟通以及所有行动和决策的完整和准确的书面记录。付款时间表和付款申请：此处假定项目使用外部付款系统。如果项目有自己的内部系统，这里就是“款项支付”。卖方绩效评估文件：卖方绩效评估文件是由买方编制的。,合同收尾,合同收尾过程支持项目收尾过程，因为都涉及验证所有工作和可交付成果是否可以接受。合同收尾过程也包括例如对记录进行更新以反映最终结果，将更新后的记录进行归档供将来的项目使用的管理活动。,工程项目采购的程序举例,登广告（Advertising）投标人资格预审（Qualification of Bidders）编制招标文件（Bidding Document Preparation）发出招标文件（Issue Bidding Document）接收投标书/开标（Receive/Open Bids）核实投标人资格（Verify Bidder Qualification）评标（Evaluate Bids）授标（Contract Award）履行合同（Contract Performance）,谢 谢！,
