报表管理系统概述ppt课件.ppt

报表管理系统概述,报表数据处理流程,报表管理系统功能概述,报表管理系统的基本操作流程,基本术语,按 Esc 返回,会计报表管理系统的主要任务就是设计报表的格式和编制公式，从总账系统或其他子系统中取得有关会计信息，自动编制会计报表, 并对报表进行审核、汇总，生成各种分析图表，同时按预定格式输出各种会计报表。 目前的表处理软件主要有三类：专用报表系统、通用报表系统和准通用的会计报表管理软件。,专用报表系统是把会计报表的种类、格式和编制方法固定在程序中。这种软件操作简单，但是使用者对程序设计者的依赖性强，报表有变化，程序就随之需要修改，不能适应会计报表随时间和地点的转移，不利于报表系统的推广应用，如某些部门专用的报表汇总软件。 通用报表系统能够提供一种通俗易懂的方法，由使用者根据自己的情况定义会计报表种类、格式和编制方法，计算机根据使用者的定义，从现有的会计核算软件所提供的数据库资源中提取数据，自动生成会计报表的全部内容，如Excel等电子表软件。,除了专用和通用的报表软件以外，各家财务软件公司均开发了会计报表管理软件，如用友UFO表，可用于不同的单位不同的时间，属于通用的报表软件。但是从总账系统中取数公式的定义必须与指定的财务软件相配套的，具有一定的特殊性。,7.1.1报表管理系统功能概述,7.1.3网络课程制作特色,报表管理系统的主要功能有文件管理、格式管理、数据处理、图表功能、打印功能和二次开发功能，并提供各行业报表模板(包括现金流量表)。,7.1.1报表管理系统功能概述,7.1.3网络课程制作特色,1.文件管理,文件管理功能可以对报表文件的创建、读取、保存和备份进行管理；能够进行不同文件格式的转换，如文本文件、*.mdb 文件、*.dbf文件、Excel文件、Lotus文件等；支持多个窗口同时显示和处理，可同时打开的文件和图形窗口多达40个；提供了标准财务数据的“导入”和“导出”功能，可以与其他财务软件交换数据。,7.1.1报表管理系统功能概述,7.1.3网络课程制作特色,2.格式管理,格式管理功能为使用者提供了丰富的格式设计功能，如定义组合单元、画表格线(包括斜线)、调整行高列宽、设置字体和颜色、设置显示比例等等，满足各种要求报表编制的需要。,7.1.1报表管理系统功能概述,7.1.3网络课程制作特色,3.数据处理,数据处理功能以固定的格式管理大量不同的表页，能将多达99 999张具有相同格式的报表资料在一个报表文件中进行统一管理，并且在每张表页之间建立有机的联系，同时还提供了排序、审核、舍位平衡、汇总功能。数据处理中的绝对单元公式和相对单元公式功能，可以方便、迅速地定义计算公式；种类丰富的函数功能，可以准确地从总账等子系统中提取数据，生成会计报表。,7.1.1报表管理系统功能概述,7.1.3网络课程制作特色,4.图表功能,图表功能主要是指将数据表以图形的形式进行表示。它采用“图文混排”方式组织图形数据，能够制作包括直方图、立体图、圆饼图、折线图等十多种图式的分析图表，同时还可以编辑图表的位置、大小、标题、字体、颜色等，打印输出图表。,7.1.1报表管理系统功能概述,7.1.3网络课程制作特色,5.二次开发,二次开发功能为使用者提供批命令和自定义菜单功能。自动记录命令窗中输入的多个命令，可将有规律性的操作过程编制成批命令文件。提供了Windows风格的自定义菜单，综合利用批命令，可以在短时间内开发出本企业的专用系统。,7.1.2报表数据处理流程,7.1.3网络课程制作特色,编制会计报表是每个会计期末最重要的工作之一，从一定意义上说编制完会计报表是一个会计期间工作完成的标志。报表系统一般是通过定义的报表公式从有关数据源如账簿、凭证中取得数据，经过计算汇总最后输出各种会计报表文件。,7.1.2报表数据处理流程,报表编制数据处理流程图如图7-1所示。,取数,会计科目发生额余额汇总表账,其他经济业务数据,报 表,汇 总 表,分析结果,报表格式和公式,会计报表,审核,输出,汇总,计算,图7-1 报表编制数据处理流程图,7.1.3报表管理系统的基本操作流程,7.1.3网络课程制作特色,报表管理系统的基本操作过程可以分为三个步骤：报表的格式和公式设置；报表的数据处理；报表的打印输出。见图7-2。,设计报表格式,定义数据来源及运算关系,报表运算,生成报表,报表图形处理,输出报表,数据录入,数据采集,审核,汇总,创建新表,初始设置,日常处理,图7-2 报表管理系统的基本操作流程,7.1.4基本术语,7.1.3网络课程制作特色,1.报表结构,按照报表结构的复杂性，可将报表分为简单表和复合表两类。简单表是规则的二维表，由若干行和列组成。复合表是简单表的某种组合。大多数的会计报表如资产负债表、利润表、现金流量表等都是简单表。简单表的格式一般由四个基本要素组成：标题、表头、表体和表尾，如图7-3所示。不同的报表上述四个基本要素是不同的。,7.1.4基本术语,7.1.3网络课程制作特色,1.报表结构,7.1.3网络课程制作特色,资产负债表,主管部门： 会股01表,标题,编制单位：公司 2009年01月31日 单位：元,会计主管： 制表人：,表头,表体,表尾,图7-3 会计报表的结构示意图,7.1.4基本术语,7.1.3网络课程制作特色,1.报表结构,(1) 标题，用来描述报表的名称。报表的标题可能不止一行，有时会有副标题、修饰线等内容。 (2) 表头，用来描述报表的编制单位名称、日期等辅助信息和报表栏目。特别是报表的表头栏目名称，它是表头的最主要内容，决定报表的纵向结构、报表的列数以及每一列的宽度。有的报表表头栏目比较简单，只有一层，而有的报表表头栏目却比较复杂，需分若干层次。,7.1.4基本术语,7.1.3网络课程制作特色,1.报表结构,(3) 表体，是报表的核心，决定报表的横向组成。它是报表数据的表现区域，是报表的主体。表体在纵向上由若干行组成，这些行称为表行；在横向上，每个表行又由若干个栏目构成，这些栏目称为表列。(4) 表尾，指表体以下进行辅助说明的部分及编制人、审核人等内容。,7.1.4基本术语,7.1.3网络课程制作特色,2.格式状态与数据状态,UFO报表系统将含有数据的报表分为两大部分来处理，即报表格式设计工作与报表数据处理工作。报表格式设计工作和报表数据处理工作是在不同的状态下进行的。(1) 格式状态。在格式状态下设计报表的格式，如表尺寸、行高、列宽、单元属性、报表公式等。在格式状态下时，所看到的是报表的格式，报表的数据全部都隐藏了。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。,7.1.4基本术语,7.1.3网络课程制作特色,2.格式状态与数据状态,(2) 数据状态。在数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式。在数据状态下时，所看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。,7.1.4基本术语,7.1.3网络课程制作特色,3.二维表与三维表,确定某一数据位置的要素称为“维”。在一张有方格的纸上填写一个数，这个数的位置可通过行和列(二维)来描述。如果将一张有方格的纸称为表，那么这个表就是二维表，通过行(横轴)和列(纵轴)可以找到这个二维表中的任何位置的数据。,7.1.4基本术语,7.1.3网络课程制作特色,3.二维表与三维表,如果将多个相同的二维表叠在一起，找到某一个数据的要素需增加一个，即表页号(Z 轴)。这一叠表称为一个三维表。如果将多个不同的三维表放在一起，要从这多个三维表中找到一个数据，又需增加一个要素，即表名。三维表中的表间操作即称为“四维运算”。,7.1.4基本术语,7.1.3网络课程制作特色,4.报表文件及表页,一个或多个报表以文件的形式保存在存储介质中称为报表文件，每个报表文件都有一个名字，如“利润表.REP”。表页是由若干行和若干列组成的一个二维表，一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同，每一张表页是由许多单元组成的。一个UFO报表最多可容纳99 999张表页。,7.1.4基本术语,7.1.3网络课程制作特色,4.报表文件及表页,为了便于管理和操作，一般把经济意义相近的报表放在一个报表文件中，如各月编制的利润表就可归集在“利润表.REP”报表文件中。在报表文件中，确定一个数据所在的位置，其要素是“表页号”、“行号”、“列号”。由此可见，报表文件就是一个三维表，如图7-4所示。,7.1.4基本术语,7.1.3网络课程制作特色,4.报表文件及表页,图7-4 报表文件及表页示意图,表页1,表页2,表页3,7.1.4基本术语,7.1.3网络课程制作特色,4.报表文件及表页,UFO报表系统有关技术指标如下：行 数： 19 999行 (缺省值为 50 行)；列 数： 1255列 (缺省值为 7 列)；行 高： 0160毫米 (缺省值为5毫米)；列 宽： 0220毫米 (缺省值为26毫米)；表页数： 199 999页 (缺省值为1页)。,7.1.4基本术语,7.1.3网络课程制作特色,5.单元及单元属性,表中由表行和表列确定的方格称为单元，专门用于填制各种数据。单元是组成报表的最小单位，每个单元都可用一个名字来标识，称为单元名。单元名用所在行和列的坐标表示，行号用数字19 999表示，列标用字母AIU表示，如C2表示报表中第2行第C列对应的单元。单元属性包括单元类型、对齐方式、字体颜色、表格边框等。,7.1.4基本术语,7.1.3网络课程制作特色,5.单元及单元属性,单元类型有数值型、字符型和表样型。(1) 数值单元，是报表的数据，在数据状态下输入。数值单元必须是数字，可直接输入也可由单元中存放的公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的单元类型均默认为数值型。(2) 字符单元，是报表的数据，在数据状态下输入。字符单元的内容可以是汉字、字母、数字及各种键盘可输入的符号组成的一串字符。字符单元的内容可以直接输入，也可以由单元公式生成。,7.1.4基本术语,7.1.3网络课程制作特色,5.单元及单元属性,(3) 表样单元，是报表的格式，应在格式状态下输入的所有文字、符号或数字。表样单元对所有表页都有效。表样单元在格式状态下输入和修改，在数据状态下只能显示而无法修改。对齐方式有左对齐、右对齐、居中等。,7.1.4基本术语,7.1.3网络课程制作特色,6.区域与组合单元,区域由一张表页上的一组单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的矩形块。在 UFO 表中，区域是二维的，最大的区域是一个二维表的所有单元(整个表页)，最小的区域是一个单元。在描述一个区域时，开始单元(左上角单元)与结束单元(右下角单元)之间用冒号“:”连接。如C3:F6。,7.1.4基本术语,7.1.3网络课程制作特色,6.区域与组合单元,组合单元由相邻的两个或更多的单元组成，这些单元必须是同一种单元类型(表样、数值、字符)，UFO表在处理报表时将组合单元视为一个单元。组合单元的名称可以用区域的名称或区域中的单元的名称来表示。如把B2到B3定义为一个组合单元，这个组合单元可以用“B2”、“B3”或“B2:B3”表示。,7.1.4基本术语,7.1.3网络课程制作特色,7.固定区与可变区,固定区是组成一个区域的行数和列数的数量是固定的数目。一旦设定好以后，在固定区域内其单元总数是不变的。可变区是屏幕显示一个区域的行数或列数是不固定的数字，可变区的最大行数或最大列数是在格式设计中设定的。,7.1.4基本术语,7.1.3网络课程制作特色,7.固定区与可变区,在一个报表中只能设置一个可变区，或是行可变区或是列可变区。其中，行可变区是指可变区中的行数是可变的；列可变区是指可变区中的列数是可变的。设置可变区后，屏幕只显示可变区的第一行或第一列，其他可变行列隐藏在表体内。在以后的数据操作中，可变行列数随着使用者需要而增减。有可变区的报表称为可变表。没有可变区的表称为固定表。,7.1.4基本术语,7.1.3网络课程制作特色,8.关键字,关键字是游离于单元之外的特殊数据单元，可以惟一标识一个表页，用于在大量表页中快速地选择表页。关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字UFO表共提供了以下六种关键字：(1) 单位名称：字符(最大28个字符)，为该报表表页编制单位的名称。,7.1.4基本术语,7.1.3网络课程制作特色,8.关键字,(2) 单位编号：字符型(最大10个字符)，为该报表表页编制单位的编号。(3) 年：数字型(1 9802 099)，该报表表页反映的年度。(4) 季：数字型(14)，该报表表页反映的季度。(5) 月：数字型(112)，该报表表页反映的月份。,7.1.4基本术语,7.1.3网络课程制作特色,8.关键字,(6) 日：数字型(131），该报表表页反映的日期。除此之外，UFO表有自定义关键字功能，可以用于业务函数中。,