办公事务实训ppt课件.ppt

办公事务实训,教学计划,目标： 20学时熟悉办公礼仪，掌握基本办公能力，能够处理日常的行政事务；了解公文的基本格式，掌握请示、报告、通知、会议记录、会议纪要、简报等几种常用文书的写作方法； 能够使用打印机、复印机、传真机等几种常用的办公设备。,教学计划,内容：一、办公礼仪二、公文写作三、办公设备使用,工作情境,朝阳家电公司是一家改制后的大型国有企业，公司资产雄厚，员工众多。该公司计划于9月底召开新产品的大型客户咨询洽谈会 。 more,工作任务,公司派办公室主任负责此项工作，迅速成立会务筹备处，所有任务由此展开四人一组，设总经理1名、办公室主任1名、秘书2名。考核办法：课堂工作+实训报告+考勤,角色导入,四人一组，虚拟成立一家公司，并为公司命名。设总经理1名、办公室主任1名、行政秘书和外联秘书各1名。今后的实训都在自己的公司环境里完成。考核办法：成果展示,工作步骤,1、设计会议筹备方案；2、发布会议通知；3、准备文件材料；4、布置会场；5、会议接待；6、会议记录；7、完成会议纪要。,Tip1:会议筹备方案,会议筹备方案（参考模板）.doc,Tip1：会议筹备方案,方案的制定：1、确定会议主题2、确定会议的时间、地点3、确定会议规模4、确定会议议程5、确定会议文件和材料的准备6、确定会议组织机构（会议筹备组）、并进行分工,会议筹备方案,关于第六点的补充说明：1、大中型会议的筹备，一般需要组建会议筹备机构，可分为以下几个小组：会务组、秘书组、后勤组、宣传组、财务组、保卫组。2、将各项必须准备的事务一一列出，按需要在规定的时限内排出进程时间表，并对各项工作事务标明操办人，以便各负其责。3、要具体、有序、分工明确、责任到人，拟定的各项工作要切合实际需要，可操作性强；4、办公人员拟定好的会议筹备方案，必须经领导修改、审核、签批后，才能作为正式的会议筹备方案。,会议筹备方案,序号 时间 任务 操办人 主管 备注1 月日 召开筹备会议 办公室 2 月日 制发会议通知 秘书组 2 月日 准备会议文件、资料 秘书组 3 月日 布置会场、安排座次 会务组 4 月日 音响、照明、通风、空调测试 后勤组 5 月日 清理分装代表文件袋 宣传组 注：时间安排要合理、分工要科学、操办人和主管的选择要与其工作性质一致。,工作任务分工：,任务,以小组为单位，拟定本次会议的筹备方案，要求方案明确具体、内容有序，责任到人。参考：会务工作.ppt,Tip2：会议通知,会议通知一般要写清楚以下10个问题：召开会议的根据、原因会议的名称会议的主持单位会议的内容和议程会议的起止时间会议的参加人员会议的地点、报到日期及具体报到地点对与会人员的具体要求举办单位的联系地址和电话一些会议通知都附带回执，以便于会议组织者确认,会议通知,通知发出注意事项：为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会之外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过书面形式或电子邮件传递给有关人员、以示郑重。会议通知可用多种方式发出，例如，先发电子邮件，再通过电话确认。同时不管以什么方式发出的会议通知，都应抓住确认回复环节，以确保会议信息能够按时、完整地传达到与会者。如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明，标明到达会址的地铁、公交等交通工具线路。,会议通知,写法：、标题； 2、通知对象； 3、正文； 4、署名和时间。,会议通知,写作的注意事项,任务,根据会议内容，拟写一份会议通知（带回执） 通知（模板）.doc,电话礼仪,接电话的礼仪：1、“铃响不过三声”原则2、拿起电话应先自报家门3、电话用语文明礼貌，注意音量、语气、语调4、记录重要信息5、通话完毕后，应等对方挂机后，再轻轻地放下电话，以示尊重思考：如何代接电话？,电话礼仪,打电话的礼仪：1、选择适当的时间和空间2、首先自报家门3、电话内容要简明、扼要4、通话完毕应道“再见”，轻轻放下电话思考：遇到中断的电话怎么办？参考：接打电话.ppt,Tip3:文件材料的准备,拟定会议日程表、签到表，打印相关文件材料。打印机、复印机、传真机的使用,会议日程表的制作,会议日程，是指会议在一定时间内的具体安排，一般采用简短的文字表格形式，将会议时间分别固定在每天上午、下午，使人一目了然。会议日程以天为单位，包括会议全程的各项活动，是与会者安排个人时间的依据。注意：如果遇到几个议题，应按其重要程度排列，最重要的排列在最前面,协会专业技术研讨会日程表2007年9月67日,签到表的制作,签到表,任务四,用word分别制作会议日程表、签到表，注意格式要美观,Tip4：会场布置,座次礼仪,座次礼仪,排列座次的五大技巧面门为上居中为上以右为上前排为上,座次礼仪,轿车(双排座)的座次情况一：主人亲自开车时，上座是副驾驶座 情况二：专职司机开车，上座为后排右座,会场布置,在开会之前，一定要亲自去检查一下会场，看会场的管理人员的态度如何、会场的布置和设备怎样，对一些关键的地方要作详细的记录。不论会议设备是由谁提供的，在会前一定要对所有设备进行检查。有时还有必要对灯光和投影仪等进行预演。,Tip5：会议接待,介绍礼仪名片礼仪握手礼仪服饰礼仪,介绍礼仪,在交际场合结识朋友，可自我介绍相识，也可由第三方介绍介绍的标准化顺序：“位低者先行”。应先把身份低的介绍给身份高的、年轻的介绍给年长的、男士介绍给女士,名片礼仪,名片使用的“三不”原则1、不随便涂改2、不提供私宅电话3、不印两个以上的头衔,名片礼仪,名片的递送递送时应将名片正面面向对方，双手奉上。眼睛应注视对方，面带微笑，并大方地说：“这是我的名片，请多关照。”交换名片的顺序一般是：“客先主后，身份低者先，身份高者后”。当与多人交换名片时，应依照职位高低的顺序，或是由近及远,名片礼仪,名片的接受1、起身迎接 2、表示谢意 3、接过名片一定要看 4、把自己名片及时地回赠对方,名片礼仪,名片的存放接过对方的名片切不可随意摆弄不可将对方名片扔在桌上，也不要随便地塞在口袋里或丢在包里。应放在自己的名片包里、上衣口袋里、办公室的抽屉里，以示尊重 思考：如何向别人索取名片？,握手礼仪,标准化的手位：手掌与地面垂直，手尖稍稍向下，四指并拢拇指适当张开力度：稍稍用力时间：一般三到五秒钟，如果是熟人、或是表示鼓励、慰问和热情，时间可以稍微延长，但也不要长过三十秒握手的同时要寒暄致意,握手礼仪,标准的伸手顺序：位高者先伸手。由年长者、身份高者、妇女先伸手与多人握手的顺序：由尊而卑、由近及远,握手礼仪,握手的几个基本禁忌心不在焉左手相握带着手套交叉握手,任务,情景一：实习秘书小陶被安排去北京首都机场接公司客户，客人一男一女，男士为其单位主管，女士为一般员工。小陶接到客人后首先做自我介绍，并主动热情地伸出右手和他们一一握手，表示欢迎；同时，帮客人将行李都放入行李箱，并引导客人乘车。小陶打开轿车前门，以手示意，请男客人坐在副驾驶座位上，并说：“请您坐在这个位置上吧，这儿宽敞，视野也开阔。”之后，又打开车左后门，让女客人和自己一起坐在后排。司机驾车开回公司，一路上无话。思考： 1 请判断实习秘书小陶接待客人的过程中，有哪些失礼之处，并说明理由。 2 如果你是小陶，在机场到公司的途中，会选择什么样的话题，来和客人交谈？,任务,由于客户来自全国各地，公司特别安排秘书小宋负责安排与会人员的返程订票工作。小宋想先解决容易预定的近处预定者的车票，再慢慢解决远处难以解决的车票、机票，而且他想当然的认为，只要为大家尽可能预定火车硬卧票就行了。结果，活动结束后，部分客户因为不能及时拿到返程车票、机票，对主办公司有些不满，还有一些客户拿到票后，又要求更换车票或退票，结果闹的比较不愉快。思考： 1. 小宋的工作出了什么问题？ 2.如果你是小宋的领导，如何应对目前的状况，来化解客户的不满？,Tip6：会议记录,一、会议记录的使用范围,会议记录,二、会议记录的作用,会议记录,三、会议记录的基本格式和写法,会议记录,三、会议记录的基本格式和写法,(一)会议记录的写作方法,1.摘要记录,会议记录,三、会议记录的基本格式和写法,(一)会议记录的写作方法,2.详细记录,会议记录,三、会议记录的基本格式和写法,(二)会议记录一般分为三部分,会议概况含开会时间、地点、出席人、列席人、主持人、记录人,会议记录,三、会议记录的基本格式和写法,(二)会议记录一般分为三部分,1.第一部分:记录会议的组织情况。,会议记录,三、会议记录的基本格式和写法,(二)会议记录一般分为三部分,2.第二部分:记录会议的内容。,一般包括会议主持人的发言，会议上的报告或传达了什么事情，讨论了什么问题，以及通过的决定等，就是常说的会议议题、发言人及发言内容、会议决议。 注意：记录每个发言人的发言时都要另起一行，写明发言人的姓名，然后加冒号，再记发言内容。,会议记录,三、会议记录的基本格式和写法,(二)会议记录一般分为三部分,2.第二部分:记录会议的内容。,重点要记录：（1）会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动； （2）会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解； （3）权威人士或代表人物的言论； （4）总结性言论； （5）会议已议决的或议而未决的事项； （6）对会议产生较大影响的其他言论或活动。,会议记录,三、会议记录的基本格式和写法,(二)会议记录一般分为三部分,3.第三部分:记录的结尾部分。,先另起一行，写明“散会”并注明时间。然后在右下方写明“主持人：(签字)”、“记录人：(签字)”。,会议记录,四、会议记录的要求,1、真实：正式的会议记录具有法律效力，要确保内容真实可信、准确无误；2、完整：必须体现会议的实际进程，要将所有要点完整记录下来，不能遗漏；3、简洁：会议记录是将会议进程以简明扼要的形式表达出来，会议中与主题无关的言论可不记录，要做到重点突出。,会议记录模板,公司办公会议记录 时间：年月日时 地点：公司办公楼五楼大会议室 出席人： 缺席人： 主持人：公司总经理 记录人：秘书 主要议题： 发言记录： : : 散会 点分 主持人：(签名) 记录人：(签名),任务,筹备会与总结会，选择其一，根据会议内容，完成会议记录。,Tip7：会议纪要,会议纪要的概念 会议纪要是一种记载、传达会议情况及议定事项的纪实性公文。一般来讲，大型会议都有正式文件和决议，不需要撰写会议纪要；而中型以下会议、日常工作例会和一些协调性会议，往往要起草会议纪要。会议纪要是在会议记录和相关会议材料的基础上，进行进一步的分析、综合、提炼而形成的文件。它的目的 在于将会议的议事和议定事项用精炼的文字归纳出来，一方面留存备查，一方面分发给有关部门贯彻执行或作为凭证、数据。,会议纪要,撰写会议纪要的注意事项概括要全面，要如实反映会议精神。不得随意取舍，不得以偏概全，不能是自己赞同的就多写，不赞同的就略写或不写。要具备一定的分析、综合能力和表达能力。这样，表述上才能做到重点突击，条理清晰，文字简练。,会议纪要,会议纪要一般由首部、正文两部分组成。其各部分的写作要求如下： （一）首部。这部分的主要项目是标题、成文日期。 会议纪要的标题通常是由会议名称和文种构成的。如全国城市爱国卫生现场经验交流会纪要、关于改革局、局管理体制的会议纪要等。也有的由发文机关、会议名称和文种构成，如集团公司经理办公室会议纪要。 成文时间即会议通过的时间或领导人签发的时间。一般在标题下居中位置用括号注明年、月、日。也有把成文时间写在尾部的署名下面。,会议纪要,（二）正文。会议纪要正文的结构由会议概况、会议内容和希望三部分组成。 1、会议概况。 首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果，然后用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下：”或“现将会议主要精神纪要如下：”等语句转入下文。这项内容主要用以简述会议基本情况，所以文字必须十分简练。,会议纪要,2、会议内容。 是写作的重点，应当紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地表达清楚。大致有以下两种写作方法： 概述式：即把会议讨论的情况综合在一起，概括地加以叙述，适用于小型会议或问题较集中并且意见较一致的会议。 分列式：即把会议的主要精神和议定事项归纳成几个方面逐项叙述，每一方面可列出小标题或编上序号，以使条理清楚，适用于规模较大、问题涉及面较广的会议。,会议纪要,3、希望。 结尾部分提出希望、要求。属于选择性项目。有的则没有这部分，主体内容写完，全文即告结束。,会议纪要,与会议记录的主要区别：第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。,任务,根据会议记录，写会议纪要。要求：格式规范、内容正确、条理清楚、表达准确、排版工整。,课程结束,谢谢大家！,