学校接待工作基本规程.docx

学校接待工作基本规程为适应更加广泛的交流与合作的需要，推动实现学校建设高水平应用型综合大学的发展目标，进一步规范我校接待工作，提高接待水平，树立学校良好形象，特制定本规程。接待工作是保证上级领导来我校视察指导、兄弟院校来我校参观访问、进行学术交流等工作顺利开展的一个重要方面，也是我校接受上级指导、吸取外校的先进经验、推动学校各项工作顺利进展的重要平台。搞好接待工作有利于改善我校外部环境，获取各方信息；还有利于彼此间建立信任,获得友谊，创造出和谐的合作气氛，树立良好的学校形象,赢得更广泛的理解和支持。因此，做好接待工作是顺利完成有关工作任务的有力保证。一、接待原则接待工作要围绕学校的中心工作，本着热情周到、大方得体、节俭、规范和宣传我校的原则，严格实行责任制，精心组织、认真安排、优质服务、确保安全，做到领导放心、客人满意，努力当好接待员、服务员、导游员、宣传员和信息员，以“情暧三冬雪，善招天下客”的态度接待好每一位访客。1 .诚恳热情，大方得体诚恳热情的态度是待客之道的第一要义。对于来访者,不管是上级部门，还是下级单位，也不管其身份、资历、国籍如何都应平等相待，诚恳热情，不卑不亢，落落大方。2 .讲究礼仪，细致周到在仪表方面，要面容清洁，衣着得体，和谒可亲；在举止方面，要稳重端庄，风度自然，从容大方；在言语方面,声音适度，语气温和，礼貌文雅。接待工作的内容具体而琐碎，涉及多部门和人员。在接待工作中要开动脑筋，综合考虑，把工作做得细致入微，有条不紊，善始善终。3 .按章办事，俭省节约严格执行请示、报告制度。坚持勤俭节约，严格接待标准，禁止铺张浪费，分清公私界限，遵守财务制度。在接待工作中应厉行节约，精打细算，勤俭务实，不搞形式主义、摆阔气、讲排场、奢侈铺张的不正之风，尽可能少花钱多办事。4 .保守秘密在重要的接待工作中，往往参与接触到一些机要事务、重要会议和秘密文件等不宜外泄的材料，要特别注意保密工作。在接待过程中，尤其要注意言谈举止的分寸，注意内外有别，严守有关秘密。二、接待规定本着对口接待，统一管理的原则。接待工作在办公室主任的领导下，由院办行政科与各机关部处、系部共同组织实施。接待规格应根据来宾身份、来访目的、来访者等情况做出合适的安排。1 .省部级领导人、重要客人和特大型企业主要领导人来访时，一般由党委书记或校长接待，必要时党委副书记或副校长陪同接待，相关部门的负责人参加接待。2 .兄弟院校的领导来访时，一般由相应校领导接待。3 .以某一方面工作交流为主的来宾，接待工作一般由相关职能部门或系部负责。4 .司局级以下领导来访时，一般由学院办公室主任（或副主任）或者主管部门负责人接待，相关部门负责人参加接待。三、接待工作内容1 .接待计划接待应本着注重实效，热情、周到、礼貌、节俭的原则，尽量减少陪同人员、陪餐人员。2 .住宿安排了解来访者是否需要住宿及住宿要求，起止时间和房间数量，及时预定，必要时需要到房间里检查设施是否齐全。来访客人的住宿、交通费用原则上在接待前应明确。3 .车辆安排事前联系来访者来校和离校的具体时间，安排车辆接送,并根据来访者的要求安排相应车辆提供服务。4 .餐饮安排根据来访者的日程，做好其在校的餐饮安排。并根据校内领导会见的需要，安排相应的工作餐，一般安排一次宴请。应根据客人的餐饮习惯安排饮食。5 .安排会见根据来访者的来访目的，安排相应的会见。安排会见前要充分了解来访者的需求，报请领导审批，确定接待方案以及参加接待领导和人员、时间、地点、服饰要求、会务、交流材料（学校宣传册、近期院报、工作材料）等。6 .参观安排根据来访者的要求，安排相应内容的参观。要求参观时间紧凑，内容详实，能够展示学校的特色。来宾确需要安排到校外参观的，原则上限定在市区范围内。四、接待工作流程1 .来访信息编报接到来访信息（通过电话、传真等），了解来访人数、姓名、职务、性别，来访目的，抵离时间及方式，接送站要求，住宿要求等，编写来访信息（见附表），报主管主任批示，根据主任批示，报有关校领导批示。2 .草拟接待计划根据领导批示，草拟接待计划，制定好的接待计划，报主任和有关校领导审定；领导审定后的接待计划与来宾沟通,若有变化再报主任和有关校领导审批。3 .制定接待计划经主任、有关校领导审定和来宾意见反馈的修订后的接待草案，联系各有关部门、单位、饭店、宾馆等，制定最终接待方案，并印制成接待手册。接待手册发放至参与接待有关单位和人员及来宾。接待方案一经制定，一般不得随意更改。4 .开展接待工作根据接待手册开展接待工作5 .接待总结接待完毕，根据有关规定结算接待费用；总结接待工作中的得失；对于重要接待，要归档，包含接待手册、重要活动情况的新闻、简报、重要来宾的饮食、生活习惯等内容。